Hospodárske činnosti organizácií zahŕňajú množstvo akcií, operácií, typov komunikácií a ďalšie aspekty každodennej činnosti. Vedenie organizácie a jej zamestnanci sú denne konfrontovaní s potrebou riešiť rôzne problémy a robiť rozhodnutia v oblasti riadenia. Niektoré prípady nie je možné vyriešiť na pracovisku a pohodlne sedieť v kancelárskej stoličke pri počítači. Potrebné sú cesty a služobné cesty, rokovania v iných mestách a dokonca aj v krajinách. Tento článok sa podrobne zaoberá otázkou potreby služobnej cesty, jej cieľmi a príkladmi, návrhom podľa súčasnej legislatívy, požiadavkami na dokumentáciu a tiež charakteristikami ciest do Ruska a do zahraničia. V tomto článku sa bude tiež uvažovať o tom, kto môže byť poslaný na cestu a čo by sa malo považovať za pracovnú cestu.
Koncept služobnej cesty
Tento pojem má jasnú definíciu, ktorá je vysvetlená v pracovnom práve. Podľa Zákonníka práce Ruskej federácie je služobná cesta usmernením zamestnanca na ceste s konkrétnou úlohou. Zároveň je cieľ ďaleko od hlavného pracoviska, cesta má jasne formulovaný cieľ, ktorý je predpísaný v dokumentoch a načasovanie jeho realizácie je obmedzené. Príprava sprievodných dokladov, podávanie správ na konci cesty, záruky pre zamestnanca sa riadia pracovnými a daňovými zákonmi. Ďalej sú uvedené možné ciele misie, ktorých príklady sú uvedené nižšie.
Prečo potrebujete služobné cesty
Keď zamestnanec ide na služobnú cestu, manažment mu určí jasnú úlohu, ktorú musí splniť vo svojom procese. Táto úloha sa môže týkať rôznych oblastí podnikania organizácie. Medzi príklady turistických cieľov patrí:
- uzatváranie zmluvných vzťahov o dodávkach alebo predajoch s protistranami;
- rokovania o spolupráci;
- urovnávanie sporov, konfliktov a iných otázok týkajúcich sa právnej stránky činnosti;
- nákup vybavenia, surovín a spotrebného materiálu;
- obchodné konferencie, účasť na stretnutiach a výstavách týkajúcich sa smerovania spoločnosti;
- propagácia tovaru na nových trhoch, rozširovanie zákazníckej základne;
- účasť na výskumných projektoch týkajúcich sa aktivít spoločnosti;
- rozvoj zamestnancov;
- výskum predajných trhov, konkurenčných organizácií a iných marketingových problémov;
- nastavenie hardvéru, softvéru a práca s inými technickými problémami v dcérskych spoločnostiach alebo divíziách;
- vykonávanie kontrol pobočkovej siete a jednotiek.
Čo nemožno považovať za služobnú cestu
Nie každá zamestnanecká cesta sa môže považovať za pracovnú cestu. Výlet je nezákonný v nasledujúcich situáciách:
- absencia úradnej registrácie zamestnanca v organizácii, pracovná zmluva nebola uzavretá, žiadny zápis do zošita;
- pracovná zmluva zamestnanca definuje cestovný charakter práce;
- zamestnanec je zamestnanec na voľnej nohe, ktorý nemá pevné stále pracovisko.
Typy ciest a ich načasovanie
Firemné zájazdy môžu byť klasifikované podľa rôznych charakteristík. Z teritoriálneho hľadiska sa teda cesty uskutočňujú cez územie Ruskej federácie a do zahraničných štátov.Podľa podmienok zájazdu sa rozlišujú krátkodobé a dlhodobé. Zloženie cestujúcich - skupina a sloboda. Môžu tu byť tiež naplánované a neplánované cesty.
Legislatíva zatiaľ nemá jasné pokyny týkajúce sa načasovania cesty. Neexistujú žiadne minimálne ani maximálne obmedzenia. Vedenie organizácie nezávisle určuje zložitosť úlohy a čas potrebný na jej dokončenie. Obmedzenia existovali už predtým. Verilo sa, že maximálna dĺžka cesty nemôže prekročiť štyridsať dní. Vo výstavbe dosiahol maximálny prah cesty rok.
Právne požiadavky a predpisy
V prípade ciest vydaných ako služobné cesty sú určité požiadavky stanovené právnymi predpismi. Regulované sú cesty Zákonníka práce Ruskej federácie a daňového zákonníka Ruskej federácie. Zákonník práce definuje pravidlá pre tieto pracovné procesy v článkoch 166, 167, 168. Zverejňujú množstvo otázok, ktoré môžu vzniknúť pri vykonávaní tohto postupu: čo možno považovať za pracovnú cestu, záruky pre zamestnanca, ako aj otázky o náhrade výdavkov za cestu.
