Бизнес пътуването е ужасна дума за някои, а за други е истински празник на живота. Терминът включва изпълнение на работни функции извън обичайното място. Работодател, който планира да изпрати служител в командировка, трябва да вземе предвид, че това може да стане само във връзка с официално регистрирано лице. Предпоставка е сключването на трудов договор. Споразумението трябва да гласи, че са възможни командировки. Но ако работата е официално пътуваща, тогава всяко отделно пътуване не може да се нарече бизнес пътуване. Определя нормите на пътните разходи на Министерството на финансите.
Бизнес пътуване: кого и как?
В командировка можете също да изпратите служител, работещ на отдалечена основа, такъв, чието работно място е у дома. Основното е, че лицето е в персонала на организацията, което му дава абсолютно същите права като тези, които работят на територията на работодателя. Размерът на възстановяване на пътните разходи за работа на непълно работно време е средната му заплата в компанията, от която лицето е отишло на екскурзия.
В някои случаи човек заминава в командировка на две работни места наведнъж - основните и на непълно работно време. В тази ситуация работодателите трябва да се споразумеят за изплащането на надбавки за пътуване. Размерът на разходите предполага отчитане и на двете работни места наведнъж - тоест едната компания поема плащането на част от разходите, докато другата има задължението да плаща остатъка.
Стандарти: това е важно
Пътните разходи в Русия се регулират от Кодекса на труда. Членове 167-ти и 168-ти са посветени на това. Както държавните организации, така и частните компании са еднакво задължени да спазват ТС. Изискванията на закона важат за всички форми на предприемачество, собственост. Счетоводството трябва да изчислява и контролира размера на дневните пътни разходи, като взема предвид общоприетите правила.
Разходите имат няколко артикула. Това включва дневните надбавки, разходите за транспорт и настаняване.
Ежедневни разходи
Пътните разходи в рамките на нормите поемат разпределението за всеки ден не повече от 700 рубли. Не се начисляват данъци върху тази сума. Мога ли да получа повече пари от компанията? Възможно е да се установят пътни разходи над нормата с действащ местен регулаторен акт в организацията. Това ще осигури достъп до големи суми, но счетоводството ще бъде принудено да начислява и начислява данъци върху суми над 700 рубли.
Също толкова важен елемент на разходите са разходите за транспорт. Те включват отчитане на цената на билетите за всички видове транспорт, използвани по време на командировката на служителя. Те вземат предвид както пътя до мястото на работа, така и връщането обратно. За тази категория няма норма за пътни разходи, както и няма ограничения за използвания вид транспорт. Необходим е билет. На негова основа се начисляват пари.
Важни функции
В някои случаи е необходимо да отидете в командировка от летището, пристанището или гарата, разположени на разстояние от работното място. Ако това се случи, разходите за пътуване до тази точка също се включват в пътните разходи.
Колективният договор, сключен в предприятието (ако има такъв), може да съдържа правила за възстановяване на други транспортни разходи. Например, ако служител не използва обществен транспорт, а използва личен автомобил - такси, коли под наем, тогава е възможно да се възстановят парите, изразходвани за това според писмо, издадено през 2011 г. до Министерството на финансите.
Живеем за сметка на компанията: възможно ли е?
Според закона нормите за пътни разходи в чужбина и в рамките на Русия вземат предвид обезщетението за разходите за живот. Сумите зависят от категорията на жилищата. Възможни са различни начини на плащане. Позволена е резервация, която се взема предвид при изчисляване на данъчната основа.
Допълнителните услуги не засягат базата за изчисляване на данъци, ако те са поискани от служителя, който е пътувал в командировка. Например служител може да поръча специални дрехи, да ходи на фитнес и сауна, но компанията не трябва да плаща за това. При наемане на жилище за служител процентът на пътните разходи е сумата по договора за наем. Разходите се записват в категорията „други“.
Отчитане и командировка
Тъй като се установяват нормите на пътните разходи, когато човек е изпратен в командировка, компанията отпуска определени средства. Компанията е длъжна да осигури на служителя пари, а какво точно ще прави с тях, е неговият личен бизнес. Тоест парите, които организацията изпраща в командировка, можете да спестите и използвате в своя полза. Дневната сума се изчислява въз основа на броя на дните, прекарани в пътуването. Те включват пари, предназначени за наемане на място за нощуване, това включва дни за почивка.
