Osobný spis spravidla obsahuje osobitnú dokumentáciu, ktorá odráža informácie o zamestnancovi a jeho práci za určité časové obdobie alebo o študentovi a jeho štúdiu v konkrétnej vysokej škole. Zvyčajne sa vytváranie a vedenie osobných spisov zamestnancov vykonáva po dlhú dobu. Tak či onak, sú zahrnuté v počte dokumentov o pracovníkoch. Aký je poriadok tejto akcie dnes? Aké informácie obsahuje záznamový záznam zamestnanca? Prečo? Odpovede na tieto a ďalšie rovnako závažné otázky nájdete v procese čítania tohto článku.
Všeobecné otázky
Na úvod je však potrebné poznamenať, že správa osobných spisov zamestnancov nie je povinným procesom vo vzťahu k absolútne všetkým kategóriám zamestnávateľov. V súlade s ruským právom sa osobné veci musia viesť iba pre občanov, ktorí zastávajú pracovné miesta vo verejnej službe. Je potrebné doplniť, že príslušný postup je upravený prezidentským dekrétom „K vyhláške týkajúcej sa riadenia vecí osôb, ktoré zastávajú ruské štátne postoje v menovacom poriadku, ako aj o postavení štátu k federálnej službe“ z 1. júna 1998.
Povinnosť, vrátane tvorby a vedenia osobných spisov zamestnancov, sa môže preniesť na zamestnávateľa - štátny podnik (organizácia) aj prostredníctvom priemyselného normatívneho aktu. Napríklad: nariadenie ruského spotrebiteľského dohľadu zo 16. marca 2005, ktorým sa schvaľujú pravidlá spolkovej štátnej služby týkajúce sa dozoru v oblasti ochrany práv spotrebiteľov a dobrých životných podmienok ľudí (v súlade s odsekom 7.7 tohto dokumentu, sú osobné záležitosti poverené správou vecí), ako aj uznesenie „ Pokiaľ ide o Federálny colný úrad “z 21. augusta 2004, ktorým sa schvaľuje nariadenie o FCS. Na základe tohto dokumentu sa vytvorilo a uviedlo do obehu nariadenie o GUK (hlavné personálne oddelenie). V súlade s odsekom 15 nariadenia je FCS GUK poverená správou osobných spisov všetkých zamestnancov služieb.
Okrem toho môže správcovská spoločnosť predpísať postup spravovania osobných spisov zamestnancov (inými slovami vyššia organizácia). V iných podnikoch a organizáciách má vedenie právo rozhodovať o potrebe vykonať skúmaný proces a tiež (v prípade rozhodnutia pozitívnym smerom) - ku ktorým kategóriám zamestnancov sa odporúča vykonávať osobné záležitosti. Nariadenie o vedení osobných spisov zamestnancov predpisuje, že analyzovaný postup sa spravidla vzťahuje na tieto kategórie občanov:
- Zamestnanci pracujúci na vyšších pozíciách (priamy vedúci štruktúry, jeho asistenti (zástupcovia), manažment vo vzťahu k štrukturálnym jednotkám atď.).
- Zamestnanci spoločnosti, pre ktorých je zavedená zodpovednosť podľa súčasných ruských právnych predpisov (napríklad hlavný účtovník, jeho zástupcovia, pokladníci atď.).
Pravidlá vedenia osobných záznamov zamestnancov, ako sa ukázalo, neznamenajú určitú povinnosť. Mnoho súkromných spoločností však zabezpečuje vedenie osobných záležitostí týkajúcich sa úplne všetkých svojich zamestnancov.Nezávisí to od štatútu a postavenia, ani od vykonávaných pracovných činností (mimochodom z tohto dôvodu sú sem zahrnutí aj technickí pracovníci). Prečo? Faktom je, že vedenie osobných súborov zamestnancov je veľmi pohodlným zdrojom informácií. Toto ustanovenie sa navyše vzťahuje na úplne každého zamestnanca. Jednotný priečinok obsahuje najdôležitejšie kópie objednávok pre zamestnanca, jeho osobnú dokumentáciu, ako aj ďalšie potrebné doklady. Je dôležité poznamenať, že nástroj na konsolidáciu informácií slúži ako pokyn na vedenie osobných spisov zamestnancov osobnej povahy.
Vytvorenie osobného súboru
Dnes sa vytváranie záležitostí osobnej povahy uskutočňuje pre organizované zoskupenie zdokumentovaných údajov o zamestnancovi, ktoré mu odovzdal zamestnávateľ pri prevode alebo prijatí zamestnania. Inštrukcie o postupe pri uchovávaní osobných spisov zamestnancov naznačujú, že všetky príslušné operácie, tak či onak, sú pridelené osobitne oprávnenému špecialistovi alebo orgánu personálu, ktorý je individuálne zodpovedný za organizovanie zaobchádzania s takouto dokumentáciou v dobrej viere.
