Om du någonsin behöver skriva en förklarande anmärkning, och som praxis visar, det finns sådana fall ganska ofta, gör det på rätt och korrekt sätt. Underskatt inte detta dokument. En seriös strategi hjälper till att undvika ytterligare missförstånd och disciplinära åtgärder. Den här artikeln hjälper dig med detta. Vi lär oss hur man skriver en förklarande anmärkning, vilka typer och krav för det. Dessutom kommer denna information att vara användbar för chefer och individer vars kompetens inkluderar denna fråga.
Vad är en förklarande anmärkning?
I ordets allmänna betydelse bör en förklarande anmärkning förstås som ett särskilt affärsdokument, som sammanställs för att ge förklaringar om vissa bestämmelser i huvuddokumentet (plan, rapport, utkast) eller ger en kommentar om orsakerna till något faktum, händelse eller handling.
Ett stort antal variationer och variationer av detta dokument kan villkorligt delas upp i två grupper.
Typer av förklarande anmärkningar
- Följa huvuddokumentet eller förklara de enskilda bestämmelserna.
- Förklarande anmärkningar om eventuella händelser, handlingar, aktuella situationer och beteenden hos enskilda anställda i organisationen. Detta är den vanligaste typen av dokument som utarbetats av anställda i organisationen på begäran av direkt eller chef. De hänför sig till relationer som uppstår i processen med arbetskraft och produktionsverksamhet. Som regel skrivs en förklarande anmärkning till direktören i samband med en nödsituation, brott mot arbetskraft och (eller) produktionsdisciplin, disciplinbrott och kränkningar, etc. I dessa fall måste arbetsgivaren begära det från den anställda (enligt Ryska federationens arbetslag, artikel 193) , eftersom det betraktas av lagstiftaren som en form av hans självförsvar. Således är en förklarande anmärkning (exempel nedan) en integrerad del av processen att disciplinera en anställd.
Avger en förklarande anmärkning
För den första typen av dokumentation är pappersarbete ett obligatoriskt krav; för den andra är handskriven text på ett standardark A4-papper godtagbart. Alla bör veta hur man skriver en förklarande anmärkning och vad de ska ange i den, för i praktiken är detta mycket vanligt. Oavsett hur exemplifierande en anställd du är, är situationerna olika och ingen är säker från dem. Strukturen för den förklarande anmärkningen innehåller följande obligatoriska element:
- adressatuppgifter;
- dokumentets namn, typindikering;
- textens titel (börjar med prepositionen "O (O) ...");
- kroppstext;
- datum för att skriva dokumentet;
- personlig signatur.
Den förklarande anmärkningen (ett prov ges nedan) i innehållsdelen ska återspegla objektiva uppgifter om händelser och specifika fakta, ge tydliga förklaringar. Huvudtexten återspeglar den anställdes personliga ställning i den aktuella situationen, hans inställning till perfekt missförstånd och konsekvenser. Om en anställd åberopar sig skyldig till ett brott, kan han återspegla detta i den materiella delen, vilket anger hans omvändelse för gärningen och lovar att inte upprepa detta i framtiden. Om han betraktar sig oskyldig finns det möjlighet att uttrycka sin åsikt och tillhandahålla sina argument och nödvändiga bevis.
Sammanfattningsvis kan vi säga att den förklarande anmärkningen är ett exempel på hur en anställd kan skydda sig i närvaro av en kontroversiell situation. Dess förklaringar bidrar i huvudsak till en objektiv bedömning av arbetsgivaren av ett visst faktum och gör det möjligt att identifiera alla omständigheterna för brottet och, om nödvändigt, välja en rättvis åtgärd av disciplinär sanktion.
