การควบคุมลูกหนี้คืออะไร?

ในเงื่อนไขของความสัมพันธ์ทางการค้าสมัยใหม่ระหว่างผู้ผลิตและผู้ซื้อสถานการณ์อาจเกิดขึ้นเมื่อได้รับการชำระเงินสำหรับสินค้าหรือบริการที่ได้รับในบัญชีของ บริษัท ล่าช้า ความล่าช้าอาจเกิดจากปัจจัยต่าง ๆ หนี้ของลูกค้าลูกค้าสามารถสะสม สิ่งนี้นำไปสู่การชะลอตัวของวงจรการหมุนเวียนการไร้ความสามารถขององค์กรในการจัดหาเงินทุนสำหรับกิจกรรม

เพื่อหลีกเลี่ยงผลกระทบทางลบฝ่ายบริหารของ บริษัท มีหน้าที่ การควบคุมบัญชีลูกหนี้. สิ่งนี้ช่วยให้คุณสามารถใช้มาตรการที่จำเป็นเพื่อลดได้ในเวลาที่เหมาะสม กระบวนการนี้เกิดขึ้นได้อย่างไรควรรู้จักกับผู้จัดการการเงินทุกคน

แนวคิดของลูกหนี้

การควบคุมลูกหนี้และเจ้าหนี้ ดำเนินการโดยองค์กรใด ๆ โดยไม่คำนึงถึงขอบเขตของกิจกรรม นี่เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าเงื่อนไขสำหรับการทำงานปกติของส่วนประกอบทั้งหมดของ บริษัท

หนี้ของลูกหนี้เป็นส่วนหนึ่งของเงินทุนหมุนเวียนขององค์กร นี่คือเงินทุนที่ขาดไปชั่วคราวจากบัญชีองค์กร พวกเขาจะใช้บางครั้งโดยลูกหนี้ (ลูกหนี้) ในกิจกรรมของพวกเขา นี่คือสิทธิในทรัพย์สินของ บริษัท ซึ่งเป็นหนึ่งในเป้าหมายของพลเมือง

ตัวอย่างที่พบบ่อยที่สุดของลูกหนี้คือหนี้ของคู่สัญญาของ บริษัท ที่ไม่ได้ชำระเงินทันทีหลังจากการจัดส่งสินค้าประสิทธิภาพการทำงานหรือบริการมูลค่าที่ตกลงกัน บ่อยครั้งที่ บริษัท ได้รับสิทธิในทรัพย์สินดังกล่าวในกรณีที่ไม่มีข้อผูกมัดตามสัญญาเช่นเมื่อเกิดความเสียหายต่อบุคคลหรือนิติบุคคล

ความจำเป็นในการควบคุม

เมื่อทำงานกับลูกค้าปัญหาในการควบคุมหนี้ของพวกเขาปรากฏตามธรรมชาติ มันต้องมีการศึกษาอย่างระมัดระวังและเอาใจใส่ การบัญชีและการควบคุมลูกหนี้และเจ้าหนี้ เกี่ยวข้องกับปัญหาความมั่นคงทางการเงินขององค์กรความปลอดภัย นอกจากนี้ขั้นตอนดังกล่าวมีผลต่อการรับกำไรสุทธิของ บริษัท การหมุนเวียนเงินทุนและการทำกำไรของธุรกิจ ดังนั้นการวิเคราะห์เช่นนี้จึงไม่สามารถละเลยได้

การควบคุมบัญชีลูกหนี้ทำให้ฝ่ายบริหารของ บริษัท สามารถตอบสนองต่อปัญหาที่เกิดขึ้นในเวลานี้ หากคู่ค้าไม่ชำระหนี้ตรงเวลา บริษัท ไม่สามารถซื้อวัสดุที่จำเป็นสำหรับการผลิตตรงเวลาชำระหนี้ของตนเองสำหรับบริการที่ให้โดยองค์กรอื่น

วงจรย้อนกลับในกรณีนี้ช้าลง กำไรสุทธิของ บริษัท ลดลง ตัวชี้วัดทั้งหมดของความมั่นคงทางการเงินและความมั่นคงลดลง เป็นผลให้องค์กรจะล้มเหลว เพื่อป้องกันสิ่งนี้นักวิเคราะห์และผู้บริหารควรดำเนินการ การควบคุมลูกหนี้และเจ้าหนี้