Daňový zákon popisuje informácie o tom, ako zohľadniť cestovné náklady v účtovníctve, o čom je možné odpočítať z toho, aké sumy sa platia do fondov sociálneho poistenia občanov. Existujú aj samostatné uznesenia obsahujúce najúplnejšie informácie o zmenách a doplneniach legislatívnych aktov, inováciách v účtovníctve a zabezpečení požiadaviek regulačných orgánov. Všetky tieto informácie nájdete v nasledujúcich dokumentoch: Vyhlášky č. 749, 729, 812, 64.
Čo je zamestnancovi zaručené
Záruky pre zamestnancov nezávisia od účelu cesty, môže existovať veľa príkladov. Ale s ktorýmkoľvek z nich má zamestnávateľ voči zamestnancovi určité povinnosti. Zamestnancovi, ktorý je vyslaný na pracovnú cestu, sa poskytujú nasledujúce záruky:
- udržanie pozície, pracoviska, priemerná denná mzda;
- platba dní voľna strávených na služobnej ceste s dvojitým tarifovaním;
- náhrada výdavkov, ktoré môžu vzniknúť pri pracovnej ceste do Ruska a do zahraničia, vrátane vydania cudzieho pasu, získania víza, ciel a iných poplatkov.
Všetky tieto záruky sú uvedené v pracovnoprávnych predpisoch a musia ich zamestnávatelia povinne plniť.
Koho poslať na služobnú cestu
Výber zamestnanca vyslaného na cestu závisí od cieľov cesty, príkladov zamestnania, jeho trvania a závažnosti očakávaných podmienok. Rôzne dôvody cestovania si vyžadujú špecifické vedomosti a zručnosti zamestnanca.
Plnenie dodávateľskej zmluvy musí byť teda zverené osobe, ktorá je dôvtipná pri obchodných rokovaniach a diplomacii. Môže ísť o špecialistu, ktorého pracovné povinnosti zahŕňajú nákupy, plánovanie a výpočet rozpočtu pre obchodné vzťahy s dodávateľmi, alebo osoba, ktorá dokáže správne vysvetliť svoju pozíciu a dosiahnuť optimálne podmienky v dodávateľskej zmluve.
Ak účelom cesty je nastavenie zariadenia alebo softvéru, pre vyslaného zamestnanca nestačí znalosť kancelárskej práce a obvyklej ľudskej charizmy. Na takúto cestu je vyslaný úradník s technickým vzdelaním. Rovnaká situácia pri vykonávaní auditov v teréne a auditov. Na takúto cestu by sa mal poslať účtovník alebo ekonóm.
Kto má zakázané posielať na služobné cesty
Okrem ľudského faktora, otázok týkajúcich sa kvalifikácie a osobných schopností kandidátov, existuje ešte jeden aspekt pri výbere zamestnanca na služobnú cestu. Existujú právne požiadavky pre kategórie občanov, ktorých nemožno za žiadnych okolností vyslať. Zahŕňajú tieto skupiny jednotlivcov:
- maloletí zamestnanci, stážisti, stážisti;
- tehotné ženy;
- zamestnanci spoločnosti pracujúci na základe dohody so študentmi (s výnimkou služobných ciest za účelom odbornej prípravy);
- členovia volebných kampaní, kandidáti na politickú funkciu;
- ľudia, ktorých schopnosti sú touto chorobou obmedzené.
Existujú aj skupiny osôb, ktoré môžu byť zaslané na služobnú cestu iba po obdržaní ich písomného súhlasu:
- ženy s malými deťmi (do troch rokov);
- osamelý rodič vychovávajúci dieťa do piatich rokov;
- opatrovníci detí mladších ako 25 rokov;
- Zamestnanec, v ktorého rodine je nezaopatrený a potrebuje stálu starostlivosť.
Cestovné povolenie
Na to, aby sa pracovná cesta mohla zohľadniť v daňovom, účtovnom a manažérskom účtovníctve, je potrebné ju riadne zariadiť. Najskôr sa vypracuje úloha, stanovia sa dátumy a dátumy. Uchádzač o cestu sa musí oboznámiť s vyhotoveným dokumentom a písomne vyjadriť svoj súhlas alebo odmietnutie.
Ak je odpoveď áno, manažér vydá príkaz na odoslanie špecialistu na služobnú cestu. Zamestnancovi sa vydáva a vydáva osvedčenie o pracovnej ceste a pridelenie úlohy. Na konci cesty musí vyslaný zamestnanec predložiť správu o vykonanej práci a predbežnú správu s potvrdením o kontrole, príjmoch a lístkoch.
Od roku 2016 boli právne predpisy zmenené a doplnené tak, že vydávanie osvedčenia a úradné poverenie prestali byť povinné. Namiesto toho používajú poznámku. Mnoho organizácií na účely interného účtovníctva však tieto dokumenty naďalej vypracúva.
Pri používaní osobnej alebo firemnej automobilovej dopravy sa vyžaduje servisný doklad a nákladný list, ako aj splnomocnenie a iné dokumenty potvrdzujúce oprávnenosť používania konkrétneho automobilu.
Informácie v dokumentoch
Služobný list je vypracovaný vo voľnej forme, ale existuje množstvo podrobností, ktoré sú povinné na označenie: datované obdobie služobných ciest, informácie o použitej doprave, ciele stanovené pre zamestnanca a výsledky ich vykonávania.
