V dnešnej dobe sa papierovanie (správa dokumentov) postupne presúva z papierovej formy na digitálnu. V tejto súvislosti by každá moderná vzdelaná osoba mala mať predstavu o pojme „elektronický dokument“ a o vlastnostiach jeho aplikácie. Pozrime sa podrobnejšie na tento jav a zistíme, čo je EDS.
Čo sa nazýva dokument
Pred zvážením koncepcie a štruktúry „elektronického dokumentu“ je potrebné pripomenúť jeho papierového predchodcu.
V širšom zmysle je to názov predmetu hmotného sveta, v ktorom sú informácie obsiahnuté v pevnej forme.
V užšom zmysle je dokument informačným médiom potvrdzujúcim významné skutočnosti, ktoré sú prezentované v rôznych formách (textové, obrazové, zvukové alebo video nahrávky, ako aj ich kombinácie). Je určený na ukladanie a prenos údajov v čase a priestore.
Každý dokument má určité podrobnosti, s ktorými je možné ho identifikovať.
Ak takéto médium obsahuje nepravdivé informácie alebo keď boli vytvorené, boli porušené stanovené legislatívne normy, nazýva sa nepravdivé (falošné) a nemá právnu silu.
Súbor nosičov spoľahlivých informácií sa nazýva dokumentácia. Tvorí sa na základe ich zamerania na konkrétny problém, jav, proces, osobu, inštitúciu atď. Samotný proces vytvárania / navrhovania takýchto médií sa nazýva dokumentácia. Ak sa do toho zapojíme, je nevyhnutné brať do úvahy normy súčasnej legislatívy a tiež dodržiavať vnútroštátne pravidlá zostavovania. Nezabudnite tiež na kompetenciu kompilátora. Riaditeľ má teda právo potvrdiť osvedčenie o zrelosti, nemôže však podpísať vysokoškolský diplom. Presnejšie, môže, ale takýto dokument nebude mať právnu silu.
Ďalším dôležitým konceptom v tejto téme je „papierovanie“. Ide o súbor prác zameraných na dokumentovanie riadiacej činnosti objektu a na organizovanie pohybu vyššie uvedených nosičov informácií.
V rôznych historických obdobiach sa tento proces uskutočňoval na rôznych materiáloch. Boli to hlinené tablety, kameň, papyrus, koža, drevo, breza, atď. Postupne boli všetky nahradené papierom.
Podľa typu nosného materiálu sa dnes rozlišuje:
- tradičné papierovanie;
- zmiešané (papier + elektronické počítačové zariadenia);
- elektronické (digitálne).
V závislosti od ich obsahu a účelu môžu dokumenty vykonávať niekoľko funkcií:
- Legálne.
- Management.
- Sociálna.
- Kultúrneho.
- Historic.
- Informácie.
- Komunikatívne.
Vývoj koncepcie „elektronického dokumentu“
Od vynálezu počítačov ľudstvo začalo hľadať spôsob, ako prepnúť na bezpapierovú dokumentáciu. V ZSSR už v sedemdesiatych rokoch dvadsiateho storočia začal uvažovať o vytvorení takéhoto modelu kancelárskej práce. Je pravda, že v tom čase ešte pojem „elektronický dokument“ (ED) neexistoval. Namiesto toho sa použil názov „strojom čitateľné médium“.
V polovici osemdesiatych rokov sa takáto technológia ešte úplne nevyvinula. V tom čase bol však obsah pojmu „elektronický dokument“ spomenutý v právnych predpisoch. Pravda, vtedy sa to tiež nazývalo „strojom čitateľné“. V GOST 1984 to bol názov dokumentu vhodného na automatické čítanie údajov v ňom obsiahnutých.
So začiatkom rozšírenej počítačovej techniky v 90. a 20. storočí tento koncept postupne získal svoj súčasný význam.
Ktorý dokument sa dnes nazýva „elektronický“
Moderný pojem „elektronický dokument“ má niekoľko spôsobov tlmočenia, ktoré sa odrážajú v legislatívnom rámci. Všetci sú si však vedomí podstaty tohto fenoménu a vyžadujú prítomnosť týchto zložiek:
- digitálna forma záznamu;
- ukladanie údajov na elektronické médiá so schopnosťou čítať a porozumieť človeku.
Na základe toho je možné urobiť všeobecnú definíciu uvažovaného konceptu.
Elektronický dokument je dokument, ktorého informácie (vrátane podrobností) sa zaznamenávajú vo forme digitálnych údajov. Napríklad ako súbor znakov, zvukov, obrázkov alebo ich kombinácií.
