Účtovníctvo a zlepšenie skladových operácií je kľúčom ku kvalitnej práci každého moderného podniku. Presné nastavenie práce skladu určuje, ako racionálne funguje spoločnosť, ako efektívne sa využívajú výrobné zdroje. Ladenie, vylepšovanie systému, automatizované účtovanie skladových operácií umožňuje dosiahnuť lepšiu ziskovosť a produktivitu a výsledný produkt sa stáva lepším.
Prečo potrebujeme sklad?
Hlavným účelom skladu v ktorejkoľvek spoločnosti je skladovanie výrobných zásob - MPZ. Sklad - platforma pre rôzne práce: tu sú materiály pripravené na použitie ako súčasť výrobného procesu, posielané spotrebiteľom. Moderná, efektívna organizácia a technológia skladových operácií pomocou najmodernejších metodík umožňuje softvér minimalizovať materiálové straty počas skladovania aj pri práci. To zasa ovplyvňuje náklady na tovar. Neopatrná registrácia skladových operácií však vytvára podmienky, za ktorých nemožno krádeži zabrániť. Vedúci spoločnosti, bez ohľadu na to, ako si je istý u každého zo zamestnancov, si musí byť vedomý, že vždy existuje možnosť nespravodlivého správania zamestnancov vyvolaného jeho osobnými kvalitami a vonkajším tlakom.
Neoddeliteľnou súčasťou skladového systému je špecialista skladových operácií. Závisí to od jeho kvalifikácie, pozornosti, vzdelania, či bude sklad „rovnako presný ako hodiny“, alebo či sa budú pravidelne riešiť problémy. Pri výbere personálu do skladu nestačí ubezpečiť sa, že kandidát vlastní 1C: Veľkoobchod. Musíte zistiť, ako dobre rozumie logistike a či rozumie logike usporiadania skladovacích zón.
Poddruh Sklady
V závislosti od miesta určenia existuje niekoľko skupín skladov. Klasický klasifikačný systém:
- materiál;
- vnútorná výroba.
Druhá skupina je rozdelená na sklady:
- medzi workshopmi;
- vnútri workshopov.
Ako naznačuje názov, materiál je potrebný na uloženie hmotných rezerv podniku. Tu je všetko, čo spoločnosť potrebuje pre pracovný postup bez prerušenia. Upravujú prácu skladu materiálu, vykonávajú základné operácie skladu takým spôsobom, že výrobný proces je vždy vybavený materiálmi s rezervou. Zrozumiteľnosť skladovej logistiky určuje úspech spoločnosti, výrobných liniek, schopnosť podniku vyrovnať sa s objednávkami a vedúcich oddelení - s úlohami.
Intra-production - to sú druhy skladov, ktoré existujú vo vnútri obchodov a medzi nimi, ktoré sú potrebné pre MPZ. Obsahuje tiež medzioperačné rezervy potrebné na jasné a včasné vykonanie úloh. Pri úprave o zmenu zavedenú vo výrobe sa zaznamenávajú záznamy o skladových operáciách. To znamená, že každý nový rozvrh, každá následná zmena pracovníkov musí mať všetky suroviny potrebné pre normálne fungovanie.
Čo ešte existuje?
Okrem toho vám skladové účtovníctvo umožňuje prideliť univerzálne a špecializované miesta na uloženie MPZ.
Univerzálny dizajn, aby ste si mohli ľahko uložiť rôzne hodnoty na dlhú dobu, ktorá prichádza do spoločnosti. Takto sa spravujú centrálne sklady. Tu uložené zásoby sú určené na správu a výrobu.
Špecializované sú tie, v ktorých bývajú iba určité odrody hodnôt. Môže to byť kov alebo farby, laky alebo drevo, elektrické výrobky, mrazené potraviny atď.