Anmälan om förklaring
Som redan nämnts måste arbetsgivaren begära en skriftlig förklaring från sin anställd innan disciplinåtgärder vidtas (Artikel 193 i arbetslagen Russian Federation). Dessutom är tidsfristerna inom vilka en förklaring ska ges - två arbetsdagar. Baserat på det faktum att lagstiftaren tilldelar en viss tid måste arbetsgivaren dokumentera det datum då han bad sin anställd att lämna en anteckning. Det finns inget obligatoriskt krav för detta, men praktiskt sett skulle ett sådant dokument vara användbart. För det första är detta startdatum, och för det andra dokumentation på att anställdas rättigheter inte kränkts. Vi ger ett exempel nedan för att klargöra vad som ska anges i det och hur man skriver. En förklarande anmärkning begärs på brevhuvudet med underskrift av representanten från arbetsgivaren, vars kompetens att utfärda disciplinära sanktioner. Vanligtvis är detta ledaren eller personen till vilken denna myndighet delegeras.
Meddelandeexempel
Biträdande överläkare
Kukushkina R.R.
Att ge en skriftlig förklaring
I samband med din felaktiga utförande av arbetsuppgifter, som uttrycktes i frånvaro på arbetsplatsen från 12/21/14 till 12/23/14, ber jag dig att lämna en skriftlig förklaring till detta faktum till personalavdelningen före klockan 26.00 den 26 januari 2014.
Huvudläkare (signatur) P.P. Sorokin
Meddelandet mottogs den 24 januari 2014
Biträdande överläkare (signatur) Kukushkin R.R.
Det kan vara så att den anställde vägrar att ta emot och underteckna ett sådant dokument, och förklarande anmärkning för arbetet skrivs sent, när det inte längre är möjligt att tillämpa disciplinåtgärden och alla tidsfrister har gått. I det här fallet kan det vara nästa väg ut - att överlämna meddelandet till kommissionen, det vill säga i närvaro av den närmaste tillsynsmyndigheten, en representant från fackföreningen, organisationens juridiska rådgivare och andra intresserade. Om det fanns ett vägran, är det värt att utarbeta en akt med signaturerna från alla som var närvarande. På detta sätt bekräftar du att bestämmelserna i art. 193 i Rysslands arbetskod.
Förklarande anmärkning (exempel) för arbete: exempel nr 1
De vanligaste situationerna som är förknippade med frånvaro eller försenad arbete.
Befälhavare för den militära enheten 65487
Överste Sidorov S.S.
Från en anställd vid Ryska federationen försvarsministeriet, kontorist
Volkova R.L.
Förklarande anmärkning
Om att vara sen på jobbet den 16 maj 2014
Jag, Volkov Roman Lvovich, var sent på jobbet i 4 timmar den 16 maj 2014. I huvudsak kan jag förklara följande. I morse, under min resa till jobbet i min egen bil, såg jag en olycka. I detta avseende tvingades han vittna för trafikpolisen. Det tog mycket tid. Jag bifogar en kopia av protokollet som bevis och en underlag från inspektören för trafikpolisen Orlova P.P.
16 maj 2014 (signatur) Volkov R.L.
Exempel nr 2
Till chef för Parus-butiken
Malinina M.M.
Från lagerschefen
Smorodintseva S.S.
Förklarande anmärkning
Om att vara sen på jobbet den 30 december 2014
Jag, Smorodintseva Sofia Semenovna, den 30 december 2014, var sent på jobbet i 2 timmar. Faktum är att dagen innan jag köpte en ny klocka med väckarklocka. Efter att jag inte helt har förstått mekanismen ställde jag timern felaktigt och överlappade i en timme. Jag erkänner mitt misstag. Jag lovar att detta från och med nu inte kommer att hända igen.
30 december 2014 (signatur) Smorodintseva S.S.
Fel Förklarande anmärkning: Exempel
Denna typ av dokument finns också ganska ofta.Fel kan vara av olika slag praktiska aktiviteter pappersarbete etc. I detta fall beaktas situationen med att arbetsplanen inte uppfylls.
Till direktören för Much Money LLC
Monetkina L.D.
