Chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ buộc phải làm việc trong một thời gian dài. Một số doanh nhân thậm chí làm việc vào cuối tuần. Để giảm khối lượng công việc khẩn cấp, nên sử dụng tự động hóa các quy trình và hành động thông thường khác nhau. Nhưng có một số hoạt động được thực hiện độc lập tốt nhất, để không gặp phải tổn thất.
Các tính năng và lợi thế của tự động hóa
Doanh nghiệp nhỏ thường cần nó, vì các doanh nhân và nhân viên thường phải thực hiện các hành động thường xuyên và hoàn toàn vô dụng. Điểm cộng bao gồm thực tế là bạn không phải mất nhiều thời gian và công sức cho các hành động đơn giản và thường ngày có thể được thực hiện tự động.
Thời gian giải phóng có thể được sử dụng để thiết lập liên lạc với các nhà thầu, liên lạc với người thân hoặc thực hiện các nhiệm vụ quan trọng khác không thể tự động hóa. Do đó, chúng ta có thể phân biệt một số quy trình kinh doanh nên được tự động hóa.
1. Phản hồi email
Mỗi công ty có một e-mail và thường nó nhận được rất nhiều thư khác nhau từ đối tác, khách hàng hoặc chỉ là khách hàng tư nhân. Khoảng 25% thời gian một chủ doanh nghiệp dành kiểm tra email và viết phản hồi.
Đồng thời, có thể tăng tốc quá trình này, cho các mẫu được sử dụng. Đây không phải là tự động hóa hoàn toàn, nhưng bạn có thể giảm lượng thời gian mà bạn phải dành để viết văn bản.
2. Hóa đơn điền
Kế toán là một quá trình phức tạp và tốn thời gian. Thông thường, một kế toán có kinh nghiệm tham gia vào nó, nhưng thông thường, các doanh nhân khởi nghiệp chỉ đơn giản là không có khả năng tài chính để thuê một chuyên gia. Do đó, họ phải chuẩn bị độc lập nhiều tài liệu, trong đó bao gồm cùng loại hóa đơn.
Để biên dịch, họ nên sử dụng các chương trình máy tính đặc biệt, cho phép bạn chỉ thay đổi thông tin cơ bản, không thay đổi thông tin khác.
3. Biên chế
Biên soạn của họ là một công việc tẻ nhạt, phải được thực hiện hàng tháng, vì mỗi tháng một mức lương được trao cho các nhân viên của công ty. Thật khó để tự động hóa việc chuẩn bị bảng lương nếu nhiều nhân viên trong công ty vẫn nhận được tiền lương của họ bằng tiền mặt.
Do đó, nên chuyển tất cả nhân viên để nhận lương dưới dạng không dùng tiền mặt. Đối với điều này, các ngân hàng được lựa chọn cung cấp các điều kiện tối ưu để mở thẻ tiền gửi và thẻ thanh toán. Trong các điều kiện như vậy, trong chế độ tự động, tiền sẽ được chuyển vào tài khoản của nhân viên, do đó bạn không phải xử lý các báo cáo biên dịch.
4. Quản lý công việc
Khoảng 70% thời gian dành cho doanh nhân là dành cho việc quản lý các nhiệm vụ khác nhau trong doanh nghiệp của mình. Để tiết kiệm thời gian và công sức, nên sử dụng phần mềm chuyên dụng. Với nó, bạn có thể phối hợp các hành động giữa các tác vụ khác nhau, loại bỏ các hành động lặp đi lặp lại và cũng liên tục điều chỉnh danh sách việc cần làm kỹ thuật số.
Các chương trình như vậy nhắc nhở các hành động nhất định phải được thực hiện bởi một doanh nhân trong một khoảng thời gian cụ thể. Do đó, bạn không phải lo lắng về việc chủ sở hữu công ty vì nhiều lý do sẽ quên một số nhiệm vụ nhất định.
5. Báo cáo và khai báo
Mỗi doanh nhân trả thuế trên cơ sở hệ thống thuế được chọn trước đó. Để báo cáo cho Dịch vụ Thuế Liên bang, cần chuẩn bị và nộp tờ khai thuế hoặc các tài liệu khác một cách kịp thời. Để làm được điều này, bạn cần thành thạo kế toán.
