Proces skladovania zmlúv je spojený s niektorými problémami. Stáva sa tak, že na určenie typu dokumentu, typu, termínu a podmienok jeho uloženia je metóda zničenia pomerne zložitá. Všetky vyššie uvedené faktory sú upravené zákonom, ale rovnaká zmluva v rôznych situáciách môže mať rôzne doby platnosti, preto často existujú problémy s určením doby skladovania. Na účinné a správne vedenie záznamov je potrebné jasne porozumieť postupu a požiadavkám právnych predpisov v tejto oblasti, aby sa zabránilo pokutám alebo pokutám. Ďalej uvádzame trvanlivosť predajných zmlúv v organizácii.
Účel skladovania
Dostupnosť zmlúv s nepretržitým prístupom sa vyžaduje nielen na obdobie, počas ktorého platí ich platnosť. Potom je potrebné z nich získať akékoľvek informácie. Väčšina kontroverzných situácií, v ktorých jedna alebo druhá strana neplní svoje povinnosti, sa rieši na súde alebo v prípravnom konaní predložením zmluvy.
Okrem toho je možné v podniku vykonávať inšpekcie zo strany štátnych regulačných orgánov. Môžu požadovať dokumenty na určité obdobie, v tomto prípade s nesprávnym uložením v organizácii, porušením podmienok ich zničenia, ukladaním sankcií vo forme pomerne pôsobivých pokút. Predovšetkým je na vine vedenie, ktoré tento proces nekontroluje.
Dospeli sme preto k záveru, že uchovávanie zmlúv a ostatná organizačná a administratívna dokumentácia by sa mali vykonávať primerane počas presne dohodnutého obdobia.
Podmienky a druhy skladovania
Doby skladovania pracovných zmlúv v organizácii sú rôzne. Podľa všetkého ruského klasifikátora dokumentov sa tieto dokumenty klasifikujú ako organizačné a administratívne dokumenty. A podmienky ich platnosti sú klasifikované rovnakým spôsobom ako doba použiteľnosti všetkých dokumentov. V organizácii pridelte nasledujúce obdobia skladovania zmlúv:
- trvalá;
- dlhodobé (nad 10 rokov);
- krátkodobé (do 10 rokov vrátane).
Takýto systém, ktorý podľa všetkého vyplýva z logiky samotných dokumentov, nie je veľmi vhodný na použitie. To často spôsobuje zmätok a vedie k závažným chybám v kancelárskej práci.
Štandardný skladovací systém
Bežnejší typ úložného systému. Vo väčšine podnikov sa zákazky spravidla delia na niekoľko odrôd: jadro (priamo súvisiace s hlavnou činnosťou podniku), hospodárske a pracovné sily.
Aké je napríklad obdobie uchovávania zmlúv o poskytovaní služieb v organizácii? Prvé dve kategórie dokumentov sú nedotknuteľné najviac päť rokov. Pracovné zmluvy majú tiež trvanlivosť najviac päť rokov. Existujú však výnimky. Napríklad, ak neexistuje osobný účet, bude sa tento dokument musieť uchovávať 75 rokov. Doba uloženia nájomných zmlúv v organizácii závisí od obdobia, na ktoré je vypracovaná.
Zoznamy modelov a oddelení
Štandard obsahuje zoznam dokumentov, ktoré sú distribuované vo väčšine organizácií, zatiaľ čo tie rezortné obsahujú informácie vyvinuté pre túto konkrétnu agentúru.
Existujú rôzne typy dokumentov. Zoznamy sú regulačné dokumenty, ktoré sa používajú na určenie doby použiteľnosti a výberu dokumentov na ich následné uloženie alebo zničenie.
Pri zostavovaní nomenklatúry prípadov a určovaní podmienok uchovávania zmlúv sa zvyčajne používajú typické zoznamy, ktoré schvaľujú štátne orgány, ako aj príslušné ministerstvá a ministerstvá. Doba platnosti dodávateľských zmlúv v organizácii je 5 rokov po uplynutí platnosti.
Preniesť do archívu
Postup prenosu dokumentácie, ktorá už vypršala do archívu, sa môže v jednotlivých organizáciách mierne líšiť. V niektorých prípadoch je bežné, že dokumenty sa zošívajú a ukladajú do kovovej skrinky, ktorá sa hrdo označuje ako archív. Ostatné organizácie majú archív, archivára a schválenú nomenklatúru záležitostí a celý proces prebieha v súlade s regulačnou dokumentáciou. To znamená, že existujú určité pravidlá pre ukladanie dokumentov, ich registráciu atď.
Obe možnosti majú právo na existenciu, musíte vziať do úvahy špecifiká organizácie, objem pracovných postupov a počet zamestnancov. V prípade veľkej organizácie s veľkým personálom bez použitia primeraného systému na uchovávanie dokumentov sa v nich jednoducho utopí. Všeobecným pravidlom, ktoré sa všetky organizácie snažia dodržať, bez ohľadu na formu vlastníctva a počet zamestnancov, je čas na prenos dokumentov do archívu.
Zamestnanci sú povinní predkladať dokumenty archívu najskôr v určitom období, ktoré nezávisí od toho, kedy skutočne skončili. Takáto archivácia sa zvyčajne vyskytuje na začiatku roka. To znamená, že aj keď platnosť zmluvy vypršala vo februári, stále musíte počkať, kým ju prenesiete do skladu. Aká je doba použiteľnosti obchodných zmlúv v organizácii? Minimálne povolené obdobie je 5 rokov.
