Existujú rôzne obdobia uchovávania dokumentov určitého typu v papierovaní. Niektoré z nich sa týkajú informácií s neobmedzenou informačnou hodnotou, zatiaľ čo iné strácajú relevantnosť dostatočne rýchlo. Aké dokumenty a ako dlho si ich musíte uchovať? Ako by sa s nimi malo nakladať? To všetko je v právnych predpisoch jasne uvedené.
Tri typy retenčných období
Zoznam období uchovávania dokumentov v papierovaní: dočasné (do 10 rokov), dlhodobé (nad 10 rokov) a trvalé. Ak hovoríme o prípadoch dlhodobého a trvalého skladovania, potom sa po ich dokončení presunú na 2 roky do špeciálnych oddelení a potom sa archivujú.
Ovplyvňuje vzhľad média čas uloženia?
Druh nosiča informácií (papierový alebo elektronický) nemá vplyv na dobu uchovávania. Dôležité sú informácie, ktoré obsahuje. Ďalšie použitie konkrétneho prípadu je určené osobitným preskúmaním. Klasifikuje všetky dokumenty, naznačuje, či ich možno použiť v záujme (alebo proti) vede, štátu, spoločnosti, jednotlivcom atď.
Prečo je preskúmanie na určenie hodnoty dokumentov?
Bez tohto postupu nie je možné urobiť v oblasti kancelárskej práce, či už ide o štátny archív, organizáciu alebo podnik.
Ciele skúšky - určiť alebo zmeniť trvanlivosť dokumentu; urobiť výber tých prípadov, ktoré sú predmetom likvidácie, pretože už nemajú význam alebo stratili relevantnosť; uveďte obdobie uchovávania dokumentov, ktoré nemajú historickú alebo vedeckú hodnotu, ale majú praktickú hodnotu. Preskúmanie by malo tiež určiť, aký druh hodnoty sa iná dokumentácia týka: politickej, vedeckej, ekonomickej, kultúrnej, priemyselnej atď.
Informácie o personálnom obsadení, účtovníctve, uchovávaní a ďalšom vymenovaní prípadov nájdete v zákone o archívnych záležitostiach.
Výsledkom preskúmania by mal byť zoznam obsahujúci 12 oddielov dokladov vyplývajúcich z fungovania štátnych štruktúr, organizácií, inštitúcií a iných spoločností. Osobitnú pozornosť budeme venovať účtovným a personálnym záležitostiam, berúc do úvahy podmienky a podmienky uchovávania dokumentov v podnikoch. Ľahko sa dotknite lekárskych dokumentov.
Lekárske záznamy
Lekárske papiere, ako aj iné informatívne dôležité dokumenty, majú svoje vlastné špecifické doby uchovávania dokumentov v administratívnej práci lekárskej organizácie. Toto obdobie je upravené v právnych predpisoch Ruskej federácie a pohybuje sa od 1 roka do 50 rokov pre rôzne kategórie dokumentov.
Účtovné záznamy
Na dokumentáciu vypracovanú účtovnými oddeleniami sa vzťahujú osobitné podmienky a lehoty na uchovávanie dokumentov v papierovaní. Po spracovaní sa vyžaduje, aby sa primárna dokumentácia, zostatky, údaje účtovných registrov, správy uchovávali buď v špeciálnej miestnosti alebo v uzavretom kabinete - až do ich prenosu do archívu organizácie. V kovových skrinkách alebo trezoroch by sa mali uchovávať prísne formuláre. Hlavný účtovník vymenuje osobu oprávnenú monitorovať tieto problémy.
Ak dôjde k strate, poškodeniu alebo nezákonnému prenosu tohto typu dokumentov na tretie strany, musí vedenie organizácie o tejto skutočnosti informovať orgány činné v trestnom konaní. K zničeniu alebo zaisteniu dokumentácie by malo dôjsť výlučne v súlade s požiadavkami predpísanými zákonom.
Obdobie uchovávania účtovných dokladov
Existujúce účtovné štandardy životnosti:
- primárna dokumentácia, tlačivá - 3 roky;
- hotovostné doklady, informácie týkajúce sa finančných transakcií - 5 rokov;
- platobné a zúčtovacie listy (ak neexistuje osobný účet) - 75 rokov.
