Nevyhnutným opatrením pri plánovaní dovolenky je oznámenie o dovolenke zamestnancovi. Každá spoločnosť môže mať vzorku, pretože neexistuje žiadna jediná šablóna. V takom prípade by sa zamestnancovi malo poskytnúť upozornenie 2 týždne pred začiatkom dovolenky. Na dokončenie procesu musí zamestnanec podpísať svoj podpis.
Prečo to oznámiť?
Podľa zákona (článok 123 Zákonníka práce Ruskej federácie) je každý zamestnávateľ povinný zamestnancovi písomne oznámiť začiatok dovolenky. Zároveň by sa v dokumente mal uviesť dátum začiatku dovolenky. Je tiež dôležité vziať do úvahy ročný rozvrh dovolenky, ktorý spoločnosť schvaľuje.
Tento prístup je obzvlášť dôležitý pre spoločnosti, ktorých proces nie je prerušený. V takýchto podmienkach je potrebné nechať zamestnancov ísť na jasný rozvrh, inak môže dôjsť k poškodeniu výrobného procesu.
Zákonná dovolenka má niekoľko druhov:
- vzdelávanie;
- voliteľný;
- ročne.
Ak sa dovolenka poskytuje na žiadosť zamestnanca, potreba oznámenia upadá.
Ako sa dokument zostavuje
Malo by byť zrejmé, že neexistuje jediný formulár na oznámenie dovolenky zamestnancovi. Každá spoločnosť môže urobiť vzorku, pričom zohľadní osobitosti podniku.
Stále však existujú povinné body a musia byť v jednej alebo druhej forme zobrazené. Ide o tieto informácie:
- dátum odchádzajúceho dokumentu a jeho registračné číslo;
- údaje o zamestnávateľovi (úradník);
- individuálne údaje o dovolenke;
- pozícia zamestnanca;
- odkaz na článok zákonníka práce, ktorý je základom oznámenia;
- podpis osoby riadiacej organizáciu.
Text samotného dokumentu by nemal byť objemný. Zvyčajne uvádza iba potrebné informácie týkajúce sa nadchádzajúcej dovolenky: skutočnosť, že sa poskytuje, počet dní odpočinku a odpracovaná doba, čo sa berie do úvahy.
Každá spoločnosť preto zostavuje svoju vlastnú vzorku oznámenia zamestnancov o dovolenke, v ktorej sa menia iba iniciály, trvanie a dátumy.
Použitie takejto šablóny môže výrazne znížiť čas strávený zostavením výstrahy.
Predstavenie zamestnanca
Aby mal zamestnanec čas pripraviť sa na nadchádzajúcu dovolenku, musí o ňom vedieť vopred. Preto sa používa oznámenie o udelení dovolenky zamestnancovi. Vzorka by mala obsahovať všetky potrebné bloky informácií. A aby bol tento proces legálny, je potrebné osobne oboznámiť odborníka s rozhodnutím manažmentu.
To znamená, že oznámenie sa odovzdáva osobne každému zamestnancovi.
Zamestnanec sa môže o skutočnosti dovolenky dozvedieť niekoľkými spôsobmi: - po prečítaní objednávky o poskytnutí určitého počtu dní odpočinku;
- stretnutie so zamestnancami ľudských zdrojov organizácie;
- podpísanie výkazu v procese schvaľovania dovolenkového plánu.
Nevylučuje sa situácia, keď zamestnanec nesúhlasí s lehotami stanovenými orgánmi. V takom prípade musíte vypracovať akt, v ktorom sa prejaví reakcia zamestnanca.
Je potrebné pripomenúť, že postup pri podávaní oznámenia zamestnancom o dovolenke zahŕňa zostavenie dvoch kópií dokumentu. A každý by mal podpísať špecialistu.
Ak oznámenie nie je vypracované a poskytnuté zamestnancovi, môže byť na konci uložená správna pokuta (čl.5.27 zákonníka o správnych deliktoch) a dovolenka bola prevedená (zamestnanec má právo tak urobiť).
Musím zaregistrovať dokument
Na optimalizáciu procesu ukladania a zaznamenávania upozornení je potrebné viesť špeciálny denník. Aj v tomto prípade neexistuje jediná forma, ktorú je možné použiť. Z tohto dôvodu by mala správa spoločnosti vyvinúť vlastnú šablónu časopisu. Výsledkom bude presne zodpovedať vzoru oznámenia o udelení dovolenky zamestnancovi konkrétneho podniku, čo bude mať pozitívny vplyv na rýchlosť administratívy.
