Abans de compilar un missatge, heu de recordar com difereix l'etiqueta d'una carta comercial i d'una carta personal. El més important és observar el nivell de confiança en la presentació del tema escollit. És probable que el destinatari estigui afectat d’aquest problema o d’aquest i tractarà d’implicar-se per resoldre els problemes plantejats si sent la comunicació en directe a la línia de la carta. És per això que aquells que coneixen l’etiqueta moderna d’escriptura empresarial no inclouen al text anacronismes, com ara “procedir del fet”, “hauria de ser” o encara més oblidat “t’informo”.
Característiques destacades
S’ha conservat l’orientació empresarial i la definidesa de l’objectiu, la coherència en la declaració de fets, les especificitats de les propostes i sol·licituds i el contingut d’informació de missatges sobre accions i actes. Les cartes comercials es van començar a recopilar de manera més relaxada, però no van adquirir expressions emocionals obertes, epítets i comparacions de les característiques de la correspondència personal; encara hi predomina l'antiga etiqueta de l'escriptura empresarial. I només perquè el propòsit d’aquest missatge és, com abans, enviar una proposta, a la qual necessàriament ha de seguir una resposta específica, la influència de l’autor d’una carta comercial hauria de ser molt gran, ja que motiva el destinatari a accions de caràcter específic. A més, el text es recopila de manera que el punt de vista de l’autor no representa la seva pròpia actitud davant el problema, sinó interessos mútuament beneficiosos en la seva solució.
L’etiqueta d’una carta de negocis prescriu no utilitzar el pronom “jo”, com és habitual en la correspondència personal, però aquí també convé fer èmfasi en un altre pronom - “tu”. Si un missatge empresarial s’escriu sense errors, s’imprimeix amb precisió, el text es col·loca d’acord amb totes les regles i requisits existents i, per tant, no només és fàcil de llegir, sinó també amb gust, la correspondència tindrà continuïtat. Tot i que avui en dia és molt sovint necessari desxifrar frases torcides capritxoses, buscant el tema i el predicat per arribar al fons del seu significat. Les regles d’escriptura empresarial canvien molt ràpidament ara. Quin bon to era escriure a mà. Aleshores es va poder assegurar-se que el missatge no es va fer sota còpia de carboni. Quanta personalitat es va poder veure en aquest missatge i sempre es va afegir respecte a la relació entre el destinatari i l’autor. És una llàstima que aquest costum estigui completament desfasat i que gairebé totes les cartes s’hagin convertit en electròniques.
Normes modernes
Una carta comercial, que es mostra a continuació, mostra la correspondència amb un modern acte civilitzat. Avui en dia, no hi ha normes que siguin menys diverses. Tot i que, en comparació amb la llengua oficial que hi havia al país fa cinquanta anys, aquestes regles semblen més aviat matisos o subtileses especials. En primer lloc, tal com estableixen les regles de redacció empresarial, heu d'utilitzar una adreça de salut al vostre destinatari abans de començar el text. Tot i que les corporacions i qualsevol organització no tan petita tenen ara una connexió interna del format ISQ, on la resposta segueix la pregunta, la pregunta després de la resposta i en aquesta ràpida correspondència, no es necessària una adreça per nom cada vegada. Tanmateix, la correcta execució d’una carta de negocis implica un enfocament individual, i per tant és necessària una apel·lació personal.
El tema de la lletra en correspondència moderna se situa normalment en un camp separat i s’ha d’emplenar adequadament, és a dir, segons el contingut.Formuleu correctament el tema de la carta: obteniu la meitat de l’èxit, perquè és el primer que veu el destinatari. La redacció exacta l'ajudarà a sintonitzar la forma correcta i a percebre la informació rebuda de forma ràpida i completa. I, sens dubte, heu d’informar el destinatari sobre la recepció de la seva resposta: es tracta d’un bon to, mostrant respecte als companys i companys, això es va fer fa cent-dos-cents anys, i aleshores no teníeu pressa de viure i sabíeu exactament escriure una carta comercial. Avui cal respondre ràpidament al missatge, la qual cosa ajuda el correu electrònic. La comunicació té lloc molt ràpidament. Si no podeu respondre immediatament, encara heu d’enviar un missatge sobre la recepció de la resposta, on indiqueu l’hora de la propera sessió de comunicació.
