Küçük ve orta ölçekli işletme sahipleri uzun süre çalışmaya zorlanır. Bazı girişimciler hafta sonları bile çalışmaktadır. Acil iş yüklerini azaltmak için, çeşitli rutin işlem ve işlemlerin otomasyonunun kullanılması önerilir. Ancak, kayıplarla karşılaşmamak için en iyi şekilde bağımsız olarak gerçekleştirilen bazı işlemler var.
Otomasyonun özellikleri ve avantajları
Girişimciler ve çalışanlar çoğu kez rutin ve tamamen işe yaramaz eylemler yapmak zorunda kaldıklarından, küçük işletmeler buna sıklıkla ihtiyaç duyarlar. Artılar arasında, otomatik olarak gerçekleştirilebilecek basit ve rutin eylemler için çok fazla zaman ve çaba harcamanıza gerek yoktur.
Serbest zaman müteahhitlerle temas kurmak, akrabalarınızla iletişim kurmak veya otomatikleştirilemeyen diğer önemli işleri yapmak için kullanılabilir. Bu nedenle, otomatikleştirilmesi gereken birkaç iş sürecini ayırt edebiliriz.
1. E-postalara verilen cevaplar
Her şirketin bir e-postası vardır ve çoğu zaman ortaklardan, müşterilerden veya sadece özel müşterilerden çok sayıda farklı mektup alır. Bir işletme sahibinin e-postaları kontrol etmek ve cevap yazmak için harcadığı zamanın yaklaşık% 25'i.
Aynı zamanda, şablonların kullanıldığı bu işlemi hızlandırmak da mümkündür. Bu tam bir otomasyon değil, ancak metin yazmak için harcadığınız zamanı azaltabilirsiniz.
2. Doldurma Faturaları
Muhasebe, karmaşık ve zaman alıcı bir süreçtir. Genellikle, deneyimli bir muhasebeci buna dahil olur, ancak çoğu zaman yeni başlayan girişimciler, bir uzmanı işe almak için finansal yeteneklere sahip değildir. Bu nedenle, aynı fatura tipini içeren birçok dokümanı bağımsız olarak hazırlamak zorundalar.
Derlemeleri için, sadece temel bilgileri değiştirmenize izin veren ve diğer bilgileri değiştirmeden bırakan özel bilgisayar programlarının kullanılması arzu edilir.
3. Bordro
Derlemeleri aylık olarak yapılması gereken sıkıcı bir iştir, çünkü her ay şirket çalışanlarına maaş verilir. Şirketteki birçok çalışanın maaşlarını hala nakit olarak alıyorsa, bordroların hazırlanmasını otomatikleştirmek zordur.
Bu nedenle, tüm çalışanların maaşlarını nakit olmayan bir şekilde almaları tavsiye edilir. Bunun için para yatırma ve bordro kartlarını açmak için en uygun koşulları sağlayan bankalar seçilmiştir. Bu şartlar altında, otomatik modda, fonlar çalışanların hesaplarına aktarılır, böylece derleme beyanları ile uğraşmanıza gerek kalmaz.
4. Görev yönetimi
Girişimcinin zamanının yaklaşık% 70'i işinde çeşitli görevleri yönetmeye harcanmaktadır. Zaman ve emekten tasarruf etmek için özel yazılım kullanılması önerilir. Bununla, farklı görevler arasındaki eylemleri koordine edebilir, tekrarlayan eylemlerden kurtulabilir ve ayrıca dijital yapılacaklar listesini sürekli olarak ayarlayabilirsiniz.
Bu programlar, bir girişimci tarafından belirli bir sürede yapılması gereken belirli eylemleri hatırlatır. Bu nedenle, çeşitli nedenlerden dolayı şirket sahibinin belirli görevleri unutacağı gerçeğinden endişelenmenize gerek yoktur.
5. Raporlar ve beyanlar
Her işadamı, daha önce seçilen bir vergi sistemi temelinde vergi öder. Federal Vergi Hizmetine rapor vermek için, vergi beyannamelerini veya diğer belgeleri zamanında hazırlamak ve sunmak gerekir. Bunu yapmak için muhasebe konusunda bilgili olmanız gerekir.