Från huvudspecialisten R. Bozhkina
Förklarande anmärkning
Om underlåtenheten att uppfylla planen för september 2014
Jag, Monetkina Lyudmila Denisovna, efter att ha analyserat den aktuella situationen relaterad till underlåtenheten att uppfylla planen för att ingå låneavtal förklarar följande. Problemet är relaterat till bristen på anställda, eftersom två specialister permitterades på en månad och ingen anlitades för att ersätta dem. De två återstående anställda kan inte klara arbetsvolymen, även om de arbetar utöver normen.
15 oktober 2014 (signatur) Monetkina L.D.
Utarbeta en handling som inte anmäler en förklarande anmärkning av en anställd
Om arbetstagaren i slutet av den fastställda perioden inte gav någon förklarande anmärkning (exempel ovan), måste arbetsgivaren i enlighet med den angivna artikeln i Rysslands arbetskod utarbeta en särskild handling. Det är riktigt att lagstiftaren inte anger vilken anställd som ska göra detta, i vilken tidsram och om det är nödvändigt att bekanta medarbetaren med den. Detta fastställs på organisationsnivå med hänsyn till regler för kontorsarbete. Handlingen utarbetas med deltagande av en grupp personer och bekräftar de händelser eller fakta som fastställts av dem. Därför är det nödvändigt att sammanställa det kollektivt, det är tillrådligt att locka de anställda som var närvarande när den anställde fick ett meddelande om kravet att lämna en förklarande anmärkning. Det är skrivet på ett vanligt formulär och kan ha det formulär som presenteras nedan.
Exempellag
AKT
10.07.2014
Om anställdens underlåtenhet att lämna en skriftlig förklaring i samband med ett disciplinbrott
Jag, chefen för personalavdelningen, Koroleva E.E., i närvaro av huvudbokföraren Ivanova N.N. och ekonom Pevtsova R.I. Denna lag har utformats enligt följande:
07/06/2014 revisor Petrova I.I. I enlighet med artikel 193 i Rysslands arbetslag föreslogs den 9 juli 2014 att ge en skriftlig förklaring av det disciplinbrott som begåtts av henne, vilket manifesterade sig i frånvaro på arbetsplatsen i sex på varandra följande timmar. Petrova I.I. Hon gjorde inte detta inom den föreskrivna tiden och sa att hon redan hade gett en muntlig förklaring och inte skulle skriva något annat.
Denna akt görs i två exemplar.
/ signatur / Koroleva E.E.
/ signatur / Ivanova N.N.
/ signatur / Pevtsov R.I.
En kopia av den mottagna akten:
/ signatur / Petrova I.I.
Betrakta inte vägran att skriva en förklarande anmärkning som ett nytt disciplinbrott, eftersom detta är den anställdes exklusiva rätt och inte en skyldighet. Och med denna handling bekräftar arbetsgivaren bara att alla lagens regler har följts.
Skillnaden mellan förklarande anmärkning från föreläsningen och tjänsteman
Förväxla inte dessa tre begrepp. Vi har redan sorterat ut den första. Om du vet hur du skriver en förklarande anmärkning kan du enkelt klara resten. Låt oss prata om dem kort. memorandum är motsatsen. Syftet med att skriva det är att informera hanteringen om den aktuella situationen, situationen, fakta som har ägt rum, det vill säga att motivera dig att vidta åtgärder.
memorandum innebär överföring av viss information om den "horisontella" ledningsgrenen, det vill säga från en chef till en annan, en anställd på en avdelning till en anställd i en annan, etc. Som regel hänför de sig till materiella, tekniska, organisatoriska, ekonomiska och andra frågor. I själva verket är detta affärskorrespondens.
Hur man skriver en förklarande anmärkning (exempel eller exempel) kan lätt hittas på nätet. Det finns ingen form, men det finns vissa krav som vi har angett. Du kan enkelt använda och göra om exemplen ovan "för dig själv".
