Çalışanlarla toplantı veya diğer yönetim toplantıları olmadan bir iş hayal etmek zor. Bu toplantılar sırasında ekiple iletişime geçilir, önemli bilgiler iletilir ve önerilerde bulunulur. Toplantılar her zaman ilginç veya önemli değildir, tüm çalışanlar tarafından daha olumlu algılanır. Boş bir çalışan toplantısı için zaman kaybetmemek için, başarılı iş toplantılarının sırrını bilmelisiniz.
Gündemi temizle
Bir iş toplantısı gizli bir toplantı değil, tüm katılımcılarla önceden kararlaştırılması gereken planlı bir etkinliktir. Toplantı üyelerini toplayan lider veya kişi gündemden sorumludur. Aşağıdaki verileri içerir:
- Toplantının tarihi ve saati.
- Konuşmanın konusu.
- Konuşmacıların listesi. Lider veya organizatör birisini konuşma yapmaya davet ettiğinde, konuşmacı önceden uyarılmalıdır. Bu, utanç ve utançtan kurtulacak ve konuşmacının diğer dinleyicilerin gereksiz bilgileri veya gerekli verileri hatırlama girişimlerindeki zamanını boşa harcamamak için daha iyi hazırlanmasını sağlayacaktır.
İpucu: Organizatör dışında konuşan herkes zamanını yaklaşık olarak bilmelidir. Bu, toplantıyı yanlış zamanda bırakmamalarını ve beklentilerinde azarlamalarını sağlayacaktır. Toplantı sırasında herkesin yerini bildiği genel izlenim, çoğu katılımcı için olumlu olacaktır.
Fazladan dinleyici yok
İzleyicinin esneme ve bıkkın yüzlerini görme arzusu yoksa, toplantıya katılmak zorunda olmayanları davet etmemelisiniz. Tabii ki, toplantının 100 kişiden sadece 5 kişiyi gerçekten ilgilendirdiği ortaya çıkabilir. Ancak, bu durumda, 50 kişiyi ekstra olarak davet etmek gerekli değildir, bu sadece konuşmacıları rahatsız eder ve zihinsel olarak tüm bunların yakında bitmesini ister.
İpucu: "yanan kafaları" her zaman davet edebilirsiniz. Bunlar, projeye ilgi duyanlar, fikir ve toplantıya katılmak veya başka türlü faaliyet göstermek konusunda isteksiz olanlar. Bu tür çalışanlar daha sonra tüm ekibe toplantıda neler tartışıldığını ve toplantının nasıl geçtiğini mutlu bir şekilde söyleyecektir.
Konuşma fırsatı
Bu iyi montaj kuralı bir öncekinden takip eder. Toplantıya gerçekten ilgi duyanlar, konuyla ilgili görüşlerini ifade etmekten veya teklifte bulunmaktan çekinmeyeceklerdir.
Ancak, toplantıda 15 kişiden fazlası varsa toplu tartışma 1.5 saat veya daha uzun süre sürüklenebilir. Kimseyi rahatsız etmemek için, katmanı grupların liderlerine vermelisiniz ya da birkaç konuşmacının görüşlerini duyurmalarını sağlamak için herkesden çıkarlarını biriktirmelerini istemeniz gerekir.
Monolog Kısıtlaması
Toplantıların düzenleyicileri ve ekibin liderleri, toplantılarını sıkıcı yapmamalı, düşüncelerini, umutlarını ve tercihlerini ifade etmek için saatler harcadılar. Her katılımcının zamanı sınırlı olmalıdır.
Hangisinin daha iyi olduğuna karar vermek gerekirse: sunumu kısa veya uzun yapmak için ilk seçeneği seçmelisiniz. Ayrıntıları dinlemek istiyorsanız, öğrencilerin kendileri sorular soracak veya başka bilgiler isteyeceklerdir.
Ancak, soru mevcut olanların gözünde ortaya çıktığında daha kötü bir şey yoktur: "Ne zaman bitecek?" Bu arada, toplantının organizatörü, hiçbir şey olmamış gibi, işçilerin yorgun görüşlerine dikkat etmeden yeni proje hakkındaki görüşlerini anlatıyor.
Görevleri temizle
Toplantı tamamen niteliksel olarak bilgilendirme değilse, katılımcılar bittikten sonra net öneriler veya ödevler almalıdır.Yeni bir projede yer almak istiyorsanız, herkese uygulaması için fikir, gereksinimler, görev ve son tarihler adı verilmelidir.
Çalışanlardan gereksinimleri yerine getirmelerini isteyen, ancak belirli son tarihler belirlemeyen yöneticiler, zaman kaybettirir. Zor sınırlar olmadan birçok kişi son anda her şeyi yapar ve yalnızca sorumsuz işçiler suçlamaz.
Yürütme kontrolü
Toplantıdan sonra görevleri alan tüm çalışanlar bilinçli bir şekilde yerine getirmeye başlamaz. Ancak lider kime hangi görevleri koyduğunu unuttuysa, toplantı boşa gitti.
Toplantı sırasında alınan görevlerin yürütülmesinin düzenli olarak izlenmesi, müzakere sürecinin önemli bir bileşenidir. Takip talimatı veren kişi olmalı. Aksi takdirde, gereksinimler isteğe bağlı olacaktır ve bu da sonuçta iş toplantılarının işletmelerdeki faydalarını geçersiz kılacaktır.
Dikkat dağıtma yok
Genel konuşma sırasında konuşmacı, yabancı sesler, nesneler veya aktivitelerden rahatsız olmamalıdır. Metin, sunum izleyicisinin ekranı veya konuşmasını dinleyenler dışında hiçbir yere bakmak mümkün değildir.
Cep telefonunu sessiz moda veya kapalı duruma getirmeniz önerilir. Bu, konuşmayı dinleyenler için de geçerlidir: başka bir kişinin konuşması sırasında sosyal ağlarda yapılan aramalar, SMS ve iletişim, toplantının sıkıcı ve yararlı bilgi taşımadığının bir işaretidir. Toplantı etkili olduğunda, hiç kimse gadget'lara veya eğlenmenin başka yollarına zaman harcamaz.
Kısa tarihler
Çalışanların çoğu için sıkıcı olabileceğinden, günlük toplantı yapılması önerilmez. Ancak, toplanma ihtiyacı işin özelliği tarafından belirlenirse, toplantı saatine özellikle dikkat etmeniz gerekir.
Bir toplantı uzun sürmezse etkili olmaz. Önemli bilgileri iletmek ve günlük görevlerden sorumlu olanları atamak için günde maksimum 20 dakika yeterlidir.
İş analizi
Liderler veya toplantı düzenleyicileri, süreci kaydetmek veya özel bir takvim tutmak için toplantı günlüğü önerilir. Toplantının ne kadar sürdüğü, ana noktaları, görevleri ve önerileri not edilmelidir.
Bu, tekrar etmemenize, bir sonraki toplantıyı verimli bir şekilde yapmanıza ve hangi görevlerin izlenmesi gerektiğini hatırlama ihtiyacını ortadan kaldırmanıza izin verecektir.