Pri práci v akejkoľvek organizácii sa zamestnanci môžu stretnúť s informáciami, ktoré predstavujú obchodné tajomstvo. Zahŕňa informácie o vnútorných činnostiach organizácie, ktorých zverejnenie môže mať nepriaznivý vplyv na prácu spoločnosti. Preto je dôležité, aby manažéri poznali pravidlá čl. 139 Občianskeho zákonníka Ruskej federácie, ako aj pravidlá ich používania.
Podstata koncepcie
Obchodné tajomstvo - informácie, ktoré majú obchodnú alebo skutočnú hodnotu, a preto je zakázaný ich prenos na tretie strany. Medzi utajované informácie patria aj informácie, ktorých zverejnenie by mohlo poškodiť organizáciu.
Znaky utajenia podľa čl. 139 Občianskeho zákonníka Ruskej federácie:
- ide o informácie alebo fakty popisujúce činnosť komerčného podniku;
- ide o informácie alebo patentovaný tovar, ktorý patrí určitej právnickej alebo fyzickej osobe;
- Toto sú údaje, ktoré treba utajiť, pretože sú dostupné iba pre obmedzený okruh ľudí;
- ide o dôverné informácie spoločnosti;
- to sú znaky technologických procesov na výrobu rôznych zariadení alebo zariadení veľmi dôležitých.
Niektorí zamestnávatelia zahŕňajú informácie, ktoré sa zakazujú klasifikovať ako utajované skutočnosti. Napríklad údaje o zložení organizácie, mzdovom systéme, informácie o hlavných výrobných procesoch atď.
S výnimkou vyššie uvedených informácií má spoločnosť právo určiť, ktoré informácie budú označené ako obchodné tajomstvo. V tomto ohľade jej bezpečnosť spočíva na manažérovi a zamestnancoch, ktorí k nim majú prístup.
Predstavenie tajomstva
Proces zavádzania tejto koncepcie podľa čl. 139 Občianskeho zákonníka Ruskej federácie pozostáva zo siedmich etáp, ktoré spolu pomôžu zaviesť režim utajenia bez narušenia riadiacej štruktúry organizácie.
Prvou fázou je identifikácia informácií, ktoré budú utajované. Údaje, ktoré sa majú utajiť, sa musia oddeliť od ostatných informácií a musia byť jasne formulované, aby zamestnanci pochopili, prečo sú tieto informácie tajné.
Druhou fázou je určenie osôb, ktoré budú mať prístup k obchodnému tajomstvu. Aj v tejto fáze sú títo občania určovaní okruhom ľudí, ktorým môžu byť tieto informácie oznámené.
Treťou fázou je odborná príprava zamestnancov, ktorí sú prijatí na obchodné tajomstvo. Pripravuje sa dokument o prenose alebo poskytnutí dôverných údajov.
Štvrtou fázou je zavedenie zmien a doplnení pracovných zmlúv. Po určení zoznamu osôb prijatých do obchodného tajomstva sa vykonajú príslušné zmeny v pracovných zmluvách týchto zamestnancov.
Piata fáza je výber protistrán, ktorým bolo udelené obchodné tajomstvo, a prijímanie príslušných podpisov od nich.
Šiestou fázou je použitie tajných pečiatok. Všetky médiá vo forme diskiet, diskov, priečinkov sú označené zodpovedajúcou pečiatkou.
Siedma etapa je vymenovanie zamestnancov zodpovedných za kontrolu nezverejňovania obchodných tajomstiev.
Registrácia pozície v organizácii
Medzi tajné informácie (podľa článku 139 o úradných a obchodných tajomstvách) patria tieto údaje:
- Obchodné tajomstvá.
- Vývoj rôzneho druhu, ktorý nie je patentovaný.
- Osobné údaje o zamestnancoch.
- Informácie technologického charakteru.
- Štruktúra organizačného účelu.
