เป็นการยากที่จะจินตนาการถึงธุรกิจที่ไม่มีการประชุมหรือการประชุมด้านการจัดการกับพนักงาน ในระหว่างการประชุมดังกล่าวจะมีการติดต่อกันในทีมข้อมูลสำคัญถูกสื่อสารและมีการเสนอ การประชุมไม่น่าสนใจหรือสำคัญเสมอไปพนักงานทุกคนรับรู้ในแง่บวกมากขึ้น เพื่อไม่ให้เสียเวลากับการรวบรวมพนักงานที่ว่างเปล่าคุณควรรู้ความลับของการประชุมทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ
ล้างวาระการประชุม
การประชุมทางธุรกิจไม่ใช่การประชุมลับ แต่เป็นเหตุการณ์ที่วางแผนไว้ซึ่งจะต้องมีการตกลงล่วงหน้ากับผู้เข้าร่วมทั้งหมด ผู้นำหรือบุคคลที่รวบรวมสมาชิกของการประชุมเป็นผู้รับผิดชอบต่อวาระการประชุม มันมีข้อมูลต่อไปนี้:
- วันที่และเวลาของการประชุม
- หัวข้อการสนทนา
- รายชื่อลำโพง หากผู้นำหรือผู้จัดการประชุมเชิญใครบางคนมาพูดให้พูดล่วงหน้า วิธีนี้จะช่วยลดความลำบากใจและความอับอายและช่วยให้ผู้พูดเตรียมความพร้อมได้ดีขึ้นเพื่อไม่ให้เสียเวลากับผู้ฟังคนอื่น ๆ ในข้อมูลที่ไม่จำเป็นหรือพยายามเรียกคืนข้อมูลที่จำเป็น
เคล็ดลับ: ทุกคนที่พูดยกเว้นผู้จัดควรทราบเวลาโดยประมาณ สิ่งนี้จะทำให้พวกเขาไม่ออกจากการประชุมในเวลาที่ผิดและไม่ละเหี่ยในการรอคอย ความประทับใจโดยรวมของการประชุมซึ่งทุกคนรู้จักสถานที่ของพวกเขาจะเป็นประโยชน์สำหรับผู้เข้าร่วมส่วนใหญ่
ไม่มีผู้ฟังพิเศษ
หากไม่มีความปรารถนาที่จะเห็นใบหน้าที่หาวและน่าเบื่อของผู้ชมคุณไม่ควรเชิญผู้ที่ไม่จำเป็นต้องมาร่วมประชุม แน่นอนว่ามันอาจกลายเป็นว่าการประชุมมีความสนใจจริง ๆ เพียง 5 คนจาก 100 คน แต่ในกรณีนี้มันยังไม่จำเป็นที่จะต้องเชิญ 50 คนมาเป็นคนพิเศษซึ่งจะรบกวนผู้พูดเท่านั้น
เคล็ดลับ: คุณสามารถเชิญ "หัวเขียน" ได้เสมอ เหล่านี้คือผู้ที่มีความสนใจในโครงการความคิดและไม่รังเกียจที่จะมีส่วนร่วมในการประชุมหรือแสดงกิจกรรม จากนั้นพนักงานดังกล่าวจะแจ้งให้ทีมงานทราบถึงสิ่งที่ได้พูดคุยกันในที่ประชุมและการประชุมเป็นอย่างไร
โอกาสที่จะพูด
กฎการชุมนุมที่ดีนี้ตามมาจากกฎข้อก่อนหน้านี้ ผู้ที่สนใจในการประชุมจะไม่สนใจที่จะแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับปัญหาหรือเสนอ
แต่การอภิปรายร่วมกันหากการประชุมมีมากกว่า 15 คนสามารถลากไปเป็นเวลา 1.5 ชั่วโมงหรือนานกว่านั้น เพื่อไม่ให้ใครขุ่นเคืองคุณควรให้พื้นกับผู้นำกลุ่มหรือขอให้ทุกคนสะสมความสนใจเพื่อให้ผู้พูดหลายคนสามารถแสดงความคิดเห็นได้
ข้อ จำกัด คนเดียว
ผู้จัดงานการประชุมและผู้นำของทีมไม่ควรทำให้ผู้ที่รู้สึกเบื่อหน่ายในขณะที่ใช้เวลาหลายชั่วโมงในการแสดงความคิดความหวังและความชอบ เวลาสำหรับผู้เข้าร่วมในการพูดควรถูก จำกัด
หากจำเป็นต้องตัดสินใจว่าจะดีกว่า: เพื่อให้งานนำเสนอสั้นหรือยาวคุณควรเลือกตัวเลือกแรก หากคุณต้องการฟังรายละเอียดนักเรียนจะถามคำถามหรือสอบถามข้อมูลอื่น ๆ