ผลที่ตามมาจากการขาดการควบคุม

การวิเคราะห์และการควบคุมลูกหนี้ จะต้องดำเนินการในแต่ละสถานที่ หากผู้บริหารไม่ให้ความสำคัญกับปัญหานี้จะเกิดปัญหาร้ายแรงขึ้นจำนวนหนึ่ง

บริษัท สูญเสียเงินสด หากผู้ซื้อได้รับการเลื่อนเวลาโดยไม่มีเหตุผลที่ดีและโอกาสในการชำระหนี้แม้ในศาลยุติธรรมเขาจะไม่สามารถชำระหนี้ได้ นี่คือความเสียหายร้ายแรงต่อองค์กรใด ๆ

ตัวชี้วัดความมั่นคงทางการเงินก็ลดลงเช่นกัน บริษัท จะไม่สามารถชำระภาระภาษีในที่สุดจ่ายเงินเดือนให้พนักงาน ฯลฯ ตัวชี้วัดประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากรจะลดลงเงินทุนที่หมุนเวียนจริงไม่เข้าร่วมในกิจกรรมการผลิตชั่วคราว พวกเขาสามารถนำไปสู่การพัฒนาขององค์กร แต่ในขณะนี้ทุนนี้ขาด

ด้วยการเติบโตของลูกหนี้ บริษัท จะค่อยๆสูญเสียชื่อเสียงทางธุรกิจและความสามารถในการแข่งขันของผลิตภัณฑ์

วัตถุประสงค์การควบคุม

การบัญชีและการควบคุมลูกหนี้ ติดตามเป้าหมายบางอย่าง การจัดการหนี้คู่สัญญาจำเป็นต้อง จำกัด จำนวนเงินให้อยู่ในระดับที่ยอมรับได้ นอกจากนี้การควบคุมช่วยให้คุณสามารถเลือกเงื่อนไขการขายที่รับประกันการรับชำระเงินทันเวลาหลังจากการขายสินค้าหรือบริการ

การวิเคราะห์ลูกหนี้ช่วยให้คุณพัฒนาวิธีการเฉพาะสำหรับลูกค้าแต่ละราย สำหรับกลุ่มผู้ซื้อกลุ่มหนึ่งระบบจะใช้ส่วนลด

นอกจากนี้การควบคุมช่วยให้คุณสามารถเรียกคืนหนี้ได้อย่างรวดเร็วลดหนี้งบประมาณ ผู้จัดการจะสามารถประเมินค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการจัดการหนี้พลาดโอกาสที่เป็นผลมาจากการแช่แข็งเงินทุนหมุนเวียน

การจัดประเภทหนี้

การควบคุมบัญชีและลูกหนี้ เกี่ยวข้องกับการแบ่งหนี้เป็นไม่หมดอายุและเกินกำหนด ประเภทแรกรวมถึงภาระผูกพันของลูกค้าที่มีระยะเวลาการชำระคืนที่ระบุไว้ในสัญญายังไม่มาถึง นอกจากนี้กลุ่มนี้ยังรวมถึงหนี้ที่มีอายุไม่เกิน 1 เดือน พวกเขาจะเกี่ยวข้องกับกระบวนการปกติของการชำระหนี้ (นี่คือที่ระบุไว้ในข้อตกลง)

หนี้ที่ค้างชำระรวมถึงจำนวนเงินที่ผู้ซื้อควรฝากเข้าบัญชีผู้ขายแล้ว แต่สิ่งนี้ไม่ได้เกิดขึ้น ในกรณีนี้ บริษัท อาจฟ้องคู่กรณีของตน

นอกจากนี้ยังมีสิ่งที่เป็นหนี้สงสัยจะสูญ ในกรณีนี้ผู้จัดหาสินค้าหรือบริการไม่แน่ใจว่าผู้ซื้อจะชำระหนี้ของเขา อย่างไรก็ตามหนี้ที่น่าสงสัยและไม่ดีไม่ควรสับสน ลูกหนี้การค้าประเภทหลังอาจถูกหักจากงบดุลขององค์กรเนื่องจากระยะเวลาการ จำกัด ได้ผ่านไปแล้ว หนี้สินที่สงสัยจะถูกบันทึกโดยองค์กรจนกว่าพวกเขาจะกลายเป็นสิ้นหวัง

