Mahirap isipin ang isang negosyo nang walang mga pagpupulong o iba pang mga pulong sa pamamahala sa mga empleyado. Sa nasabing mga pagpupulong, ang pakikipag-ugnay ay ginawa sa koponan, ang mahalagang impormasyon ay naiparating, at ang mga panukala ay ginawa. Ang mga pagpupulong ay hindi palaging kawili-wili o mahalaga, ang lahat ay mas positibong napapansin ng lahat ng mga empleyado. Upang hindi mag-aksaya ng oras sa isang walang laman na pagtitipon ng mga empleyado, dapat mong malaman ang mga lihim ng matagumpay na mga pulong sa negosyo.
I-clear ang agenda
Ang isang pulong sa negosyo ay hindi isang lihim na pagpupulong, ngunit isang nakaplanong kaganapan, na dapat na sang-ayon nang maaga sa lahat ng mga kalahok. Ang pinuno o ang taong nagtitipon ng mga miyembro ng pagpupulong ay may pananagutan sa agenda. Kasama dito ang sumusunod na data:
- Petsa at oras ng pagpupulong.
- Ang paksa ng pag-uusap.
- Listahan ng mga nagsasalita. Kung inanyayahan ng pinuno o tagapag-ayos ang isang tao na magbigay ng isang pagsasalita, dapat na binalaan nang maaga ang nagsasalita. Aalisin nito ang kahihiyan at pagkapahiya at payagan ang tagapagsalita na maghanda nang mas mahusay upang hindi mag-aaksaya ng oras ng ibang mga tagapakinig sa mga hindi kinakailangang impormasyon o pagtatangka upang maalala ang kinakailangang data.
Tip: ang lahat na nagsasalita maliban sa tagapag-ayos ay dapat malaman ang kanilang oras. Papayagan silang hindi umalis sa pagpupulong sa maling oras at hindi malungkot sa paghihintay. Ang pangkalahatang impression ng pulong, kung saan alam ng lahat ang kanilang lugar, ay magiging positibo para sa karamihan sa mga kalahok.
Walang sobrang tagapakinig
Kung walang pagnanais na makita ang yawning at naiinis na mga mukha ng madla, hindi ka dapat mag-imbita sa mga hindi kinakailangang maging nasa pulong. Siyempre, maaaring lumingon na ang pagpupulong ay talagang interesado lamang sa 5 katao sa 100. Ngunit sa kasong ito, hindi pa rin kinakailangan na mag-imbita ng 50 katao bilang mga extra, na magagalit lamang sa mga nagsasalita at nais ng pag-iisip na matapos ang lahat.
Tip: maaari mong laging mag-imbita ng "nasusunog na ulo." Ito ang mga taong interesado sa proyekto, ang ideya at hindi balakid sa pakikilahok sa pagpupulong o kung hindi man ay nagpapakita ng aktibidad. Ang nasabing mga empleyado ay masayang sasabihin sa buong koponan kung ano ang napag-usapan sa pagpupulong at kung paano napunta ang pagpupulong.
Pagkakataon na magsalita
Ang panuntunang ito ng mabuting pagpupulong ay sumusunod mula sa nauna. Ang mga talagang interesado sa pulong ay hindi isip ang pagpapahayag ng kanilang opinyon sa isyu o gumawa ng isang alok.
Ngunit ang isang kolektibong talakayan, kung ang pagpupulong ay may higit sa 15 katao, maaaring mag-drag sa loob ng 1.5 oras o mas mahaba. Upang hindi masaktan ang sinuman, dapat mong ibigay ang sahig sa mga pinuno ng mga grupo o hilingin sa lahat na magtipon ng mga interes upang payagan ang ilang mga nagsasalita na ipahayag ang kanilang mga opinyon.
Paghihigpit ng Monologue
Ang mga tagapag-ayos ng mga pagpupulong at mga pinuno ng koponan ay hindi dapat gawin ang mga nababato, habang gumugol sila ng maraming oras upang maipahayag ang kanilang mga saloobin, pag-asa at kagustuhan. Ang oras para sa bawat kalahok ay dapat na limitado.
Kung kinakailangan upang magpasya kung alin ang mas mahusay: upang gawing maikli o magpahaba ang pagtatanghal, dapat mong piliin ang unang pagpipilian. Kung nais mong makinig sa mga detalye, ang mga mag-aaral mismo ay magtatanong o hihingi ng iba pang impormasyon.
