Varje företag som arbetar med att fungera tvingas förbereda ett stort antal dokument. De avser den valda skatteregimen, anställda eller samarbete med större entreprenörer. För att varje anställd i företaget kunde hitta den nödvändiga dokumentationen krävs det kompetent och strukturerad lagring. Många dokument måste finnas i företaget i mer än 75 år, eftersom de innehåller information om företagets anställda. Därför krävs behörig arkivering av dokument i organisationen. Om företaget är stort är det lämpligt att skapa ditt eget fullständiga arkiv. Men i små organisationer lagras papper helt enkelt i ett separat skåp.
Arkiveringsregler
Arkivering av dokument är en obligatorisk process för varje företag, vilket anges i bestämmelserna i Federal Law No. 125. I små företag utförs alla nödvändiga åtgärder av sekreteraren, men i stora organisationer är en separat anställd engagerad i arkivering.
Den utsedda anställda måste känna till lagens krav när det gäller arkivering av personaldokument i organisationen, och måste också förstå lagringsperioderna för olika dokument. För detta startas separata papper för olika papper. Dokumentationen för företagets personal bör lagras i minst 50 år om papperet skapades efter 2003, och om organisationen har dokument bildade före 2003, måste de förvaras i 75 år.
Nyanser av att skapa ett arkiv
I stora företag genereras ett stort antal dokument under verksamheten, så de lagras i ett separat rum som heter arkivet. Det representeras av en separat strukturell enhet, och under dess skapande utfärdas en särskild förordning av ledningen, som är företagets lokala lagstiftning.
Det är i denna förordning som de grundläggande reglerna för arkivering av dokument i organisationen ges, samt ansvaret för de tjänstemän som är involverade i denna process för olika upptäckta överträdelser.
Processregler
Vid arkivering av dokument i organisationen bör följande regler beaktas av den utsedda ansvariga anställden:
- dokumentation överförs endast till arkivet genom inventering;
- om papper läggs in i en anställds arbete är det viktigt att ta hänsyn till kraven i särskilda riktlinjer så att det i framtiden är lätt att hitta rätt dokument;
- varje avdelning i företaget måste överföra dokumenten för lagring till den ansvariga personen inom de tidsfrister som fastställs i lag;
- om schemat av olika skäl bryts mot, på grundval av vilken annan dokumentation överförs till arkivet, måste tjänstemannen informera företagets chef om detta.
Kunskaperna att sammanställa arkivet beror på riktigheten i denna process.
Processmål
Arkivering av dokument i organisationen krävs för att optimera all dokumentation såväl som för dess behöriga lagring. Om det finns ett välstrukturerat arkiv kan alla anställda i företaget, om det är nödvändigt, hitta olika dokument relaterade till personalen, olika order eller motparter.
Allt oftare byter företag till elektronisk dokumenthantering, så alla dokument lagras i en dator, för vilken en elektronisk version av arkivet bildas.Men detta tar hänsyn till att dokument endast har laglig kraft om det finns ett pappersformat, därför fungerar elektronisk lagring av dokument endast som ett tillägg till standardarkivet.
Arkiveringsförfarande
Proceduren för arkivering av dokument är densamma för alla företag, men varje organisation kan göra sina egna justeringar. Standardförfarandet är uppdelat i följande steg:
- Ursprungligen markeras funktionerna i dokument som är förberedda för överföring till arkivet;
- vid behov genomförs ytterligare åtgärder, som inkluderar häftning av papper eller olika tillägg.
- dokument justeras, vilket gör det möjligt i framtiden att enkelt hitta nödvändiga handlingar i den totala massan av dokumentation;
- onödiga dokument förstörs lagligt eftersom de inte representerar något värde för företagets drift;
- dokument systematiseras, varefter de sys baserat på deras typ;
- papper är indelade i följande typer: redovisning, personal eller ledning;
- om det är omöjligt att klassificera några papper som ovanstående typer, kombineras de och skrivs in i ett separat ärende;
- varje försegling anbringas på organisationens tätning, såväl som den auktoriserade anställdes signatur;
- en inventering bildas för varje fall som innehåller information om vilka dokument som finns i en viss mapp;
- kataloger över fall sorterade efter typ görs;
- alla korrekt förberedda fall skickas för lagring till arkivet, som vanligtvis presenteras som ett separat rum, där det finns ett stort antal praktiska rack.
Förfarandet utförs endast av en auktoriserad person, som har organisationen som är nödvändig myndighet. Om några regler för arkivering av handlingar bryts eller dokumentation försvinner helt, är denna anställd i företaget ansvarig för de identifierade överträdelserna.
Funktioner i sammanställningen av nomenklaturen
Om företaget verkligen har många papper, sammanställs en nomenklatur av ärenden när man arkiverar dokument i organisationen. Med sin hjälp i framtiden kommer det att vara lätt att hitta rätt sak bland de många mapparna.
