Власници малих и средњих предузећа приморани су да раде дуже време. Неки предузетници чак раде и викендом. Да бисте смањили радна оптерећења у хитним случајевима, препоручљиво је користити аутоматизацију различитих рутинских процеса и радњи. Али постоје неке операције које се најбоље изводе самостално, како не би дошло до губитака.
Карактеристике и предности аутоматизације
Малом предузећу то често треба, јер предузетници и запослени често морају да спроводе рутинске и потпуно бескорисне акције. Плузи укључују чињеницу да не треба трошити много времена и труда на једноставне и рутинске радње које се могу аутоматски извести.
Ослобођено вријеме може се искористити за успостављање контаката са извођачима радова, за комуникацију са рођацима или за обављање других важних послова који се не могу аутоматизовати. Стога можемо разликовати неколико пословних процеса које би требало аутоматизовати.
1. Одговори на е-пошту
Свака компанија има е-пошту и често добија пуно различитих писама од партнера, купаца или само приватних купаца. Отприлике 25% времена власник предузећа проводи у провери е-поште и писању одговора.
У исто време, могуће је убрзати овај процес, за који се користе предлошци. Ово није потпуна аутоматизација, али можете смањити количину времена које морате потрошити на писање текстова.
2. Попуњавање рачуна
Рачуноводство је сложен и дуготрајан процес. Обично се за то бави искусни рачуновођа, али често почетници једноставно немају финансијске могућности да ангажују стручњака. Стога морају самостално припремити многе документе који укључују исту врсту рачуна.
За њихово састављање пожељно је користити посебне рачунарске програме, који вам омогућавају да промените само основне информације, а остале информације остављате непромењене.
3. Зараде
Њихова компилација је мучан посао, који се мора обављати месечно, јер се сваког месеца плаћа запосленима у компанији. Тешко је аутоматизовати припрему платних спискова уколико многи запослени у компанији и даље примају плату у готовини.
Стога је препоручљиво пребацити све запослене да примају плаће у безготовинском облику. За то су одабране банке које нуде оптималне услове за отварање депозитних и платних картица. Под таквим условима, у аутоматском режиму, средства ће се пребацивати на рачуне запослених, тако да не морате да се бавите састављањем изјава.
4. Управљање задацима
Око 70% времена предузетника се троши на управљање разним пословима у оквиру његовог пословања. Да бисте уштедјели време и труд, пожељно је користити специјализовани софтвер. Помоћу ње можете да координирате акције између различитих задатака, да се ослободите понављајућих радњи, а такође и да стално прилагођавате дигиталну листу обавеза.
Такви програми подсећају на одређене радње које предузетник мора да предузме у одређеном временском периоду. Стога не морате бринути о чињеници да ће власник компаније из различитих разлога заборавити на одређене задатке.
5. Извештаји и декларације
Сваки привредник плаћа порез на основу раније одабраног пореског система. Да бисте пријавили Федералну пореску службу, потребно је благовремено припремити и поднети пореске пријаве или друга документа. Да бисте то учинили, морате бити добро упућени у рачуноводство.
Чак се и овај процес може аутоматизовати. Пореска служба нуди предузетнику могућност да преузме посебне програме са званичне веб странице Савезне пореске службе. У ове програме уносе се само подаци о резултатима активности компаније, након чега се прорачуни аутоматски извршавају. Захваљујући овом софтверу, можете значајно смањити количину времена и труда који морате потрошити на састављање службене документације.
Који се задаци не могу аутоматизовати?
Иако аутоматизација има бројне предности, још увек постоје неке акције које предузетник мора лично да спроведе. У супротном, привредник можда неће узети у обзир многе важне тачке, што ће довести до губитака компаније.
1. Проблеми са купцима
Незадовољство купаца и купаца може се појавити у било које вријеме из различитих разлога. Суочавање са таквим потешкоћама у аутоматском режиму је једноставно немогуће, па предузетник мора да учествује у овом процесу. Он мора решити проблем тако да незадовољни клијент не остави жалбу на Интернету.
При решавању таквих проблема важно је усредсредити се на личну комуникацију. Не користите е-пошту или телефонске поруке, па је препоручљиво заказати састанак и променити мишљење клијента.
2. Прилагођавање купаца
Нови купци који нису сигурни у препоручљивост сарадње константно улазе у посао. Због тога је важно користити одређене пословне процесе који имају за циљ његову брзу прилагодбу.
У раној фази интеракције, привредник се не може ослонити на аутоматизацију, јер вероватно може изгубити великог клијента. Због тога је потребна лична пажња да би се успоставила снажна веза.
3. Признавање запослених
Запослени у компанији су драгоцени ресурс за сваког предузетника. Стога, ако привредник жели стално да учи о различитим достигнућима специјалиста, онда ће се морати самостално бавити проценом и анализом. Немогуће је аутоматизовати овај процес, јер се у противном радници осећају слободније, што често доводи до смањења продуктивности рада.
Ако било који специјалиста достигне висину у својој каријери, тада би предузетник свој успех требало да прослави доделом награда или награда.
4. Креативни процеси
Иако аутоматизација побољшава продуктивност, она не може заменити креативни посао који људи обављају. Програми не могу репродуцирати људски мозак, стога имплементација и стварање креативних идеја захтијевају укључивање искусних и талентованих ангажованих стручњака.
Стога су креативни послови и даље тражени и високо плаћени. За решавање важних питања, запослени мора имати критичко размишљање и иновативне вештине.
5. Изградња снажних односа са колегама и купцима
То је могуће само личном комуникацијом предузетника са представницима других компанија или запослених. Не би требало да верујете аутоматизацији, па је препоручљиво да одустанете од сталне употребе е-поште или других система.
За запослене требате користити различите поклоне или рукописна писма захвале. Ако купци имају неко незадовољство, потребно је да водите личне разговоре.
Стога, чак и када се користе савремене технологије, неки процеси се не могу аутоматизовати.
Закључак
Аутоматизација може уштедети време и труд предузетника, па је пожељно да га примени у раду компаније приликом обављања неких рутинских операција.Али постоје неки пословни процеси који захтевају личну пажњу бизнисмена.