ตัดสินใจเปลี่ยนอาชีพ: ตำแหน่งที่จะเริ่มต้น - คู่มือสำหรับผู้เริ่มต้นในการจัดซื้อ

เช่นเดียวกับในด้านอื่น ๆ ของธุรกิจผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อจัดจ้างได้เปรียบกว่าผู้ประกอบการหรือเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่ค้นพบสิ่งนี้เมื่อธุรกิจเติบโต ในขณะที่ผู้เชี่ยวชาญถกเถียงกันเกี่ยวกับการลดต้นทุนการพัฒนาตลาดใหม่และลดความเสี่ยงการซื้ออาจดูค่อนข้างน่ากลัวสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก ผู้ประกอบการจำนวนมากไม่คุ้นเคยกับหัวข้อเหล่านี้และตระหนักถึงผลกระทบของการจัดซื้อในภายหลังกว่าที่ควร

บริษัท ที่มีทีมจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพมักจะทำธุรกิจที่ยอดเยี่ยมและเพลิดเพลินกับความสำเร็จของลูกค้าประจำ

หากต้องการจุดทั้งหมดฉันพิจารณากระบวนการพื้นฐานทั้งหมดที่การจัดซื้อจัดจ้างที่ทันสมัยสร้างความ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจอย่างชัดเจนเกี่ยวกับฟังก์ชั่นหลักที่ทำหน้าที่รับผิดชอบในการจัดซื้อจำนวนมาก คุณจะต้องค้นหาทั้งหมดนี้ในแพลตฟอร์มการจัดหาที่มีความสามารถใด ๆ

ตรวจสอบข้อกำหนดและสต็อค

ก่อนที่จะเริ่มวงจรการจัดซื้อก่อนการชำระเงินมีความจำเป็นต้องกำหนดความต้องการผลิตภัณฑ์หรือบริการ ในบริบททางธุรกิจขนาดเล็กที่สำคัญคือการประเมินความถูกต้องของความต้องการ ในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อใด ๆ จะแจ้งให้คุณตรวจสอบความพร้อมของผลิตภัณฑ์ / วัสดุบางอย่างใน "สต็อก" ของคุณ เน้นตัวเองในสิ่งที่คุณขาดหายไปและจากจุดนี้ให้ลบจุดที่ดูเหมือนไม่มีความหมายสำหรับคุณ ให้ความพึงพอใจกับการซื้อที่แท้จริงและมีประสิทธิภาพที่สุดเพื่อที่ว่าสิ่งเหล่านี้จะได้รับการพิสูจน์ในภายหลัง เป็นสิ่งสำคัญมากที่คุณต้องตรวจสอบความต้องการของคุณและตรวจสอบความพร้อมของคุณก่อนที่จะไปยังขั้นตอนถัดไป: เพิ่มคำขอซื้อของคุณ

เพิ่มคำขอซื้อ

ที่นี่สมาชิกในทีมหรือทีมที่ต้องการผลิตภัณฑ์ / บริการที่เฉพาะเจาะจงจะส่งคำขอ นี่อาจเป็นรูปแบบกระดาษแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์หรือการร้องขอทางปากเปล่า หากคุณเริ่มต้นใหม่ให้ใช้แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์เพื่อช่วยในการจัดเก็บและสื่อสาร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำร้องขอเกิดขึ้นหลังจากตรงตามข้อกำหนดการจัดการ นี่เป็นวิธีการที่จะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่ามีการดำเนินการตามคำขอที่ถูกต้องเท่านั้น ตามที่แสดงในทางปฏิบัติมันเป็นวิธีการที่แม่นยำตั้งแต่เริ่มแรกซึ่งมีบทบาทอย่างมากเนื่องจากมันแสดงให้คุณเห็นว่าคุณเป็นผู้ประกอบการต่อซัพพลายเออร์จากด้านที่ดีที่สุด ปฏิบัติตามกฎและข้อบังคับที่ชัดเจนในกระบวนการสมัครและจากนั้นธุรกิจของคุณจะเริ่มพัฒนาตามที่ควร

จัดการคำขอซื้อ

เริ่มต้นด้วยการกำหนดความรับผิดชอบหลักสำหรับการอนุมัติคำขอซื้อ บางคนจากแผนกการเงินหรือแผนกจัดซื้อพิจารณาคำขอซื้อแต่ละครั้งและอนุมัติและออกคำสั่งซื้อหรือส่งกลับไปยังลูกค้าเพื่อระบุเหตุผลในการปฏิเสธ เมื่อคำสั่งซื้อได้รับการอนุมัติในนามของ บริษัท ของคุณแล้วขอแนะนำให้คุณทำการตรวจสอบงบประมาณ ทำสิ่งนี้ก่อนที่จะส่งคำถามหรือข้อเสนอ (RFP, RFQ) ตามที่ต้องการ สิ่งนี้สำคัญเพราะมักเกิดขึ้นบ่อยครั้งที่เราสั่งซื้อทุกสิ่งที่จำเป็นและจากนั้นเราไม่สามารถชำระเงินได้ การเข้าสู่หนี้ทั้งในช่วงเริ่มต้นและช่วงสูงสุดของการเพิ่มธุรกิจเป็นนโยบายที่ไม่ดี ทำทุกอย่างตามการเงิน

