Att planera upphandling av varor är ett av de viktigaste stadierna i alla moderna institutioners eller företags verksamhet. Det är avsett för bildande av förberedande dokumentation om det behövs för att köpa en produkt, beställa arbete, tjänster. Det mest relevanta området för kommuner, statliga företag. Flera planeringsmetoder har utvecklats som betraktas som en del av specialiserade utbildningskurser. Naturligtvis är teoretiska beräkningar tillämpliga i praktiken, tillämpningsområdet är extremt brett. Detta beror till stor del på kraven i den nuvarande lagstiftningen om motivering av förvärv av kommuner och myndigheter.
En start utan misstag är nyckeln till framgång
För närvarande praktiseras upphandlingsplanering i enlighet med federal lag 44. Detta dokument har på federal nivå förklarat hur viktigt förfarandet för att utarbeta en plan är. Kraven för att utarbeta förvärv dök upp först 2013, och sedan dess har situationen definitivt inte blivit lättare för enskilda institutioner att genomföra. Rättsliga standarder som är relevanta för våra dagar kräver att du planerar förvärv i strikt överensstämmelse med lagarna, noggrant dokumenterar varje steg, varje operation.
Organisering av upphandlingar, upprättande av en plan är uppgifter som, med lagens oändlighet, löses under vår tid med mer moderna metoder. Detta möjliggör ökad ekonomisk effektivitet av resultatet för att följa fastställda standarder. Upphandlingsplaneringssystemet är nyckeln till ett positivt resultat av hela evenemanget. Behov är viktiga att analysera med tanke på hur mycket medel som tilldelas företaget. Naturligtvis är det bästa alternativet att fördela de finansiella massorna i de belopp som krävs av en viss institution för att genomföra alla planerade transaktioner, men budgetbegränsningar gör det sällan möjligt att realisera 100%.
Gör det rätt
Förresten, relevansen och komplexiteten i frågan om planering av upphandlingsplaner, utarbetande av projekt är redan synlig från det överflöd av specialiserade publikationer som nyligen har släppts, vilket avslöjar olika subtila aspekter och nyanser av frågan. Mycket beror på den svåra ekonomiska situationen i landet, på grundval av vilken kraven i lagen skärps, liksom övervakningen av deras efterlevnad. Det finns en positiv sida: det är möjligt att effektivt förhindra missbruk, korruptionskomponenten och ineffektivt slöseri med budgetbesparingar.
Årlig upphandlingsplanering är det vanligaste alternativet. Det kommer inte att vara överflödigt att utarbeta planer under en lång tidsperiod (femårsplan), men de bildas endast i allmänna termer. Det finns kortfristiga planer (till exempel i en månad), men dessa återspeglar endast företagets nuvarande behov. En årlig plan är inte bara en lista över nödvändiga förvärv, utan också ett dokument som visar institutionens utsikter, dess utvecklingsstrategi och förbättring av arbetsprocessen. Ofta bifogas en förklarande anmärkning till planen som motiverar behovet av var och en av de listade artiklarna. Detta hjälper till att förhindra misstanke om missbruk och bevisa behovet av fördelning av medel.
Huvudmål: analysera exempel på upphandling
Planering, upphandling kan vara det ansvarsområde som företaget försummar.I en sådan situation kommer kvaliteten på den tjänst som tillhandahålls till följd av arbetet vid institutionen för produkten att vara ganska låg och villkoren kommer att förlängas. Om det inte var möjligt att räkna ut priset på kontraktet korrekt, planera förvärvet, finns det en möjlighet till ineffektiv användning av medel, vilket kan betraktas som ett brott med följderna därav.
Kommunala upphandlingsplanering hjälper till att förebygga oförutsedda avbokningar. Initiativtagaren till transaktionsblocket kan vara den kontrollerande myndigheten, entreprenören eller själva institutionen, som plötsligt fann ett misstag och därför tvingades snarast säga upp samarbetet genom överenskommelse. Detta leder till tillfälliga förluster, ekonomiska. En kund som felaktigt har slutfört upphandlingsprocessen kan få straff. Framför allt följer det av befintliga lagar att en tjänsteman som ansvarsfullt felaktigt valde upphandlingsmetoden tvingas svara: straffen når 50 000 rubel.
