Пренасочването на стоките е случай на едновременно недостиг и излишък на материални запаси, които имат едно и също наименование, но в същото време принадлежат към различни разновидности. Това често се случва по грешка на търговци на търговски представител или колектори на доставчик.
Как се проявява
Пример, който демонстрира какво означава пренасочване на стоки, е следният. Според документите в склада трябва да остане брашно от най-висок клас 10 кг, а брашно от 1-ви клас също 10 кг. Но по време на одита беше установено, че в действителност е имало 9 кг първокласно брашно и 11 кг брашно от първи клас. Ако анализираме резултатите от проверката, можем да кажем следното:
- Провери баланса на стоките с едно име - брашно.
- Премиум брашното не е достатъчно 1 кг. Тази ситуация важи за недостига.
- Брашното от 1-ви клас е с 1 кг повече. Този случай се нарича излишък.
Трябва да се отбележи, че пренасочването може да бъде открито само когато останките от едноименните стоки се съхраняват в склада.
Законодателството не регулира действията на работниците в случай на преназначаване. В момента това се определя от Инструкцията за опис на дълготрайните активи № 69.
Как върви
Възможно е да има няколко причини за появата на пренасочване. Ето някои от тях:
- Работете с персонала на ниско ниво. Тоест той не учи. Непрофесионалният персонал може да работи независимо.
- Към момента на получаване на стоката складовото лице неправилно е капитализирало стоките.
- Фактурите бяха неправилно изписани, когато стоките бяха издадени от склада.
- Слаб контрол върху управлението на чиновническата работа в склада.
- Нарушение на инструкции, определящи процедурата за съхраняване и отчитане на инвентара в склада.
- Грешки, направени от касиерите в търговските площи, когато стоките се доставят на клиентите.
- Нарушение на етикетирането на продукта.
- Нелоялно отношение към изпълнението на техните задължения от работници, занимаващи се с материални ценности.
- Има случаи на злоупотреба с финансово отговорни лица.
- Документите се издават от различни служители. И така, поръчка за получаване може да бъде направена от управителя на магазина, а складодържателят изписва от склада склада за доставка. Стоките с едно наименование могат да бъдат вписани в тези документи, но сортът е посочен от друг или изобщо не се поставя.
- Лошо разследване на възникнало повторно присаждане. Извършителите не са идентифицирани и не им се налагат наказания.
Последствията
Мениджърите не винаги обръщат внимание на присъствието на свръхкласници, не се задълбочават в причините за възникването му. Мнозина смятат, че това не може да доведе до големи загуби или ако незначителното пренасочване на стоки се припокрива с излишъци.
Това далеч не е така! Факт е, че този подход води до злоупотреба с отделни финансово отговорни лица. А от друга страна, при голям оборот на стоки, пренасочването може да доведе до значителни загуби. Въз основа на това ръководителят на предприятието трябва да организира контрол върху движението на материалите, както и да разработи мерки за намаляване на неговия размер.
Какви са опасностите от пренасочване на стоки? Това събитие може да доведе до следните проблеми:
- има недостиг на определени стоки, който не може да бъде покрит от получения излишък;
- може да възникне ситуация, която да доведе до големи загуби;
- в счетоводните документи има объркване и за да се отстранят, са необходими допълнителни човешки ресурси;
- системата за поръчки може да бъде нарушена, тъй като ще се основава на изкривени остатъци;
- могат да възникнат недоразумения с купувачите.
В тази ситуация се съставя съответен документ. Извадка от акта за пренасочване на стоките, които предлагаме в статията.
Превантивни мерки
Практиката показва, че преструктурирането обикновено се случва в предприятия, където не се обръща внимание на стандартизацията на търговските процеси. В резултат на това пренасочването може значително да намали финансовата стабилност на компанията.
Много хора задават въпроса, но как можете да сведете до минимум появата на свръхразпространение? Всяка компания разработва свои собствени мерки за предотвратяване на това събитие. Съществуват обаче и общи действия, чието изпълнение води до минимизиране на превишаването. Те включват:
- Разработване на местна нормативна документация, която отразява правилата за отчитане и издаване на материални ценности. Това могат да бъдат различни технологични помагала, длъжности, длъжностни характеристики или стандарти.
- Организиране на ефективен контрол върху прилагането на цялата регулаторна рамка в складовете, както и в други секции и работилници, в които се обменят стоки.
- Редовни контакти с персонала.
- Внедряване на автоматизирани процеси за получаване и издаване на стоки, базирани на специални компютърни технологии. За това личните AVM трябва да бъдат широко внедрени.
- Привличане на специално обучен персонал за работа с автоматизирани системи за отчитане на материални активи. Препоръчително е за тази работа да се използва само постоянен персонал.
- Организиране на чести мини проверки за наличие на остатъци от продукти.
- По-често извършват сертифициране на служителите. Това допринася за непрекъснатото усъвършенстване на техните умения. Такива работници правят по-малко грешки.
По този начин, наличието на присаждане може да доведе до значителни проблеми. Въпреки това е невъзможно напълно да се отървете от него. Как трябва да се вземе предвид и да се формализира наличието на надценка?
Как се съставя актът за прехвърляне на стоки
Наличието на присадка може да бъде открито по време на получаването на стоки или по време на инвентаризацията. Ако тя е била открита при получаване на стоката от доставчика, финансово отговорното лице или комисионна, организирана за периода на получаване на стоките, изготвя съответния документ.
Актът за прехвърляне на стоки, чиято форма в унифицирана форма № М-7 се нарича „Закон за приемане на стоки“, трябва да бъде одобрен от ръководителя на предприятието.
Ако в периода на инвентаризация бъде открито пренасочване, специалната комисия трябва да състави протокол, който отразява всички установени недостатъци и излишъци на стоките.
Преди да вземете решение дали да започнете или не, е необходимо да установите естеството на възникване на недостига. Ако тя се е образувала не поради естествения спад на запасите, а поради материално отговорни, тогава трябва да се установи какъв тип са хората.
След като извършителите бъдат идентифицирани, протоколът на инвентаризационната комисия описва подробности как е извършено пренасочването на стоките. Това означава, че обясненията, които са приложени към протокола, трябва да се вземат от виновните. Обясненията се вземат както от финансово отговорни лица, така и при необходимост от членове на комисията по инвентаризация.
След това съставеният протокол трябва да бъде прегледан и одобрен от ръководителя на предприятието в рамките на пет дни.
В допълнение към съставения протокол, преразпределянето трябва да бъде отразено в счетоводните документи. Те поставят началото на излишък и недостиг на стоки. Такива командировки се правят по сметка 28. Ако стоките са в повече, това се записва в дебитната му част. Ако има недостиг, тогава вписванията се извършват в кредитната зона на сметката.
заключение
Така основният документ, въз основа на който резултатите от инвентаризацията се отразяват в счетоводството, е протоколът от заседанието на специалната комисия.Този документ установява причините за преквалифицирането, извършителите, определя размера на недостига и излишъците. Всички списъци със стоки са приложени към този протокол, обяснение на всички отговорни и изчисления на цената на липсващи материални стойности и излишъци.