Vybavenie a účtovníctvo
Efektívne zúčtovanie operácií skladu je možné iba vtedy, ak sú hodnoty, ktoré sa majú zaznamenať, uložené v logickom, systematickom systéme. To znamená, že musí existovať jasne navrhnutý priestor a prevádzkovatelia skladov musia mať a sú schopní používať váhy a iné meracie prístroje. Hodnotia na mieste parametre kvality prichádzajúceho tovaru a monitorujú jeho bezpečnosť, merajú objem vydaných položiek a zisťujú prípadné nezrovnalosti a určujú aj príčinu toho, čo sa stalo.
Objemy prijatých materiálov sa zohľadňujú na základe zúčtovacej jednotky prijatej spoločnosťou. Ak chcete ovládať polohu, zmerajte, zvážte, zvážte, koľko kusov prišlo. V niektorých prípadoch sa používa tzv. Teoretický výpočet.
Účtovníctvo: prečo je to potrebné?
Na čo slúži program 1C: Warehouse? Prečo musíme mať záznamy o zásobách k dispozícii podniku? Táto otázka môže vzniknúť medzi manažérmi, ktorí bezpodmienečne veria v poctivosť svojich zamestnancov. Napriek tomu, bez ohľadu na to, ako manažéri verili zamestnancom, účtovníctvo je povinnou súčasťou každého skladu, z toho nie je úniku.
Účtovníctvo skladových operácií je zamerané na zaistenie bezpečnosti hodnôt prijatých v podniku. Údaje zhromaždené v účtovnom systéme umožňujú určiť, či má spoločnosť pomalý pohyb pozícií alebo či existuje nadbytočnosť materiálov. Z práce účtovného systému je zrejmé, aký veľký je obrat, a to nielen všeobecne, ale aj pokiaľ ide o konkrétny druh materiálu. Nakoniec, databáza kedykoľvek odpovie na otázku: „Koľko položiek zostáva v sklade?“
Sklad: prijímame pozície
Jednou z najdôležitejších operácií v sklade je preberanie tovaru. Pre kvantitatívne účtovníctvo sa zvyčajne ustanovuje automatizovaný program skladového účtovníctva, ale okrem toho by sa mala vykonávať aj kvalita.
Prevádzkovateľ zodpovedný za prijímanie pozícií kontroluje počet prijatých pozícií a kontroluje kvalitu každej z nich. V takom prípade musíte najprv objasniť zhodu z hľadiska objemu, až potom z hľadiska kvality. V niektorých skladoch pripadá na skladovateľa, na osobu zodpovednú za sklad, na manažéra a na niektorých sa zodpovednosť delí medzi manažéra a technického personálu.
Ak sa do skladu prijímajú materiály patriace do zvláštnych kategórií - tzv. Zodpovedné vymenovanie, na prijatie sa určí provízia. Postup na získanie cenných pozícií je podobný. Program účtovania zásob musí obsahovať úplnú nomenklatúru v databáze v súlade s poradím schváleným na podujatí. Rovnaké poradie zavádza výberovú komisiu a menuje zloženie podľa mena. V niektorých spoločnostiach zodpovedá za vydanie objednávky hlavný inžinier.
Skladové účtovníctvo: ako to funguje?
Takže materiály v sklade sú akceptované, faktúry sú kontrolované, pozície sú prepočítané, kvalita každého z nich bola študovaná: palpovaná, voňatá, ochutnaná. Čo bude ďalej? A potom sa začína skutočná mágia kontroly zásob - tá, ktorá nedovoľuje, aby sa hodnoty, ktoré sa objavujú v spoločnosti, rozptyľovali okolo rohov, ako to radi robia potkany.
Jeden z hlavných asistentov vedúceho skladu a prostredníctvom neho - vedúci spoločnosti - sú to doklady o skladových operáciách. Odrážajú, aké materiály prišli do skladu, ktoré boli, aké boli použité a komu boli odpísané. Takéto účtovníctvo by malo byť funkčné, malo by odrážať súčasný stav, zohľadňovať všetkých zodpovedných zamestnancov a spôsob ich podnikania. Priraďte hodnoty inventárnym číslam, potom zadajte do účtovných kariet s uvedením počtu pozícií, ktoré sa v spoločnosti vyskytli, ich spotreby.