Vytváranie prípadov osobnej povahy sa vykonáva okamžite po prijatí alebo preložení zamestnanca na vedúce postavenie alebo pozíciu, v súlade s ktorou je určenie zodpovednosti upravené zákonom. Postup vedenia osobných záznamov zamestnancov nevylučuje iné postavenie, ak je to predpísané prostredníctvom pokynov na postup vykonávania určitých operácií s osobnými spismi zamestnancov.
Podľa metodických odporúčaní archívu mesta Moskvy, ako aj VNIIDAD FAS Ruskej federácie, osobné spisy tak či onak zahŕňajú dokumentáciu poskytovanú zamestnancami počas zamestnania, ako aj formovanú v procese ich následnej odbornej činnosti v konkrétnom podniku alebo organizácii. To zahŕňa nasledujúce dokumenty:
- Osobný list v súlade s personálom alebo príslušným profilom.
- Doplnenie formulára žiadosti alebo osobného listu.
- Zamestnanecká autobiografia.
- Kópie vzdelávacej dokumentácie.
- Druhá kópia pracovnej zmluvy.
- Zmluva o zodpovednosti.
- Odporúčacie listy z predchádzajúcich pracovísk (charakteristiky).
- Žiadosť o zamestnanie (presun na príslušné miesto).
- Kópie objednávok alebo výpisov z nich zodpovedajúcich nájmu alebo presunu na iné miesto.
- Výňatky z dokumentácie (alebo kópií dokumentov) týkajúce sa ocenenia alebo disciplinárneho konania zamestnanca.
- Kópie (výpisy) certifikačnej dokumentácie (certifikačné listy, preskúmania atď.).
Bezpečnosť osobných súborov
Ustanovenie o správe osobných spisov zamestnancov naznačuje, že s cieľom zorganizovať ich absolútnu bezpečnosť a ľahkú manipuláciu sa pri formovaní papiera umiestňujú (a to šité niťou a ihlou na štyri vpichy) do samostatnej zložky.
Je dôležité poznamenať, že okrem vyššie uvedenej dokumentácie môžu byť do osobných spisov vložené aj ďalšie doklady (napríklad dokumenty týkajúce sa zamestnanca, ktorý absolvoval výberové konanie týkajúce sa obsadzovania voľného miesta; kópie dokladov o odmeňovaní zamestnancov, pridelení čestných titulov atď.). Overené fotografie zamestnaneckého osvedčenia sa okrem toho ukladajú do osobných spisov, ale nie sú archivované.
Z poradia vedenia osobných záznamov zamestnancov vyplýva aj ich prvotná registrácia. Týmto spôsobom:
- Každý osobný súbor má pridelené individuálne číslo účtu.
- Relevantné pozície sú vyplnené na chrbte osobného spisu a na prednej obálke.
- Interný inventár je nevyhnutne súčasťou osobného súboru.
Vedenie pracovných kníh a osobných spisov zamestnancov
Je potrebné poznamenať, že podnikanie osobnej povahy sa nezastaví počas celého obdobia práce každého zamestnanca konkrétnej štruktúry, ak to jeho pravidlá nebránia. V správaní sa osobných vecí sa teda v každom prípade ustanovujú tieto body:
- Vedenie záznamov v potrebných častiach prípadu.
- Priestory dokumentácie, ktoré sa majú uložiť ako súčasť osobného spisu.
- Zhabanie dokumentácie, ktorej potreba prešla.
- Pravidelná kontrola stavu osobného spisu v súlade s predmetom uchovávania dokumentov v ňom uložených.
Udržiavanie osobného záznamu zamestnanca v organizácii predpokladá, že sa do dokumentácie osobného záznamu vkladajú záznamy na základe určitých dokumentov alebo ich overených kópií. Je dôležité dodať, že oprávnený úradník môže objasniť potrebné nuansy na vykonanie postupu pred vykonaním konkrétnych zápisov počas osobného rozhovoru so zamestnancom. Úplne všetky záznamy, ktoré sa týkajú dokumentácie pri vedení osobných spisov, sa vyrábajú ručne s guľôčkovým alebo plniacim perom v modrej, čiernej alebo fialovej farbe. Z nariadenia o vedení osobných spisov zamestnancov vyplýva vylúčenie opráv v dokumentácii, ako aj primeranosť čitateľného rukopisu. Potom, keď vznikne skutočná potreba, sú tieto záznamy potvrdené podpisom oprávneného úradníka zo služby personálneho manažmentu. Okrem toho je spoločnosť označená pečiatkou.
