Vymedzenie pojmu
Predpokladá sa, že v Rusku sa v porovnaní so zahraničnou praxou prvýkrát vytvoril systém správy dokumentov, ktorého účelom je ustanoviť postup na dokumentovanie riadiacich činností v rámci štátu. V roku 1973 bol tento systém nazvaný Unified State Customs Service, čo znamená „jednotný štát. systém vedenia záznamov. ““ Celkovo ZSSR vyvinul 16 zjednotených systémov.
Normalizácia dokumentov je výsledkom reorganizácie toku dokumentov príslušného systému, ktorý spĺňa určité normy. Zníženie korešpondencie a zníženie zložitosti jej zostavovania, ako aj snaha vyhnúť sa duplicite údajov, sa považujú za naliehavé problémy, ktoré je potrebné pri riadiacich prácach riešiť. Efektívneho výsledku možno dosiahnuť zjednotením a štandardizáciou informácií o obsahu a forme.
Normalizácia dokumentov je vytvorenie rovnakých štandardných formulárov pre protokoly podobného účelu, čo pomáha efektívnejšie využívať papier pri tlači zákonov a rozhodnutí. Štandardizácia uľahčuje pracovné postupy účtovníctva, ako aj archiváciu dokumentácie.
Podobná terminológia
Prakticky podobnou definíciou je „zjednotenie“, čo je proces uvedenia niečoho, vrátane dokumentovaných aktov, do jedinej formy alebo spoločného systému, čo vedie k zníženiu pôvodného súboru predmetov. Zjednotenie, štandardizácia a štandardizácia dokumentov vedie k vytvoreniu racionálnej uniformity v ktorejkoľvek oblasti činnosti, najmä v dokumentácii. K zníženiu neodôvodnenej rozmanitosti formulárov údajov a vytvoreniu jednotnej štruktúry dochádza prostredníctvom jazykových štruktúr, podrobností, účtovných informácií a ich uchovávania. Prebytočné reťazce dokumentov sa časom odstránia, aby sa zabránilo zbytočnej duplicite prvkov.
Zjednotenie dokumentov vám umožňuje vytvoriť jednotný obraz foriem administratívnych dokumentov, ktoré vykonávajú funkcie a úlohy manažérskeho formátu. Tento prístup povedie k práci s veľkým objemom dokumentov na ich normalizácii vo výrobnom systéme, ako aj k urýchleniu výmeny obchodných údajov.
Zvýšte efektivitu
Jeden administratívny systém podporuje operatívne spracovanie, znižuje čas strávený prácou s dokumentmi, ktoré ovplyvňujú celého administratívneho personálu: od bežných zamestnancov po manažérov.
Predmetom štandardizácie dokumentov môže byť ich zloženie a formy. Zjednotenie zloženia dokumentov je rozdelenie a konsolidácia celého množstva dokumentov, ktoré sú potrebné na riešenie manažérskych úloh. V dôsledku týchto krokov sa očakáva zníženie zloženia dokumentov.Zjednotenie formulárov je výber a konsolidácia informačných ukazovateľov vrátane podrobností, ktoré sa týkajú účelu dokumentov, ako aj vymedzenie všeobecných požiadaviek na ich tvorbu a vykonávanie. Pri kancelárskych prácach môže dôjsť k zjednoteniu ako etapa štandardizácie a ako nezávislý proces.
Podstata štandardizácie
Federálny zákon „o technickom zúčtovaní“ č. 184 špecifikuje princíp definície: štandardizácia dokumentov je holistická práca zameraná na stanovenie pravidiel pre ich dobrovoľné použitie, v dôsledku čoho by sa informácie mali zefektívniť v oblasti výroby a obehu výrobkov, ako aj zvýšená konkurencieschopnosť. služby.
„Štandard“ sa môže nazývať dokument, ktorý uvádza vlastnosti výrobkov, pravidlá vykonávania rôznych procesov vo výrobe, charakteristické znaky prepravy a skladovania, práce alebo služieb. Norma obsahuje určité požiadavky na terminológiu, označovanie, symboliku, balenie, štítky.
Normatívne dokumenty o normalizácii obsahujú optimálne pravidlá a požiadavky na navrhovanie, prípravu, uchovávanie a účtovanie obchodných dokumentov, ktoré boli predpísaným spôsobom schválené a odporúčané na opakované použitie v kancelárskych prácach. Normalizácia (jednoduchými slovami) je tvorba a schvaľovanie jednotných pravidiel, ktoré sa predkladajú dokumentom s cieľom zjednodušiť ich.
