Under ett företags verksamhet visas ett stort antal dokument som måste lagras under en viss tid. I vår artikel vill vi prata om hur operationell lagring av dokument och deras förstörelse utförs.
Vad är online lagring?
Absolut alla papper som skapats eller mottagits under företagets gång är föremål för tydlig systematisering och grundlig behandling. Så att du i framtiden kan återanvända dem, måste du ordna deras säkerhet ordentligt och ge snabb åtkomst till någon av dem. Faktum är att den operationella lagringen av dokument är att bevara papper i en organisation eller strukturell enhet tills de förstörs eller överförs till organisationens arkiv.
Dokumentets lagringsperioder
I alla organisationer finns det en mängd olika papper beroende på graden av deras värde. Vissa har stort ekonomiskt eller vetenskapligt värde, andra innehåller information som är nödvändig för att lösa specifika problem, varefter de förlorar sin betydelse. Därför måste en del av tidningarna systematiseras och lagras, medan andra helt enkelt förstörs enligt vissa regler.
Operativ lagring av dokument av vetenskapligt eller praktiskt värde har sin egen tidsram. De beror på graden av betydelse av deras innehåll.
Hållbarhet kan vara följande:
- Konstant.
- Tillfällig (mer än tio år).
- Tillfälligt (högst tio år).
Det bör noteras att pappersformen inte påverkar lagringstiden för dokument på något sätt (lagringstabellen ges av oss i artikeln). Det är ingen hemlighet att de flesta av informationen för närvarande behandlas elektroniskt. Villkoren beror först på innehållet i själva dokumentet.
Lagringskrav
Det finns vissa krav för operationell lagring av dokument. Exempelvis bör avslutade fall av tillfällig eller permanent bevarande vara kvar i organisationsenheterna i flera år till. Efter denna period placeras de i företagets arkiv.
Så länge papperna används aktivt behöver de korrekt design och underhåll. Operativ lagring av dokument innebär att de bildas enligt vissa specifika grupper, liksom nomenklaturspecifika antaganden av organisationen.
För att säkerställa en snabb sökning av papper är det nödvändigt att fylla i namnen på mappar så informativa som möjligt. Som en enhet används som regel mappar, på omslaget där det bör finnas en ficka för utbytbara namn på nomenklaturer.
Under online-lagring anges följande information på omslagen:
- Den tillfälliga perioden för början och slutet av användning.
- Totalt rena ark i en mapp.
- Angivande av hållbarhet för sådana värdepapper.
- Fullständigt namn artist, hans kontakttelefonnummer.
- Ytterligare inskriptioner kan också finnas ("för godkännande", "för signatur", etc.)
Nuvarande förvaring utförs i specialutrustade skåp (metall) eller i ett separat rum, som är stängd för åtkomst. Tillfällig emission av värdepapper bör endast utföras på order av avdelningsledningen som dokumenten hänför sig till. I slutet av dagen bör mappen återgå till sin plats - ett säkert skåp.
I slutet av den operationella lagringsperioden tilldelas dokument status som "färdig". Och först efter det börjar proceduren för att förbereda dem för överföring till arkivet.
Datum för lagring av inkommande dokument
I alla organisationer ackumuleras inkommande dokument i aktivitetsprocessen. De har också hållbarhet. Generellt hänvisar inkommande korrespondens till all dokumentation som anländer till företaget. Lagringstiden för sådana papper bestäms av innehållet. Inkommande dokument rekommenderas att lagras i minst tre år. Men viktigare brev kan vara längre (till exempel mer än fem år). Varaktighet bestäms av graden av information i uppgifterna. Därför måste klassificeringen av sådana dokument ta hänsyn till informationens betydelse. Till exempel bör brev från myndigheter markeras i en mapp och korrespondens med affärspartner i en annan. Sådana papper bör lagras i minst fem år.
Utgående lagringsperioder
Utgående dokument, som alla andra i företaget, lagras. Liksom när det gäller inkommande papper har de vissa villkor som beror på graden av deras betydelse.
Det rekommenderas att systematisera dokumenten och ange lagringsperioderna i varje mapp. Logiskt bör utgående dokument delas upp i separata matriser: korrespondens med leverantörer, med kunder, kunder, statliga organisationer, verktyg osv. De viktigaste uppgifterna bör förvaras i driftlagring i minst fem år och enklare - upp till tre år. Speciellt viktiga brev kan lagras i tio år. Grunderna för en så lång användning måste fastställas i en särskild instruktion om företagets kontor.
Dokumentloggar
En dokumentregistreringsdagbok finns tillgänglig hos alla företag. Dessutom tilldelas som regel separata registreringsjournaler för inkommande och utgående värdepapper om organisationen är aktiv. Så mycket bekvämare att systematisera all korrespondens. Tidningar köps och byts varje år. Naturligtvis föredrar för närvarande många en dagbok i elektronisk form. Det måste dock finnas en papperskopia.
Dokumentförfrågningar registreras i tidskrifterna, nummer tilldelas dem och datum anges också. Sådan registrering av värdepapper gör det möjligt att vid behov hitta rätt dokument. Tidningar hålls i tre år. I slutet av denna period förstörs all dokumentation relaterad till inkommande och utgående korrespondens samtidigt som en handling utarbetas.
