Varje organisation, oavsett äganderätt och verksamhetsområde, skapar dokument. Beställningar, protokoll, brev, elektroniska och papper. Alla är en del av företagets allmänna och personella ledning. Företagets framgång och företagets välstånd beror direkt på hur väl etablerad denna process är.
Allmänna grunder för organisationens kontorsarbete
Pappersarbete är en process för att skapa och sprida alla dokument i en organisation. Inklusive mottagning, behandling, uttalande om kontroll och utförande. På företaget utförs denna aktivitet av en sekreterare, en kontorschef eller en hel enhet som leds av en ledande specialist - en dokumentspecialist.
Huvudstadierna för kontorsarbetet är:
- Skapa eller ta emot dokument, inklusive deras registrering.
- Kontroll över verkställandet av dokumentet, överföring till de adresserade tjänstemännen, undertecknande, svar och andra åtgärder.
- Pappersarbete för drift eller arkivlagring. I vissa fall är det möjligt att förstöra filer och papper.
Registrering i företaget kan organiseras på olika sätt, följande typer är vanligast:
- decentraliserad - dokument skapas, accepteras och behandlas individuellt i varje enhet. Detta gäller för stora företag med olika aktiviteter;
- centraliserad - organisationen har en speciell enhet som uteslutande arbetar med dokumentation. Detta kan vara sekretariatet, kontorsavdelningen eller en anställd som utför dessa funktioner. Karakteristisk för små och medelstora företag;
- blandad - innehåller en kombination av de två första typerna.
Oavsett hur organiserat pappersarbetet - detta bör återspeglas i företagets regleringsdokument.
Registrering och dokumenthantering på företaget - organisatorisk nödvändighet
Den ekonomiska framgången för företagets aktiviteter beror direkt på hur väl organiserad arbetsflödesprocessen är. Chefer bör välja kompetent personal, regelbundet förgifta sekreterare för vidareutbildning och övervaka lagstiftningsändringar.
I alla organisationer är pappersarbete faktiskt företagets "cirkulationssystem". Med ett kompetent tillvägagångssätt fungerar det smidigt, levererar nödvändiga handlingar till ansvariga tjänstemän, skickar brev, tar bort onödiga dokument för lagring.
Varje företagschef förstår att pappersarbete är ett system som måste agera tydligt och kompetent. Överväg vid behov olika alternativ för elektroniska assistenter och följaktligen utbilda personal att arbeta i dessa system.
HR registrerar hantering som grund för stabil drift av företaget
Hos de flesta stora företag är de aktivt engagerade inte bara i allmänhet utan också i personaldokumenthantering. Det vill säga ett system som innehåller dokument relaterade till anställdas personliga uppgifter och arbetsuppgifter.
Personalhantering kännetecknas av mycket strängare regler. De flesta dokument utfärdas på standardformulär. All formulering och anteckningar måste vara i enlighet med lagen - i synnerhet arbetslagen. Dessutom har företaget sina egna handlingar som reglerar arbetsrelationer med anställda.
Organisationen av personalhantering är alltid en separat enhet i företaget.Om företaget är litet kan det vara en anställd, men i detta fall måste hans uppgifter anges i anställningsavtalet.
Enheternas namn kan vara mycket olika:
- "Personalavdelningen";
- "Personal Service";
- "HR-chefer";
- HR-avdelningen.
Reglering av kontorsarbete och arbetsflöde
Strukturen för ett företags geografiska arbete måste anges i lokala bestämmelser.
Det kan vara:
- kollektivt arbetskontrakt;
- instruktion om organisationens kontor;
- arbetsbeskrivningar av anställda direkt relaterade till arbete med dokument;
- företagets stadga.
Företagsdokument från företag som rör personal- och kontorsarbete bör inte strida mot den nuvarande lagstiftningen.
Korrekt organiserad personal och allmän pappersarbete är grunden för företagets stabila drift.
