Spoločnosti musia zohľadniť, koľko času všetci zamestnanci podniku skutočne pracujú počas dňa alebo počas zmeny. Vyžaduje si to vedenie časového rozvrhu pre zamestnancov. Tento dokument sa pripravuje v osobitnej podobe. Túto dokumentáciu musí vyplniť každá spoločnosť a podnikateľ. K tomu je potrebné použiť registračné formuláre T-12 a T-13, ktoré vypracoval Výbor pre štátnu štatistiku. Vypĺňanie časového harmonogramu je pomerne jednoduché, ale z tohto dôvodu je potrebné zohľadniť niektoré pravidlá a požiadavky, aby bola správa správna. Z jeho obsahu záleží na správnom výpočte platu zamestnancov.
Koncept dokumentu
Špeciálnu formu preukazu schválil Goskomstat v roku 2004. Riadenie pracovných výkazov v organizáciách vykonávajú zamestnanci personálneho oddelenia alebo účtovníckeho oddelenia.
Na základe tohto formulára môže vedenie podniku vykonávať rôzne akcie:
- brať do úvahy všetky hodiny odpracované každým zamestnancom podniku;
- sledovať disciplínu na pracovisku;
- odrážajú všetky dochádzky a neprítomnosť zamestnancov;
- zaznamenajte skutočnosť, že každý špecialista mešká;
- vlastniť informácie, ktoré vám umožnia určiť, ako úplne bola práca vykonaná špecialistom v spoločnosti;
- používať tieto informácie pre kompetentné mzdy;
- zadávať údaje do štatistických formulárov.
Tento dokument najčastejšie používajú zamestnanci účtovného oddelenia, keď vypočítavajú optimálnu mzdu, bonusy a príspevky ostatným zamestnancom podniku. Udržiavanie pracovného výkazu pre zamestnancov pre personálnu službu vám umožňuje kontrolovať dochádzku a oneskorenie. Ak sa zistia porušenia, zodpovedajú za to zodpovední zamestnanci podniku a môžu sa uplatniť rôzne druhy disciplinárnych sankcií.
Nuansy používania dokumentu
Daňový zákon obsahuje informácie, že každá osoba, ktorá úradne pracuje v spoločnosti, môže po prepustení požiadať o pracovný výkaz spolu s ďalšími dokumentmi, ktoré obsahujú pracovnú knihu. Tieto informácie sú uvedené v čl. 84.1 Daňový zákon.
Od roku 2013 nemôžu manažéri podnikov používať jednotné formuláre pri uchovávaní časového rozvrhu pre zamestnancov, pretože boli zrušené. Tieto dokumenty však zvyčajne používajú špecialisti spoločnosti. Vzorový časový výkaz je uvedený nižšie.
Je dovolené, aby odborníci oddelenia účtovníctva alebo personálneho oddelenia vykonávali rôzne zmeny tohto dokumentu. Závisia od špecifík celého podniku a počtu zamestnancov v štáte.
Forma zavedená spoločnosťou Goskomstat sa považuje za vhodnú, takže ju možno ľahko spracovať a zmeniť. Často sa používa bez akýchkoľvek zmien.
Aké formy sú vhodné?
Existujú tri formy dokumentu, ktoré sa považujú za ľahko použiteľné. Môžete ľahko vykonať rôzne úpravy. Výber závisí od smerovania podniku a počtu pozícií v spoločnosti.
Udržiavanie pracovného výkazu sa môže vykonávať na základe troch formulárov:
- T-13. Tento formulár zvyčajne používajú spoločnosti, v ktorých je pri vchode nainštalovaný turniket alebo iné zariadenie, na základe ktorého sa automaticky zaznamenáva pri príchode konkrétneho špecialistu.Dokumentácia je vyplnená manuálnou metódou a pomocou rôznych počítačových programov.
- T-12. Táto možnosť je univerzálna forma. Spravidla ich vyplnia špecialisti podniku ručne. Obsahuje dodatočnú časť, v ktorej je možné zadať informácie o výške platby za vykonanú prácu.