Ngay cả quá trình này có thể được tự động. Dịch vụ thuế cung cấp cho doanh nhân cơ hội tải xuống các chương trình đặc biệt từ trang web chính thức của Dịch vụ Thuế Liên bang. Chỉ thông tin về kết quả hoạt động của công ty được nhập vào các chương trình này, sau đó các tính toán được thực hiện tự động. Do phần mềm này, bạn có thể giảm đáng kể lượng thời gian và công sức mà bạn phải bỏ ra để biên soạn tài liệu chính thức.
Những nhiệm vụ không thể được tự động?
Mặc dù tự động hóa có nhiều lợi thế, nhưng vẫn có một số hành động phải được thực hiện bởi cá nhân doanh nhân. Nếu không, doanh nhân có thể không tính đến nhiều điểm quan trọng, điều này sẽ dẫn đến thua lỗ của công ty.
1. Vấn đề của khách hàng
Sự không hài lòng của khách hàng và khách hàng có thể xảy ra bất cứ lúc nào vì nhiều lý do. Đối phó với những khó khăn như vậy trong chế độ tự động đơn giản là không thể, vì vậy doanh nhân phải tham gia vào quá trình này. Anh ta phải khắc phục vấn đề để khách hàng không hài lòng không để lại khiếu nại trên Internet.
Khi giải quyết các vấn đề như vậy, điều quan trọng là tập trung vào giao tiếp cá nhân. Không sử dụng email hoặc tin nhắn điện thoại, vì vậy nên đặt một cuộc hẹn và thay đổi suy nghĩ của khách hàng.
2. Thích ứng của khách hàng
Những khách hàng mới, những người không chắc chắn về khả năng hợp tác sẽ liên tục tham gia kinh doanh. Do đó, điều quan trọng là sử dụng các quy trình kinh doanh nhất định nhằm mục đích thích ứng nhanh chóng của nó.
Ở giai đoạn đầu của sự tương tác, một doanh nhân không thể dựa vào tự động hóa, vì nó có khả năng mất một khách hàng lớn. Do đó, sự chú ý cá nhân là cần thiết để thiết lập một mối quan hệ mạnh mẽ.
3. Công nhận nhân viên
Nhân viên công ty là một nguồn tài nguyên quý giá cho bất kỳ doanh nhân. Do đó, nếu một doanh nhân muốn liên tục tìm hiểu về các thành tựu khác nhau của các chuyên gia, thì anh ta sẽ phải tự mình đối phó với đánh giá và phân tích. Không thể tự động hóa quá trình này, bởi vì nếu không, người lao động bắt đầu cảm thấy tự do hơn, điều này thường dẫn đến giảm năng suất lao động.
Nếu bất kỳ chuyên gia nào đạt đến đỉnh cao trong sự nghiệp, thì doanh nhân nên ăn mừng thành công của mình bằng cách trao giải thưởng hoặc giải thưởng.
4. Quy trình sáng tạo
Mặc dù tự động hóa cải thiện năng suất, nó không thể thay thế công việc sáng tạo mà mọi người làm. Các chương trình không thể tái tạo bộ não con người, do đó, việc thực hiện và tạo ra các ý tưởng sáng tạo đòi hỏi sự tham gia của các chuyên gia được thuê có kinh nghiệm và tài năng.
Do đó, công việc sáng tạo vẫn có nhu cầu và được trả lương cao. Để giải quyết các vấn đề quan trọng, nhân viên phải có tư duy phê phán và kỹ năng sáng tạo.
5. Xây dựng mối quan hệ bền chặt với đồng nghiệp và khách hàng
Điều này chỉ có thể thông qua giao tiếp cá nhân của doanh nhân với đại diện của các công ty hoặc nhân viên khác. Bạn không nên tin tưởng tự động hóa, vì vậy nên từ bỏ việc sử dụng email liên tục hoặc các hệ thống khác.
Đối với nhân viên, bạn cần sử dụng những món quà khác nhau hoặc thư cảm ơn viết tay. Nếu có bất kỳ sự không hài lòng nào về phía khách hàng, bạn cần tiến hành các cuộc trò chuyện cá nhân.
Do đó, ngay cả khi sử dụng các công nghệ hiện đại, một số quy trình không thể được tự động hóa.
Kết luận
Tự động hóa có thể tiết kiệm thời gian và công sức của một doanh nhân, vì vậy nên thực hiện nó trong công việc của công ty khi thực hiện một số hoạt động thường ngày.Nhưng có một số quy trình kinh doanh đòi hỏi sự quan tâm cá nhân từ một doanh nhân.