Diğer iş alanlarında olduğu gibi, satın alma uzmanları da, iş büyüdükçe ortaya çıkan bir girişimci veya küçük işletme sahibine karşı avantaj sağlar. Uzmanlar maliyetleri düşürmeyi, yeni pazarlar geliştirmeyi ve riskleri en aza indirmeyi tartışırken, satın alma işlemi küçük işletme sahiplerini korkutuyor gibi görünebilir. Pek çok girişimci bu konulara aşina değil ve tedarikin olması gerektiğinden daha sonraki etkisinin farkında.
Etkili bir satın alma ekibine sahip şirketler, genellikle büyük işler yapar ve düzenli müşterilerin başarısından yararlanır.
Tüm noktaları işaret etmek için, modern tedarikin gerektirdiği tüm temel süreçleri göz önünde bulundurun. Bu size tedarik sorumluluklarının büyük kısmını oluşturan temel işlevlerle ilgili netlik sağlayacaktır. Tüm bunları, herhangi bir yetkili tedarik platformunda aramanız gerekecektir.
Gereksinimleri ve Stokları Kontrol Etme
Satın almadan önce satın alma döngüsüne başlamadan önce, bir ürün veya hizmete olan ihtiyacı belirlemek gerekir. Küçük işletmeler bağlamında, anahtar ihtiyaçların geçerliliğini değerlendirmektir. Herhangi bir tedarik uzmanının size söyleyeceği gibi, "stoklarınızda" belirli ürünlerin / malzemelerin kullanılabilirliğini kontrol edin. Ne kaçırdığınızı kendiniz vurgulayın ve bundan zaten sizin için anlamsız görünen noktaları silin. En gerçek ve etkili alımları tercih edin, böylece daha sonra bütün bunlar haklı çıkar. Bir sonraki adıma geçmeden önce ihtiyaçlarınızı kontrol etmeniz ve uygunluk durumunuzu iki kez kontrol etmeniz çok önemlidir: satın alma taleplerinizi arttırın.
Bir satın alma talebinde bulunun
Burada, belirli bir ürün / hizmete ihtiyaç duyan bir ekip veya ekip üyesi bir istek gönderecektir. Bu bir kağıt formu, elektronik bir form veya telefonla sözlü bir talep olabilir. Başlıyorsanız, depolamak ve iletişim kurmak için elektronik formları kullanın. Taleplerin ancak belirli idari gereklilikler yerine getirildikten sonra gerçekleşmesini sağlayın. Bu, yalnızca geçerli isteklerin yerine getirildiğinden emin olmanıza yardımcı olacak bir yöntemdir. Uygulamada görüldüğü gibi, tam da bu yöntem, en başında büyük bir rol oynamaktadır, çünkü sizi en iyi taraftan tedarikçilere girişimci olarak ortaya koymaktadır. Başvuru sürecinde açık olan kurallara ve düzenlemelere uyun ve işiniz olması gerektiği gibi gelişmeye başlar.
Satınalma Talebi Yönetimi
Satın alma taleplerini onaylamak için birincil sorumluluk atayarak başlayın. Finans departmanından veya satınalma departmanından birisi her satınalma talebini göz önünde bulundurur ve onaylar ve bir satınalma siparişi verir veya reddetme nedenini belirterek müşteriye geri gönderir. Sipariş şirketiniz adına onaylandıktan sonra bir bütçe kontrolü yapmanız önerilir. Gerektiği gibi herhangi bir soruşturma veya teklif (RFP, RFQ) göndermeden önce bunu yapın. Bu önemlidir, çünkü genellikle gerekli görünen her şeyi sipariş edersek olur ve sonra sipariş için ödeme yapamayız. Hem iş başında hem de bir iş yaratmanın zirvesinde borç almak kötü bir politikadır. Her şeyi finansmana göre yapın.
Başka bir ipucu: toplu alım yapmak mümkün olduğunda bunun üstesinden gelebilirsiniz. Bu, tek seferde düşük değerli mal veya hizmetlerin benzersiz, bir defalık alımları veya belirli bir kategorinin yönetilmeyen alımları için uygundur.
Müzakere ve siparişlerin onaylanması
Satınalma siparişini tedarikçinize gönderdikten sonra onaylayabilir, reddedebilir veya pazarlık başlatabilir.Bu noktada, teslimat programları, alternatif ürünler, fiyatlar ve taşıma şekli gibi değişkenleri tartışabilirsiniz. Lütfen anlaşmanın yasal olarak bağlayıcı bir sözleşme olduğunu unutmayın. Satıcı bir tanesini imzaladıktan sonra, belirtilen fiyat ya da belirtilen tarife uygun olarak listelenen hizmetleri ya da malları sağlamaları zorunludur.
Mal ve / veya ürün alma
Satıcınız size malları gönderir veya hizmet verir ve malların alınmasıyla ilgili önemli bir belge sunar. İstenen ürünün (veya verilen hizmetlerin) uygun olduğunu ve deponuzda olduğunu onayladığınız anda imzalarsınız. Bu noktada, ayrıca, satınalma siparişini, ürün veya hizmetle gelen paketleme listesini ve satıcı faturasını karşılaştırmak anlamına gelen, üçlü uyumluluk adı verilen bir güvenlik önlemi de uygularsınız. Hepsinin eşleştiğinden emin olur olmaz, ancak o zaman ödemelere gitmelisin.
Büro işi ve satıcı verimliliği
“Satın alma” dan “ödeme” ye kadar tüm süreçleri tamamladıktan sonra tutarlılığı sağlamak için iki önlem alıyorsunuz. Birincisi kayıt tutma, ikincisi ise tedarikçi performans analizidir. Her ödeme yapıldıktan sonra, bir denetim için faydalı ve daha sonra siparişle ilgili ayrıntılı bilgi almanız gerektiğinde, bu size yardımcı olacaktır. Dijital verilere geçmek, tüm satın alma verilerinizi kolayca erişilebilir bir merkezi konumda saklamanıza yardımcı olur.
Tedarikçinin işi belki de etkili tedarik için tek anahtardır. Burada her bir tedarikçiyi, teslim edilen malların kalitesi veya verilen hizmetlerin kalitesi, teslimat programlarına ve sözleşmeden doğan yükümlülüklere ve bunların yanıtlama hızlarına ne kadar iyi uyduğunu değerlendirirsiniz. Bu alanların hiçbirinden memnun değilseniz, bunu kırmızı ile kontrol edin. Tedarikçi performans yönetimi analizi, yalnızca en etkili tedarikçilerle ilişkileri sürdürmenize ve genişletmenize yardımcı olur.
Sonuç
Tedarik süreçlerini anlamak, birinci sınıf satın alımlar yapmak demektir! Girişimciler çok düşünür ve işlerinin sorunsuz yürümesi için bir tedarik uzmanı olmaları gerektiğini hissetmeleri gerekmez. Sadece temel bilgilerle başlayın ve doğru alımların nasıl yapıldığını anlayın. Bazı otomatik satın alma sistemleri kurun, böylece her seferinde aynı hızda çalıştıklarından emin olabilirsiniz.
Bilgi eksikliğinin deneyimli profesyonellerle rekabet etmenizi engellemesine izin vermeyin - bu temel bilgileri doğru bir şekilde öğrenin ve zaten iyi bir başlangıç yapacaksınız!