Praktické uplatňovanie informácií je základom zjednotenia všetkých foriem prezentácie a formalizácie zdrojových údajov na účely ich fixácie, prenosu a presného vnímania adresátom.
Ak je informácia prezentovaná v dokumente, je špecifická, jedná sa o všeobecne akceptované a jednotné normy, legislatívne ustanovenia a požiadavky sociálneho alebo výrobného procesu. Sú to vždy presné formulácie a určitá forma vyjadrenia významu, aby sa dosiahol jasne definovaný cieľ.
Vytvorenie a obsah dokumentu
Zjednotené dokumentačné systémy nehrajú žiadnu rolu, je bežné vytvárať dokumenty každý deň z vlastnej iniciatívy a vedomostí alebo ich vyplňovať podľa určitých pravidiel.
Život sám o sebe je vírivkou informácií, ale v každom okamihu je ľudskou prirodzenosťou niečo zložiť a jasne opraviť. Podľa nepísaného zvyku sa v mysliach každého človeka v škole, ak nie skôr, vytvárajú zjednotené dokumentačné systémy. Ale v počiatočnom štádiu svojho vývoja im človek neprikladá základnú hodnotu, ktorú si zaslúži.
Dokument môže mať dva zásadne odlišné typy:
- forma;
- štruktúra a obsah.
Formálne prázdne dokumenty sú bežné formuláre, v ktorých sa zaznamenávajú presne definované informácie. S dokladmi tohto druhu sa neustále zaobchádza (materská škola, škola, klinika, práca, cestovný pas, ...).
Skutočné dokumenty zohľadňujú existujúce požiadavky na ich dizajn. V opačnom prípade ich adresát nepochopí a požadovaný výsledok sa nedosiahne.
Každý dokument by mal byť vyhotovený vo forme, mal by mať jasnú štruktúru a očakávaný obsah, vyjadrený v určitom štýle.
Formálne možno hovoriť o dokumentoch ako o umeleckých dielach, článkoch, diplomoch, dizertačných prácach, knihách a iných písomných a grafických dielach, čo je však oveľa viac rozmazané, čo sa týka štruktúry a obsahu, keď sa informácie premieňajú na striktnú formu, ktorú vníma určitý okruh spotrebiteľov (príjemcov).
Podstata systémov zjednotenia
Informácie sú rozsiahle, ale aj keď nezohľadňujete vonkajšie zdroje, potom každá štátna štruktúra, podnik, individuálny podnikateľ a bežná osoba sú v podmienkach (požiadavkách) na výber konkrétneho štandardu z okolitých rôznych zjednotených noriem.
Existujúce štátne zjednotené dokumentačné systémy majú takmer vo všetkých prípadoch charakter poradenstva. Najmä v súlade s platnými predpismi.
- Dátum dokumentu je vyhotovený arabskými číslicami v poradí: deň v mesiaci, mesiac, rok.
- Deň mesiaca a mesiaca - dva páry arabských číslic, bodka; rok - štyri číslice (4. decembra 2017 = 4. decembra 2017 podľa GOST R 6.30-2003).
- Tento GOST zároveň umožňuje slovné označenie názvu mesiaca.
- Rovnaký GOST „umožňuje“ opačné poradie: rok, mesiac a deň.
Významná časť dokumentov slúži „riadiacej sfére“. Pracovné situácie sa opakujú, prijaté akcie sú podobné, ale vždy existujú určité črty. GOST R 6.30-2003 výrazne zjednodušuje tvorbu dokumentov, a to nielen pre oblasť riadenia.
Podľa spoločného názoru je zjednotením zníženie počtu a rozmanitosti dokumentov, požiadaviek na dizajn, logiky obsahu a štruktúry. Zjednotenie zahŕňa aj procesy tvorby, spracovania a vykonávania dokumentov.Veľkosť média je dôležitá, ak ide o papierový dokument, alebo o formát údajov, ak ide o elektronický dokument.
Oblasti pracovného toku a sémantika dokumentov
Riadenie organizácie je dôležitou, ale nie jedinou oblasťou, na ktorú sa systémy zjednotenej dokumentácie priamo vzťahujú. Účtovné oddelenie každého podniku používa nielen prázdne formuláre, vrátane prísnych formulárov na podávanie správ, ale aj širokú škálu „bezplatných“ dokumentov na vypracovanie v súlade s prijatými legislatívnymi a miestnymi normami, ustanoveniami GOST.