Je zakázané zabaviť veci na konci obdobia uchovávania bez overenia daňovými orgánmi a osobitne určená komisia musí rozhodnúť o zničení dokumentov v kancelárskej práci s uplynutým obdobím uchovávania.
HR administrácia
Personálna dokumentácia má veľký sociálny význam (predovšetkým sa týka dostupnosti osobných údajov), preto je ich uloženie určené osobitnými pravidlami. Významná časť z nich slúži ako skutočné potvrdenie práv pracovníkov na sociálne zabezpečenie (v starobe, zdravotnom postihnutí atď.), Obsahuje informácie o ich odpracovaných rokoch, atď. V tejto súvislosti sa väčšina osobných dokladov týka dokumentov s dlhodobou alebo stálou dobou uchovávania a používa sa v archívoch. kde občania kontaktujú základné informácie. Majú tiež archeologickú a biografickú hodnotu, slúžia ako zdroje pre štatistické zisťovania alebo historické a spoločenské štúdie.
Hlavnou podmienkou ukladania dokumentácie z personálneho oddelenia je obmedzenie nelegálneho prístupu k osobným informáciám o zamestnancoch, ako aj schopnosť rýchlo nájsť správne veci.
Pri organizácii kancelárskych prác a obdobiach uchovávania osobných dokladov je možné rozlišovať dva typy uchovávania: súčasné a následné. Prvý typ je rozdelený do dvoch podtypov: ukladanie dokumentácie počas vykonávania a ukladanie vykonanej dokumentácie.
Prípady pri ich výkone sa nachádzajú u osoby, ktorá s nimi zaobchádza, v osobitných priečinkoch s menami (napríklad „Urgentné“, „Na podpis“). Tu sa musí uviesť aj telefónne číslo, priezvisko, iniciály dodávateľa. Po ich uložení a uložení v súlade s nomenklatúrou.
objednávky
Všetky objednávky sa musia uchovávať v origináloch a ich kópie (pre stimuly, pokuty, prenájom, prepustenie atď.) Sa vložia do osobného spisu zamestnanca. Je umiestnený v očíslovanom priečinku a jeho stránky musia blikať. Obal osobného spisu má svoje vlastné sériové číslo. Súčasné obdobie uchovávania záznamov o ľudských zdrojoch sa vzťahuje iba na zamestnancov, ktorí sú v súčasnosti zamestnaní. Po zamietnutí musí byť prípad odstránený z priečinka a vykonaný na prenos do archívu.
Skladovacie podmienky pre pracovné knihy zamestnancov, ako aj pečate, pečiatky, hlavičkové papiere, kľúče od skriniek s dokumentáciou znamenajú, že sú uchovávané v bezpečí vedúceho personálneho oddelenia. Okrem toho sa odporúča, aby personál pri odchode z kancelárie čistil všetky poznámky a dokumenty v skrini a vypol počítač. Na konci pracovného dňa je potrebné umiestniť všetku dokumentáciu do kovovej skrinky a uzavrieť ju. Kľúč je odovzdaný vedúcemu oddelenia so zoznamom v príslušnom časopise. Všetky koncepty a zamietnuté formuláre sa zničia, počítače sú odpojené od siete. Ak zamestnanec dostal kópiu alebo výpis z dokumentu, musí o tom nechať podpis v denníku.
Do archívneho fondu patria iba dokumenty, ktorých doba uchovávania je viac ako 10 rokov. Majú spoločenskú, hospodársku, politickú, historickú a inú hodnotu. Časový rozvrh predkladania dokumentov do archívu schvaľuje vedúci alebo zamestnávateľ. Dokumenty by sa sem mali predkladať vo forme originálov. Ak to nie je možné, jej kópia sa overí a odovzdá.
Upravuje termín a postup uchovávania personálnej dokumentácie „Zoznam typických riadiacich dokumentov“ schválený Federálnym archívom. Obdobia uchovávania dokladov v papierovej podobe a postup uchovávania pracovných kníh sa schvaľujú osobitným regulačným aktom - vyhláškou vlády Ruskej federácie „O pracovných knihách“.
Podmienky uchovávania personálnej dokumentácie
Takže, po dobu 5 rokov sú uložené:
- Dokumenty (osvedčenia, informácie, vyhlásenia atď.) Týkajúce sa dostupnosti, nadobúdania alebo pohybu pracovníkov.
