เจ้าของธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมถูกบังคับให้ทำงานเป็นเวลานาน ผู้ประกอบการบางคนถึงกับทำงานในวันหยุดสุดสัปดาห์ เพื่อลดปริมาณงานฉุกเฉินขอแนะนำให้ใช้ระบบอัตโนมัติของกระบวนการและการดำเนินการตามปกติต่างๆ แต่มีการดำเนินการบางอย่างที่ดำเนินการอย่างอิสระดีที่สุดเพื่อไม่ให้เกิดความสูญเสีย
คุณสมบัติและข้อดีของระบบอัตโนมัติ
ธุรกิจขนาดเล็กมักต้องการมันเนื่องจากผู้ประกอบการและพนักงานมักจะต้องทำกิจวัตรประจำวันและการกระทำที่ไร้ประโยชน์อย่างสมบูรณ์ ข้อดีคือความจริงที่ว่าคุณไม่จำเป็นต้องใช้เวลาและความพยายามอย่างมากในการดำเนินการที่ง่ายและเป็นประจำที่สามารถดำเนินการได้โดยอัตโนมัติ
เวลาว่างสามารถใช้ในการสร้างผู้ติดต่อกับผู้รับเหมาสื่อสารกับญาติหรือดำเนินการงานสำคัญอื่น ๆ ที่ไม่สามารถเป็นไปโดยอัตโนมัติ ดังนั้นเราสามารถแยกกระบวนการทางธุรกิจต่าง ๆ ที่ควรจะเป็นอัตโนมัติ
1. การตอบกลับอีเมล
แต่ละ บริษัท มีอีเมลและมักได้รับจดหมายจำนวนมากจากพันธมิตรลูกค้าหรือลูกค้าส่วนตัว ประมาณ 25% ของเวลาที่เจ้าของธุรกิจใช้เวลาตรวจสอบอีเมลและเขียนคำตอบ
ในเวลาเดียวกันก็เป็นไปได้ที่จะเร่งกระบวนการนี้ซึ่งใช้แม่แบบ นี่ไม่ใช่ระบบอัตโนมัติที่สมบูรณ์ แต่คุณสามารถลดระยะเวลาที่คุณต้องใช้ในการเขียนข้อความ
2. การกรอกใบแจ้งหนี้
การบัญชีเป็นกระบวนการที่ซับซ้อนและใช้เวลานาน โดยปกติแล้วนักบัญชีที่มีประสบการณ์มักจะทำงานอยู่ แต่บ่อยครั้งที่ผู้ประกอบการมือใหม่ก็ไม่มีความสามารถทางการเงินในการจ้างผู้เชี่ยวชาญ ดังนั้นพวกเขาจึงต้องเตรียมเอกสารจำนวนมากอย่างอิสระซึ่งรวมถึงใบแจ้งหนี้ประเภทเดียวกัน
สำหรับการรวบรวมมันเป็นที่พึงปรารถนาที่จะใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์พิเศษซึ่งช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนเฉพาะข้อมูลพื้นฐานโดยไม่เปลี่ยนแปลงข้อมูลอื่น
3. บัญชีเงินเดือน
การรวบรวมของพวกเขาเป็นงานที่น่าเบื่อซึ่งจะต้องดำเนินการทุกเดือนเนื่องจากทุกเดือนจะได้รับเงินเดือนให้กับพนักงานของ บริษัท เป็นการยากที่จะทำการจัดทำเงินเดือนโดยอัตโนมัติหากพนักงานหลายคนใน บริษัท ยังคงได้รับเงินเดือนเป็นเงินสด
ดังนั้นขอแนะนำให้โอนพนักงานทุกคนเพื่อรับเงินเดือนในรูปแบบที่ไม่ใช่เงินสด สำหรับเรื่องนี้ธนาคารได้รับการคัดเลือกที่มีเงื่อนไขที่ดีที่สุดสำหรับการเปิดบัตรเงินฝากและเงินเดือน ภายใต้เงื่อนไขดังกล่าวในโหมดอัตโนมัติเงินจะถูกโอนไปยังบัญชีของพนักงานดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องจัดการกับคำสั่งการรวบรวม
4. การจัดการงาน
เวลาของผู้ประกอบการประมาณ 70% ใช้ในการจัดการงานต่างๆในธุรกิจของเขา เพื่อประหยัดเวลาและความพยายามแนะนำให้ใช้ซอฟต์แวร์พิเศษ ด้วยคุณสามารถประสานการกระทำระหว่างงานต่าง ๆ กำจัดการกระทำซ้ำ ๆ และปรับรายการที่ต้องทำแบบดิจิทัลอย่างต่อเนื่อง
โปรแกรมดังกล่าวเตือนถึงการกระทำบางอย่างที่ผู้ประกอบการต้องดำเนินการในช่วงเวลาที่กำหนด ดังนั้นคุณไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับความจริงที่ว่าเจ้าของ บริษัท ด้วยเหตุผลต่าง ๆ จะลืมงานบางอย่าง
5. รายงานและประกาศ
นักธุรกิจแต่ละคนจ่ายภาษีตามระบบภาษีที่เลือกไว้ก่อนหน้านี้ ในการรายงานไปยัง Federal Tax Service มีความจำเป็นต้องเตรียมและส่งคืนภาษีหรือเอกสารอื่น ๆ ในเวลาที่เหมาะสม ในการทำเช่นนี้คุณจะต้องมีความเชี่ยวชาญในการบัญชี