- 0504421. Tento formulár sa považuje za špecifický, pretože ho používajú iba rozpočtové organizácie. Najvýznamnejšie medzi učiteľmi alebo učiteľmi pracujúcimi v rôznych vzdelávacích inštitúciách.
Každý dokument má svoje vlastné charakteristiky, preto sa vyplňuje špecifickým spôsobom.
Kto vypĺňa pracovný výkaz?
Konkrétne by spoločnosť mala vymenovať konkrétnu osobu zodpovednú za vedenie pracovného výkazu. Zvyčajne je na tento účel vybraný personálny dôstojník alebo účtovník. Na tento účel by sa na začiatku mal vydať príkaz, na základe ktorého sa príslušné právomoci prevedú na špecialistu.
Na časovom pláne musí byť podpísaná osoba zodpovedná za vedenie časového plánu a vedúci personálneho oddelenia. Nie je potrebné, aby spoločnosť pre tohto zamestnanca osobitne pridelila pracovné miesto, pretože každá osoba, ktorá je poverená riadením podniku s príslušným oprávnením, sa s touto úlohou dokáže vysporiadať. Povinnosť viesť pracovný výkaz sa prevádza na základe objednávky. Uvádza, ktorý zamestnanec podniku je zodpovedný za udržiavanie tohto dokumentu.
K pracovnej zmluve vybraného odborníka sa musí pridať samostatná doložka. Znamená to, že občan má osobitné právomoci. Ak tento proces nie je dokončený, špecialista môže odmietnuť ďalšie práce.
Osoba vybraná na vedenie pracovného výkazu musí zadať informácie počas celého mesiaca, po ktorom sa dokumentácia odovzdá vedúcemu personálneho oddelenia. Riaditeľ odboru kontroluje informácie s inými zdrojmi a formulár potom podpíše. Potom sa prevedie na účtovné oddelenie, aby sa vypočítal plat každého zamestnanca podniku.
Pravidlá plnenia
Zamestnanec podniku, ktorý je oprávnený vyplniť tento dokument, by mal pochopiť nuansy procesu zadávania informácií. Pravidlá pre vedenie pracovného výkazu sa považujú za jednoduché a zrozumiteľné. Odporúča sa im najskôr porozumieť, čo uľahčí prácu so správou a uľahčí ju. Závisí od toho nielen produktivita personálnych služieb, ale aj účtovné oddelenie. Na základe správne zadaných údajov budú zamestnanci účtovného oddelenia schopní správne vypočítať odmenu každého zamestnanca podniku.
Základné pravidlá vypĺňania dokumentu zahŕňajú:
- od samého začiatku je súčasná forma udržiavania pracovného výkazu vybraná správne;
- dokument je vyplnený iba v jednej kópii;
- je to povolené na manuálne zadávanie údajov alebo používanie počítača;
- zamestnanec zapojený do tohto procesu musí mať príslušnú autoritu, na ktorú zamestnávateľ najprv vydá objednávku;
- pripraviť pracovný výkaz na začiatku nového mesiaca;
- informácie o názve spoločnosti a existujúcich divíziách sú uvedené na titulnej stránke;
- je uvedený dátum začiatku účtovníctva;
- na konci mesiaca je stanovený dátum vykazovania;
- hlavný hárok pracovného výkazu predstavuje tabuľka, do ktorej sa vkladajú údaje o každom zamestnancovi organizácie, a je dôležité správne zadať všetky mená, aby sa predišlo nejasnostiam alebo chybám;
- musia byť k dispozícii určite spoľahlivé informácie o každom zamestnancovi a tiež je zaznamenané číslo pridelené špecialistovi, ktoré je možné zaznamenať do osobného spisu;
- stĺpce časového rozvrhu sú vyjadrené konkrétnymi dňami v mesiaci;
- oproti priezviskám sú bunky, v ktorých sú uvedené informácie o všetkých odpracovaných hodinách alebo o zmenách;
- ak sú víkendy alebo sviatky, potom musia byť tieto informácie označené špeciálnymi značkami;
- informácie zodpovednej osoby sa musia uvádzať každý deň, pre ktoré sa odborník riadi úradnými dokumentmi, ktoré zahŕňajú rôzne príkazy, vyhlásenia, nemocenskú dovolenku alebo pokyny vedenia spoločnosti;
- ak sa zaznamená oneskorenie alebo neprítomnosť, potom sa označia špeciálnymi kódmi pozostávajúcimi z čísel a písmen.