วิธีการควบคุม

ควบคุมลูกหนี้ที่องค์กร ทำบนพื้นฐานของสินค้าคงคลังของการตั้งถิ่นฐานกับผู้ซื้อและลูกค้า นักวิเคราะห์นี้ต้องทำงานก่อนที่จะจัดทำรายงานประจำปี

อย่างไรก็ตามสินค้าคงคลังของหนี้ปีละครั้งไม่เพียงพอ ปัญหาอาจเกิดขึ้นและสะสมเป็นเวลาหลายเดือน ดังนั้นจึงควรมีมาตรการควบคุมอย่างสม่ำเสมอ ทางที่ดีควรใส่ใจกับปัญหานี้เดือนละครั้ง สำหรับองค์กรบางแห่งแนะนำให้ทำรายการหนี้สินของคู่สัญญาเดือนละสองครั้งเนื่องจากปัจจัยมนุษย์

ผู้จัดการฝ่ายขายควรมีแรงจูงใจจากหลักการในการเก็บเงินจากลูกค้า ต้องมีการควบคุมทางการเงินของลูกหนี้ด้วย วิธีนี้ช่วยให้คุณสามารถกลับไปใช้เงินทุนจำนวนมาก

มาตรการ

ระบบการควบคุมบัญชีลูกหนี้ ขึ้นอยู่กับกิจกรรมบางอย่าง พวกเขาจะแบ่งเงื่อนไขออกเป็นสองกลุ่ม ประเภทแรกรวมถึงมาตรการขององค์กรและที่สอง - การประเมินตัวชี้วัดหนี้ลูกหนี้ต่างๆ

เพื่อดำเนินกิจกรรมขององค์กรพนักงานได้รับการแต่งตั้งที่รับผิดชอบในการตรวจสอบ ส่วนใหญ่มักจะเป็นผู้ตรวจสอบภายในหรือผู้ตรวจสอบบัญชี

หลังจากนั้นผู้จัดการจะกำหนดวันที่หลักที่จะมีการประเมินตัวบ่งชี้ที่เกี่ยวข้อง เงื่อนไขในการอนุญาตการเลื่อนออกไปรวมถึงเอกสารประกอบของเอกสารได้รับการพัฒนา ระเบียบถูกควบคุมโดยผู้รับผิดชอบในการตรวจสอบ

จำนวนของลูกหนี้ควรได้รับการพิจารณาในแรงจูงใจของผู้จัดการฝ่ายขาย สำหรับคู่ค้าทั้งหมดจะกำหนดวงเงินเครดิต สำหรับสถานะของลูกหนี้จะต้องเป็นผู้อำนวยการฝ่ายการพาณิชย์

การสนับสนุนทางเทคนิค

เพื่อทำการแสดง การควบคุมภายในของลูกหนี้หลายองค์กรใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์พิเศษ ทำให้กระบวนการประมวลผลข้อมูลง่ายขึ้นอย่างมาก โปรแกรมที่ได้รับความนิยมสูงสุดในประเทศของเราคือโปรแกรม 1C ด้วยความช่วยเหลือของมันคุณสามารถสร้างการลงทะเบียนของลูกหนี้เช่นเดียวกับการตรวจสอบอายุของภาระหนี้ของพวกเขา

หากผู้จัดการเก็บบันทึกหนี้ในโปรแกรมดังกล่าวพวกเขาจะสามารถติดตามว่าผู้ซื้อรายใดที่มีหนี้สะสมค่อนข้างเร็วและเป็นข้อมูลที่ล้าสมัยไปแล้วอย่างมาก

สำหรับสิ่งนี้มีความจำเป็นต้องสร้างรายงานที่เหมาะสมในโปรแกรม ในนั้นลูกหนี้จะถูกจัดเรียงตามวันที่เกิดขึ้น คู่กรณีที่มีหนี้สินก่อตัวขึ้นหนึ่งสัปดาห์สองสัปดาห์เดือนและปีที่ผ่านมาอาจปรากฏในรายงาน เมื่อพิจารณาถึงประเภทของกิจกรรมขององค์กรข้อมูลที่ได้รับจะถูกจัดประเภทเป็นหนี้เก่าหรือใหม่