Podľa klasifikátora All-Russian funguje niekoľko tematických systémov:
- bankový sektor;
- finančná, účtovná a spravodajská oblasť rozpočtových inštitúcií a organizácií;
- spravodajská a štatistická oblasť;
- systém dokumentácie práce;
- oblasť zahraničného obchodu atď.
Zjednotené systémy dokumentácie Ruskej federácie k témam pokrývajú celú sociálno-ekonomickú infraštruktúru krajiny. Môžu mať špecifiká podľa regiónu, odvetvia, oblasti pôsobnosti spoločnosti.
Ak dodržiavate All-Russian Classifier, môžete každému typu dokumentu priradiť osemmiestny kód a viesť samostatný záznam. Väčšina organizácií využíva existujúce požiadavky na papierovanie a na základe toho schvaľuje svoje vlastné predpisy.
Kľúčové pozície
Účel dokumentu si vyžaduje určité podrobnosti. Nedostatok potrebných náležitostí môže viesť k neplatnosti dokladu alebo nemožnosti jeho vykonania. V tomto prípade nie je lojalita GOST R 6.30-2003 dôležitá.
Objednávka obsahuje špecifický rozsah pozícií. Iným cieľom je vytvorenie oddelenia. Opis práce je zostavený úplne inak ako štvrťročná správa finančného oddelenia.
Zároveň má veľa detailov funkcie aplikácie. Napríklad dátum môže mať rôzne významy: okamih podpísania objednávky, okamih prepustenia zamestnanca, okamih začatia výroby, multilaterálna dohoda. V druhom prípade sa môže uviesť nielen dátum podpísania dohody každou stranou, ktorý má vždy právny význam, ale aj všeobecný dátum, napríklad začiatok platnosti dohodnutých ustanovení.
Výber slov a frázovania
Pracovný tok každého podniku, napríklad počítačového programu, je vo všeobecnosti prísne formalizovaným procesom. Na rozdiel od programu tu nejde o počítač, ale o osobu. Je možné nepresné znenie. Všeobecný prehľad pri vytváraní dokumentov sa však určuje v súlade s GOST 6.30-2003 čo najbližšie k jeho požiadavkám.
Odchýlka od všeobecne akceptovanej praxe a požiadaviek GOST nie je v tomto prípade nevhodná: objednávka, ustanovenie, vyhlásenie, objednávka atď. Nie sú umeleckými dielami a nie je potrebné hľadať formu vyjadrenia myslenia.
Uvítame nielen slovnú zásobu, ale aj potrebné časti reči v každom konkrétnom prípade a správny prípad. Podľa zavedenej praxe sa v dokumentoch často nachádzajú nezmysly, chýbajúce slová, vety, existujú nezrovnalosti, ktoré nie sú charakteristické pre hovorovú reč. Je to však obvyklé a robiť to vlastným spôsobom je nepraktické.
Pokiaľ ide o výkresy, ich podpisy a označenia, je obvyklé využívať skúsenosti s vývojom projektovej dokumentácie, keď je to zjavne nevyhnutné. Nič však nebráni návrhu pravidelného kresby rovnakým intímnym spôsobom.
Pokiaľ ide o tabuľky, je potrebné zvážiť aj ustanovenia GOST. Toto je dobre zavedená prax a každá tabuľka v pracovnom dokumente je v prvom rade návodom na konanie alebo informácie na prijatie rozhodnutia.
Slovník, štruktúra a prezentačná logika
Text by mal byť vždy pripojený. Tieto vety sa vzájomne určujú alebo upravujú. Používajú sa konkrétne slová a frázy. Na nábor osoby píše režisér krátko uznesenie o správne napísanom vyhlásení.
Žiadosť o zamestnanie napísaná zamestnancom v predpísanej forme je potvrdená v jednotkách podniku a prechádza procesom predbežného schválenia. Toto ešte nie je dokument, ale už základ pre konečné rozhodnutie vedúceho podniku vo forme špecifickej vety „v poriadku“.
