Основният документ при изчисляване на трудовия стаж и начисляването на пенсия се счита за трудова книжка. Следователно всички записи, направени във формата, не трябва да съдържат грешки. Но какво ще стане, ако бъде открита грешка? Как да направите корекции в работната книга и да не развалите документа?
Общи правила
Първо, вземете предвид общите правила при попълване на трудова книжка. Те включват:
- Информацията за служителя трябва да бъде въведена изцяло, без съкращения. Датата на раждане е написана с арабски цифри, с нула пред числата от 1 до 9.
- Основната страница (заглавието) трябва да съдържа печати, подписи и основни записи за служителя (също без съкращения).
- Заглавията на длъжността, както и професиите, трябва да съответстват на OKDTR.
- Протоколът за приемане или уволнение включва пълното име на организацията, съответното отпечатване върху печата на тази фирма. Ако е извършена реорганизация, тази информация също се въвежда в труда въз основа на необходимия документ.
От какво да се ръководите
Регистрацията на записите в работната книга трябва да отговаря на следните нормативни документи:
- Кодекс на труда на Руската федерация (онези разпоредби, в които са регламентирани регламентирани фрази и език).
- Правила за попълване и съхранение на труда, одобрени от правителството на Руската федерация. Ето основните условия за проектиране и съхранение на формуляри, както и за тяхното производство и предоставяне на организации.
- Инструкции за правилата за попълване на формуляри за работа, одобрени от Министерството на труда на Руската федерация.
Грешен запис
Ако гражданин е намерил неправилно вписване в трудовата книжка, той може да бъде коригиран по няколко начина:
- Корекцията се извършва от упълномощен служител на ново място на работа. За това служителят трябва да представи документ, потвърждаващ факта на грешка и правилна информация.
- Корекцията се извършва от компанията, от която гражданинът е подал оставка. Оторизиран служител трябва да запише името на организацията, да напише текущата дата към момента на корекцията и да запише кой запис е невалиден. След това се посочва правилната информация и тя се регистрира въз основа на кой документ е направено въвеждането. Подписи на служителя на отдела за персонал и бивш служител, както и печат на организацията.
Как да направите запис в работната книга, когато коригирате неправилен запис, можете да видите по-долу.
Заглавна страница
Първата страница на труда съдържа информация за служителя, така че е важно правилно и ясно да се направи цялата налична информация.
Как да коригирате запис в работната книга, ако фамилното име, името или фамилията са се променили?
За да направите това:
- стара информация се зачертава с една линия;
- въвеждат се нови данни;
- на корицата на формуляра за работа се посочва информация за посочения по време на корекцията документ (нов паспорт, свидетелство за брак и др.), както и подписът на упълномощеното лице и печатът на организацията.
Освен това, ако по време на първоначалното попълване на документа е направена грешка в заглавната страница, тогава след съставяне на специален акт повредената форма се унищожава. Ако по-късно бъде открито грешно вписване, тогава най-добрият начин би бил да се свържете със съда, за да докажете, че формулярът принадлежи на конкретен собственик.
В случай, че записът не е валиден в работната книга, можете да направите поправка за нова работа (с предоставянето на необходимите документи от работодателя, който е направил грешката), но всяко упълномощено лице трябва да разбере, че поправянето на протокола без съдебно решение може да бъде изрично и да се счита за неспазване на правилата регистрация на труда.
А какво ще стане, ако служителят все още не е завършил образователна институция? В този случай е необходимо да напишете „незавършено по-високо“ на заглавната страница. След представяне на дипломата се правят изменения във връзка с желания документ.Трябва да се спазва същата схема, ако служителят е получил нова професия или специалност. По този начин трудът ще съдържа допълнения, а не корекции, тоест предишните записи не са зачеркнати.
Невалидна дата или сериен номер
Небрежността на служителя, попълващ работната книжка в бъдеще, може да доведе до много проблеми с пенсионния фонд при изчисляване на пенсията, следователно в интерес на гражданина е да провери цялата информация, която е въведена във формуляра.
