Тешко је замислити посао без састанака или других састанака менаџера са запосленима. Током таквих састанака успоставља се контакт у тиму, преносе се важне информације и дају предлози. Састанци нису увек занимљиви или важни, тим позитивније их виде сви запослени. Да не бисте трошили време на празно окупљање запослених, требало би да знате тајне успешних пословних састанака.
Јасна агенда
Пословни састанак није тајни састанак, већ планирани догађај, који мора бити унапред договорен са свим учесницима. Вођа или особа која окупља чланове састанка одговорна је за дневни ред. Садржи следеће податке:
- Датум и време састанка.
- Тема разговора.
- Листа звучника. Ако је водитељ или организатор позвао некога да одржи говор, предавача треба унапред упозорити. Ово ће ублажити непријатности и непријатности и омогућити ће се говорнику да се боље припреми како не би губили време других слушалаца на непотребне информације или покушаје да се присјете потребних података.
Савет: сви који говоре осим организатора треба отприлике да знају своје време. То ће им омогућити да не напусте састанак у погрешно време и не одморе у ишчекивању. Укупан утисак састанка, током кога сви знају своје место, биће позитиван за већину учесника.
Нема додатних слушалаца
Ако нема жеље да гледате зијевајућа и досадна лица публике, не бисте требали позивати оне који не требају бити на састанку. Наравно, може се испоставити да састанак заиста занима само 5 од 100 људи. Али у овом случају још увек није потребно позвати 50 људи као помоћнике, што ће само изнервирати говорнике и ментално пожелети да се све ово ускоро заврши.
Савет: увек можете позвати "горуће главе". То су они који су заинтересовани за пројекат, идеју и нису противни да учествују на састанку или на неки други начин показују активност. Такви ће запослени радосно рећи целом тиму о чему се разговарало на састанку и како је састанак прошао.
Прилика да се говори
Ово правило добре монтаже произилази из претходног. Они који су заиста заинтересовани за састанак неће имати ништа против да изразе своје мишљење о том питању или понуде.
Али колективна дискусија, ако на састанку буде више од 15 људи, може да се продужи 1,5 сата или дуже. Да не бисте никога увриједили, требали бисте дати ријеч вођама група или тражити од свих да акумулирају интересе како би неколико говорника могло дати своје мишљење.
Монолог Ограничење
Организатори састанака и вође тима не би смели присутнима досађивати, док сатима проводе изражавајући своје мисли, наде и склоности. Вријеме за сваког учесника треба бити ограничено.
Ако је потребно да одлучите шта је боље: да презентација буде кратка или продужена, требало би да одаберете прву опцију. Ако желите да саслушате детаље, сами студенти ће вам постављати питања или тражити друге информације.
Али нема ништа горе кад се у очима присутних постави питање: "Када ће се све завршити?" У међувремену, организатор састанка, као да се ништа није догодило, износи своје мишљење о новом пројекту, не обраћајући пажњу на уморне уздахе радника.
Јасни задаци
Ако састанак није искључиво информативне природе, учесници би требали добити јасне препоруке или задатке након његовог завршетка.Ако желите да учествујете у новом пројекту, свима треба дати име идеје, захтеве, задатка и рокове за његову реализацију.
Менаџери који од запослених траже да испуне услове, али не постављају посебне рокове, једноставно губе време. Без тешких граница, многи раде све у последњем тренутку, а нису криви само неодговорни радници.
Контрола извршења
Након што су након састанка добили задатке, не раде сви запослени савесно да их извршавају. Али ако је вођа заборавио коме је поставио неке задатке, састанак је протраћен.
Редовно надгледање извршења задатака примљених током састанка је важна компонента расправног процеса. Правац мора бити онај који је дао упуте. У супротном, захтеви ће бити опционални, што ће на крају поништити предности пословних састанака у послу.
Нема ометања
За време јавног говора, говорника не смеју ометати спољни звукови, предмети или активности. Није дозвољено тражити било где осим текста, екрана монитора презентације или оних који слушају његов говор.
Препоручљиво је искључити или искључити мобилни телефон у нечујни режим рада. Ово се односи и на оне који слушају говор: позиви, СМС и комуникација на друштвеним мрежама током говора друге особе знак су да је састанак досадан и да не садржи корисне информације. Кад је састанак ефикасан, нико не троши време на гадгете или друге начине забаве.
Кратки рокови
Не препоручује се одржавање састанака свакодневно, јер такви састанци могу бити заморни за већину запослених. Али ако је потреба за окупљањем диктирана посебношћу посла, морате обратити посебну пажњу на време састанка.
Састанак ће бити продуктиван ако се не продужи. Максимално 20 минута дневно довољно је за преношење важних информација и управљање именовањем одговорних за свакодневне задатке.
Анализа послова
Вође или организатори састанака саветују се да забележе поступак или воде посебан календар, дневник састанака. Треба напоменути колико је састанак трајао, главне тачке, задаци и приједлози.
То ће вам омогућити да се не понављате, одржајте следећи састанак продуктивно и елиминишите потребу да се сећате који задаци захтевају надзор.