Normalizácia zahŕňa zostavenie základných požiadaviek na dokumenty v právnej norme. Vďaka tomuto procesu dochádza k vytváraniu mnohých dokumentov podľa jedného pravidla, ktoré je pre príjemcov ľahšie vnímateľné. Normalizácia dokumentov je výsledkom zjednotenia alebo jeho najvyššej formy.
Typické prvky procesu
Transformácie sa môžu týkať určitých typov dokumentov (GOST je označená číslom), pravidiel štruktúry a dizajnu, prvkov jednotného systému dokumentácie (DCL). Takýto systém pozostáva z kombinácie vzájomne prepojených foriem dokumentov, ktoré poskytujú informačnú predstavu o niektorých druhoch hospodárskych a riadiacich činností. USD je založený na jednotných pravidlách a požiadavkách, má údaje potrebné na riadenie akejkoľvek oblasti činnosti.
Bežný dokumentačný systém je organizovaný tak, aby uspokojil potreby dokumentovania určitých činností a dokumenty štandardizačného systému sú výsledkom procesu priblíženia dokumentov do jedného formulára a systému, keď prevláda jednotnosť, a zredukovania neopodstatneného súboru šablón dokumentov, ich detailov a ukazovateľov. V procese štandardizácie dochádza k prechodu na racionálnu uniformitu v pracovnom toku.
Úroveň schválenia a súvisiace kategórie
Normalizácia je formou právneho schválenia výsledkov zjednotenia, ktoré je kombináciou štátu. štandardy a jednotná forma dokumentov.
USD sa delí na:
- state. normy;
- štandardizované formy dokumentov;
- pokyny na ich použitie.
Podrobnosti jednotného dokumentu sa uplatňujú v súlade s cieľovou úlohou a stanovenou úrovňou schválenia. V Ruskej federácii je rozdelenie štandardizačných dokumentov do kategórií:
- Odbor (členenie podľa odborov). Používajú sa na dokumentáciu procesov riadenia, ktoré sú spoločné pre všetky podniky, bez ohľadu na činnosť a právne normy. Schválenie sa uskutočňuje na federálnej úrovni.
- Formy dokumentov firiem, organizácií a podnikov. Definované lokálne.
- All-Russian. Tvorcami takýchto formulárov sú Federálna archívna agentúra, Ministerstvo financií Ruska, Federálna štátna služba. štatistika, Centrálna banka Ruskej federácie.Tieto formy dokladov sú povinné pre použitie vo všetkých organizáciách, bez ohľadu na formu vlastníctva a podriadenosti (napríklad účtovné záznamy pre účtovníctvo a odmeňovanie, ktoré boli schválené rozhodnutím Štátneho výboru RF z 5. februára 2004).
- Formuláre dokladov zakladajúcich subjektov federácie. K ich schváleniu dochádza na regionálnej, regionálnej alebo miestnej úrovni. Takéto formuláre sú bežné v príslušnom predmete Ruskej federácie.
Špecifiká informačnej podpory
Okrem interdisciplinárnych systémov riadenia dokumentov sa používajú aj formy dokumentov vnútroštátneho systému normalizácie, ktoré odrážajú charakteristiky činností konkrétnych priemyselných odvetví. Takéto črty sa delia na:
- Požiadavky na ďalšie údaje na riešenie riadiacich funkcií typického plánu (napríklad prepustenie / prijatie pedagogického alebo zdravotníckeho personálu).
- Ostatné činnosti, na vykonávanie ktorých bol organizovaný podobný priemysel a pravidlá jeho riadenia. Osobitná dokumentácia môže obsahovať:
- recepty;
- anamnéza;
- práceneschopnosť;
- svedecké listy;
- sprievodcovia;
- súpis prípadov (archív);
- karty;
- studne (ťažba nerastných surovín);
- vyhlásenia o úžitkových vlastnostiach;
- harmonogram (školiaca dokumentácia).
Definícia dokumentácie
Túto otázku riešia osobitné oprávnené oddelenia a organizácie, napríklad ruský štát. knižnica sa stará o určenie zloženia dokumentácie, ktorá je k dispozícii vo všetkých knižniciach v krajine. Sektorové formy dokumentov sú svojou povahou normatívne, ak sa nachádzajú v rámci rezortného systému (napríklad notársky alebo súdny), podobné vzory sa používajú aj v konkrétnych organizáciách, ktoré sa zaoberajú podobnými činnosťami (napríklad lekárske alebo poisťovacie).
