Као и у другим областима пословања, стручњаци за набавке дају предност над предузетником или власником малих предузећа, који то сазнају како посао расте. Док стручњаци расправљају о смањењу трошкова, развоју нових тржишта и минимизирању ризика, куповина може изгледати прилично застрашујуће за власника малог предузећа. Многи предузетници нису упознати са овим темама и свесни су утицаја набавки касније него што би требали.
Компаније са ефикасним тимом за набавке често послују сјајно и уживају у успеху редовних купаца.
Да бисте ставили тачку на све, размотрите све основне процесе које подразумевају савремене набавке. Ово ће вам дати јасност у погледу главних функција које чине највећи део одговорности за набавку. Све ово ћете морати претражити на било којој компетентној платформи за набавку.
Провера захтева и залиха
Пре започињања циклуса набавке пре плаћања, потребно је утврдити потребу за производом или услугом. У контексту малих предузећа, кључ је процена оправданости потреба. Као што ће вам рећи било који стручњак за набавке, проверите доступност одређених производа / материјала у вашој "залихи". Нагласите за себе оно што вам недостаје и из тога већ избришите оне тачке које вам се чине бесмислене. Дајте предност најреалнијим и најефикаснијим куповинама како бисте касније све то оправдали. Веома је важно да проверите своје потребе и двоструко проверите расположивост пре него што пређете на следећи корак: повећајте захтеве за куповину.
Подигните захтев за куповину
Овде ће тим или члан тима коме је потребан одређени производ / услуга послати захтев. То може бити папирнати образац, електронски образац или усмени захтев телефоном. Ако започињете испочетка, користите електронске обрасце да бисте лакше чували и комуницирали. Осигурајте да се захтеви појављују тек након што се испуне одређени административни захтеви. Ово је метода која ће вам помоћи да осигурате да се извршавају само валидни захтеви. Као што пракса показује, управо ова метода игра огромну улогу, јер вас као предузетника открива с најбоље стране. Придржавајте се јасних правила и прописа у процесу пријављивања и тада ће се ваше предузеће почети развијати како треба.
Управљање захтевима куповине
Започните додјелом примарне одговорности за одобравање захтјева за куповину. Неко из одељења за финансије или одељење за набавку разматра сваки захтев за куповину и или га одобрава и издаје налог за куповину, или га враћа купцу, наводећи разлог за одбијање. Након што је налог одобрен у име ваше компаније, препоручује се да извршите проверу буџета. Учините то пре слања било каквих упита или понуда (РФП, РФК) по потреби. Ово је важно јер се често дешава да наручимо све што се чинило потребним, а затим не можемо да платимо наруџбу. Узимање у дугове и на почетку и на врхунцу покретања посла је лоша политика. Све радите на основу финансија.
Још један савет: то можете решити ако је могућа велика куповина. Ово је најприкладније за јединствене, једнократне куповине робе или услуга мале вредности или за неуправљане куповине одређене категорије.
Преговори и одобравање налога
Након што купцу предате налог за куповину, он га може одобрити, одбити или започети преговоре.У овом тренутку можете да разговарате о променљивим као што су распоред испорука, алтернативни артикли, цене и начин превоза. Имајте на уму да је споразум правно обавезујући уговор. Након што их продавац потпише, по закону су дужни да пруже наведене услуге или робу у складу са наведеним распоредом по назначеној цени.
Пријем робе и / или производа
Продавац вам шаље робу или пружа услугу и упознаје вас са важним документом о пријему робе. Потписујете га чим потврдите да је тражени производ (или пружене услуге) у реду и да се налази у вашем складишту. У овом тренутку изводите и безбедносну меру која се зове трипартитна усаглашеност, што значи упоређивање наруџбенице, листе паковања која долази са производом или услугом и фактуре добављача. Чим се увери да се сви подударају, тек тада треба ићи на исплате.
Канцеларијски посао и продуктивност продавача
Након што сте завршили све процесе који воде од „набавке“ до „плаћања“, предузмите две мере да осигурате доследност. Прво је вођење евиденције, а друго је анализа перформанси добављача. Након сваке уплате, региструјте је за трајни запис, користан за ревизију, а када касније требате добити детаље у вези с наруџбом, ово ће вам помоћи. Прелазак на дигиталне податке помоћи ће вам да похраните све податке о куповини на лако доступној централизованој локацији.
Рад добављача је можда једини кључ ефикасне набавке. Овде процењујете сваког добављача по факторима као што су квалитет испоручене робе или пружених услуга, колико се добро придржавају распореда испорука и уговорних обавеза, као и брзина реаговања. Ако нисте били задовољни ниједном од ових подручја, проверите ово црвеном бојом. Анализа управљања перформансама добављача помаже вам да одржавате и проширите односе само са најефикаснијим добављачима.
Закључак
Разумевање процеса набавке значи куповину првокласне! Предузетници много размишљају и не морају осећати да морају да постану експерт за набавке како би њихов посао несметано пословао. Само почните са основама и схватите како извршити праву куповину. Подесите неке аутоматизоване системе за куповину тако да можете бити сигурни да они раде истим темпом сваки пут.
Не дозволите да вас недостатак знања спречи да се такмичите са искусним професионалцима - савладајте ове основе правилно и већ ћете добро започети!