Bu işlem bile otomatikleştirilebilir. Vergi servisi, girişimciye Federal Vergi Servisi'nin resmi web sitesinden özel programlar indirme imkanı sunar. Bu programlara yalnızca şirketin faaliyet sonuçlarına ilişkin bilgiler girilir ve ardından hesaplamalar otomatik olarak yapılır. Bu yazılım sayesinde, resmi belgeleri derlemek için harcadığınız zaman ve emeğin miktarını önemli ölçüde azaltabilirsiniz.
Hangi görevler otomatikleştirilemez?
Otomasyonun birçok avantaja sahip olmasına rağmen, girişimci tarafından kişisel olarak uygulanması gereken bazı eylemler var. Aksi halde, işadamı, şirket kayıplarına neden olacak pek çok önemli noktayı dikkate almayabilir.
1. Müşteri sorunları
Müşteri ve müşteri memnuniyetsizliği, çeşitli sebeplerden dolayı herhangi bir zamanda ortaya çıkabilir. Otomatik modda bu tür zorluklarla baş etmek kesinlikle imkansız, bu yüzden girişimci bu sürece katılmalı. Memnun olmayan müşterinin internette şikayet bırakmaması için sorunu çözmesi gerekir.
Bu tür problemleri çözerken, kişisel iletişime odaklanmak önemlidir. E-posta veya telefon mesajı kullanmayın, bu nedenle randevu almanız ve müşterinin fikrini değiştirmeniz önerilir.
2. Müşterilerin uyarlanması
İşbirliğinin uygunluğundan emin olmayan yeni müşteriler sürekli olarak işe giriyor. Bu nedenle, hızlı adaptasyonu hedefleyen belirli iş süreçlerini kullanmak önemlidir.
Etkileşimin ilk aşamasında, bir işadamı otomasyona güvenemez, çünkü büyük bir müşteriyi kaybetme olasılığı yüksektir. Bu nedenle, güçlü bir ilişki kurmak için kişisel dikkat gereklidir.
3. Çalışan Tanıma
Şirket çalışanları, herhangi bir girişimci için değerli bir kaynaktır. Bu nedenle, bir işadamı sürekli olarak uzmanların çeşitli başarılarını öğrenmek isterse, o zaman kendi başına değerlendirme ve analizlerle uğraşmak zorunda kalacaktır. Bu süreci otomatikleştirmek imkansızdır, çünkü aksi halde işçiler daha özgür hissetmeye başlar, bu da çoğu zaman emek verimliliğinde düşüşe yol açar.
Herhangi bir uzman kariyerinde zirveye ulaşırsa, girişimci ödüllerini veya ödüllerini vererek başarısını kutlamalıdır.
4. Yaratıcı süreçler
Otomasyon verimliliği arttırsa da, insanların yaptığı yaratıcı çalışmaların yerini alamaz. Programlar insan beynini çoğaltamaz, bu nedenle yaratıcı fikirlerin uygulanması ve yaratılması, deneyimli ve yetenekli işe alınmış profesyonellerin katılımını gerektirir.
Bu nedenle, yaratıcı işler hala talep ve yüksek maaş. Önemli konuları ele almak için çalışanın eleştirel düşünme ve yenilikçi becerilere sahip olması gerekir.
5. Meslektaşlarınız ve müşterilerinizle güçlü ilişkiler kurmak
Bu, ancak girişimcinin, diğer şirketlerin veya çalışanların temsilcileriyle kişisel olarak iletişim kurmasıyla mümkündür. Otomasyona güvenmemeniz gerekir, bu nedenle e-postaların veya diğer sistemlerin sürekli kullanılmasını bırakmanız önerilir.
Çalışanlar için farklı hediyeler veya el yazısı teşekkür mektupları kullanmanız gerekir. Müşteri tarafında herhangi bir memnuniyetsizlik varsa, kişisel görüşmeler yapmanız gerekir.
Bu nedenle, modern teknolojiler kullanılsa bile, bazı işlemler otomatikleştirilemez.
Sonuç
Otomasyon, bir girişimcinin zamanından ve emeğinden tasarruf sağlayabilir, bu nedenle bazı rutin işlemler yaparken firmanın işinde uygulanması tavsiye edilir.Ancak, bir işadamı tarafından kişisel dikkat gerektiren bazı iş süreçleri vardır.