Dodatočné informácie
Predpokladaný poriadok, vedenie osobného spisu zamestnanca je zabezpečené podľa nasledujúceho pravidla: pri nahromadení dokumentácie podlieha povinná distribúcia v osobnom spise v súlade s oddielmi. Okrem toho sú vnútorné časti papiera usporiadané v chronologickom poradí. Je dôležité si uvedomiť, že jednotlivé dokumenty uložené v osobnom spise takým či oným spôsobom podliehajú číslovaniu. Informácie o týchto cenných papieroch (berúc do úvahy číslovanie strán), v rámci ktorých sa nachádzajú v osobnom súbore, v každom prípade odrážajú vnútorný inventár.
V štandardnom pokyne o vedení osobných spisov zamestnancov Bieloruskej republiky sa uvádza, že zamestnanci sa zaväzujú poskytovať informácie personálnej službe včas. Tieto informácie spravidla interpretujú zmeny v jednotlivých údajoch, ktoré sú obsiahnuté v zložení osobného spisu. Zvyčajne sa píše písomne ako vyhlásenie. Okrem toho slúži ako aplikácia dokumentácia potvrdzujúca zmeny. O niečo neskôr, keď sa všetky údaje vložia do osobného spisu, sa dokumentácia tak či onak vráti zamestnancovi. Mimochodom, v prípade potreby sa najprv vyhotovia a overia kópie týchto dokumentov, ktoré sa následne priložia k osobnému spisu.
Ukladanie a vedenie osobných záznamov
Po úplnom preštudovaní správy osobných údajov zamestnancov je vhodné zvážiť otázku uchovávania a účtovníctva. Tieto postupy sú preto organizované na nezameniteľné a rýchle vyhľadávanie osobných záležitostí, zabezpečenie ich absolútnej bezpečnosti, ako aj dôvernosť informácií obsiahnutých v dokumentácii pred neoprávneným prístupom.
Je dôležité poznamenať, že osobné spisy zamestnancov spoločnosti sú zahrnuté do nomenklatúry personálnej jednotky v súlade so všeobecným názvom „Osobné spisy“. Okrem toho je tu uvedená ich doba skladovania. Doba skladovania cenných papierov je spravidla sedemdesiatpäť rokov.
Vyhláška o vedení osobných spisov zamestnancov predpisuje, že dokumentácia je uložená v personálnom oddelení (zvyčajne je to na také účely, aby sa tam priestory usporiadali) oddelene od ostatných dokumentov. Je potrebné dodať, že personálna služba ukladá iba osobné záznamy príslušných zamestnancov. Prípady prepustených pracovníkov sa v súlade s postupom stanoveným zákonom ukladajú do archívu štruktúry alebo do teritoriálneho archívu.
Malo by sa poznamenať, že podmienky uchovávania, takým či onakým spôsobom, by mali zaručovať absolútnu bezpečnosť priamo osobných spisov, ako aj dokumentácie (informácie), ktoré sú do nich vložené pred odhalením alebo krádežou. Z tohto dôvodu sa dnes odporúča zabezpečiť ukladanie osobných spisov prostredníctvom trezorov (skriniek) a ich umiestnenie do zvislej polohy na policiach (bez koreňov).
Čo ešte?
Mimochodom, vnútri skrinky alebo trezor na dvere môžu byť umiestnené súhrnné popisy týkajúce sa uložených osobných súborov. Je dôležité, aby prístup k informáciám boli výlučne oprávnení úradníci, ako aj ich vedúci. Keď počet osobných súborov prekročí povolený počet, zaznamenajú sa v špecializovanom registri alebo denníku. Systematizácia prípadov sa vykonáva jednou z týchto metód:
- V súlade s poradím čísiel.
- V súlade s priamym abecedným poradím.
- V súlade s oddielmi podľa názvov štrukturálnych jednotiek podľa tabuľky zamestnancov, vo vnútri oddielov, v abecednom poradí na priamom účte alebo v poradí podľa čísel.
Aby sa znížil celkový počet účtovných jednotiek, môžu sa osobné súbory ukladať ako súčasť tzv. Outfitov - abecedných skupín na ukladanie. Teda absolútne každému osobnému spisu, ktorý je súčasťou objednávky, predchádza hárok papiera s menom zamestnanca. Je potrebné dodať, že osobné veci pozostávajúce z poradia sú tiež zoskupené podľa abecedného poradia. Na začiatku oblečenia je obsiahnutý súhrnný zoznam osobných súborov.