ED možno vytvoriť, uložiť, preniesť a transformovať pomocou digitálnych prostriedkov do vizuálnej formy zrozumiteľnej pre ľudí.
Výhoda takého dokumentu
Podobne ako papierový náprotivok, ED vykonáva rovnakú sadu funkcií. Má však niekoľko vlastností, vďaka ktorým je sľubnejším nosičom údajov:
- Informácie zaznamenané v elektronickej podobe sa dajú ľahko a rýchlo upravovať.
- Takéto dokumenty sa môžu teoreticky uchovávať navždy.
- ED technológia zjednodušuje, zrýchľuje a znižuje náklady na administratívny proces.
- Takéto dokumenty sa dajú podpísať a odoslať na diaľku bez straty času na osobných stretnutiach.
- Môžete rýchlo získať požadovaný počet inštancií ED. Okrem toho budú mať všetky právne účinky.
Vlastnosti ED. metadáta
Pojem „elektronický dokument“ sa vyznačuje tromi vlastnosťami:
- Obsah je jeho textovou, grafickou alebo zvukovou súčasťou.
- Kontext je informácia o vzťahu zdokumentovaných údajov k iným ED, fyzickým alebo právnickým osobám.
- Štruktúra elektronického dokumentu je vnútorná a vonkajšia. V prvom prípade hovoríme priamo o obsahu ED. V druhom - o prostredí, v ktorom existuje (úložné médium, formát samotného súboru atď.)
Pojem „elektronický dokument“ je vymedzený jeho metaúdajmi. Toto je názov informácie o všetkých vlastnostiach ED, ako aj o jej sociálnej istote.
Metadáta sú neoddeliteľnou súčasťou procesu ukladania akýchkoľvek elektronických dokumentov. Obsahujú prvky právnych, obchodných, organizačných a procesných dôkazov o integrite ED, ako aj o jeho pravosti.
Podrobnosti ED
Ďalší dôležitý aspekt pojmu „elektronický dokument“ - podrobnosti. Toto je druh analógu údajového listu, ktorý obsahuje všetky informácie o vytvorení ED.
Tieto zahŕňajú:
- Názov elektronického dokumentu.
- Dátum a miesto zostavenia, ako aj všetky vydania (ak existujú).
- Údaje o kompilátore alebo kompilátoroch ED.
- Informácie o úrovni zabezpečenia dokumentu.
- Údaje, ktoré umožnia určiť pravosť, pravosť a spoľahlivosť elektronického digitálneho podpisu ED.
- Údaje o programoch potrebných na otvorenie tohto dokumentu. Je to o jeho formáte. Počítačové pirátstvo dnes v domácom priestore prosperuje. V tomto ohľade väčšina používateľov PC používa nelicencovaný softvér a nie vždy má podozrenie, že milované programy .doc, .xls a .ppt každého sú podporované platenými programami balíka Microsoft Office. Takže za normálnych podmienok musíte za ich použitie platiť a nemusíte sťahovať hacknuté verzie. Preto najpoužívanejším, univerzálnym a najdôležitejším bezplatným formátom ED dnes na svete je .odt. Jeho popularita dokonca prinútila spoločnosť Microsoft začleniť ju do svojho softvéru. Medzi hlavné výhody tohto formátu patrí kombinácia schopností takých programov ako Word, Excel, PowerPoint.
- Digitálny podpis.
Digitálny podpis
Ako už bolo uvedené vyššie, jednou z najdôležitejších súčastí pojmu „elektronický dokument“ sú požiadavky. Najmä digitálny podpis, ktorý sa prekladá z angličtiny ako „digitálny podpis“.
Toto je názov spôsobu pozorovania ED, ktorý sa získa ako výsledok kryptografickej konverzie súboru elektronických údajov.Tento podpis vám umožňuje identifikovať osobu, ktorá ho vložila, a tiež potvrdiť integritu celého dokumentu.
Podľa súčasného zákona sa EDS vo väčšine moderných krajín považuje za „mokrý“ podpis na papieri.
Je dôležité poznamenať, že medzi pojmom „elektronický dokument“ a digitálnym podpisom je neoddeliteľné spojenie. Koniec koncov, je to prvá právna sila, ktorá dáva prvú právnu silu.
Každý EDS má osobný certifikovaný kľúč, čo je jedinečná sekvencia číslic s veľkosťou 264 bitov. Aby ste to dosiahli, musíte sa obrátiť na špecializovanú spoločnosť, ktorej je dnes už dosť veľa. Je potrebné si uvedomiť, že elektronický digitálny podpis má určitý dátum vypršania platnosti, ako aj rôzne úrovne bezpečnosti.
