По време на дейностите на всяко предприятие се появяват голям брой документи, които трябва да се съхраняват за определен период от време. В нашата статия искаме да говорим за това как се извършва оперативното съхранение на документи и тяхното унищожаване.
Какво е онлайн съхранение?
Абсолютно всички документи, създадени или получени в хода на предприятието, подлежат на ясна систематизация и задълбочена обработка. За да можете в бъдеще да ги използвате повторно, трябва правилно да организирате тяхната безопасност, осигурявайки бърз достъп до който и да е от тях. Всъщност оперативното съхранение на документи е съхраняването на документи в организация или структурна единица, докато те бъдат унищожени или прехвърлени в архива на организацията.
Периоди на съхраняване на документи
Във всяка организация има най-различни документи според степента на тяхната стойност. Някои имат голяма икономическа или научна стойност, други съдържат информация, необходима за решаване на конкретни проблеми, след което те губят своето значение. Затова някои от документите трябва да бъдат правилно систематизирани и съхранявани, а други просто унищожени, съгласно определени правила.
Оперативното съхранение на документи с научна или практическа стойност има своя собствена времева рамка. Те зависят от степента на важност на тяхното съдържание.
Срок на годност може да бъде както следва:
- Constant.
- Временно (повече от десет години).
- Временно (не повече от десет години).
Трябва да се отбележи, че формата на документите не влияе по никакъв начин на сроковете за съхранение на документи (таблицата за съхранение е дадена от нас в статията). Не е тайна, че в момента по-голямата част от информацията се обработва по електронен път. Условията зависят на първо място от съдържанието на самия документ.
Изисквания за съхранение
Има определени изисквания за оперативното съхранение на документи. Например приключените случаи на временно или постоянно запазване трябва да останат в организационните звена още няколко години. След този период те се поставят в архива на предприятието.
Докато хартиите са в активна употреба, те се нуждаят от подходящ дизайн и поддръжка. Оперативното съхранение на документи предполага тяхното формиране според определени специфични групи, както и спецификите на номенклатурата, приети от организацията.
За да се гарантира бързо търсене на всякакви документи, е необходимо да форматирате имената на папките възможно най-информативно. Като устройство като правило се използват папки, на корицата на които трябва да има джоб за сменяеми имена на номенклатури.
По време на онлайн съхранение на кориците е посочена следната информация:
- Временният период на началото и края на употреба.
- Общо чисти листове в папка.
- Посочване на срока на годност на такива ценни книжа.
- Пълно име художник, неговият телефонен номер за контакт.
- Могат да присъстват и допълнителни надписи („за одобрение“, „за подпис“ и т.н.)
Съхранението на ток се извършва в специално оборудвани шкафове (метални) или в отделно помещение, което е затворено за достъп. Временното издаване на ценни книжа трябва да се извършва само по нареждане на ръководството на отдела, към което се отнасят документите. До края на деня папката трябва да се върне на мястото си - безопасен шкаф.
В края на периода на оперативно съхранение на документите се присвоява статут на „завършен“. И едва след това започва процедурата по подготовката им за прехвърляне в архива.
Срокове за съхранение на входящите документи
Във всяка организация входящите документи се натрупват в процеса на дейност. Те също имат срок на годност. По принцип входящата кореспонденция се отнася до цялата документация, която пристига в предприятието. Периодите на съхранение на такива документи се определят от съдържанието. Входящите документи се препоръчва да се съхраняват най-малко три години. По-важните букви обаче могат да продължат по-дълго (например повече от пет години). Продължителността се определя от степента на важност на информацията в документите. Следователно класификацията на такива документи трябва да отчита важността на информацията. Например, писма от органите трябва да бъдат маркирани в една папка, а кореспонденцията с бизнес партньори в друга. Такива документи трябва да се съхраняват най-малко пет години.
Периоди на задържане на изходящи
Изходящите документи, като всички други в предприятието, подлежат на съхранение. Освен това, както в случая с входящите документи, те имат определени срокове, които зависят от степента на тяхната важност.
Препоръчително е да систематизирате документите и да посочите периодите на съхранение във всяка папка. Логично изходящите документи трябва да бъдат разделени на отделни масиви: кореспонденция с доставчици, с клиенти, клиенти, правителствени организации, комунални услуги и др. Най-важните документи трябва да се съхраняват в оперативно съхранение най-малко пет години, а по-опростените - до три години. Особено важни букви могат да се съхраняват в продължение на десет години. Основанията за такава продължителна употреба трябва да бъдат фиксирани в специална инструкция за деловодството на предприятието.
Журнали за документи
Журнал за регистрация на документи е на разположение във всяко предприятие. Освен това, като правило, отделни журнали за регистрация за входящи и изходящи ценни книжа се разпределят, ако организацията е активна. Толкова по-удобно да систематизирате цялата кореспонденция. Списанията се купуват и сменят всяка година. Разбира се, в момента мнозина предпочитат да водят подобно списание в електронен вид. Трябва обаче да има хартиено копие.
Реквизитите на документите се записват в списанията, присвояват им се номера и се посочват и дати. Такава регистрация на ценни книжа позволява, ако е необходимо, да се намери точният документ. Списанията се съхраняват три години. В края на този период цялата документация, свързана с входящата и изходящата кореспонденция, се унищожава при съставяне на акт.