По правило не е нужно да разчитате на дневни суми, има нужда да завършите работна задача в града, в който пребивава служителят на компанията. Нормите на пътните разходи обаче не включват парите, изразходвани от служителя, изпратен за пътуване до най-близкото населено място - тъй като по подразбиране се смята, че той може да се върне у дома. В частна организация ръководителят има право да определя нормите на пътните разходи чрез издаване на вътрешна заповед. Той предписва на какво могат да разчитат работниците, водещите специалисти и другите кадрови звена. Възможно е групиране на някои индивиди според някои характеристики.
Пари: плащат работници?
Ако са установени нормите за пътни разходи, това означава, че рано или късно служителите, изпратени в командировка, ще трябва да плащат. Разходите, направени от служителите при изпълнение на производствени задачи на различни места, се възстановяват, когато предоставят отчетни документи. Документите трябва да потвърждават всички разходи, за които дадено лице претендира да бъде възстановено.
Ако определен служител не може да предостави документи навреме, за да го възстанови за изразходваните пари, ако няма договори, чекове, тогава можете да разчитате на възстановяване само в съответствие със стандартите на втората част на член 168 от Кодекса на труда, както и писмото на Министерството на финансите, споменато по-горе. Основната ставка за изчислението е 700 рубли за едно нощно пътуване. Възможно е също така служителят да прави разходи над нормите, приети от компанията. Според тях възстановяване на средства е разрешено само ако е уредено от местните разпоредби в организацията. Допълнително регулиране е възможно и чрез колективни договори.
Как да платя? Характеристики на изчислението
Когато става въпрос за връщане на служител на организацията средствата, изразходвани от него за командировка, трябва да обмислите различни начини на плащане. Например служител може да плаща в брой или с банкова карта. За плащане в брой ще трябва да подадете в счетоводната служба на мястото на работа чек от хотела или споразумение, сключено при настаняване, както и акт в специална форма. Ако плащането е извършено с карта при пристигане на работното място, фискалните и хотелските чекове се представят в счетоводния отдел.
Важно е да се следи съвпадението на датите. Всички документи, потвърждаващи плащането по време на пътуването, трябва да имат номера, които съответстват на датите на пътуването. Всички движения, пристигане, отпътуване от място се регистрират в заповедта за изпращане при командировка. Проверките трябва да съответстват на този вътрешен документ. Без да се събират данъци, възстановяването на счетоводството по време на командировка се връща за изразходвана комуникация и багаж.Ако е извършен полет, тогава таксата за обслужване на летището ще трябва да бъде върната на служителя, както и разходите за транспорт до мястото на отпътуване в командировка.
Повече или по-малко?
Законът гласи, че човек, изпращащ командировка, може да разчита на поне 700 рубли за всеки ден, прекаран извън дома. Повече пари може да получи този, който работи в щедра компания. Ако ръководителят е подписал заповед за установяване на друга сума, която надвишава този минимален лимит - отлична, ще можете да получите по-приятно възстановяване.
Стойността на дневната цена влияе върху данъка върху доходите на лицата. В допълнение, вътрешните местни документи могат да регулират транспортните разходи - можете да въведете допълнителни. По правило те се опитват да уредят всичко това по такъв начин, че да сведат до минимум сумата, с която трябва да се удържат данъци. В същото време компанията трябва да поддържа правилно счетоводните записи, в противен случай обикновено бизнес пътуване по време на данъчен одит може да бъде голям проблем.
Времева и финансова рамка: задължително
Когато служителят се върне от командировка, той трябва да напише отчет за перфектното пътуване в рамките на три работни дни. Въз основа на този документ счетоводството ще изчисли колко пари все още трябва да бъдат платени. Като правило, дори преди командировка, те дават малка сума предварително, а при окончателното изчисление тази стойност се приспада. Счетоводството изчислява и превежда данъци върху дохода, а също така плаща социално осигуряване.