Karta ako základ všetkých vecí
Karta sa používa na ukladanie všetkých informácií týkajúcich sa hodnoty, ku ktorej je priradená. Vyplnením kariet je poverená materiálne zodpovedná osoba, s ktorou predbežne uzavreli zmluvu o zodpovednosti. Zriaďuje sa osobitný register pre karty, z ktorých sa vydáva špecifický proti striktne prijatiu.
Skladové účtovníctvo sa môže viesť bez registrov, ale s pomocou kníh zostavených predpísaným spôsobom. V praxi sa však takmer všetky moderné spoločnosti rozhodli pre automatické účtovníctvo. V takom prípade je karta vedená v elektronickej podobe a prístup majú iba používatelia, ktorí majú účty v systéme. Program ukladá informácie o tom, kto tieto alebo iné zmeny na karte vykonal, čo slúži ako analóg do zoznamu v registri pri prijatí papierovej kópie účtovného dokladu.
Žiadne hlásenie - nikde
Účtovanie skladových operácií zahŕňa denné monitorovanie stavu zásob v podniku. Osoba zodpovedná za sklad, ktorá analyzuje pôvodnú dokumentáciu, každý mesiac pripravuje správu pre vedúceho podniku. Správa sa zašle účtovnému oddeleniu a zazálohuje sa dokumentáciou odrážajúcou príjem, stratu hodnoty.
Správa by mala odrážať také materiály, výrobky, množstvá, ktorých zloženie sa počas vykazovaného obdobia zmenilo. Na začiatku každého mesiaca sa pripravuje samostatná správa, v ktorej sa uvádza, aké veľké sú zostatky na rôznych pozíciách, ktoré má podnik k dispozícii. Základná dokumentácia spoločnosti slúži ako základ pre stanovenie príchodu hodnôt, odchodu. Na základe týchto údajov pripravte kód a zostatky odrážajúce stav spoločnosti na konci mesiaca. Informácie uvedené vo výpisoch musia byť podobné tým, ktoré sú obsiahnuté v účtovnom systéme skladu a na pozičných kartách.
Osobitné prípady
V niektorých prípadoch sa účtovanie skladových operácií vykonáva podľa všeobecných kategórií. Napríklad, ak má spoločnosť výrobnú linku, ktorá umožňuje opravy strojov, účtovanie všetkých malých náhradných dielov možno považovať za nepraktické. V takom prípade môžete zadať všeobecnú kategóriu - napríklad „náhradné diely pre frézky“. Vďaka tomu je spracovanie údajov menej náročné na prácu a čas. Účtovníctvo sa vykonáva celkom, jednotlivé názvy hodnôt sa v ňom neobjavujú.
Niektoré spoločnosti majú lieky na sklade. V tomto prípade sa účtovanie skladových operácií nastavuje takým spôsobom, aby sa vždy vedelo celkové množstvo, ale aby sa neuvádzali konkrétne položky. Špeciálne karty by sa mali likvidovať iba na lieky, ktoré obsahujú alkohol alebo toxické látky. Podávanie správ o liekoch je určené lekárom, veterinárom podniku. Osobne vytvárajú zoznamy, ktoré sú potom zasielané účtovníkom.
Skladovanie a logistika
Rôzne sklady vykonávajú rôzne operácie: je to dané špecifikami konkrétnej organizácie. V súlade s tým sa určujú druhy skladových operácií, ktoré spoločnosť vyžaduje. Najväčším počtom skladov v našej krajine sú dnes maloobchodné, veľkoobchodné a servisné spoločnosti. Vzhľadom na prácu veľkoobchodných spoločností môžeme rozlíšiť tieto skladové operácie:
- vykladanie automobilov nákladom;
- prijatie priniesnutého;
- pohybujúce sa položky v sklade;
- umiestnenie tovaru do vyhradených sekcií;
- výber hodnôt;
- personálne;
- loading.
Vo všeobecnosti sa to dá opísať výrazom „logistika“. V našom prípade logistika popisuje nakladanie a vykladanie cenností.
A ako pracujeme?