Dokument je pripevnený podpisom vedúceho podniku. Bez tohto podpisu sa nebude považovať za platný. Postup udržiavania pracovného výkazu sa považuje za jednoduchý, preto sa s týmto procesom môže vyrovnať každý zamestnanec personálnej služby. Ak sa zistia chyby alebo porušenia, za tieto informácie je zodpovedný špecializovaný odborník.
Nuansy zadávania rôznych informácií
Vyplnenie tohto dokumentu je v skutočnosti dosť jednoduché. Na to musíte pochopiť iba účel každej bunky. Zodpovedné osoby s právomocou vyplniť dokumentáciu by mali mať dobré vedomosti o zložení dokumentu. Medzi vlastnosti procesu plnenia patrí:
- dovolené zvýšiť počet stĺpcov;
- kódy výdavkov na hodiny sú zobrazené v hornej časti a spodná časť zobrazuje, koľko odborník skutočne pracoval v konkrétny deň;
- každý zamestnanec organizácie musí mať v časovom pláne osobné číslo, ktoré sa používa na výpočet miezd a vykonávanie ďalších činností;
- pracovníkom na čiastočný úväzok sú pridelené dve čísla;
- je potrebné uviesť tak odpracované dni, ako aj počet hodín, ktoré odborník každý deň skutočne odpracoval;
- na konci každého mesiaca sa karta správy odovzdá personálnemu oddeleniu a odborníci tohto oddelenia skontrolujú správnosť dokladu a zabezpečia, aby neprítomnosť pracovného času zamestnancov neprišla;
- ak niektorý odborník odíde, jeho číslo sa od nasledujúceho mesiaca pri vypĺňaní časového harmonogramu nepoužíva;
- Uveďte údaje o neprítomnosti, dňoch voľna a tiež o neprítomnosti, dovolenke, služobných cestách alebo o iných dôvodoch, pre ktoré na pracovisku nie je odborník.
Ak je dĺžka pracovného dňa uvedená v hodinách, nie je potrebné stanoviť neúplné hodiny.
Špecifiká rozpočtových organizácií
Podniky, ktoré sú z rozpočtu, používajú počas prevádzky inú formu. Nazýva sa č. 0504421. Táto forma má určité rozdiely od štandardnej formy T-12 alebo T-13. Je to spôsobené skutočnosťou, že odráža všetky nuansy práce rozpočtovej organizácie. V tabuľke môžete zadať rôzne kódy, ktoré označujú víkend počas tréningových alebo študijných prázdnin.
Medzi hlavné nuansy týkajúce sa vedenia pracovného výkazu pre zamestnancov vo verejnom sektore patria:
- je dôležité uviesť na titulnej stránke nielen názov inštitúcie, ale aj pridelený digitálny kód;
- ak potrebujete v dokumente vykonať určité zmeny, je predpísaný opravný kód;
- tam sú grafy, kde musíte zadať informácie o medzisúčtoch.
Pri použití tohto formulára nie je potrebné registrovať ďalšie výpočty. Pri vypĺňaní dokumentu sa používajú štandardné pravidlá.
Aké kódy sa používajú?
Pri vypĺňaní tohto dokumentu musíte mať informácie o tom, ktoré kódy by ste mali zadať. Pozostávajú z čísel a písmen. Na titulnej strane tejto správy je prepis všetkých kódov. Často sa vyžaduje zadávanie dodatočných kódov, pre ktoré vedúci podniku vydáva osobitné ustanovenie o vedení pracovného výkazu.
Medzi hlavné kódy, ktoré sa používajú na vypĺňanie tohto časového výkazu, patria:
- trvanie dennej smeny - Я01;
- nočná práca - Н02;
- činnosti, ktoré musia zamestnanci vykonávať cez víkendy alebo sviatky - PB03;
- úlohy nadčas - 04;
- odoslanie špecialistu na služobnú cestu - K06;
- registrácia platenej dovolenky - OT9;
- poskytnutie dodatočnej platenej dovolenky špecialistovi - OD10;
- nájdenie osoby v práceneschopnosti - B19;
- registrácia dočasného zdravotného postihnutia bez platby - T20.