När man sammanställer listan över ärenden ska följande information anges:
- indexet för det specifika fallet, representerat av det tilldelade villkorade numret, varvid den första delen av detta nummer är avdelningskoden från vilken dokumenten mottogs;
- ärendets namn;
- antal papper lagrade i mappen;
- den period under vilken dessa handlingar bör lagras på grundval av lagkrav.
- olika anteckningar som lämnas av den ansvariga, till exempel kan du ange att ett särskilt fall har en extra elektronisk version.
I små organisationer, där inte alltför många dokument överförs till arkivet årligen, kan nomenklaturen för fall inte sammanställas.
Regler för publicering av ”Förordningen om arkivet”
I stora företag presenteras arkivet i ett separat rum, där under en lång tid lagras ett stort antal filer och dokument. Samtidigt sysselsätter organisationen en specialist som uteslutande bedriver arkivering av dokument. För att hans arbete ska kunna regleras tydligt, publicerar och konsoliderar företagsledarna ofta en speciell ”Förordning om arkivet”. Reglerna för dess användning inkluderar:
- det anges vilken typ av arbete som ska utföras av den ansvariga personen;
- regler för överföring av dokument från olika avdelningar till arkivet ges;
- listar reglerna för registrering av inventering och nomenklatur av ärenden;
- information om korrekt förberedelse av papper som överförs till arkivet matas in;
- det anges att den utsedda anställden bör vara involverad i att förena sammansättningen av dokumenten, liksom deras utförande.
Om arkivmedarbetaren fastställer att det finns några överträdelser i dokumentationen skickas handlingarna för revision till företagets avdelning. Om det inte finns några fel eller brister accepteras papperet för sömnad. Om informationen är svår att läsa görs en kopia av dokumentet.
Arkivkrav
Varje företag bör ta hänsyn till de grundläggande kraven för korrekt arkivering av dokument i organisationen. Registrering bör vara föremål för de grundläggande villkoren i lagen. I stora företag representeras arkivet av ett separat rum, som måste skyddas från företagets anställda eller av obehöriga personer. Därför beaktas följande krav under skapandet av denna enhet:
- lokalerna måste isoleras från andra avdelningar och kontor;
- det upprättar ett brand- och inbrottslarm;
- storleken på detta rum beror på hur många dokument som överförs till arkivet varje år;
- speciella långa stativ är installerade i rummet, och det är lämpligt att välja metallkonstruktioner;
- mellan racken finns det ett avstånd som inte kan vara mindre än 75 cm;
- hyllans längd kan vara annorlunda och beror på takhöjden;
- Dessutom installeras specialskåp i rummet, där de mest värdefulla dokumenten finns.
I varje företag kan området för de valda lokalerna vara helt annorlunda, eftersom olika faktorer beaktas för detta.
Hur förbereds saker ordentligt?
Arkivering av bokföringsdokument är endast tillåten efter behörig preliminär förberedelse av denna dokumentation. Innan du skickar detta eller det papperet till arkivet måste du därför utföra följande steg:
- till en början måste den ansvariga se till att den verkligt överförda dokumentationen inte krävs för att bedriva företagets nuvarande verksamhet;
- en beskrivning av handlingarna och det direkta ärendet görs;
- en undersökning genomförs för att se till att dokumentationen och ärenden är verkligen värdefulla, därför måste de lagras i företaget under en viss tid;
- vid behov arkiveras, kopieras eller justeras och överförs först till arkivet.
Beställningar avseende anställda anställda och som har olika lagringsperioder måste fastställas i olika fall, eftersom om de är blandade kan det bli förvirring under förstörelsen av vissa papper.
Nyanser av att arbeta med förfrågningar
Arkivering av personaldokument och andra papper som bildas under organisationens arbete utförs av en ansvarig anställd som får en viss lön för sin verksamhet. Om företagets chef eller andra anställda behöver studera alla tillgängliga dokument i arkivet måste de ansöka med särskild begäran till den utsedda personen.
Information från arkivet ges i form av ett arkivcertifikat, kopia eller utdrag. Intyget presenteras av ett dokument som innehåller arkivinformation om det begärda ämnet.
En arkiverad kopia representeras av att reproducera text eller en bild från ett dokument lagrat i arkivet. Dessutom tillhandahåller det sökdata.
I ett extrakt reproduceras endast en viss del av dokumentationen. För att göra detta måste den anställd som lämnar begäran ange vilken specifik information som krävs.
slutsats
Många dokument skapade under företagets arbete måste lagras under en lång tid. För att skapa optimala förhållanden skapas ett arkiv i företaget, presenterat av en separat strukturell enhet. Dessutom utses en ansvarig person som ansvarar för att acceptera dokumentation i arkivet. Samma specialist svarar på förfrågningar från andra anställda och chefer.
När du arkiverar dokumentationen måste vissa regler och krav beaktas som gör att du kan strukturera papperet korrekt och ge dem perfekta lagringsförhållanden.