Charakteristiky skladovacích operácií nakladania a vykladania závisí od toho, s akým druhom nákladu musíte pracovať, s akou dopravou sa má prepravovať. Silný vplyv na prácu má úroveň mechanizácie najjednoduchších procesov.Prijímanie tovaru kvalitou je jedným z najdôležitejších momentov celého komplexu, ktorý súvisí s prijímaním pozícií do skladu.
O tom, ako presne riadiť toky hmotných aktív, sa rozhoduje na základe analýzy informácií o množstve a kvalite pozícií v sklade. Prax ukazuje, že v účtovných systémoch sú údaje často nesprávne, neúplné, čo vedie k chybám a stratám v riadení spoločnosti. Technologické operácie, ktoré sa vyskytujú počas logistiky tovaru, sú spojené s neplánovanými zmenami v kvantite a kvalite. Náklad môže byť odcudzený, poškodený, stratený, existuje koncept „nadmerného poklesu“. Zamestnanci môžu urobiť chybu, nesprávne vyplniť šarže, nesprávne poslať tovar. To všetko vedie k nedostatku, prehodnoteniu, nadmernému objemu.
Pri preberaní tovaru je veľmi dôležité starostlivo vyhodnotiť žiadateľa, pravidelne porovnávať hodnoty s deklarovaným zoznamom. Preto by sa na akékoľvek miesto mali spravidla vystavovať sprievodné doklady, faktúry. Zdokumentovanie každého kroku je najúčinnejšou metódou získania presných údajov o stave zásob.
Údaje musia byť aktuálne!
Je však dôležité nielen správne zaznamenať všetky pozície, ktoré spoločnosť získala. Je potrebné zaviesť systém účtovania skladových operácií, ktorý bude databázu kedykoľvek aktualizovať. A tu na záchranu prichádzajú najmodernejšie technologické riešenia. Toto je špecializovaný softvér navrhnutý špeciálne pre sklady. Typickým príkladom je produkt spoločnosti 1C, tzv. „Sklad“. Použitie takého softvéru môže minimalizovať chyby spojené so stratou informácií, ako aj znížiť ľudský faktor.
Aby údaje boli čo najpresnejšie a odrážali aktuálnu situáciu v sklade, musíte zaviesť systém na kontrolu pohybu hodnôt, ktorý odráža akékoľvek pohyby. Všetky kroky - od zdroja k spotrebiteľovi - si musia nájsť svoje miesto vo vnútornej dokumentácii spoločnosti. Iba taká úplná kontrola môže poskytnúť vysokú úroveň spoľahlivosti údajov použitých pri rozhodnutiach vedenia.
Skladujeme a odnášame
Tovar prevzatý od dodávateľa v sklade sa umiestňuje na miesto určené na pravidelné skladovanie. Ak tovar prišiel v kontajneroch alebo ak ide o kusový tovar, možno ho naskladať. Výhodnou možnosťou je inštalácia policových prvkov. Hodnoty však nemôžu ležať naveky, takže skôr alebo neskôr nastane čas na ďalšiu operáciu skladu - výber uloženej polohy. To sa dá urobiť buď ako súčasť balíka alebo ako celok.
Odporúča sa, ak je to možné, mechanizáciu operácie, ale nie je to vždy možné a nie každý podnik má dostatok finančných prostriedkov na nákup potrebných strojov. Výber sa vyznačuje technikami malej mierky a plne mechanizovanou.
Sklady sú mechanizované v rôznej miere na základe tohto rozlíšenia: štatistická dynamika vo vysokej nadmorskej výške. V prvom prípade existujú stojany, okolo ktorých sa pohybuje pracovník, ktorý vyberie bunky. Spravidla pracuje ako vysokozdvižný vozík: zachytáva potrebný nákladový balík, vyberie ho, presunie ho na pohyblivú plošinu a doručí ho zberačovi. Ak nepotrebujete celé balenie, zaujme potrebné miesto a zvyšok sa vráti do stojana.