Vydávanie osobných spisov načas
Vydávanie osobných záležitostí zamestnancom určitej štruktúry na dočasné použitie, aby sa mohli zoznámiť s informáciami, ktoré sú tam uvedené, sa zvyčajne robí len so súhlasom personálneho oddelenia. Zoznámenie zamestnanca s vlastným osobným spisom pri prijatí sa zvyčajne vykonáva priamo za prítomnosti úradníka, ktorý je zodpovedný za spracovanie dokumentácie k takémuto plánu.
Je potrebné poznamenať, že zamestnanci sú oboznámení s osobnými záležitosťami najmenej raz za rok, ako aj v súlade s požiadavkou týchto osôb v iných prípadoch ustanovených ruským právom. Pri oboznamovaní sa s osobnými záležitosťami zamestnancov organizácie je prísne zakázané:
- Vykonajte všetky opravy v už vykonaných záznamoch osobných spisov.
- Vytvorte nové záznamy vo svojich osobných súboroch.
- Extrahujte z osobných spisov dokumentáciu alebo do nich vložte nové.
- Osobné spisy si uchovajte aj po uplynutí doby poskytnutej oprávnenými osobami.
Dôležité nuansy
V prípade, že sa v záznamoch zistia nepresnosti alebo ak sa v osobnej veci zistí neaktuálna dokumentácia, zamestnanec je v tomto ohľade oprávnený obrátiť sa na personálny servis stavby. Je potrebné dodať, že k žiadosti by mali byť priložené doklady, podľa ktorých by bolo vhodné vykonať určité zmeny predtým vykonaných záznamov alebo kópií určitých jednotiek dokumentácie, aby sa mohla vykonať výmena.
Je dôležité vedieť, že vydanie osobnej veci na dočasné použitie sa vykonáva presne na obdobie, ktoré je potrebné na vykonanie nevyhnutných operácií, podľa zoznamu osôb oprávnených na prijímanie osobných spisov, ktorý schvaľuje vedenie stavby. Mimochodom, skutočnosť, že bol vydaný prípad osobnej povahy, tak či onak, je zaznamenaná v kontrolnej karte (denníku).
Je dôležité vedieť, že zoznámenie (práca) s osobnými spismi sa vykonáva v miestnosti osobitne určenej na tieto účely. Okrem toho je čas na oboznámenie sa (práce), tak či onak, obmedzený na pracovný deň.Na konci pracovného dňa sa teda zamestnanec zodpovedný za vybavovanie osobných vecí musí uistiť, že všetky osobné súbory, ktoré boli vydané na dočasné použitie, boli vrátené na miesto uloženia. V prípade potreby sa úradník zaväzuje prijať vhodné opatrenia na vrátenie alebo vyhľadávanie dokumentácie.
Prenos osobných spisov alebo individuálnych dokumentov v ich zložení na dočasné použitie iným inštitúciám (organizáciám, podnikom) sa uskutočňuje výlučne v prípade súhlasu s riadením štruktúry na základe riadne vykonanej žiadosti.
Je dôležité vedieť, že sa vytvára akt v súvislosti s vydaním osobného spisu, z ktorého jedna kópia, tak či onak, sa odovzdáva spolu s osobným spisom alebo samostatným dokumentom oprávnenej osobe dožadujúcej strany. Druhá kópia sa uloží do záležitostí štruktúry bezprostredne pred vrátením osobného spisu alebo samostatného dokumentu na pôvodné miesto uloženia.
Odstránenie príspevkov z osobného spisu
Je dôležité poznamenať, že odstránenie určitých jednotiek dokumentácie z osobného spisu sa vykonáva výlučne po súhlase vedenia za predpokladu, že zodpovedajúci záznam sa umiestni do stĺpca „Poznámka“ interného inventára. V prípade dočasného zaistenia papiera na jeho mieste (konkrétne medzi hárkami susediacich papierov) sa vkladá náhradná karta (inými slovami náhradný certifikát) podľa pravidiel, v ktorých je uvedený dátum a dôvod zaistenia s podpisom osoby, ktorá dokument vydala, ako aj jej podpis. zamestnanec, ktorý ho prijal v súlade s pravidlami dočasného použitia relevantnými pre štruktúru.
S cieľom zabezpečiť absolútnu kontrolu nad bezpečnosťou osobných spisov v konkrétnej inštitúcii (organizácii, podniku) ročne (konkrétne najneskôr v prvom štvrťroku nasledujúcom po vykazovaní) sa skontroluje ich stav a dostupnosť. Musíte vedieť, že nedostatky a nedostatky zistené počas kontrolného procesu sa v každom prípade zaznamenajú v zákone, ktorý sa ihneď po schválení predsedom komisie predloží vedeniu organizácie na posúdenie a následné rozhodnutie týkajúce sa stratenej alebo nepresnej dokumentácie.