En efter en
I moderna företag genomförs upphandlingsplanering genom en systematisk inställning till frågan med effektiva elektroniska, datoriserade och mjukvarusystem. Detta minimerar sannolikheten för mänskliga misstag. Operationssekvensen är utformningen av planen, dess samordning med högre myndigheter, genomförandet av planen. Redan i det förberedande skedet är det nödvändigt att motivera alla planerade operationer, kontrollera att målen för institutionen är uppfyllda och normalisera upphandlingen. Det senare innebär kvalitetskontroll av den köpta produkten, den beställda tjänsten med avseende på nuvarande krav, förväntade konsumentkvaliteter. I planens skede analyseras den erforderliga mängden av produkten och det marginella priset till vilket det kan köpas.
Upphandlingsplaneringshantering inkluderar att organisera en offentlig diskussion om evenemanget. Detta gäller särskilt för ett antal transaktioner för vilka publicitet fastställs i lagarna. Det finns sådana händelser att det helt enkelt är omöjligt att genomföra utan preliminär offentlig forskning med en bedömning av resultaten. För närvarande används de mest moderna metoderna för kommunikation, tekniska lösningar och informationstekniker aktivt för att organisera ett sådant steg.
Det finns inget slut på papper!
Planering för statliga och kommunala upphandlingar inbegriper bildandet av ett schema, en upphandlingsplan. Den andra typen av dokumentation infördes 2016. Den första praktiserades tidigare, dess form har förblivit oförändrad i flera år. Schemat utformas för året. Upphandlingsplanen upprättas för en genomsnittlig period och innehåller alla namn på produkter som institutionen behöver och köps från leverantören. Normalt täcker ett sådant dokument en tidsperiod på tre år, eftersom det är för denna period som en budget bildas.
Planering av offentlig upphandling är en särskilt svår fråga. Det är nödvändigt att fokusera på den federala lagen som antogs 2011 under nummer 223. Han förklarade möjligheterna att utarbeta en flexibel plan för en tolvmånadersperiod. Vissa inköp behöver inte motiveras. Detta gäller listan som faller under standarderna i den andra delen av den femtonde artikeln i den tidigare nämnda 44: e federala lagen. Anställda i den offentliga sektorn har rätt att anpassa planer i enlighet med behovet. Det finns ingen tidsgräns eller anledning.
Allt enligt planen
Upphandling i budgetplanering i ett grafiskt format innebär användning av dokumentation som har utvecklats under en treårsperiod och som beskriver institutionens grundläggande behov som en grund.Inte varje juridisk person från första gången kan framgångsrikt utforma en sådan upphandlingsplan som kan översättas till verklighet. Därför fastställer lagen möjligheten att göra justeringar av de dokument som redan publiceras genom ett specialiserat informationssystem.
Ofta måste förändringar göras när behoven för varor upptäcks som inte kunde identifieras tidigare. Genom den elektroniska budgeten är upphandlingsplanering en ganska flexibel process, du kan lägga till nya artiklar, särskilt om de ekonomiska möjligheterna för deras genomförande beror på besparingar i anbud som redan har gått vid anpassningstidpunkten. Ändringar kan göras när det stimuleras av resultaten av den offentliga diskussionen om den organiserades som att uppfylla kraven i lagar.
Upphandlingslogistik
För att säkerställa att upphandlingsplanering (den elektroniska budgeten, som genomförs genom moderna mjukvaruprodukter, ger betydande hjälp till specialister) är så effektiv som möjligt, anordna evenemang med hänsyn till logistikens krav. När du utarbetar planen måste du vägledas av företagets behov, kostnaderna för arbetsprocesser, lagringsutrymmen tillgängliga för användning. Rollen och mängden material som behövs för produktionsprocessen, tidpunkten för hur det ska levereras spelar en roll. För att lyckas måste du ta hänsyn till leverantörernas resurser, möjligheten att organisera din egen produktion av vissa förbrukningsvaror som är tillämpliga för tillverkning av slutprodukten, tillhandahållande av tjänster.