Štandardné kódy zavedené zákonom zvyčajne postačujú na správne vyplnenie dokumentu.
Aké chyby sa často robia?
V dokumente sú niektoré bežné nezrovnalosti, ktoré spôsobujú významné chyby. Patria sem:
- sú uvedené iba iniciály zamestnancov a zároveň neexistujú informácie o pozícii, ktorú zastávajú;
- Prázdniny sa registrujú ako pracovné dni;
- v deň pred sviatkami sa neuvádza, že pracovná smena sa zníži o jednu hodinu.
Ak má občan v spoločnosti prácu na čiastočný úväzok, je potrebné venovať veľkú pozornosť presnému trvaniu jeho pracovného dňa. Špecialisti často chodia na služobnú cestu a za týchto podmienok sa kód K06 jednoducho používa, takže nemusíte uvádzať, koľko hodín zamestnanec denne pracuje.
Ako je vyplnená platba za kus?
Podniky pomerne často používajú čiastkové mzdy, čo vedie k ťažkostiam pri vypĺňaní pracovného výkazu. Pokyny pre vedenie pracovného výkazu pre výrobcov sú tieto:
- odmena závisí od množstva práce vykonanej odborníkom;
- dokument by mal brať do úvahy výstup pre každého zamestnanca podniku;
- je dovolené merať prácu v hodinách, napríklad sa to vyžaduje v školách alebo iných vzdelávacích inštitúciách, preto by sa časový rozvrh mal zapísať do časového rozvrhu;
- v iných situáciách sa používa kód I01, takže nie je potrebné vyplňovať posledný riadok tejto dokumentácie;
- práca za sviatky sa vypláca osobitne a výška platby závisí od informácií uvedených v kolektívnej zmluve.
Vyplnenie časového rozvrhu je teda veľmi jednoduché, dokonca aj pri čiastkovej mzde.
Zodpovednosť za chyby
Konkrétny podnikový špecialista je oprávnený viesť časový rozvrh, pre ktorý zamestnávateľ vydá príslušnú objednávku. Mal by dobre rozumieť tomu, ako správne naplniť stôl. Na zjednodušenie procesu sa na udržiavanie časového rozvrhu často používa špeciálny program. Stačí uviesť potrebné údaje do potrebných riadkov, po ktorých je dokument vytlačený a podpísaný. V prípade potreby jednoducho vykonajte rôzne zmeny.
Ak regulačné orgány v tomto dokumente zistia chyby, spoločnosť bude zodpovedná. Inšpektor najčastejšie odhaľuje, že v informáciách uvedených v časovom rozvrhu existujú nezrovnalosti s údajmi uvedenými v primárnych dokumentoch. Informácie o mzdách sa často líšia od údajov v dokumentácii o vyrovnaní.
Ak sa preukáže, že došlo k porušeniam, potom je spoločnosť administratívne zodpovedná, preto zaplatí pokutu vo výške 5 000 rubľov. Ak sa zistí úplná absencia tohto dokumentu, pokuta sa zvýši na 50 000 rubľov a účtuje sa na základe ustanovení nariadenia (ES) č. 5.27 zákonníka o správnych deliktoch. Aby sa tejto situácii zabránilo, musí vedenie spoločnosti monitorovať správnosť a včasnosť zostavenia pracovného výkazu.
záver
Udržiavanie pracovného výkazu pre zamestnancov je preto povinné pre každú organizáciu. Tento proces vykonáva zodpovedný odborník, ktorému bola udelená osobitná objednávka vedúceho podniku.
Je dôležité porozumieť pravidlám na vyplnenie všetkých buniek v tomto dokumente. Ak spoločnosť obsahuje chyby alebo je úplne neprítomná v spoločnosti, orgány dohľadu môžu spoločnosť považovať za administratívne zodpovednú.Na základe informácií z časového výkazu sa vykonáva výpočet odmien odborníkov. Pre správu dokumentov je optimálne používať špeciálne počítačové programy, ktoré tento proces zjednodušujú.