Như trong các lĩnh vực kinh doanh khác, các chuyên gia mua sắm tạo lợi thế cho một doanh nhân hoặc chủ doanh nghiệp nhỏ, người phát hiện ra điều này khi doanh nghiệp phát triển. Trong khi các chuyên gia tranh luận về việc giảm chi phí, phát triển thị trường mới và giảm thiểu rủi ro, việc mua hàng có vẻ khá đáng sợ đối với một chủ doanh nghiệp nhỏ. Nhiều doanh nhân không quen thuộc với các chủ đề này và nhận thức được tác động của việc mua sắm muộn hơn họ nên làm.
Các công ty có đội ngũ mua sắm hiệu quả thường làm kinh doanh tuyệt vời và tận hưởng thành công của khách hàng thường xuyên.
Để chấm tất cả các i, hãy xem xét tất cả các quy trình cơ bản mà mua sắm hiện đại đòi hỏi. Điều này sẽ cung cấp cho bạn sự rõ ràng về các chức năng cốt lõi tạo nên phần lớn trách nhiệm mua sắm. Bạn sẽ cần tìm kiếm tất cả những điều này trong bất kỳ nền tảng mua sắm có thẩm quyền nào.
Kiểm tra yêu cầu và cổ phiếu
Trước khi bắt đầu chu trình mua sắm trước khi thanh toán, cần xác định nhu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ. Trong bối cảnh kinh doanh nhỏ, chìa khóa là đánh giá tính hợp lệ của nhu cầu. Vì bất kỳ chuyên gia mua sắm nào cũng sẽ nói với bạn, hãy kiểm tra sự sẵn có của một số sản phẩm / nguyên liệu trong "kho" của bạn. Nhấn mạnh cho chính bạn những gì bạn đang thiếu, và từ đó đã xóa những điểm dường như vô nghĩa với bạn. Ưu tiên cho các giao dịch mua thực tế và hiệu quả nhất, để sau này tất cả điều này là hợp lý. Điều rất quan trọng là bạn kiểm tra nhu cầu của mình và kiểm tra lại tính khả dụng của bạn trước khi chuyển sang bước tiếp theo: tăng yêu cầu mua hàng của bạn.
Tăng yêu cầu mua hàng
Tại đây, một nhóm hoặc thành viên nhóm cần một sản phẩm / dịch vụ cụ thể sẽ gửi yêu cầu. Đây có thể là một hình thức giấy, một hình thức điện tử hoặc yêu cầu bằng miệng qua điện thoại. Nếu bạn đang bắt đầu lại, hãy sử dụng các biểu mẫu điện tử để giúp lưu trữ và liên lạc. Đảm bảo rằng các yêu cầu chỉ xảy ra sau khi các yêu cầu hành chính nhất định được đáp ứng. Đây là một phương pháp sẽ giúp bạn đảm bảo rằng chỉ những yêu cầu hợp lệ mới được thực thi. Như thực tế cho thấy, chính phương pháp này ngay từ đầu đã đóng một vai trò rất lớn, vì nó tiết lộ bạn là một doanh nhân cho các nhà cung cấp từ phía tốt nhất. Thực hiện theo các quy tắc và quy định rõ ràng trong quy trình đăng ký và sau đó doanh nghiệp của bạn sẽ bắt đầu phát triển như mong muốn.
Quản lý yêu cầu mua hàng
Bắt đầu bằng cách giao trách nhiệm chính cho việc phê duyệt các yêu cầu mua hàng. Một người nào đó từ bộ phận tài chính hoặc bộ phận mua sắm xem xét từng yêu cầu mua hàng và chấp thuận nó và đưa ra một đơn đặt hàng, hoặc gửi lại cho khách hàng cho biết lý do từ chối. Khi đơn đặt hàng đã được phê duyệt thay mặt cho công ty của bạn, bạn nên thực hiện kiểm tra ngân sách. Làm điều này trước khi gửi bất kỳ yêu cầu hoặc cung cấp (RFP, RFQ) khi cần thiết. Điều này rất quan trọng vì thường xảy ra việc chúng tôi đặt hàng mọi thứ có vẻ cần thiết, và sau đó chúng tôi không thể trả tiền cho đơn đặt hàng. Bắt nợ cả lúc ban đầu và lúc cao điểm của việc nuôi một doanh nghiệp là một chính sách tồi. Làm mọi thứ dựa trên tài chính.