Когато служител пристигне от работно пътуване, той одобрява график, в който се посочва колко часа са работили. Всички дни, прекарани в отпътуване, са обозначени като „K” или „06”. Не е необходим часовник. Възможна е ситуация, когато пътуването е уловило почивен ден, тоест служителят не е бил в състояние да прекара предвиденото от закона време по своя преценка. Ако това се случи, денят се отбелязва с код „03” или със символите на централата. Плащането се извършва, като се вземат предвид изискванията на член 153 от ТС - два пъти повече, отколкото за обикновен работен ден. Можете обаче да платите като обикновен работен ден, но след това трябва да дадете на служителя допълнителен почивен ден.
Бизнес пътуване: почивни дни, болести и други проблеми
Случва се, че в почивния си ден човекът, изпратен в командировка, е бил на път - пътувайки до място или се връща оттам. Тези дни са правно класифицирани от работниците, обозначени, както е посочено по-горе, „03“ или „RV“. Работодателят първо трябва да обсъди със служителя характеристиките на излизането му през уикенда. В някои случаи представител на ръководството на предприятието може да намери за излишно да оставя в дни, когато служителят трябва да има легален почивен ден, тоест той ще откаже да плати за него, както се очаква от пътника.
Трябва да се разбере, че по време на командировка служителят може да бъде ранен или болен. Във всеки от тези случаи ситуацията се развива в съответствие с действащите стандарти на Кодекса на труда. Служителят запазва всички права и привилегии, дължими на него.
Стандарти и ограничения
Важно е да се гарантира, че стандартите, посочени в местните актове, и действителните разходи на служителя са съгласувани. Също така е важно да се регулира с вътрешни документи колко големи могат да бъдат разходите за жилище. Пътните разходи не са само разходите за транспорт директно. Тази глава включва също така разходите, свързани с пътната застраховка и разходите за пътни документи. В някои случаи трябва да плащате специални такси (например на летището), плащания. Всички те също са записани в категорията транспорт.
Бизнес пътуване в чужбина: какво и как?
Ако служителят трябва да бъде изпратен в чужбина, тогава пътуването за него трябва да се изчислява по специална схема, донякъде различна от работните пътувания в неговата родна страна. Ограничението, което се взема предвид при изчисляване на данък върху доходите на лицата, е 2500 рубли.Сумата се издава във валутата на страната, в която служителят е изпратен в работно пътуване. Авансът се начислява и във валутата, която се използва в страната на местоназначение. Авансовото плащане се изчислява, като се вземе предвид колко дни се очаква да останете в командировка. Ако част от пътуването преминава през руска територия, авансовото плащане се начислява в рубли през този период, но за всички дни от момента на преминаване на границата е необходимо да платите с валутата, която се използва там. Схемата работи в обратна посока - заплащането за командировка в рубли се извършва за всички дни от момента на преминаване на границата към къщата и до момента на пристигане у дома.
Такова пътуване е възможно, когато човек в чужбина прекарва само един ден. В този случай пътните разходи се начисляват наполовина в чуждестранна валута. Ако страната на местоназначение е една от страните от ОНД, дори не е необходимо да поставяте бележка, потвърждаваща факта на преминаване на границата.
Бизнес пътуване: счетоводно главоболие
Пътуването се изчислява, като се вземат предвид стандартите на опростената данъчна система. Преди време официалните задачи бяха отменени на държавно ниво, а свидетелствата за пътуване бяха еднакво минало. Това обаче не отмени самите командировки, а само опрости документалната им подкрепа. Фактът, че данъчното облагане на разходите, свързани с командировки, не е предвидено, ако стандартите са спазени, е посочено в член 217, трета алинея от Данъчния кодекс.
Ако пътуването е било организирано с личната машина на служителя, това не означава, че това е било за негова сметка. Просто направете бележка, посочваща точните дати, пробег, посока, номер на поръчката по посоката на пътуването. Това е достатъчно, за да се натрупа счетоводство. Важно е да се има предвид, че компанията е длъжна да възстанови всички разходи за пътуване и настаняване и да се ръководи от това правило.