ตัวชี้วัดคะแนน

การควบคุมบัญชีลูกหนี้ ขึ้นอยู่กับตัวชี้วัดบางอย่าง ในระหว่างการดำเนินการมีความจำเป็นต้องเตรียมงบประมาณหนี้สำหรับคู่สัญญาแต่ละราย (ใช้โปรแกรม) ในตอนท้ายของแต่ละเดือนจะมีการคำนวณอัตราการรวบรวม สิ่งนี้จะช่วยให้เราสามารถประเมินส่วนแบ่งของสินค้าที่จ่ายในปริมาณทั้งหมดของสินค้าที่จัดส่ง

ตามเงื่อนไขของสัญญากับคู่สัญญาแผนการชำระหนี้จะถูกร่างขึ้น การเปลี่ยนแปลงของอัตราส่วนการหมุนเวียนหนี้คู่สัญญามีการตรวจสอบ

จากข้อมูลที่ได้รับจะคำนวณระยะเวลาในการชำระหนี้ของลูกหนี้ด้วย การวิเคราะห์นี้ช่วยให้คุณสามารถประเมินประสิทธิภาพของการควบคุมเครดิตเพื่อกำหนดระดับความน่าเชื่อถือของคู่สัญญา

ปัญหาภายใน

การควบคุมบัญชีลูกหนี้ จะต้องดำเนินการโดยนักวิเคราะห์ที่มีประสบการณ์ ในขณะเดียวกันก็เป็นไปได้ที่จะพบปัญหาภายในที่อาจก่อให้เกิดหนี้ บางทีพนักงานที่รับผิดชอบด้านการขายอาจไม่ปฏิบัติตามมาตรฐานที่กำหนดไว้สำหรับการจ่ายชำระเงินล่วงหน้า ข้อเท็จจริงของการทุจริตที่ชัดเจนของพนักงาน บริษัท ก็เกิดขึ้นเช่นกัน

ตัวอย่างเช่นในการรับโบนัสเมื่อสิ้นเดือนพนักงานที่รับผิดชอบในการขายพยายามที่จะรวมยอดขายเพิ่มขึ้นในรายงาน ดังนั้นเขาอาจขอให้ลูกค้าซื้อผลิตภัณฑ์ที่สมมติขึ้น นั่นคือลูกค้าไม่ได้โอนเงิน แต่เป็นถ้าเขาได้ส่งสินค้าฝากขาย เงินเหล่านี้ได้รับการเครดิตให้กับผู้ซื้อ ผู้จัดการได้รับโบนัสของเขาและลูกค้าได้รับโอกาสในการระดมทุนเพิ่มเติมในการไหลเวียน นอกจากนี้ลูกค้ายังสามารถชำระเบี้ยประกันภัยให้กับผู้จัดการฝ่ายขายได้ ในกรณีนี้ บริษัท แพ้

วงเงินเครดิต

การควบคุมบัญชีลูกหนี้ สามารถคืนเงินจำนวนมากเข้าสู่การหมุนเวียน เพื่อป้องกันความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นกับกิจกรรมของ บริษัท มีการใช้วิธีการที่เกี่ยวข้องกับการกำหนดวงเงินเครดิต นี่คือระดับของลูกหนี้ที่จะปลอดภัยสำหรับ บริษัท

ยิ่งไปกว่านั้นวงเงินเครดิตถูกกำหนดให้กับทั้งองค์กรโดยรวมและสำหรับคู่สัญญาแต่ละราย สามารถกำหนดขีด จำกัด ที่คล้ายกันสำหรับแผนกขายแต่ละแผนก พวกเขามีความโดดเด่นด้วยหลักการอุตสาหกรรม วงเงินเครดิตถูกกำหนดตามจำนวนรายได้สำหรับเดือนที่แล้วที่หน่วยโฆษณานั้นนำมา ตัวบ่งชี้นี้ได้รับการอนุมัติจากผู้อำนวยการทั่วไปขององค์กร

การควบคุมบัญชีลูกหนี้ ทุกองค์กรต้องการ สิ่งนี้ช่วยให้คุณเพิ่มผลกำไรและความมั่นคงทางการเงินขององค์กร