Používanie štandardizačných dokumentov v podnikoch umožňuje znížiť náklady na zostavovanie, spracovanie, výrobu, spracovanie a prenos dokumentov. Tým sa zrýchľuje tok dokumentov v rámci organizácie. Reorganizácia obsahu dokumentov zvyšuje kvalitu riadiacich úloh. Zloženie dokumentu je stanovené vo formulári (jediný regulačný dokument pozostávajúci zo zoznamu dokumentov potrebných na vykonávanie úloh riadiacej činnosti firmy, ktorý má právne postavenie) a transformácie formulárov dokumentov sú stanovené v albume dokumentov. Časový rozvrh organizuje proces dokumentácie, vytvára vizuálnu schému pre účtovanie všetkých typov činností. Karta správy je vytvorená tak, aby stanovovala určité pravidlá pre určovanie miesta a času, ako aj pre tvorcov rozhodnutí.
Hlavné rysy
Uvádzajú sa druhy štandardizačných dokumentov týkajúcich sa albumu formulárov dokumentov (zbierka šablón pre jednotné formuláre potrebné na správu dokumentov v inštitúcii):
- referenčná vzorka (na papieri) uložená v kancelárskom oddelení alebo kancelárii;
- elektronický náprotivok dostupný na každom pracovisku.
Charakteristické znaky tvorby týchto dokumentov sú:
- jednotnosť tvorby regulácie obsahu dokumentov, vylúčenie duplicitných informácií;
- spoločná terminológia a konvencie, ktoré vám umožňujú porovnávať ukazovatele z rôznych úrovní riadenia a zvažovaných systémov;
- tvorba jednotných modelov na vytváranie konkrétnych foriem dokumentov.
Princípy a základy štandardizácie dokumentov
Komisia CMEA opísala zloženú normalizáciu, v ktorej existuje účelné zriadenie a uplatňovanie systému súvisiacich požiadaviek na objekt a jeho prvky s cieľom poskytnúť optimálne riešenie konkrétneho problému. Schvaľovanie dokumentov je založené na požiadavkách štátu.normy a pravidlá CMEA, ISO a iných medzinárodných organizácií, ktoré pôsobia v oblasti zjednotenia a normalizácie dokumentov.
Prudká zmena v obvyklom obsahu dokumentov môže mať nepriaznivý vplyv na psychologickú reštrukturalizáciu zamestnancov organizácie. Proces konverzie by preto mal prebiehať hladko a mal by ovplyvňovať iba najnutnejšie zmeny pri súčasnom zachovaní pravidiel a základov národných normalizačných dokumentov, ako aj bez toho, aby spôsobil hospodárske škody. Najprv sú zavedené minimálne zmeny a potom radikálne zmeny. Postupná konverzia štandardov umožňuje všetkým účastníkom procesu plne štandardizovať ich pracovný postup.
Spracovanie informácií
Ak sa v dokumentoch nájde spoločné a vytvorí sa jednotná všeobecne akceptovaná šablóna, zjednoduší sa spôsob manuálneho spracovania údajov, práca sa zefektívni, náklady na finančný plán sa znížia a zníži sa čas, ktorý sa predtým použil na zaškolenie riadiacich pracovníkov, čo vedie k nepopierateľnej pozitívnej dynamike. Je dôležité venovať pozornosť dodržiavaniu všeobecných požiadaviek na riadiace dokumenty v podmienkach fungovania automatizovaných systémov kontroly, keď sa výrazne zvyšuje účinok zjednotenia a štandardizácie všetkých dokumentov.
Archivácia, ktorá študuje teoretické a praktické základy archívnej vedy, ovplyvňuje zlepšenie foriem dokumentov. Automatizácia normalizačných procesov sa začala klasifikáciou dokumentovej schémy v národnom hospodárstve a potom pokračovala v oblasti riadenia, kde dosiahla svoju súčasnú efektívnu formu. Tento proces v súčasnosti ovplyvňuje medzinárodné a národné organizácie, 10 zahraničných organizácií sa snaží zjednodušiť pracovný tok vzťahov v oblasti zahraničného obchodu vrátane Komisie pre zahraničný obchod, Výboru ECE pre obchodný rozvoj, Medzinárodnej organizácie pre normalizáciu atď.