Bildandet, med hänsyn till hela den angivna upphandlingsplanen i budgetplanering i förhållande till statliga och privata företag, gör att du kan etablera en arbetsprocess utan driftstopp och ekonomiska förluster på grund av överskottsförvärv, skador på förbrukningsvaror. För att identifiera hur mycket material som behövs (nämligen denna indikator är grunden för att beräkna de flesta andra) är det nödvändigt att behärska flera standardberäkningsmetoder. För att tillämpa dem på ett specifikt företag måste du först samla in den mest kompletta informationsbasen om användning av liknande råvaror i industrin tidigare.
Hur mycket behövs?
En av metoderna för upphandlingsplanering är bedömningen av volymen av produkter som behöver produceras, baserat på kundens behov av det. När man vet hur betydande efterfrågan på produkten är för tillfället kan man rimligt beräkna hur mycket råmaterial som behövs. För att förenkla beräkningsformulisterna med produkter, material, ta hänsyn till den tid som krävs för att leverera olika artiklar, lagringstiden. Om vissa förbrukningsvaror kan tillverkas på egen hand måste du i förväg beräkna hur stora tidskostnaderna är.
Genom att känna till tidsintervallen uppskattar de brutto behovet av de positioner som erhållits från leverantören, tillverkade på egen hand. Baserat på den bestäms nettoförfrågan genom att analysera befintliga lager, beställningar och planerade produktionsvolymer. Bland beställningarna kan vara de som gjordes tidigare för den föregående serien. Vid planering av en ny produktionscykel behöver de inte beaktas.
Fluktuationer i efterfrågan
Denna metod för att planera inköp är relevant när konsumentens intresse kan beskrivas med ett vågdiagram med upprepande element. För att uppnå utjämning är det nödvändigt att bedöma hur stor produktens faktiska förbrukning under den senaste tiden är, för att identifiera förhållandet med de tidigare beräknade indikatorerna för den. För en ny period är prognosen en indikator som beräknas för den föregående tidsperioden, till vilken korrigeringsvärdet läggs till - mängden varor multiplicerad med signifikanskoefficienten.
Alternativt alternativ
En annan metod för upphandlingsplanering är deterministisk.De använder detta när det är känt för hur lång tid det tar att utföra en beställning, hur mycket material som krävs för det, i vilken tid förbrukningsvaror kommer att levereras.
Ibland är den stokastiska metoden mest tillämpbar i praktiken. Grunden för beräkningarna är metoderna för statistik, matematik. Med hjälp av specialiserade formler kan du utvärdera vad behovet av en produkt förväntas och baserat på denna plan köp av förbrukningsvaror.
Med hjälp av personalens ackumulerade erfarenhet kan du implementera en heuristisk strategi för upphandlingsplanering.
Det finns en tid för allt
Planering för offentlig upphandling, privat innebär tillgången till den mest kompletta informationsbasen om produktionsprocessen och resultatet av dess tillämpning. Det är nödvändigt att ge analytiker tillgång till exakt information om rörelsen för förbrukningsvaror, komponenter, reservdelar. Det bör finnas information om alla stadier från det ögonblick då forskningen på upphandlingsmarknaden till mottagandet av det köpta på lagret.
För att logistikupphandlingssystemet ska fungera bra måste du veta vilka material som används i produktionsprocessen. Utformningen av upphandlingsplanen innebär en samordnad interaktion mellan olika personer anställda i företaget. Planering av offentlig upphandling (och lika i privata företag) tvingar att upprätta ömsesidiga relationer mellan olika avdelningar, avdelningar, filialer av en juridisk enhet. Endast noggrant organiserad interaktion gör det möjligt för oss att garantera korrektheten i beräkningar, analyser och valet till förmån för den optimala metoden för upphandling. Gemensamt arbete låter dig bestämma för bästa prissättningspolicy, ingå ett lönsamt avtal med leverantören och spåra mängden inkommande, tillgängliga, förbrukade råmaterial. Logistik inkluderar kontroll över tidpunkten för leveranser, placering av råvaror inom lagerområdet.