แต่จะไม่มีอะไรเลวร้ายไปกว่านี้เมื่อคำถามเกิดขึ้นในสายตาของของขวัญเหล่านี้: "เมื่อไหร่จะจบลง" ในขณะเดียวกันผู้จัดงานการประชุมราวกับว่าไม่มีอะไรเกิดขึ้นบอกความเห็นของเขาเกี่ยวกับโครงการใหม่ไม่ใส่ใจกับการถอนหายใจของพนักงานที่เหนื่อยล้า
งานที่ชัดเจน
หากการประชุมไม่ได้ให้ข้อมูลอย่างแท้จริงผู้เข้าร่วมควรได้รับคำแนะนำหรือการมอบหมายที่ชัดเจนหลังจากการประชุมสิ้นสุดลงหากคุณต้องการมีส่วนร่วมในโครงการใหม่ทุกคนควรได้รับชื่อของความคิดข้อกำหนดภารกิจและวันครบกำหนดสำหรับการนำไปปฏิบัติ
ผู้จัดการที่ขอให้พนักงานปฏิบัติตามข้อกำหนด แต่ไม่ได้กำหนดเวลาที่แน่นอนให้เสียเวลา ไม่มีข้อ จำกัด อย่างหนักหลายคนทำทุกอย่างในนาทีสุดท้ายและไม่เพียง แต่คนงานที่ต้องรับผิดชอบเท่านั้นที่จะต้องถูกตำหนิ
ควบคุมการปฏิบัติงาน
หลังจากได้รับงานหลังจากการประชุมไม่ใช่พนักงานทุกคนเริ่มที่จะเติมเต็มพวกเขาอย่างเป็นเรื่องเป็นราว แต่ถ้าผู้นำลืมว่าเขาทำหน้าที่อะไรอยู่การประชุมก็สูญเปล่า
การตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอของการปฏิบัติงานที่ได้รับระหว่างการประชุมเป็นองค์ประกอบที่สำคัญของกระบวนการพิจารณา การติดตามจะต้องเป็นคนที่ให้คำแนะนำ มิฉะนั้นข้อกำหนดจะเป็นทางเลือกซึ่งท้ายที่สุดจะลบล้างประโยชน์ของการประชุมทางธุรกิจในธุรกิจ
ไม่มีสิ่งรบกวน
ในระหว่างการพูดในที่สาธารณะผู้พูดไม่ควรถูกรบกวนด้วยเสียงจากภายนอกวัตถุหรือกิจกรรม ไม่อนุญาตให้ดูที่ใดก็ได้ยกเว้นข้อความหน้าจอของจอภาพตรวจสอบการนำเสนอหรือผู้ที่กำลังฟังคำพูดของเขา
แนะนำให้วางโทรศัพท์มือถือในโหมดเงียบหรือปิด นอกจากนี้ยังใช้กับผู้ที่ฟังคำพูด: การโทร, SMS และการสื่อสารบนเครือข่ายสังคมในระหว่างการพูดของบุคคลอื่นเป็นสัญญาณว่าการประชุมน่าเบื่อและไม่มีข้อมูลที่เป็นประโยชน์ เมื่อการประชุมมีผลบังคับใช้ไม่มีใครใช้เวลากับแกดเจ็ตหรือวิธีอื่น ๆ เพื่อความสนุกสนาน
กำหนดเวลาสั้น ๆ
ไม่แนะนำให้จัดการประชุมทุกวันเนื่องจากการประชุมดังกล่าวอาจน่าเบื่อสำหรับพนักงานส่วนใหญ่ แต่ถ้าความจำเป็นในการรวบรวมนั้นถูกกำหนดโดยลักษณะเฉพาะของธุรกิจคุณต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษกับช่วงเวลาของการประชุม
การประชุมจะมีประสิทธิผลหากไม่ยืดเยื้อ สูงสุด 20 นาทีต่อวันก็เพียงพอที่จะถ่ายทอดข้อมูลที่สำคัญและจัดการเพื่อแต่งตั้งผู้รับผิดชอบงานประจำวัน
การวิเคราะห์งาน
แนะนำให้ผู้นำหรือผู้จัดการประชุมบันทึกกระบวนการหรือเก็บปฏิทินพิเศษไดอารี่การประชุม ควรสังเกตว่าการประชุมใช้เวลานานเท่าใดประเด็นหลักภาระงานและข้อเสนอแนะ
สิ่งนี้จะช่วยให้คุณไม่ต้องทำซ้ำจัดประชุมครั้งต่อไปอย่างมีประสิทธิภาพและกำจัดความจำเป็นในการจำงานที่ต้องตรวจสอบ