Thật khó để tưởng tượng một doanh nghiệp mà không có cuộc họp hoặc các cuộc họp quản lý khác với nhân viên. Trong các cuộc họp như vậy, liên lạc được thực hiện trong nhóm, thông tin quan trọng được truyền đạt và các đề xuất được đưa ra. Các cuộc họp không phải lúc nào cũng thú vị hoặc quan trọng, tất cả các nhân viên đều cảm nhận tích cực hơn. Để không lãng phí thời gian vào một tập hợp nhân viên trống rỗng, bạn nên biết những bí mật của các cuộc họp kinh doanh thành công.
Chương trình nghị sự rõ ràng
Một cuộc họp kinh doanh không phải là một cuộc họp bí mật, mà là một sự kiện được lên kế hoạch, phải được thỏa thuận trước với tất cả những người tham gia. Người lãnh đạo hoặc người tập hợp các thành viên của cuộc họp chịu trách nhiệm về chương trình nghị sự. Nó bao gồm các dữ liệu sau:
- Ngày và thời gian của cuộc họp.
- Chủ đề của cuộc trò chuyện.
- Danh sách các diễn giả. Nếu người lãnh đạo hoặc người tổ chức mời ai đó phát biểu, người nói nên được cảnh báo trước. Điều này sẽ làm giảm sự bối rối và bối rối và cho phép người nói chuẩn bị tốt hơn để không lãng phí thời gian của người nghe khác vào thông tin không cần thiết hoặc cố gắng nhớ lại các dữ liệu cần thiết.
Mẹo: mọi người nói ngoại trừ người tổ chức nên biết khoảng thời gian của họ. Điều này sẽ cho phép họ không rời khỏi cuộc họp không đúng lúc và không uể oải trong dự đoán. Ấn tượng chung của cuộc họp, trong đó mọi người đều biết vị trí của họ, sẽ tích cực cho hầu hết những người tham gia.
Không có người nghe thêm
Nếu không có mong muốn nhìn thấy khuôn mặt ngáp và buồn chán của khán giả, bạn không nên mời những người không cần phải có mặt tại cuộc họp. Tất nhiên, có thể hóa ra cuộc họp chỉ thực sự thu hút 5 người trong số 100 người. Nhưng trong trường hợp này, vẫn không cần thiết phải mời 50 người làm phụ, điều này sẽ chỉ gây khó chịu cho người nói và mong muốn tất cả điều này sẽ sớm kết thúc.
Mẹo: bạn luôn có thể mời "đốt đầu". Đây là những người quan tâm đến dự án, ý tưởng và không phản đối việc tham gia vào cuộc họp hoặc thể hiện hoạt động. Những nhân viên như vậy sau đó sẽ vui vẻ nói với cả nhóm những gì đã được thảo luận tại cuộc họp và cuộc họp diễn ra như thế nào.
Cơ hội để nói
Quy tắc lắp ráp tốt này tuân theo quy tắc trước. Những người thực sự quan tâm đến cuộc họp sẽ không ngại bày tỏ ý kiến của họ về vấn đề này hoặc đưa ra lời đề nghị.
Nhưng một cuộc thảo luận tập thể, nếu cuộc họp có hơn 15 người, có thể kéo dài trong 1,5 giờ hoặc lâu hơn. Để không xúc phạm bất cứ ai, bạn nên trao sàn cho các nhà lãnh đạo của các nhóm hoặc yêu cầu mọi người tích lũy lợi ích để cho phép một số diễn giả công bố ý kiến của họ.
Hạn chế độc thoại
Các nhà tổ chức các cuộc họp và các nhà lãnh đạo của đội không nên làm cho những người có mặt buồn chán, trong khi họ dành hàng giờ để bày tỏ suy nghĩ, hy vọng và sở thích của họ. Thời gian cho mỗi người tham gia nên được giới hạn.
Nếu cần phải quyết định cái nào tốt hơn: để làm cho bài thuyết trình ngắn hoặc kéo dài, bạn nên chọn tùy chọn đầu tiên. Nếu bạn muốn nghe chi tiết, chính các sinh viên sẽ đặt câu hỏi hoặc hỏi thông tin khác.