Hora i lloc
Cal recordar que psicològicament, el límit de la resposta en el temps en el seu valor crític és de quaranta-vuit hores. Això és si no hi ha cap funció de contestador automàtic. Quan han passat dos dies, el destinatari ja està ple de confiança que la seva carta quedés desatesa o, com a molt, perduda. Les regles de la carta comercial contenen aquest punt: no endarrereu mai la resposta, ja que això és una pèrdua indispensable del client, i el soci començarà a preocupar-se i a pensar en trencar tot tipus de relacions. En qualsevol cas, es tracta d’una greu violació de l’ètica de la correspondència empresarial. Si voleu enviar la mateixa informació, simplement podeu ampliar la llista de correu. Posar totes les adreces en un camp "a" redueix considerablement el termini de lliurament i es manté la transparència en col·laboracions: cada persona que rep la carta veu la llista formada.
Una gran promesa de continuar les associacions és la cortesia frase "gràcies per endavant". Tal com està escrit en una carta comercial i en quina part es col·loca, tothom decideix per si mateix. Per descomptat, el destinatari hauria de veure-ho després de la informació ja adquirida i l’impuls d’actuar. Al final de la carta, al davant del bloc de contacte hi ha el millor lloc per a aquesta frase. Per cert, sobre informació de contacte: hauria de ser en totes les cartes, no només en la primera. Els números de telèfon, la posició i qualsevol altra cosa de l'autor no es poden veure obligats a mirar. Fer una carta comercial no depèn de la durada de la correspondència. Les normes sempre s’han de seguir. I per no endevinar si el destinatari ha rebut la carta, hi ha una funció de sol·licitud. Només en aquest cas podeu estar segur que es llegeix. S’ha de conservar l’historial de correspondència, no es pot escriure cap resposta amb un missatge nou. Tanmateix, quan envieu tota la cinta de comunicació per resoldre un problema determinat, cal recordar no només la subordinació, sinó també la confidencialitat. Si hi ha informació personal a la correspondència, s'ha de suprimir abans de la lectura per part de tercers.
La primera opció i introducció
Com escriure una carta comercial per tal que el destinatari s’interessi immediatament per aquest missatge i el seu interès no s’esvaeixi fins al final de la lectura? Hi ha tres punts gairebé màgics per als que els utilitzen. En primer lloc, es tracta d’un tema que veu una persona abans d’obrir un correu electrònic. Depèn d’ella si això tindrà lloc, si el destinatari vol familiaritzar-se amb el missatge. El segon punt és la primera frase d’introducció, que estableix la persona que ha de llegir. I per descomptat, el final és important. La frase "gràcies per endavant" funciona molt bé. Tal com s’escriu en una carta comercial, el final és el moment més important, hi ha un gran nombre d’opcions per a les frases finals, el principal és triar el to adequat. Del democràtic "Què en dius?" a l’oficial "Quina serà la vostra opinió sobre aquest tema?"
Ara intentem analitzar amb detall la carta de mostra comercial.
Opció 1
Assumpte: Carta comercial
Data: 02 de juny, divendres
De: Ivan Petrov
A: Anna Sidorova
Hola, hola!
Us convidem a una entrevista amb els empresaris el dia 12 de juny a les 14.00. Com que hi haurà altres sol·licitants, i els empresaris han previst celebrar una reunió només dues hores, és millor no arribar tard.
Salutacions
Ivan Petrov.
La segona opció i el paraula posterior
Assumpte: Carta comercial. Reunió amb els empresaris
Data: 02 de juny, divendres
De: Ivan Petrov
A: Anna Sidorova
Hola, hola!