Začiatok obdobia zmluvného skladovania
Je to veľmi ťažká otázka, pretože v súvislosti s týmto dátumom sa vyskytuje väčšina chýb. Uchovávanie zmlúv vo väčšine podnikov je rovnaké a začína sa začiatkom kalendárneho roka, v ktorom tento dokument už nie je platný. Napríklad existuje zmluva, ktorej doba platnosti uplynula 15. júla 2010. Je potrebné, aby bola uložená na päť rokov, ale nemôže byť zničená 15. júla 2015, ale iba na začiatku roka 2016. To znamená, že konečný termín začína 1. januára 2011 a nie od júla predchádzajúceho roka. S cieľom minimalizovať počet chýb sa spravidla pridáva jeden rok k predchádzajúcemu termínu. Dokument je možné zničiť až po skončení platnosti zmluvy v organizácii.
Špecifiká zmluvného skladovania
Ako sme už uviedli, existujú osobitné usmerňujúce dokumenty, ktoré stanovujú pravidlá a podmienky prenosu do archívu a úložiska. Opäť si pripomíname, že dokumentácia by sa mala uchovávať v suchej vetranej miestnosti s určitým teplotným režimom. Priečinky s dokumentmi by mali byť umiestnené na uzavretých alebo otvorených stojanoch. V prípade potreby by archív mal mať špeciálne trezory na uchovávanie dokumentov označených ako „obchodné tajomstvo“. Aj keď nikto nekontroluje proces ukladania dokumentov, absencia určitých súborov sa počas overovania ľahko zistí, takže správne nastavenie sporiaceho systému je v záujme podniku. Obdobie skladovania zmluvy v organizácii už vypršalo a dokument je potrebné zničiť. Ako na to?
zničenie
Je nemožné zničiť také dokumenty. Najprv sa musíte uistiť, že ich doba platnosti uplynula. Až potom je možné zničenie, ale sú tu úskalia, ktoré sa musia zohľadniť, aby sa na ne nemohli vzťahovať sankcie inšpektorov. Postup vyzerá približne nasledovne. Zamestnanci robia výber všetkých dokumentov, ktorých termín už uplynul, potom sa vykoná inventarizácia, pošle sa správa vedúcemu, vyhotoví sa dokument o zničení, dokument podpíše vedúci a zodpovedné osoby. Potom sú priečinky pridelené na zničenie.Udržiavanie zmlúv a inej dokumentácie v archíve nepretržite nemá zmysel, preto je potrebné tento postup pravidelne vykonávať, aby sa dokumenty nezašpinili.
Zodpovednosť a realizátori
Hlavnú zodpovednosť za všetko, čo sa týka bezpečnosti všetkých druhov zmlúv a iných dokumentov organizácie, samozrejme nesie vedúci. Je to ten, kto je potrestaný rubelom, keď sa pri inšpekciách zistí porušenie. Ďalej na zozname sú hlavný účtovník, právnik a zamestnanec, ktorý je zodpovedný za bezpečnosť dokumentácie. Ale tieto osoby sú podľa najlepších spáchaných trestných činov potrestané samotným vodcom, ktorý ich ako prvý dostane. V praxi je v malých spoločnostiach systém kontroly a uchovávania zmlúv pridelený účtovnému oddeleniu a účtovník vymenuje zodpovednú osobu. Niekedy je za osobu zodpovednú za bezpečnosť dokumentácie vymenovaný právny poradca organizácie. To však nie je príliš výhodné, pretože právnik môže byť zodpovedný iba za zmluvy a zvyčajne je povrchne oboznámený s inými dokumentmi. Tento proces sa najjednoduchšie stanoví, ak existuje určitá osoba, ktorá má zodpovednosť a oprávnenie. To zaručuje maximálnu presnosť a presnosť pri manipulácii s dokumentmi.
Príklad účtovníckeho a skladovacieho systému
Aby ste lepšie porozumeli vlastnostiam a trvaniu zmlúv v organizácii, môžete analyzovať hlavné body v malom príklade. Za dodržiavanie zmlúv s dodávateľmi je zodpovedný zamestnanec (obvykle zamestnanec účtovníctva). Uloží ich do samostatného priečinka, kde sa nachádzajú počas doby platnosti. Pri uzavretí zmluvy sa zmluva presunie do iného priečinka. V takom prípade sa spravidla zostavuje súpis alebo register, ktorý obsahuje zoznam dokumentov a umožňuje vám sledovať ich pohyb. Okrem toho je tu uvedená doba skladovania, po ktorej sú zničené. Na konci regulačného obdobia sa dokumenty zničia v súlade s už opísaným postupom.
Bezpečnosť organizačnej a administratívnej dokumentácie spoločnosti ako celku a najmä zmlúv si vyžaduje premyslený, pozorný a presný prístup, aby sa predišlo problémom. Spoločným pre všetky podniky a organizácie je zásada organizácie skladovania v súlade so zákonom. To vylučuje použitie sankcií v prípade inšpekcií. Formy interných dokumentov (akty, súpisy, registre, rôzne typy zmlúv) sa môžu v rôznych organizáciách líšiť, ale to nemá zásadný význam.