Một mẹo khác: bạn có thể giải quyết vấn đề này nếu có thể mua số lượng lớn. Điều này phù hợp nhất cho các giao dịch mua hàng hóa hoặc dịch vụ có giá trị thấp, một lần duy nhất hoặc mua không được quản lý của một danh mục cụ thể.
Đàm phán và phê duyệt đơn đặt hàng
Sau khi bạn gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp của mình, họ có thể phê duyệt, từ chối hoặc bắt đầu đàm phán.Tại thời điểm này, bạn có thể thảo luận về các biến như lịch giao hàng, mặt hàng thay thế, giá cả và phương thức vận chuyển. Xin lưu ý rằng thỏa thuận là một hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý. Sau khi người bán ký một, họ được pháp luật yêu cầu cung cấp các dịch vụ hoặc hàng hóa được liệt kê theo lịch trình được chỉ định ở mức giá được chỉ định.
Nhận hàng và / hoặc sản phẩm
Người bán của bạn gửi cho bạn hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ và giới thiệu cho bạn một tài liệu quan trọng về việc nhận hàng. Bạn ký tên ngay khi bạn xác nhận rằng sản phẩm được yêu cầu (hoặc dịch vụ được cung cấp) theo thứ tự và có trong kho của bạn. Tại thời điểm này, bạn cũng thực hiện một biện pháp bảo mật được gọi là tuân thủ ba bên, có nghĩa là so sánh đơn đặt hàng, danh sách đóng gói đi kèm với sản phẩm hoặc dịch vụ và hóa đơn của nhà cung cấp. Ngay sau khi bạn chắc chắn rằng tất cả chúng khớp nhau, chỉ sau đó bạn mới nên thanh toán.
Văn phòng làm việc và năng suất người bán
Sau khi bạn đã hoàn thành tất cả các quy trình dẫn từ thanh toán mua sắm trực tiếp đến thanh toán, bạn thực hiện hai biện pháp để đảm bảo tính nhất quán. Đầu tiên là lưu giữ hồ sơ và thứ hai là phân tích hiệu suất của nhà cung cấp. Sau mỗi lần thanh toán, hãy đăng ký để nhận hồ sơ vĩnh viễn, hữu ích cho kiểm toán và khi bạn cần nhận thông tin chi tiết về đơn hàng sau này, việc này sẽ giúp bạn. Chuyển sang dữ liệu kỹ thuật số sẽ giúp bạn lưu trữ tất cả dữ liệu mua hàng của bạn ở một vị trí tập trung dễ dàng truy cập.
Công việc của nhà cung cấp có lẽ là chìa khóa duy nhất để mua sắm hiệu quả. Tại đây, bạn đánh giá mỗi nhà cung cấp theo các yếu tố như chất lượng hàng hóa được giao hoặc dịch vụ được cung cấp, mức độ tuân thủ lịch trình giao hàng và nghĩa vụ hợp đồng, cũng như tốc độ phản hồi. Nếu bạn không hài lòng với bất kỳ khu vực nào trong số này, hãy kiểm tra màu đỏ này. Phân tích quản lý hiệu suất nhà cung cấp giúp bạn duy trì và mở rộng mối quan hệ chỉ với các nhà cung cấp hiệu quả nhất.
Kết luận
Hiểu quy trình mua sắm có nghĩa là thực hiện mua hàng hạng nhất! Các doanh nhân nghĩ rất nhiều và họ không cần phải cảm thấy rằng họ cần phải trở thành một chuyên gia mua sắm để việc kinh doanh của họ diễn ra suôn sẻ. Chỉ cần bắt đầu với những điều cơ bản và hiểu làm thế nào để mua hàng đúng. Thiết lập một số hệ thống mua tự động để bạn có thể chắc chắn rằng chúng hoạt động với cùng một tốc độ mỗi lần.
Đừng để sự thiếu hiểu biết ngăn cản bạn cạnh tranh với các chuyên gia có kinh nghiệm - hãy nắm vững những điều cơ bản này một cách chính xác và bạn sẽ có một khởi đầu tốt!