Ngunit walang mas masahol pa kapag ang tanong ay lumitaw sa mga mata ng mga naroroon: "Kailan ito magtatapos?" Samantala, ang tagapag-ayos ng pagpupulong, na tila walang nangyari, ay nagsasabi sa kanyang opinyon tungkol sa bagong proyekto, na hindi binibigyang pansin ang pagod na mga buntong-hininga ng mga manggagawa.
I-clear ang mga gawain
Kung ang pagpupulong ay hindi puro impormasyon sa likas na katangian, ang mga kalahok ay dapat makatanggap ng malinaw na mga rekomendasyon o takdang pag-aralan matapos ito.Kung nais mong makibahagi sa isang bagong proyekto, dapat bigyan ang bawat isa ng pangalan ng ideya, mga kinakailangan, gawain at mga deadline para sa pagpapatupad nito.
Ang mga tagapangasiwa na humiling sa mga empleyado upang matupad ang mga kinakailangan, ngunit huwag magtakda ng mga tukoy na deadline, mawala lamang ang oras. Kung walang mga matitigas na limitasyon, marami ang gumagawa ng lahat sa huling sandali, at hindi lamang mga responsableng manggagawa ang masisisi.
Kontrol sa pagpapatupad
Ang pagkakaroon ng natanggap na mga gawain pagkatapos ng pulong, hindi lahat ng mga empleyado ay maingat na nagsisimula upang matupad ang mga ito. Ngunit kung ang pinuno ay nakalimutan ang tungkol sa kung kanino siya ay nagtakda kung anong mga gawain, kung gayon ang nasabing pagpupulong ay nasayang.
Ang regular na pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga gawain na natanggap sa panahon ng pagpupulong ay isang mahalagang sangkap ng proseso ng kusa. Ang pag-follow up ay dapat na ang nagbigay ng mga tagubilin. Kung hindi man, ang mga kinakailangan ay magiging opsyonal, na sa huli ay tatanggalan ang mga pakinabang ng mga pagpupulong sa negosyo sa negosyo.
Walang abala
Sa panahon ng pampublikong pagsasalita, ang speaker ay hindi dapat magambala sa pamamagitan ng mga ekstra na tunog, bagay o aktibidad. Hindi pinapayagan na tumingin kahit saan maliban sa teksto, screen ng monitor monitor ng pagtatanghal, o ang mga nakikinig sa kanyang pagsasalita.
Maipapayo na ilagay ang mobile phone sa mode na tahimik o patayin. Nalalapat din ito sa mga nakikinig sa pagsasalita: mga tawag, SMS at komunikasyon sa mga social network sa panahon ng pagsasalita ng ibang tao ay isang palatandaan na ang pagpupulong ay mainip at hindi nagdadala ng kapaki-pakinabang na impormasyon. Kapag epektibo ang pagpupulong, walang gumastos ng oras sa mga gadget o iba pang mga paraan upang magsaya.
Maikling deadlines
Hindi inirerekumenda na gaganapin ang mga pagpupulong araw-araw, dahil ang mga pagpupulong ay maaaring nakakapagod para sa karamihan sa mga empleyado. Ngunit kung ang pangangailangang magtipon ay idinidikta ng kakaiba ng negosyo, kailangan mong bigyang-pansin ang oras ng pagpupulong.
Ang isang pagpupulong ay magiging produktibo kung hindi ito magiging malalang. Ang isang maximum na 20 minuto sa isang araw ay sapat na upang maihatid ang mahahalagang impormasyon at pamahalaan upang humirang ng mga responsable para sa pang-araw-araw na gawain.
Pagsusuri ng trabaho
Pinapayuhan ang mga pinuno o tagapag-ayos ng mga pagpupulong na irekord ang proseso o panatilihin ang isang espesyal na kalendaryo, talaarawan. Dapat pansinin kung gaano katagal ang pagpupulong, ang pangunahing mga punto, gawain at mungkahi.
Papayagan ka nitong hindi ulitin, gaganapin ang susunod na pagpupulong nang produktibo at alisin ang pangangailangan na tandaan kung aling mga gawain ang nangangailangan ng pagsubaybay.