Inget mer
Genom att organisera upphandlingslogistik kan du uppnå en minimilager i lagret med en oavbruten leverans av förbrukningsvaror för produktionsprocessen. För att planeringen ska vara effektiv är det nödvändigt att exakt formulera vilka specifika positioner som krävs och i vilken utsträckning, i vilken tidsperiod de borde vara exakt till förfogande för verkstäderna, och hur stora är kända leverantörers möjligheter. Logistiker utvärderar lagerets nuvarande kapacitet, utarbetar sätt att organisera produktionsprocessen för förbrukningsvaror med hjälp av sina egna kapaciteter.
Vi köper klokt
På många sätt är upphandlingsplanering nära relaterad till valet av ett specifikt format för samarbete med leverantörer. Nyligen är det mest utbredda alternativet genomförandet av ett anbud. Det är lika tillämpligt på statliga företag, institutioner och när man söker en leverantör av en privat handlare. Begreppet anbud kom in i ekonomin under lång tid. Organisering av budgivning är kundens ansvar, tillkännager konkurrensvillkoren för leveransen av produkten, tillhandahållandet av tjänster. Som en del av auktionen kan de som önskar tävla om rätten att ingå ett avtal med kunden på förhandsannonserade villkor. De regler som samarbetet ska underordnas måste formuleras och publiceras i förväg. För detta fylls ett komplett paket med anbudsdokumentation som anger villkoren för alla stadier av ömsesidigt arbete. Namn på produkter, tjänster, priser som passar kunden listas.
Det klassiska anbudet är ett förfarande med många konkurrenter. Att vinna rätten att ingå avtal är inte lätt, men själva processen är kostnadseffektiv, rättvis. Organisationen tilldelas företagets chefer och agerar som kund. Företaget samlar in en upphandlingskommission, vars sammansättning är godkänd av befälhavaren.Dessa specialister förbereder ett paket med dokument, utarbetar allt som krävs för att ställa villkoren för allmänhetens visning. Det är nödvändigt att komma ihåg de nuvarande lagstiftnings- och rättsakterna för anbud och auktioner.
Försiktigt och noggrant
Alla anbud som lämnas inom den begränsade tidsramen måste analyseras av deltagarna i upphandlingskommissionen. När det gäller vart och ett av alternativen formuleras ett allmänt beslut: acceptera förslaget, utse en potentiell person som entreprenör eller avvisa optionen. För att fastställa till förmån för ett specifikt resultat måste du kontrollera villkoren för tävlingen, analysera funktionerna i alla mottagna förslag. Det ideala resultatet av förfarandet är ett avtal till lägsta möjliga pris, med förbehåll för kundens alla krav och villkor. Opartialitet, öppenhet, öppenhet är de viktigaste fördelarna med ett sådant förfarande.
När man formulerar krav för artister måste man styras inte bara av ens eget intresse utan också av genomsnittliga marknadserbjudanden. Om kunden uppsätter medvetet ogynnsamma villkor finns det knappast några som vill registrera sig för ett sådant samarbete, som ett resultat av anbudet kommer inte en enda ansökan att dyka upp. För att inte vara i en så obehaglig situation, vilket leder till en störning i leveranstiden, är det nödvändigt att formulera tillräckliga förslag. Ett av de sätt som man har använt mer och mer nyligen är att ställa in de villkor som är maximalt möjliga för kunden. Varje potentiell entreprenör erbjuder sina egna alternativ, motsvarande i pris eller billigare, och baserat på en analys av alla mottagna ansökningar kan du välja det mest framgångsrika sättet att samarbeta.
Hur spenderar jag?
När du planerar inköp i form av ett anbud är det först nödvändigt att analysera marknadens pristilbud, sammanställa en sammanfattande offert för offert, jämföra olika leverantörer och sedan gå vidare till organisationen av anbudet. I den bifogade dokumentationen anges kraven för priset på kontraktet, tidpunkten för dess genomförande, kvalifikationsnivå och produktens kvalitet. Var och en av deltagarna enligt resultaten av anbudet får ett individuellt nummer, det första är avsett för vinnaren. Om man vägrar att ingå ett avtal kommer den andra på listan och så vidare att ha prioritet. Under anbudsförloppet är kontakt med kommissionsmedlemmarna och företrädare för intresserade potentiella entreprenörer förbjudet.