Písanie čokoľvek iného v uznesení je prípustné, nie je zakázané, ale v každej situácii by malo mať primeranú hodnotu. Napríklad absolvent univerzity. V texte výkazu alebo v súlade s logikou podniku sa môže uviesť veta - o rozhodnutí rozhoduje riaditeľ.
Základnou a tradičnou črtou mnohých dokumentov sú dve časti:
- dôvod (základ, účel);
- záver (rozhodnutie, záver, žiadosť).
Nie je to dôležité, ale tam, kde je to logické, je potrebné jasne rozdeliť všetky potrebné frázy na dve zložky. Gosstandart, zjednotené dokumentačné systémy a miestne ustanovenia samotného podniku by mali slúžiť ako základ pre budovanie štruktúr, v ktorých predmet dokumentu určuje, ako sa má zdôvodniť a vyvodiť záver.
V skutočnosti tento prístup urýchľuje vytváranie dôležitých dokumentov, umožňuje vám sústrediť sa nielen na celý text, ale iba na variabilnú časť.
Miestne dokumenty podniku
Pre každý podnik je charakteristická zjednotenie a štandardizácia dokumentov. Niektorí to robia písomne, iní sa zúčastňujú ústnej praxe. Všetko záleží na veľkosti podniku a úrovni zodpovednosti.
Väčšina miestnych ustanovení je vypracovaná počas zakladania podniku na základe súčasnej legislatívy, GOST, regulačných údajov platných v priemysle alebo v špecifickej oblasti podnikania.
Takéto zjednotené dokumentačné systémy sú jedinečné a často sú know-how konkrétnej spoločnosti, sú založené na použitom softvéri a predstavujú obchodné tajomstvo. Zriedka sa menia a zmeny sú spojené s fázami rastu spoločnosti, rozšírením jej kompetencie alebo obchodnej úrovne.
Dôležitými miestnymi dokumentmi sú výrobné plány, technické špecifikácie, pracovné plány. V tomto prípade je zjednotenie a štandardizácia dokumentov obdobné. Každý nový, napríklad kalendárny plán sa zostavuje podľa predošlého a nový účtovný plán v účtovnej politike sa formuluje na základe predchádzajúceho plánu, pričom sa zohľadňujú zmeny externých požiadaviek (legislatíva, daň, orgány štátnej kontroly, ...).
Informačné toky
Dobre ladený tok dokumentov v podniku, najmä ak je logika, štruktúra a slovná zásoba zjednoteného dokumentačného systému implementovaný vo forme softvérovo-technického systému riadenia, umožňuje nielen zjednodušiť podnikanie a funkčnosť zamestnancov, ale aj riadiť ich činnosť správnym smerom, zabezpečiť automatizáciu tvorby dokumentov, kontrolu nad nimi. ich spracovanie a vykonávanie.
Podniková infraštruktúra, implementovaná vo forme interných a externých informačných tokov, načasovaná a obsahová, vám umožňuje preniesť správu podniku na vyššiu úroveň.
Mnoho moderných informačných systémov už dlho pracuje na úrovni úloh, ktoré poskytujú formuláciu požadovaných vstupných údajov a prípravu správ. Úloha pracovníkov v takomto systéme spočíva v oblasti kreativity a cieľov spoločnosti, a nie v kontexte toho, ako vypracovať konkrétny dokument.
Správanie spoločnosti a zamestnancov
GOST R 6.30-2003 a ďalšie regulačné dokumenty určujú formu dokumentov, podrobnosti, slová a frázy, špecifikujú výrazovú logiku a veľkosť papierových médií, odsadenie, okraje, hranice číslic, tabuliek a ďalšie technické podrobnosti - to všetko je dôležité a vhodné zvážiť.
Normálna práca spoločnosti je obvyklý pracovný tok, v ktorom je úloha každého zamestnanca regulovaná a očakávaná.
V tejto súvislosti a v súvislosti s črtami modernej úrovne rozvoja informačných technológií sa stala otázka správania zamestnancov dôležitá. Na pozadí očakávaného variantu vývoja určitých udalostí, diel, dokumentov, odchýlok možno zistiť.
Tento aspekt nie je o nič menej významný pri budovaní infraštruktúry spoločnosti. Je dôležité nielen zorganizovať správnu prácu s dokumentmi, ale tiež zabezpečiť kontrolu nad procesom práce s dokumentmi.