- Dokumenty (zoznamy, informácie, osvedčenia), ktoré sa týkajú prepustenia alebo potreby pracujúcich zamestnancov, tvorby pracovných miest, pohlavia, veku a odbornej kvalifikácie zamestnancov.
- Korešpondencia o pracovných záležitostiach.
- Dokumenty o prevode zamestnancov na kratší pracovný deň alebo týždeň.
- Dokumenty týkajúce sa pracovných sporov.
- Správy o stave a overovaní práce so zamestnancami sa priebežne uchovávajú a žiadosti (osvedčenia) o prepustení a potreby zamestnancov sa uchovávajú aj päť rokov.
3 roky sa skladujú:
- Dokumenty (informácie, zostatky pracovného času, informácie, poznámky) týkajúce sa zaznamenávania pracovného času
- Akty (informácie, charakteristiky, správy, osvedčenia, atď.), Ktoré obsahujú informácie o pracovnej disciplíne.
- Akty (správy a iné informácie) týkajúce sa účtovania pracovných príloh a kníh.
Ukladací priestor na jeden rok sa vzťahuje na časové výkazy a knihy o sledovaní času, ako aj na dovolenkové plány.
Osobný spis a osobná karta zamestnanca sa uchovávajú 75 rokov a ak hovoríme o tejto dokumentácii pre manažérov, zamestnancov so štátnymi oceneniami alebo radmi, členov výkonných, riadiacich alebo kontrolných štruktúr organizácie, potom natrvalo.
Personálne zabezpečenie organizácie a zmeny v nich sa priebežne ukladajú a personálne zabezpečenie - na 75 rokov.
Typický popis práce v mieste schválenia a rozvoja je uložený natrvalo, osobný (ako súčasť osobných spisov) - po dobu 75 rokov.
Zostávajúca kópia pracovnej zmluvy zamestnávateľa uložená v osobnom spise zamestnanca sa musí uchovať 75 rokov a potom sa archivovať. Ak sa osobné spisy nevedú, mali by sa takéto zmluvy sformovať do samostatného podniku za rovnakých podmienok uchovávania.
Účtovné karty, knihy, časopisy majú tiež vlastné termíny pre uchovávanie dokumentov v papierovaní:
- Prijímanie, premiestnenie, prepustenie zamestnancov - 75 rokov.
- Účtovanie obchodných cestujúcich - 5 rokov odo dňa prepustenia.
- Účtovanie vojenskej služby - 3 roky.
- Informácie o dovolenke - 3 roky.
- Osobné spisy, karty, pracovné zmluvy a dohody - 75 rokov.
- Vydávanie pracovných príloh a kníh - 50 rokov.
- Vydávanie osvedčení o platoch (miesto alebo pracovné skúsenosti) - 3 roky.
- vydávanie cestovných osvedčení - 5 rokov.
V súhrne vyššie uvedeného, pre pohodlie tých, ktorí potrebujú informácie v zostavenej podobe, môžete nezávisle predložiť obdobia uchovávania dokumentov v papierovej podobe v tabuľke.
Čo robiť, ak je dokument poškodený?
Takéto dokumenty môžu byť obnovené. Napríklad, ak je časový rozvrh poškodený (jeho trvanlivosť je sedemdesiatpäť rokov), potom informácie o ňom nájdete na počítači účtovného oddelenia. Nie je možné vyhodiť poškodenú kartu hlásenia, pretože dôjde k neoprávnenému skráteniu doby uchovávania predpísanej normami, čo môže viesť k potrestaniu vedenia organizácie. Preto sa musí obnoviť akýkoľvek dokument, ktorý sa stal nepoužiteľným pred uplynutím lehoty. Teraz všetky organizácie používajú softvér, ktorý obsahuje potrebné informácie.
Na záver
Obdobia uchovávania v papierovaní závisia od typu a hodnoty dokumentov. Významná časť dokumentácie personálu má zvýšenú trvanlivosť. Na strane právnych predpisov Ruskej federácie na to existujú prísne predpísané normy. Zákon tiež upravuje postup a podmienky uchovávania určitých druhov dokumentov, ako aj nakladanie s dokumentmi: malo by sa tak stať až po preskúmaní a podľa toho.