Revisem detingudament el seu currículum i us convidem a una entrevista amb els empresaris el 12 de juny a les 14.00. Com que altres entrevistats també seran entrevistats i els empresaris tenen previst celebrar una reunió només dues hores, és millor no arribar tard. Si us plau, especifiqueu a la resposta si vindreu i aviseu amb antelació si no podeu visitar-nos en aquest moment.
Salutacions
Ivan Petrov.
A continuació, es mostra una carta de negocis típica sobre una reunió i, segons les dues opcions presentades, es veu immediatament quina d’elles és més efectiva. En la segona variant, es crida l'atenció del destinatari sobre el tema de la carta i entén immediatament el que es tractarà. A més, trobarà aquesta carta fàcilment en deu dies, en el moment de la reunió, simplement mirant el tema, fins i tot si rep diàriament de cinquanta a cent cartes. El subjecte identifica perfectament el missatge. És a dir, aquesta carta tracta precisament de la reunió i no dels documents, no dels pagaments, no dels clients i similars, tot està clar. La frase d’introducció especifica lleugerament la situació, afegint respecte mutu als interlocutors: el primer va ser respectat i escrit “atentament considerat”, més el resultat: una entrevista i el segon hauria d’estar agraït per això. També conté el motiu de la carta. La darrera frase obliga el destinatari a escriure una resposta.
Posició empresarial
Les regles generals d’escriptura de cartes comercials s’apliquen a qualsevol correspondència, ja sigui una carta en què es negocia una reunió o aquesta és una carta de denegació a un soci fallit. L’estructura és gairebé sempre la mateixa, simplement es pot recordar, però el contingut caracteritza l’autor i en la seva persona l’empresa que representa com a interlocutor civilitzat, correcte i competent. Molt sovint la correspondència és una feina costosa i emocionalment complexa, ja que la comunicació per mitjans electrònics s’ha convertit en un dels principals i, en principi, part integral del treball d’una persona d’empresa.
Escriuen als companys sobre la feina, escriuen a la direcció, als socis comercials i als clients. Escriuen a persones conegudes i a aquelles persones que, possiblement, mai no hauran de veure alguna cosa. Bàsicament no hi ha requisits per recopilar cartes comercials segons un model únic, encara no s’han escrit els llibres de text, però l’ètica de la comunicació empresarial ja s’ha desenvolupat, ja que és precisament aquest el motor del negoci d’èxit. Una carta de visita és una targeta de visita d’una empresa que reflecteix la seva posició oficial. Depèn de la correspondència si la cooperació serà còmoda i productiva i si es produirà. Per tant, seguir la normativa de bones maneres de cada missatge és la clau de l’èxit.
Correspondència empresarial
Les regles i normes de correspondència empresarial electrònicament són exactament les mateixes que la comunitat empresarial opera en qualsevol de les seves interaccions: es tracta de converses telefòniques, negociacions i similars. Hi ha diverses característiques distintives que fan coincidir la correspondència electrònica amb les formes establertes de comunicació empresarial, i sobretot, és imprescindible l’època. Els principis, però, continuen sent els mateixos i no depenen en cap cas de com es realitzi la correspondència empresarial, tant si es tracta d’una carta electrònica com d’un paper.
1. Els opositors s’han de respectar mútuament tant la posició individual com l’empresa.
2. Els opositors sempre estan atents als interessos empresarials dels altres.
3. Sempre es respecta la confidencialitat.
4. L’intercanvi d’informació ha d’anar acompanyat de puntualitat.
S'observen aquests principis si el camp Assumpte no està dissenyat o no està format i correctament formatat? No L’enviador no aprecia el temps del destinatari i no realitza la seva tasca prou ràpidament. Un client o un soci sobre un tema especificat apreciarà immediatament el contingut del missatge i la prioritat de la lectura. També és important saber com iniciar una carta comercial. Aquesta és una salutació personal. Això determina la confiança dels interlocutors, aporta un cert enfocament personal. Ignorar el nom del destinatari és inacceptable perquè es considera incorrecte.