Dokumentundersökning
Som vi sa tidigare beror inte längden på användning och lagring av papper i något fall på formen (papper eller elektronisk), bara innehållet i dokumenten är av betydelse. För att bestämma dess betydelse utses en undersökning. Dess uppgift är att ta reda på vilka dokument som är av betydelse för produktion, vetenskap, staten osv. För dokument som har valts för operationell lagring är det nödvändigt att ange vilken tidsperiod de kan behövas. Därför är bestämningen av lagringstiden en annan uppgift som anges före undersökningen. Alla handlingar innan de skickas för expertutvärdering som förberedelse för överföring till arkivet formas till nomenklaturfrågor av vissa strukturella avdelningar eller kontorsledningstjänsten.
Undersökning av värde kan göras hos företagen själva, organisationernas arkiv samt statliga arkiv.
I allmänhet, om vi pratar om seriösa hanteringsdokument, är datumen för deras lagring förutbestämda vid tidpunkten för skapandet. De viktigaste referens- och reglerhjälpmedel som påverkar lagringsperioder är listor över dokument som anger lagringsperioder. De används i expertbedömningen av värdepapper i kommunala, statliga arkiv och hos företag. Och värdet uttrycks som sagt i hållbarhetstiden.
Listan över dokument med lagringsperioder är en systematisk lista över kategorier och typer av värdepapper som innehåller lagstadgad information om lagringstid.
Listorna innehåller lagringsperioder för standarddokument som är tillgängliga i alla organisationer. Men specifika artiklar som återspeglar vissa funktioner i företaget kan vara relaterade till avdelningslistor.
Dokumentarkiv
Ett arkiv med dokument i en organisation kan inte existera på egen hand. Papperet lagras i det under en viss tid, varefter de måste överföras till kommunala arkiv eller statliga arkiv. Den federala lagen definierar tydligt lagringsperioden för många värdepapper i den. Så, till exempel, dokument om personal, notarialhandlingar, affärsböcker måste bevaras i 75 år, vetenskaplig dokumentation - femton år.
I händelse av att organisationen likvideras av någon anledning, måste arkivet med dokument med en fast hållbarhet samt personalpapper överföras till det kommunala (statliga) arkivet. Icke-statliga företag för att överföra dokument måste först ingå ett avtal med Ryska federationens arkivfond. Om det inte avslutades i tid, bör arkivet ta för lagring endast papper på företagets personal. Platsen för sparande av de återstående dokumenten bör väljas av ordföranden för likvidationskommissionen.
Hur förstör du dokument?
Arkiveringsdokument som lagras på företaget kan elimineras om lagringsperioderna har gått ut. Förstörelse av dokument kan anförtros en tredje part organisation, eller så kan du utföra det själv. Det finns enhetliga regler genom vilka denna process genomförs. Det är värt att komma ihåg att du bara kan förstöra de dokument som har gått ut lagringsperioder som har tappat sin praktiska betydelse. Det är möjligt att vidta alla åtgärder med avseende på värdepapper endast med expertbedömning.
Förstörelse av dokument åtföljs av verkställandet.
Utarbeta en handling
Papper kan ingå i förstörelseshandlingen i händelse av att lagringsperioden upphörde den 1 januari det år då dokumentet upprättades. Det vill säga, om fallet 2014 och lagringsperioden är fem år, kan det ingå i lagen först 2020.
För att undvika ytterligare missförstånd måste alla ärenden granskas fullt ut och se till att alla papper i det har tappat värde. Men i praktiken gör de ofta annat. Om dokument har legat på en hylla i fem år och aldrig har berörts av dem, försummas reglerna. De bläddrar helt enkelt i selektiva fall för att se till att de verkligen inte längre behövs.
Handlingen måste innehålla information som finns tillgänglig på omslaget. Sådant noggrant arbete kommer att verka onödigt för de människor som inte förstår de komplicerade arkivarbetena. Men i verkligheten är det inte så.
En handling måste säkert undertecknas av den som genomförde expertbedömningen. Vidare noterar dokumentet att handlingarna överenskom med organisationens expertkommitté. I slutändan måste lagen godkännas av företagets chef.
Först efter att ha följt alla förfaranden kan organisationen förstöra de fall som anges i lagen.
Hur förstör du affärspapper?
Det finns flera sätt att förstöra dokument. Om företagets territorium tillåter det, kan du bränna papperet själv genom att observera brandsäkerhet. Dessutom kan du använda dokumentförstöraren. Men detta är en ganska lång process, den här metoden är lämplig för små volymer. I dessa fall utarbetas en handling i godtycklig form, där förstörelsens faktum registreras.
Stora mängder fall avsedda för förstörelse, vanligtvis överför företag för bortskaffande eller återvinning till specialiserade organisationer som hanterar detta.
Det faktum att överföringen måste registreras i godkännandecertifikatet. Dokumentet anger datum, vikt och antal ärenden. Experter rekommenderar att en anställd i företaget är närvarande vid förstörelsen av papper för att upprätthålla sekretess.