Ако документ има грешка при писането на дати, тогава корекцията на датата в работната книга трябва да се извърши възможно най-бързо. Ако тази грешка бъде открита:
- служителят пише молба за коригиране на неправилния запис;
- необходимо е да се издаде заповед, на която е присвоен номер, за извършване на корекции;
- упълномощено лице потвърждава писмено недействителността на предварително въведените данни;
- посочва точната дата и подробности за документа, което е основа за редактиране, както и подробности за специалиста и печат на организацията.
Ако има грешно вписване в датата на раждане на служителя, тази информация е напълно зачеркната и правилната е написана отгоре. На корицата на трудовия паспорт трябва да бъдат посочени данни, въз основа на които са извършени корекциите.
Ако в записите всичко е правилно и серийният номер е загубен и зададен неправилно, този факт също трябва да бъде коригиран. Законодателството не конкретизира конкретно какво да се прави, но въпреки това такава грешка не може да бъде игнорирана. Алгоритъмът за корекция ще бъде следният:
- Номерът е поставен в ред.
- Предписана е фразата „Помислете погрешно номериран номер за въвеждане ... невалиден“. Но може да има случаи, когато грешен запис и невалиден запис преминават под един и същ пореден номер. Тук в изречението за грешната фраза трябва да се цитира самата грешна фраза.
- Датата на корекция е посочена, поставени са подписи и печат.
- Прави се запис под правилния сериен номер, поставят се датата и подписът.
Попълването на трудова книжка е деликатен процес, следователно не само упълномощен служител, но и служител, който представя документи, трябва да бъдат внимателни.
Невалидни подробности
Понякога се случва грешка в една от най-значимите колони - в информацията за документа, която е основа за редактиране на записи в труда. По принцип това са данни за поръчки. Алгоритъмът за въвеждане на информация за поръчката (име на документа, дата и номер) е установен със закон, поради което е строго забранено да го променяте. За да коригирате грешката в неправилно посочените подробности на поръчката, трябва да пренапишете целия запис, който е включен в информацията за работата, а след това в четвъртата колона да посочите правилната информация за поръчката.
Ако в самия документ е направена грешка, тогава в четвъртата колона са посочени детайлите на поръчката за анулиране.
Примерна корекция на записа в работната книга с неправилен запис относно поръчката е представена по-долу.
Информация за наградата
В труда има специален раздел, в който се въвежда информация за наградите за определени услуги на организацията. Този раздел рядко се попълва, особено в момента. Персоналът може да попълни този раздел (въпреки че не трябва), почти преди уволнението на служителя. Така че малко записи се правят късно, той все още може да съдържа грешка.
Както и в други раздели на документа, корекцията на записа в трудовата книжка, който е признат за неправилен, трябва да се извърши съгласно общи правила. Тоест, не трябва да има зачеркивания. На текущата дата се поставя бележка за невалидността на записа, правилната информация се въвежда и потвърждава от основния документ.
Прехвърляне или уволнение
Вписването не е валидно в трудовата книжка, ако прекратяването на работа или прехвърлянето от една фирма в друга е установено за незаконно от съда, работодателя или инспекцията по труда, а също и ако определянето на причината за уволнението се промени.
Така че, в случаите, когато служител е възстановен след незаконно уволнение, номерът се поставя под грешен запис по ред и се изписва следната фраза: „Записът за числото ... е невалиден, възстановен на предишната работа (длъжност)“.
В случая, когато фразата за причината за напускане се променя, записът изглежда по следния начин: "Вписването за номера ... е невалидно, отхвърлено (тук трябва да се въведе истинската причина за уволнение)."
Освен това в четвъртата колона трябва да бъде посочена информация за документа, която е основата за редактиране.
Не всички ще харесат корекциите в работната книжка, следователно служителят има право да изиска дубликат на формуляра, без да посочва грешен запис и корекции (този факт се признава за легален, ако е взето подходящо съдебно решение за факта на грешен запис на уволнението).