เคล็ดลับอื่น ๆ : คุณสามารถหลีกเลี่ยงปัญหานี้ได้หากสามารถซื้อสินค้าจำนวนมากได้ สิ่งนี้เหมาะที่สุดสำหรับการซื้อสินค้าหรือบริการที่มีมูลค่าต่ำเพียงครั้งเดียวหรือการซื้อที่ไม่มีการจัดการของหมวดหมู่ใดหมวดหนึ่ง

การเจรจาและการอนุมัติคำสั่งซื้อ

หลังจากที่คุณส่งใบสั่งซื้อไปยังผู้จำหน่ายของคุณพวกเขาสามารถอนุมัติปฏิเสธหรือเริ่มการเจรจาณ จุดนี้คุณสามารถพูดคุยเกี่ยวกับตัวแปรต่างๆเช่นกำหนดการส่งมอบรายการทางเลือกราคาและโหมดการขนส่ง โปรดทราบว่าข้อตกลงเป็นสัญญาที่มีผลผูกพันตามกฎหมาย หลังจากผู้ขายลงนามแล้วพวกเขาจำเป็นต้องมีกฎหมายเพื่อให้บริการหรือสินค้าที่ระบุไว้ตามกำหนดเวลาที่ระบุในราคาที่ระบุ

การรับสินค้าและ / หรือผลิตภัณฑ์

ผู้ขายของคุณส่งสินค้าหรือให้บริการและแนะนำคุณเกี่ยวกับเอกสารสำคัญในการรับสินค้า คุณลงนามทันทีที่คุณยืนยันว่าผลิตภัณฑ์ที่ร้องขอ (หรือบริการที่ให้ไว้) นั้นอยู่ในการสั่งซื้อและอยู่ในคลังสินค้าของคุณ ณ จุดนี้คุณยังดำเนินการมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เรียกว่าการปฏิบัติตามไตรภาคีซึ่งหมายถึงการเปรียบเทียบใบสั่งซื้อรายการบรรจุภัณฑ์ที่มาพร้อมกับผลิตภัณฑ์หรือบริการและใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่าย ทันทีที่คุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างตรงกันเท่านั้นคุณควรไปชำระเงิน

งานสำนักงานและผลผลิตของผู้ขาย

หลังจากคุณเสร็จสิ้นกระบวนการทั้งหมดที่นำไปสู่จาก "การจัดซื้อ" เป็น "การชำระเงิน" คุณใช้มาตรการสองประการเพื่อรับรองความสอดคล้อง ที่แรกก็คือการเก็บบันทึกและที่สองคือการวิเคราะห์ประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์ หลังจากการชำระเงินแต่ละครั้งลงทะเบียนเพื่อบันทึกถาวรมีประโยชน์สำหรับการตรวจสอบและเมื่อคุณต้องการรับรายละเอียดเกี่ยวกับคำสั่งซื้อในภายหลังสิ่งนี้จะช่วยคุณ การสลับเป็นข้อมูลดิจิทัลจะช่วยให้คุณเก็บข้อมูลการซื้อทั้งหมดของคุณในที่ส่วนกลางที่เข้าถึงได้ง่าย

การทำงานของผู้จัดหาอาจเป็นเพียงกุญแจเดียวในการจัดหาที่มีประสิทธิภาพ ที่นี่คุณประเมินซัพพลายเออร์แต่ละรายด้วยปัจจัยต่างๆเช่นคุณภาพของสินค้าที่ส่งมอบหรือบริการที่แสดงผลพวกเขาปฏิบัติตามกำหนดการส่งมอบและภาระผูกพันตามสัญญาเช่นเดียวกับความเร็วในการตอบสนอง หากคุณไม่พอใจกับพื้นที่เหล่านี้ให้ตรวจสอบด้วยสีแดง การวิเคราะห์การจัดการประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์ช่วยให้คุณรักษาและขยายความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ที่มีประสิทธิภาพสูงสุดเท่านั้น

ข้อสรุป

การทำความเข้าใจกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างหมายถึงการซื้อสินค้าชั้นหนึ่ง! ผู้ประกอบการคิดมากและพวกเขาไม่จำเป็นต้องรู้สึกว่าพวกเขาจำเป็นต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อเพื่อให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างราบรื่น เพียงเริ่มต้นด้วยพื้นฐานและเข้าใจวิธีการซื้อที่ถูกต้อง ตั้งค่าระบบการจัดซื้ออัตโนมัติบางอย่างเพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่าพวกเขาจะทำงานได้อย่างรวดเร็วทุกครั้ง

อย่าปล่อยให้การขาดความรู้ป้องกันคุณจากการแข่งขันกับผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ - เชี่ยวชาญพื้นฐานเหล่านี้อย่างถูกต้องและคุณจะเริ่มต้นได้ดี!