Na titulnej strane časopisu musíte zobraziť:
- dátum začiatku a konca procesu vkladania údajov;
- názov dokumentu a spoločnosť, ktorá vydala časopis.
V tabuľkovej časti sú informácie ako:
- názov dokumentu, ktorý bol vypracovaný a ktorý prechádza účtovným postupom;
- dátum vydania;
- poradové číslo;
- význam oznámenia vydaného zamestnancovi;
- osobné údaje a postavenie zamestnanca, v mene ktorého sa oznámenie vydáva;
- informácie o skutočnosti doručenia dokumentu;
- informácie týkajúce sa odpovede na oznámenie.
Uchovávajte registrované dokumenty po dobu 5 rokov. Podnik je povinný to nariadiť ministerstvom kultúry Ruskej federácie.
Súbežné oznámenie
Každá spoločnosť okrem štandardného vzorového oznámenia o začiatku dovolenky pravidelne používa špeciálne vyhlásenia. Alebo sa vôbec nepoužíva. Napríklad, keď dôjde k oznámeniu o čiastkových úväzkoch.
Ak zamestnanec pracuje ako súčasť dodatočnej formy zamestnania, prvou vecou, ktorú musí dôstojník personálu vedieť pred vypracovaním dokumentu, sú dátumy zvyšku špecialistu na jeho hlavnom pracovisku.
Tieto údaje by sa mali následne zapracovať do dovolenkového plánu počas jeho vývoja. V dôsledku toho by sa mali dni odpočinku na oboch pracoviskách zhodovať.
Za týchto okolností by poskytovanie účtovných pokynov pre účtovníka malo zahŕňať správny výpočet emisie finančných prostriedkov. Napríklad, keď prišiel plánovaný čas odpočinku na čiastočný úväzok, ale nezhromaždil potrebné pracovné skúsenosti, potom by chýbajúce dni mali byť zostavené bez údržby. To znamená, že by sa mala vyplácať iba platová časť dovolenky.
Pokiaľ ide o proces notifikácie, môžete takého zamestnanca informovať bez použitia dokumentácie. Pracovníci na čiastočný úväzok sú výhodní, keď poskytujú ročnú dovolenku, a to v jednom období v dvoch podnikoch.
Ak zamestnanci na čiastočný úväzok neposkytujú personálnemu oddeleniu informácie o harmonograme inej spoločnosti, musia byť informovaní oficiálne a 2 týždne pred dovolenkou.
Ak musíte vyriešiť problém ostatných orgánov, musíte konať na spoločnom základe. Pointa je, že podľa témy dovolenky zákon nerozdeľuje zamestnancov na pracovné miesta. Najlepší čas na oboznámenie sa s upozornením bude okamih podpísania objednávky.
Neštandardné situácie
V každej spoločnosti sú niekedy také okolnosti, že dovolenka zamestnancov sa musí prerušiť z rôznych výrobných dôvodov.
Spočiatku je potrebné poznamenať, že zákon neumožňuje zamestnávateľovi to urobiť jednostranne. Spoločnosť si môže dovoliť len zavolať zamestnancovi po získaní jeho súhlasu.
Zároveň existujú kategórie zamestnancov, ktorých dovolenku nemožno za žiadnych okolností prerušiť:
- Špecialisti zapojení do výroby so škodlivými pracovnými podmienkami.
- Ženy na materskej dovolenke.
- Pracovníci, ktorí nedosiahli vek 18 rokov.
Po prijatí súhlasu zamestnanca s prerušením jeho dovolenky musí vedúci oddelenia pripraviť riaditeľovi oznámenie, v ktorom uvedie dôvod povolania špecialistu.
výsledok
Oznámenie sa používa na upozornenie na dovolenku v prípadoch, keď zamestnanec ide na dovolenku podľa harmonogramu. Ak má zamestnanec v úmysle prerušiť pracovnú činnosť, nie je potrebné to oznámiť.Úradné varovanie sa nevyžaduje aj pre tých, ktorí pracujú v spoločnostiach na čiastočný úväzok.