Nhưng không có gì tồi tệ hơn khi câu hỏi xuất hiện trong mắt những người có mặt: "Khi nào tất cả sẽ kết thúc?" Trong khi đó, người tổ chức cuộc họp, như thể không có gì xảy ra, nói lên ý kiến của mình về dự án mới, không chú ý đến những tiếng thở dài mệt mỏi của công nhân.
Xóa nhiệm vụ
Nếu cuộc họp không hoàn toàn là thông tin về bản chất, người tham gia sẽ nhận được các đề xuất hoặc bài tập rõ ràng sau khi kết thúc.Nếu bạn muốn tham gia vào một dự án mới, mọi người nên được cung cấp tên của ý tưởng, yêu cầu, nhiệm vụ và thời hạn thực hiện.
Người quản lý yêu cầu nhân viên thực hiện các yêu cầu, nhưng không đặt ra thời hạn cụ thể, chỉ đơn giản là mất thời gian. Không có giới hạn cứng, nhiều người làm mọi thứ vào giây phút cuối cùng, và không chỉ những người lao động vô trách nhiệm cũng đáng trách.
Kiểm soát thực thi
Nhận được các nhiệm vụ sau cuộc họp, không phải tất cả nhân viên đều tận tâm bắt đầu thực hiện chúng. Nhưng nếu nhà lãnh đạo quên mất người mà anh ta đã đặt ra nhiệm vụ gì, thì cuộc họp đã bị lãng phí.
Giám sát thường xuyên việc thực hiện các nhiệm vụ nhận được trong cuộc họp là một thành phần quan trọng của quá trình cân nhắc. Theo dõi phải là người đưa ra hướng dẫn. Mặt khác, các yêu cầu sẽ là tùy chọn, cuối cùng sẽ vô hiệu hóa lợi ích của các cuộc họp kinh doanh trong kinh doanh.
Không có phiền nhiễu
Trong khi nói trước công chúng, người nói không nên bị phân tâm bởi những âm thanh, vật thể hoặc hoạt động ngoại lai. Không được phép nhìn ở bất cứ đâu ngoại trừ văn bản, màn hình của màn hình thuyết trình hoặc những người đang nghe bài phát biểu của mình.
Nên đặt điện thoại di động ở chế độ im lặng hoặc tắt. Điều này cũng áp dụng cho những người nghe bài phát biểu: các cuộc gọi, tin nhắn SMS và liên lạc trên mạng xã hội trong khi phát biểu của người khác là một dấu hiệu cho thấy cuộc họp nhàm chán và không mang thông tin hữu ích. Khi cuộc họp có hiệu quả, không ai dành thời gian cho các tiện ích hoặc các cách khác để vui chơi.
Thời hạn ngắn
Không nên tổ chức các cuộc họp hàng ngày, vì các cuộc họp như vậy có thể tẻ nhạt đối với hầu hết nhân viên. Nhưng nếu nhu cầu thu thập được quyết định bởi tính đặc thù của doanh nghiệp, bạn cần đặc biệt chú ý đến thời gian của cuộc họp.
Một cuộc họp sẽ có hiệu quả nếu nó không trở nên kéo dài. Tối đa 20 phút mỗi ngày là đủ để truyền đạt thông tin quan trọng và quản lý để chỉ định những người chịu trách nhiệm cho các công việc hàng ngày.
Phân tích công việc
Lãnh đạo hoặc người tổ chức các cuộc họp nên ghi lại quá trình hoặc giữ một lịch đặc biệt, nhật ký cuộc họp. Cần lưu ý cuộc họp kéo dài bao lâu, những điểm chính, nhiệm vụ và đề xuất.
Điều này sẽ cho phép bạn không lặp lại, tổ chức cuộc họp tiếp theo một cách hiệu quả và loại bỏ nhu cầu ghi nhớ những nhiệm vụ cần theo dõi.