Keďže tajomstvá komerčnej povahy sú chránené organizáciami, ktoré tieto tajomstvá držia, majú tieto podniky skutočné výhody v porovnaní s konkurenčnými podnikmi podobného profilu.
Hlavným dokumentom upravujúcim vzťahy v tejto oblasti je Občiansky zákonník Ruskej federácie (článok 139 Občianskeho zákonníka Ruskej federácie). Podľa noriem špecifikovaného regulačného právneho aktu kategória dôverných informácií zahŕňa tri skupiny informácií:
- bankové tajomstvo;
- úradné tajomstvo;
- daňové tajomstvo.
Na ochranu špecifikovaných informácií pred distribúciou v organizácii sa vykonávajú nasledujúce akcie:
- Obmedzený prístup k dôverným informáciám. Zamestnávateľ, ktorého oblasť činnosti je spojená s obchodným tajomstvom, zostavuje zoznamy ľudí.
- Distribúcia zoznamu prác a identifikácia druhov utajenia. Manažér vypracuje písomný dokument, ktorý musia podpísať zamestnanci, ktorým bol udelený prístup k informáciám tvoriacim obchodné tajomstvo.
- Implementácia nepretržitého monitorovania informácií a zamestnancov, ktorí majú prístup k dôverným informáciám.
- Vývoj špeciálnych ochranných a tajných programov, ktoré môžu obmedziť prístup k dôverným informáciám.
Vedúci organizácie vydáva osobitný príkaz, v ktorom sú uvedené informácie týkajúce sa obchodného tajomstva.
Dokumenty vydané na účely utajenia
Na ochranu dôverných informácií sa pripravujú určité dokumenty, ktoré zahŕňajú tieto dokumenty:
- Ustanovenie, v ktorom je definovaný pojem obchodného tajomstva a zoznam informácií, ktoré sú v ňom obsiahnuté.
- Písomná dohoda uzavretá so zamestnancami o potrebe rešpektovať ochranu dôverných informácií.
- Zoznam zamestnancov, ktorí majú prístup k informáciám v rozsahu obchodného tajomstva.
- Objednávka organizácie, na základe ktorej sa zavádza zvýšený stupeň utajenia.
- Osobné zmluvy so zamestnancami o ich povinnosti dodržiavať tajný režim.
V zozname ďalších dokumentov sú zahrnuté tieto dokumenty:
- písomné povinnosti, ktoré označujú povinnosť uchovávať informácie, ktorým bol udelený štatút dôverných informácií;
- denník, v ktorom sa zaznamenávajú fakty o oboznámení zamestnanca s informáciami týkajúcimi sa utajovaných údajov;
- pečiatka, na ktorej je odtlačok s označením obchodného tajomstva, ako aj zoznam osôb, ktoré sú oprávnené pripevniť uvedenú pečiatku.
Opatrenia prijaté na zabezpečenie zvýšenej ochrany dôverných informácií
S cieľom správne určiť, ako zabezpečiť zvýšenú ochranu obchodného tajomstva, je potrebné vykonať niekoľko krokov:
- Pokiaľ ide o kategóriu dôverných informácií, sú potrebné iba tie materiály, ktoré sa líšia v potenciálnej alebo skutočnej hodnote, pretože o nich iní cudzinci nevlastnia informácie.
- Nedostatok priameho prístupu k informáciám, ktoré by podľa zákona nemali byť klasifikované ako obchodné tajomstvá. Napríklad informácie o mzdách zamestnancov.
- Hlavný vlastník (najčastejšie vedúci) dôverných informácií zavádza zvýšený režim ochrany osobných údajov.
Obchodné tajomstvo je neoddeliteľnou súčasťou každej organizácie, takže jeho ochrana je prioritou každého podniku. V tomto ohľade musia manažéri vypracovať veľké množstvo dokumentov, aby sa zvýšila miera bezpečnosti týchto informácií.