Adreçament
Tot s’ha de pensar aquí fins al més mínim detall. Els camps "A", "Copiar" o, el que és més important, "Bcc" són les eines més importants per a la comunicació ètica i la seva eficiència. El modern entorn empresarial ja ha desenvolupat els principis bàsics sobre l’ús d’aquests camps. Si el nom està directament al camp "a", el destinatari ha de respondre aquesta carta, l'enviador d'aquesta resposta està a l'espera, perquè la carta probablement ha fet preguntes. Si hi ha diversos noms en un mateix camp, això vol dir que l’emissor rebrà respostes de cada destinatari. Si el nom està al camp "Copiar", no cal respondre, només cal que l'emissor estigui al dia. Tanmateix, si el material de la carta us interessa i us fa participar en la correspondència, aleshores necessiteu una frase especial al principi, que serveixi de signe de bon gust. Exemples de frases d’una carta comercial, si el nom del destinatari apareix al camp “còpia”: “Permeteu-me que també parli sobre aquest tema ...”, “Permeteu-me participar a la discussió ...” o, més democràticament, “Disculpeu d’interferir ...”.
L’etiqueta indica especialment la situació en què el nom del destinatari es troba al camp "Bcc". En aquest cas, l’ètica empresarial és més vulnerable que mai, ja que es percep com un instrument d’informació i control secret. Ningú veu aquests destinataris. I veuen tothom i tot. Moltes empreses de correspondència corporativa prohibeixen aquesta eina perquè són escrupoloses sobre l’ètica empresarial. L’únic cop que s’ho permet és a través d’invitacions massives (aniversari, esdeveniment corporatiu, reunió important o negociacions), en aquest cas els articles aniran a moltes adreces, però cap destinatari veurà l’adreça de correu electrònic d’una altra persona. Naturalment, els destinataris del camp Bcc mai entren en correspondència.
Contingut informatiu
Format, estructura, volum, llenguatge: tot això tracta del treball correcte amb informació. La peculiaritat i la naturalesa de la seva presentació és també una eina, un indicador del desig de correspondre i de la capacitat de redactar un text competent de la carta, respectuosament i el més correctament possible respecte del destinatari. El text es percep millor en el volum que encaixa en una pantalla, és a dir, en format de full A4. Els fitxers adjunts enviats amb una carta no han de superar els tres megabytes, perquè pot ser que el servidor de correu del destinatari no els perdi. Si s'utilitzen codificacions rar o zip universals, els fitxers que s'envien no causen problemes al destinatari. El text de la resposta s’ha de situar a la part superior i no a la part inferior, és a dir, al començament de la carta, que permetrà salvar el destinatari de les cerques.
La resposta, com ja s'ha esmentat anteriorment, no es pot escriure com a nova carta, heu de guardar l'historial de la correspondència perquè el destinatari no busqui el missatge original. El llenguatge de l’escriptura empresarial ha de ser el més simple i comprensible possible, amb un mínim d’ús de corporatius interns, vocabulari professional, argot, anglès, sigles i sigles. Tot i això, és possible aplicar tot això a l’empresa durant la correspondència, ja que d’aquesta manera tant l’eficiència com la velocitat de comunicació augmenten notablement, i per tant es considera acceptable i completament ètic. La correspondència interna consisteix generalment en sigles i l'argot consisteix gairebé completament. Però en la comunicació amb socis externs o clients empresarials, aquests casos gairebé mai no es produeixen.
Una mica sobre termes
De vegades és impossible prescindir de la terminologia, sobretot en empreses especialitzades. Una altra pregunta és que cal explicar les paraules necessàries introduïdes en el context empresarial i s’ha d’ensenyar a l’interlocutor com utilitzar-les. Per exemple, un client vol fer publicitat dels seus productes a Internet i un gestor que ven aquests serveis escriu frases que són completament incomprensibles per a un tercer amb torns com a "paraules clau", "banner contextual", etc. Tanmateix, no podreu prescindir d'ells i, per tant, heu de formar el client.