แม้แต่กระบวนการนี้ก็เป็นไปโดยอัตโนมัติ บริการภาษีเปิดโอกาสให้ผู้ประกอบการดาวน์โหลดโปรแกรมพิเศษจากเว็บไซต์อย่างเป็นทางการของ Federal Tax Service เฉพาะข้อมูลเกี่ยวกับผลลัพธ์ของกิจกรรมของ บริษัท เท่านั้นที่ถูกป้อนเข้าสู่โปรแกรมเหล่านี้หลังจากนั้นการคำนวณจะดำเนินการโดยอัตโนมัติ เนื่องจากซอฟต์แวร์นี้คุณสามารถลดระยะเวลาและความพยายามที่คุณต้องใช้ในการรวบรวมเอกสารอย่างเป็นทางการ
งานใดที่ไม่สามารถดำเนินการอัตโนมัติ
แม้ว่าระบบอัตโนมัติจะมีข้อได้เปรียบมากมาย แต่ก็ยังมีการดำเนินการบางอย่างที่ต้องดำเนินการโดยผู้ประกอบการเอง ไม่เช่นนั้นนักธุรกิจอาจไม่คำนึงถึงประเด็นสำคัญหลายประการซึ่งจะนำไปสู่ความสูญเสียของ บริษัท
1. ปัญหาของลูกค้า
ความไม่พอใจของลูกค้าและลูกค้าสามารถเกิดขึ้นได้ทุกเวลาด้วยเหตุผลต่างๆ การจัดการกับปัญหาดังกล่าวในโหมดอัตโนมัตินั้นเป็นไปไม่ได้ดังนั้นผู้ประกอบการจึงต้องมีส่วนร่วมในกระบวนการนี้ เขาจะต้องแก้ไขปัญหาเพื่อให้ลูกค้าที่ไม่พอใจไม่ได้รับการร้องเรียนบนอินเทอร์เน็ต
เมื่อแก้ปัญหาดังกล่าวเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องมุ่งเน้นไปที่การสื่อสารส่วนบุคคล อย่าใช้อีเมลหรือข้อความโทรศัพท์ดังนั้นขอแนะนำให้ทำการนัดหมายและเปลี่ยนใจลูกค้า
2. การปรับตัวของลูกค้า
ลูกค้าใหม่ที่ไม่แน่ใจในความเหมาะสมของความร่วมมือกำลังเข้าสู่ธุรกิจอย่างต่อเนื่อง ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องใช้กระบวนการทางธุรกิจบางอย่างที่มีเป้าหมายเพื่อการปรับตัวที่รวดเร็ว
ในระยะแรกของการโต้ตอบนักธุรกิจไม่สามารถพึ่งพาระบบอัตโนมัติได้เนื่องจากมีแนวโน้มที่จะสูญเสียลูกค้ารายใหญ่ ดังนั้นความสนใจส่วนบุคคลจะต้องสร้างความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่ง
3. การรับรู้ของพนักงาน
พนักงาน บริษัท เป็นทรัพยากรที่มีค่าสำหรับผู้ประกอบการ ดังนั้นหากนักธุรกิจต้องการเรียนรู้อย่างต่อเนื่องเกี่ยวกับความสำเร็จที่หลากหลายของผู้เชี่ยวชาญเขาจะต้องจัดการกับการประเมินและวิเคราะห์ด้วยตัวเอง เป็นไปไม่ได้ที่จะทำให้กระบวนการนี้เป็นแบบอัตโนมัติเพราะมิฉะนั้นคนงานจะเริ่มรู้สึกอิสระมากขึ้นซึ่งมักจะนำไปสู่การลดลงของผลิตภาพแรงงาน
หากผู้เชี่ยวชาญใดมีความสูงในอาชีพของเขาผู้ประกอบการควรฉลองความสำเร็จของเขาด้วยการให้รางวัลหรือรางวัล
4. กระบวนการสร้างสรรค์
แม้ว่าระบบอัตโนมัติช่วยเพิ่มผลผลิต แต่ก็ไม่สามารถแทนที่งานสร้างสรรค์ที่ผู้คนทำ โปรแกรมไม่สามารถสร้างสมองมนุษย์ได้ดังนั้นการดำเนินการและการสร้างความคิดสร้างสรรค์จึงต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์และมีความสามารถ
ดังนั้นงานสร้างสรรค์ยังอยู่ในความต้องการและได้รับค่าตอบแทนสูง เพื่อจัดการกับปัญหาที่สำคัญพนักงานต้องมีความคิดเชิงวิเคราะห์และทักษะที่เป็นนวัตกรรม
5. การสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับเพื่อนร่วมงานและลูกค้า
สิ่งนี้สามารถทำได้ผ่านการสื่อสารส่วนตัวของผู้ประกอบการกับตัวแทนของ บริษัท หรือพนักงานอื่น ๆ คุณไม่ควรเชื่อถือระบบอัตโนมัติดังนั้นจึงแนะนำให้ยกเลิกการใช้อีเมลหรือระบบอื่น ๆ อย่างต่อเนื่อง
สำหรับพนักงานคุณต้องใช้ของขวัญที่แตกต่างกันหรือจดหมายขอบคุณที่เขียนด้วยลายมือ หากมีความไม่พอใจในส่วนของลูกค้าควรทำการสนทนาส่วนตัว
ดังนั้นแม้เมื่อใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัยกระบวนการบางอย่างไม่สามารถเป็นไปโดยอัตโนมัติ
ข้อสรุป
ระบบอัตโนมัติสามารถประหยัดเวลาและความพยายามของผู้ประกอบการดังนั้นจึงแนะนำให้นำไปใช้ในการทำงานของ บริษัท เมื่อดำเนินการตามปกติแต่มีกระบวนการทางธุรกิจบางอย่างที่ต้องการความสนใจส่วนตัวจากนักธุรกิจ