Ale tie dynamické vo vysokých nadmorských výškach sú tie, v ktorých pracujú automatické vleky. Nasmerujú nákladné zásielky do zberača a vrátia ich do clánkov. Mechanizmy sú vybavené vidlicami, ktoré pomáhajú vyzdvihnúť požadovaný predmet. Ak volič potrebuje iba časť obsahu nákladného balíka, zvyšok sa odošle do úložnej bunky.
Došli sme k logickému záveru
Dokončujú sa skladové operácie spojené s logistikou tovaru, smerovanie hodnôt k kupujúcemu. Stáva sa to na mieste určenom pre nakladacie polohy.Pre bezproblémový chod skladu je dôležité kontrolovať dva body:
- pohodlie a efektívne využitie priestoru;
- dokumentácia každého pracovného kroku.
Ako už bolo spomenuté, dokumentácia je najúčinnejšia pomocou elektronických databáz. Ak je spoločnosť malá, nie je potrebné inštalovať ani špeciálny softvér, môžete si sami vytvoriť jednoduchú základňu na zaznamenanie pohybu tovaru.
Pokiaľ však ide o efektívnosť využívania oblastí, ktoré má spoločnosť k dispozícii, riadia sa požiadavkami:
- prospešný by mal byť každý štvorcový centimeter;
- uličky by mali byť široké;
- potrebné centrálne chodníky;
- miesta prijatia sú organizované tam, kde je tovar doručený;
- oblasti, z ktorých sú zásielky odosielané, sú vybavené prepravnými oblasťami;
- pracovné miesta by mali byť bezpečné;
- Nákladné toky musia byť rozdelené tak, aby nedochádzalo k nadchádzajúcim pohybom.
inventár
Možno je inventár taká operácia v sklade, ktorá je pre lineárnych zamestnancov a manažérov najviac znepokojujúca. Je to dosť zložité, pretože vyžaduje veľké množstvo práce a často tiež vyvoláva konfliktné situácie. Môžete sa im vyhnúť, ak sa vám podarí bezchybne nastaviť pracovný postup. Avšak v realite moderného podnikania je to veľmi ťažké.
Inventár zahŕňa štúdium voľných rezíduí, ich hodnotenie, identifikáciu miesta. Udalosť má niekoľko hlavných etáp. Pravdepodobnosť chyby môžete minimalizovať, ak sa na začiatku inventára úplne zbavíte rezerv spoločnosti.
Inventár má nasledujúcu postupnosť:
- tvorí prázdnu rezervu;
- Vytvorte plánovaný prázdny nákup
- pridať do rezervy všetky pozície dostupné vo voľnom zostatku;
- nezapočítané hodnoty sú zahrnuté do plánovaného nákupu;
- tovar vo voľnej rezerve sa považuje za chýbajúci a je zahrnutý v osobitnom zozname.
Výsledok tejto sekvencie dáva:
- voľný prázdny zostatok;
- kladná rezerva vrátane všetkých zodpovedajúcich pozícií;
- zoznamy chýbajúcich hodnôt;
- Plánované obstarávanie vrátane všetkého, čo sa ukázalo byť nezodpovedané.
V dôsledku inventarizácie sa chýbajúce hodnoty zvyčajne odpíšu, kladná rezerva sa zmení na voľný zostatok. Napokon sa plánuje nákup.
Aby som to zhrnul
Účtovanie skladových operácií v každej modernej spoločnosti, ktorá chce uspieť a vyhnúť sa stratám, by malo byť založené na špecifikách spoločnosti, jej rozsahu a vlastnostiach tovaru, s ktorým je potrebné interagovať. Je dôležité zdokumentovať všetky procesy práce v sklade, aby sa predišlo nepríjemným konfliktným situáciám.
Presné a správne zaúčtovanie skladových operácií umožňuje zamestnancom aj manažérom spoločností rýchly prístup k informáciám o aktuálnom stave spoločnosti. Na základe týchto údajov môže manažment urobiť správne manažérske rozhodnutia. Dobre vyladená účtovná schéma pomáha nielen odstraňovať chyby v monitorovaní práce spoločnosti, ale aj minimalizovať straty, zefektívňuje prácu organizácie a tiež eliminuje pravdepodobnosť krádeže a nečestnosti.