Under sin verksamhet utarbetar organisationen en mängd olika dokument, som båda har sin egen semantiska belastning. Rätt fyllning, detaljer, fullständighet av den angivna informationen regleras av lagen. Små organisationer inom redovisning och rapportering görs konkreta eftergifter från skattetjänsten. Större företag bär hela skattetrycket. Vem kan skriva under primära dokument och andra typer, hur man korrekt upprättar och återspeglar dem i redovisning - dessa och annan information kommer att beaktas i den här artikeln.
Typer av dokument i organisationen
Företag bedriver dagligen affärsverksamhet som omedelbart måste återspeglas i redovisning, förvaltning och skatteregistrering. Vad är primära dokument? Detta är bara en återspegling av dessa operationer, och fungerar också som bevis på att de ägde rum. Sedan, för analys, systematisering, kontroll, prognos och för genomförande av andra ekonomiska förfaranden, registreras alla transaktionsdokument i särskilda kataloger och tidskrifter - redovisningsregister. Och i slutet av rapporteringsperioden, på grundval av information om all verksamhet, utarbetas rapporteringsdokumentation, som är den slutliga reflektionen av företagets verksamhet under en viss period.
Vad är det primära dokumentet
Kärnan i det primära dokumentet är att fixa faktumet för den utförda operationen. Dokumentet skrivs ut vid tidpunkten för uppdraget eller omedelbart efter det. Det återspeglar ett antal detaljer som är nödvändiga för att bekräfta verkligheten i operationen, för att fastställa de personer som är involverade i den samt dess sammansättning. Organisationen måste följa alla krav som ställs av lagar och tillsynsmyndigheter med avseende på den primära dokumentationen. Kraven inkluderar frågan om vem som kan skriva under de primära dokumenten. Lagstiftningen har gett tillräckligt med instruktioner, förordningar och lagar. Den viktigaste rättsakten för registrering av primära organisationer anses vara art. 9 402-FZ "On Accounting".
Exempel på primär dokumentation
Varje dag vidtar företaget vissa åtgärder: det köper varor, fakturor, skickar produkter, betalar för köp och skatter, kommer och spenderar kontanter i kassan. Alla dessa handlingar dokumenteras i primära dokument. För att exakt återspegla dessa åtgärder används följande former av dokument:
- TORG-12 eller fraktsedel;
- faktura;
- kredit- och debiteringskassa;
- handlingar och utförda tjänster;
- handlingar av överföring av materiella tillgångar;
- fraktsedel;
- betalningsorder och kontoutdrag;
- krav på emission av väsentliga tillgångar.
I den här listan kan du lägga till många exempel på företagets primära dokumentation. Den viktigaste skillnaden från bokföringsregister och rapportering är pappersarbete under operationen eller med en liten fördröjning.
förordningar
Prover av primära dokument godkänns av statens statistikutskott, finansministeriet och bokföringslagen. Regionala krav och förordningar kommer också ut. Den viktigaste lagstiftningsakten som reglerar en revisors arbete är 402-FZ. Art. 9 anger reglerna för underhåll av dokumentation.
Lagstiftningsorganen utfärdar nästan kvartalsvis regelbundna ändringar av befintliga förordningar, nya lagstiftningsakter och offentliggör förändringar i journalföring och rapportering. Det är därför revisorer ständigt höjer sina kvalifikationer, prenumererar på specialiserade temapublikationer och försöker hålla sig à jour med alla nyheterna om skatt och redovisning. Underlåtenhet att uppfylla kraven kan leda till stora böter, många ändringar av befintlig rapportering och andra sanktioner.
Detaljer om dokument
Lagstiftningen föreskriver obligatoriska uppgifter om primära dokument, som måste anges av organisationen. Deras närvaro avgör om dokumenten beaktas i de slutliga uttalandena vid avdrag för belopp från skattebasen, om faktumet för en affärstransaktion accepteras, om Federal Tax Service hävdar att transaktionerna är lagliga.