Разглеждане на документи
Както казахме по-рано, продължителността на използване и съхранение на документи в никакъв случай не зависи от формата (хартиена или електронна), важно е само съдържанието на документите. За да се определи неговата значимост, се назначава изпит. Нейната задача е да открие кои документи са важни за производството, науката, държавата и др. За документите, избрани за оперативно съхранение, е необходимо да се посочи периодът от време, през който може да са необходими. Следователно определянето на времето за съхранение е друга задача, която се поставя преди изследването. Всички документи, преди да бъдат изпратени за експертна оценка при подготовка за прехвърляне в архива, се формират в номенклатурни дела от определени структурни подразделения или служба за управление на офиса.
Проверката на стойността може да се извърши в самите предприятия, архивите на организациите, както и в държавните архиви.
Като цяло, ако говорим за сериозни документи за управление, датите на тяхното съхраняване са предварително определени в момента на тяхното създаване. Основните справочни и регулаторни помагала, които засягат периодите на съхранение, са списъци с документи, указващи периодите на съхранение. Те се използват при експертна оценка на ценни книжа в общински, държавни архиви и в предприятия. И стойността, както казахме, се изразява в срока на годност.
Списъкът на документи с периоди на съхранение е систематичен списък на категории и видове ценни книжа, съдържащ регулаторна информация за времето на тяхното съхранение.
Списъците съдържат периодите на съхранение на стандартни документи, които са достъпни във всяка организация. Но специфични документи, отразяващи определени функции на предприятието, могат да се отнасят до списъци на ведомствата.
Архив на документи
Архивът на документи в дадена организация не може да съществува самостоятелно. Документите се съхраняват в нея за определено време, след което те трябва да бъдат прехвърлени в общински архиви или държавни. Федералният закон ясно определя периода на съхранение на много ценни книжа в него. Така например документите за персонала, нотариалните книжа, бизнес книгите трябва да се съхраняват в продължение на 75 години, научната документация - петнадесет години.
В случай, че организацията е ликвидирана по някаква причина, архивът на документи с фиксиран срок на годност, както и документи за персонал, трябва да бъдат прехвърлени в общинския (държавния) архив. Недържавните предприятия, за да прехвърлят документи, първо трябва да сключат споразумение с Архивния фонд на Руската федерация. Ако не беше сключен навреме, тогава архивът трябва да вземе за съхранение само хартия за персонала на предприятието. Мястото на запазване на останалите документи трябва да бъде избрано от председателя на ликвидационната комисия.
Как да унищожите документи?
Архивните документи, които се съхраняват в предприятието, могат да бъдат премахнати, ако сроковете им за съхранение са изтекли. Унищожаването на документите може да бъде поверено на организация на трети страни или можете да го направите сами. Има единни правила, чрез които се осъществява този процес. Струва си да се помни, че можете да унищожите само онези документи с изтекъл срок на съхранение, които са загубили практическото си значение. Възможно е да се предприемат каквито и да било действия по отношение на ценни книжа само с експертна преценка.
Унищожаването на документи е придружено от изпълнението на акта.
Съставяне на акт
Документите могат да бъдат включени в акта за унищожаване в случай, че срокът за съхранение е изтекъл на 1 януари на годината, през която е съставен документът. Тоест, ако случаят от 2014 г. и периодът на съхранение е пет години, то той може да бъде включен в акта само през 2020 г.
За да се избегнат допълнителни недоразумения, всички случаи трябва да бъдат прегледани изцяло, като се гарантира, че всички документи в него са загубили стойност. На практика обаче често правят друго. Ако документите лежат на рафт от пет години и никога не са били докосвани от тях, тогава правилата се пренебрегват. Те просто прелистват избирателно случаите, за да се уверят, че те наистина вече не са необходими.
Актът трябва да съдържа информация, която е налична на корицата на делата. Такава старателна работа ще изглежда ненужна за онези хора, които не разбират тънкостите на архивното дело. Но в действителност това не е така.
Акт със сигурност трябва да бъде подписан от лицето, извършило експертната оценка. Освен това в документа се отбелязва, че действията са съгласувани с експертната комисия на организацията. В крайна сметка актът трябва да бъде одобрен от ръководителя на предприятието.
Само след спазване на всички процедури организацията може да унищожи случаите, изброени в акта.
Как да унищожим бизнес документи?
Има няколко начина за унищожаване на документи. Ако територията на предприятието позволява, тогава можете сами да изгорите хартията, спазвайки пожарната безопасност. Освен това можете да използвате документите за шредер. Но това е доста дълъг процес, този метод е подходящ за малки обеми. В тези случаи се съставя акт в произволна форма, в който се записва фактът на унищожаването.
Големи количества дела, предназначени за унищожаване, обикновено предприятията се предават за обезвреждане или рециклиране на специализирани организации, които се занимават с това.
Фактът на прехвърлянето трябва да бъде записан в сертификата за приемане. Документът посочва датата, теглото и броя на случаите. Експертите препоръчват служител на компанията да присъства при унищожаването на документи, за да се запази поверителността.