Неправилно въведени два записа подред
Чести са и случаите в законодателната практика, когато в работната книжка се намират две погрешни вписвания, които следват едно след друго. Този факт не може да бъде пренебрегнат, следователно всеки от неправилните записи трябва да бъде коригиран по предписания начин. Как да поправим запис в работната книга, ако не е сам? Ако записът е от ново място на работа, тогава той се коригира от служител на отдела за персонал и незабавно се удостоверява. Ако записите са направени погрешно при предишна работа, те могат да бъдат коригирани само въз основа на подкрепящи документи, взети от предишна работа.
И така, алгоритъмът за коригиране на два последователни записа е следният;
- Трябва да напишете номера по ред.
- Написано е: "Записът за числото ... е невалиден."
- Тази формулировка се удостоверява с подписа и се определя текущата дата.
- Поставен е следният сериен номер.
- Изразът за втория неправилен запис е написан: „Записът за числото ... е невалиден“.
- Датата и подписът също са поставени.
Категорично е забранено комбинирането на неправилни записи в една формулировка. Въпреки че този факт е спорен, все още не се препоръчва да се прави това, за да се избегнат последващи проблеми с изчисленията на пенсиите и правилното изчисляване на трудовия стаж.
Поправките в трудовата книжка не са рядкост, но все пак трябва да бъдете по-внимателни към документа, който в бъдеще трябва да реши съдбата на пенсионните начисления.
Информация за компанията или служителя. Трудов лайнер
Ако организацията е променила правната форма, тогава този факт трябва да бъде записан в трудовата книжка. В третата колона, където е въведена информация за работата, трябва да посочите тази информация, докато записът не е номериран.
Когато служителят се премести на друга длъжност или в друг клон на организацията, където е регистриран, новият запис трябва да бъде номериран.
Ако има промени в името на длъжността на служителя, тогава съответната информация без сериен номер, както и информация за документа, въз основа на който трябва да се извърши промяната, трябва да бъде въведена в работния раздел.
В случай, че корекциите в трудовата книжка са свързани с името на организацията, в която гражданинът работи, те трябва да бъдат направени в съответствие с общите правила. Естествено, ако грешката е открита от самия работодател, записът се коригира на място. Ако грешката остане от предишния работодател, тогава необходимите подкрепящи документи трябва да се вземат от предишната работа и да се направят корекции въз основа на тях.
Промените трябва да изглеждат така:
- Посочва се неправилното име на организацията, която е била регистрирана по-рано.
- Прави се запис, че името на компанията е написано неправилно и трябва да се чете ... (трябва да посочите правилното име на организацията).
Ако гражданинът често променя своята трудова дейност, разделът, съдържащ информация за работните места и всяко кариерно движение, може да приключи. За да продължите да въвеждате информация за старшинството, към работната книга е прикачена вложка. Този документ носи същата юридическа сила като самия труд.
Съответно поддържането, съхранението и попълването на формуляра за вмъкване трябва да отговаря на всички законодателни стандарти. А именно:
- В случай че на титулната страница е направено погрешно вписване в вложката, документът се унищожава след подготовката на съответния акт.
- Ако детайлите на повредената вложка са прикрепени към гърба на корицата на формуляра, те трябва да бъдат коригирани от детайлите на новата форма на вложката към работната книга.
- Ако в самата вложка в раздела за работните дефекти са били идентифицирани или са направени грешни вписвания, те трябва да бъдат коригирани по общ начин. Трябва да поставите следващия сериен номер, да въведете текущата дата към момента на корекцията, да въведете текста за факта на корекцията и да посочите документа, който е основата за корекциите.
По този начин към въвеждането на информация в труда трябва да се подхожда със специално внимание. Проверката на истинността на въведените данни трябва не само служителят на персонала или упълномощено лице за това, но и собственикът на формата на такъв документ. В крайна сметка коригирането на грешки в трудовата книжка е доста обезпокоителна задача (особено ако в информацията от предишната работа е открита неточност), но предотвратяването на появата на грешки е много по-лесно.