De obligatoriska detaljerna i de primära dokumenten innehåller följande information:
- Namn på leverantör, köpare, mottagare och betalare för transport;
- bankuppgifter, TIN, företagens fysiska och juridiska adress;
- dokumentnummer och datum;
- nomenklatur som flyttades, köpts eller såldes under operationen;
- mätenheter, kvantitativt och värdeuttryck för objektet;
- det totala beloppet för alla positioner i dokumentet;
- underskrifter, positioner, dekryptering av underskrifter från ansvariga personer;
- märke, bilnummer, förardata under transporten;
- antal säten, vikt och lastkategori;
- grunden för dokumentet, avtalets nummer och datum, information om specifikationen, certifikat, eventuella undersökningar.
Vem kan skriva under de primära dokumenten
Betydande uppmärksamhet ägnas åt att underteckna dokument. Det är mycket viktigt att de som certifierar primären har behörighet att utföra denna åtgärd. Ett annat obligatoriskt villkor för registrering av underskrifter är att alla personer som på något sätt är involverade i en affärstransaktion och är ansvariga personer måste nödvändigtvis sätta sin signatur i dokumentet. Så vem kan skriva under de primära dokumenten:
- VD för företaget eller enskilda företagare;
- chefredovisare;
- butikshållaren som släppte varorna;
- föraren som accepterade varorna för transport;
- butikshållaren som tog varorna till lagret;
- specialist som accepterade dokumentation;
- tredjepartsföretag, om han deltog i leveransprocessen.
Fullmakt för signatur
Rätten att underteckna primärhandlingar kan överföras till en behörig person. Detta är en ganska vanlig praxis i företag där det finns ett stort antal försäljningar och kvitton på varor, och direktören är upptagen med andra saker, resor och andra aktiviteter relaterade till organisationens funktion. För att överlåta undertecknandet av den primära dokumentationen till en annan person måste ett antal regler följas. Så den anställd som certifierar dokumenten måste vara officiellt anställd i företaget med genomförandet av anställningsavtalet och en post i arbetsboken. Företaget måste lagra all nödvändig information för den anställda. Naturligtvis måste han ha en specialutbildning, förstå innebörden och reglerna för pappersarbete. Senast och viktigast - en fullmakt måste utföras på rätt sätt.
Fullmakten utfärdas för en specifik anställd med hans passuppgifter, bostad, verkliga bostad och plats i organisationen. De skriver ut det under en viss period. Om anställningsavtalet är brådskande - under giltighetsperioden. Om arbetstagaren arbetar utan avtalets villkor utfärdas fullmakten för ett år.
I den föregående versionen beaktades ett exempel med en operatör av en redovisningsbas eller en revisor, vars uppgifter ingår att underteckna de primära organisationerna under hela arbetstiden.Det finns situationer då fullmakten skrivs ut till andra tjänstemän - föraren, speditören, ingenjören, mekanikern. Ett exempel på ett sådant fall är upphämtning av föraren av de köpta varorna från leverantörens territorium. För att utarbeta dokument, få rätt att samla in last och transportera den, skriver organisationen ut en fullmakt. Det består av två delar - själva dokumentet och ryggraden. Den första delen återstår till leverantören, ryggraden tas av företaget. En sådan fullmakt utfärdas för en period av upp till tio dagar som anger företaget där arbetstagaren måste ta emot varor och material.
Elektronisk signatur
Den primära kan undertecknas på ett annat sätt - elektroniskt. Ett villkor är elektronisk dokumenthantering, tillgången på lämplig programvara och hårdvara och ett elektroniskt signaturcertifikat. Det är också nödvändigt att utfärda en fullmakt för den person vars namn visas i certifikatet. Efter att ha gått igenom alla procedurer för att inrätta och genomföra elektronisk dokumenthantering och signaturer, kommer den anställde att kunna sätta sin egen signatur på grundval av en fullmakt istället för signatur från huvudbokföraren, direktören och andra personer som tillhandahålls av fullmakten.