Všetky výdavky, ktoré vzniknú zamestnancovi počas cesty, sa musia uviesť vo výkaze výdavkov. Táto požiadavka sa vzťahuje na všetky druhy výdavkov vrátane výdavkov na ubytovanie, dopravu, palivo, stravu a iné výdavky. Aby ste potvrdili náklady na zaplatenie za bývanie, musíte na konci cesty poskytnúť účtovnému oddeleniu šek, doklad alebo doklad s informáciami o prenajímateľovi, nákladoch a dobe prenájmu priestorov.
Podľa toho musí byť vydaný príkaz na správu. Pri kancelárskych prácach existuje jednotný formulár č. T-9, ale organizácia nie je povinná ho používať výlučne. V účtovných zásadách konkrétnej organizácie sa môže stanoviť jej vlastná forma dokumentu. Môžete tiež využiť príležitosť na vypracovanie objednávky vo voľnej forme. Hlavnou podmienkou je obsah nasledujúcich údajov:
- mená a podrobnosti o organizácii, ktorá zamestnanca vyslala na cestu;
- informácie o zamestnancoch;
- dátumy vyhotovenia objednávky;
- dátumy začiatku a konca obdobia služobnej cesty;
- úlohy zamestnanca, účel cesty.
Príklad pracovnej cesty
Čím zodpovednejšia je úloha, tým viac úrovní obsahuje. Čím viac spoločnosť investuje do podnikania, tým viac výsledkov má v úmysle dosiahnuť. Nie všetky drobné podrobnosti, ktoré chce manažér vedieť, budú uvedené v objednávke. Niektoré z nich je možné ústne prediskutovať na stretnutiach a počas briefingu cestujúcich. Najpravdepodobnejšie však bude, že zamestnanec bude na základe cesty musieť podávať správy za všetky body, a to aj za tie, ktoré neboli oficiálne zaregistrované, ale boli ústne oznámené. Pre lepšiu prehľadnosť uvádzame nižšie príklad priradenia úlohy.
Napríklad: - Uzavretie dodávateľskej zmluvy, reklamné výrobky. Pre lepšiu reflexiu používame typ dokumentu vygenerovaného programom 1C.Nájdete ho v osobných záznamoch, tlačivo č. T-10a. Tento formulár obsahuje 11 stĺpcov na vyplnenie: štrukturálna jednotka, odborné postavenie, krajina, mesto a organizácia, do ktorej bol zamestnanec poslaný, dátum začiatku a konca služobnej cesty, celkový počet kalendárnych dní a bez cestovného času, organizácia platiteľa, základ, obsah úlohy a stručná správa o jeho vykonávaní. Dokument podpisuje vedúci štrukturálnej jednotky, vedúci organizácie a samotný zamestnanec.
Objednávka vyplní informácie o ceste nasledovne:
- Priezvisko, meno, priezvisko zamestnanca a jeho personálne číslo: Sorokin Dmitry Evgenievich, 1 (personálne číslo v samostatnom okne, podľa personálnych záznamov).
- Pododdiel: Oddelenie marketingu a reklamy.
- Pozícia (špecializácia, povolanie): vedúci marketingový pracovník.
- Miesto služobnej cesty (krajina, mesto, organizácia): Rusko, mesto Moskva, LLC „Spoločnosť“.
- Na obdobie 14 kalendárnych dní od 14. januára 2018 do 27. januára 2018.
- S cieľom: reklamná kampaň, uzatvorenie dodávateľskej zmluvy.
- Služobná cesta na náklady fondov: LLC "Realizer".
- Základ (dokument, číslo a dátum): Zadanie úlohy č. 3 z 13.1.2018
Na konci objednávky sú podpisy vedúceho a zamestnanca. Podpis zamestnanca sa nachádza oproti nápisu, ktorý je s objednávkou oboznámený.
Jemnosti dizajnu
Ak zamestnanec z nejakého dôvodu neposkytol podporné doklady o nákladoch (šeky, príjmy), organizácia mu tieto náklady neuhradí. Preto je v procese služobnej cesty tak dôležité nezabudnúť na podávanie správ. Dokonca aj cestu taxíkom alebo autobusom musí potvrdiť lístok alebo vodičský doklad.
Dôležitým bodom je tiež označenie štruktúrnej jednotky organizácie a účel cesty. V závislosti od špecifikovaných údajov dôjde k ďalším odpisom výdavkov v účtovníctve a daňovom účtovníctve. Ak teda účelom cesty bola oprava strojov, pri vykonávaní účtovných výpočtov sa suma výdavkov odpisuje, aby sa opravené zariadenie odpisovalo. Ak bolo cieľom uzatvoriť zmluvu, odpis sa uskutoční ako všeobecné obchodné náklady.
A posledná chvíľa - služobná cesta s nenaplneným cieľom. Daňová služba vo väčšine prípadov náklady na takúto cestu neuznáva a neznižuje základ dane. Na pojednávaní sa môžete pokúsiť obhajovať svoju nevinu, ale vo väčšine prípadov zákon zostáva na strane federálnej daňovej služby.