Pri registrácii elektronického digitálneho podpisu sa ten istý jednotlivý kľúč zaznamená na flash disk jeho zákazníka. Funguje to iba spolu s verejným kľúčom - ďalší program, ktorý používajú druhé a tretie strany na overenie digitálneho podpisu v prijatých dokumentoch.
Údaje sú v digitálnom certifikáte, ktorý obsahuje informácie o majiteľovi, jeho registračné číslo (nesmie sa zamieňať so súkromným kľúčom) a trvanie digitálneho podpisu.
Pomocou elektronického digitálneho podpisu môžete vzdialene predkladať dokumenty univerzitám (niekedy aj zahraničným), vykonávať bankové transakcie, platiť dane a niektoré služby štátnych orgánov obecných organizácií.
Existuje však niekoľko prípadov, keď sa elektronický dokument a podpis v ňom nepovažujú za legitímne. Napríklad získanie osvedčenia o dedičstve alebo vydanie migračných dokumentov.
Druhy elektronických dokumentov
V súčasnosti neexistuje ani jedna klasifikácia ED. Najčastejšie sa však takéto dokumenty delia na typy do týchto kategórií:
- Typ obsahu: text, grafika, zvuk, animácie a multimediálne ED.
- Úroveň prístupnosti: otvorená a skrytá. Dokumenty prvého typu neobsahujú nič tajné, a preto sú verejne prístupné a môžu si ich prečítať všetci. Jedná sa o technické údaje o zariadeniach alebo zložení výrobkov, licenčných dohodách, cenníkoch atď. Skryté ED môžu čítať iba určité úzke okruhy ľudí. Zvyčajne obsahujú informácie predstavujúce obchodné alebo dokonca štátne tajomstvá. Môže to byť mapa umiestnenia tajných vojenských jednotiek, výkresov patentovaného zariadenia alebo zloženia drogy, údaje o bankovom účte jednotlivca alebo právnickej osoby atď.
- Prítomnosť / neprítomnosť elektronického digitálneho podpisu (EDS). Zákonnosť / nezákonnosť dokumentu závisí od toho.
- Postoj k špecifickému odvetviu. Zdôrazňujú sa všeobecne akceptované elektronické dokumenty (forma a obsah sú rovnaké pre všetky oblasti použitia) a úzko špecializované.
Známky ED
Po zvážení koncepcie a typov elektronických dokumentov sa oplatí venovať pozornosť jeho charakteristickým rysom. Rozlišujú ED od iných predmetov hmotného sveta.
- Sémantika obsahu. Akýkoľvek dokument tohto typu má nevyhnutne zmysel a nejde o náhodný súbor obrázkov, zvukov alebo symbolov.
- Forma stabilného materiálu.
- Úplnosť a integrita.
- Zamerajte sa na žiadosť o sociálnu komunikáciu.
Právny aspekt
Po zvážení vlastností, detailov, atribútov, koncepcie elektronického dokumentu, štruktúry, ako aj jeho druhov, je vhodné dôkladnejšie preskúmať právnu stránku tohto problému.
Ak je ED vypracovaný v súlade so všetkými právnymi normami a jeho podpis má všetky potrebné osvedčenia, potom má právnu silu rovnajúcu sa jeho papierovému náprotivku.
V každom štáte je, samozrejme, právna regulácia pojmu „elektronický dokument“ trochu iná, sú však maličkosti.Vo všeobecnosti sú právne predpisy rôznych krajín rovnako lojálne voči ED, pretože v súčasnosti takáto kancelárska práca už dávno dosiahla medzinárodnú úroveň. V tejto súvislosti sa získa paradox. Niektoré právomoci sa viac týkajú externej správy elektronických dokumentov. Zároveň môže byť v štáte takmer nerozvinutý. Tu je taký prehnaný analóg úrovne modernej počítačovej gramotnosti. S ním človek vie, ako nainštalovať rôzne aplikácie na Android, ale nepozná základné princípy práce s tabuľkami Exel.
Funkcie digitálnej kancelárskej práce
V porovnaní s papierom má digitálna kancelárska práca niekoľko významných výhod:
- Poskytuje prevádzkovú registráciu, účtovníctvo, ukladanie a prístup k elektronickým dokumentom.
- Vyžaduje menšie financovanie.
- Na umiestnenie archívu je potrebný minimálny priestor. V skutočnosti je všetka dokumentácia pre veľký podnik umiestnená na pevnom disku vo vrecku sáčku.
- S pomocou elektronickej administratívnej práce sa znižujú nevýrobné náklady na čas zamestnancov.
- Rýchlosť šírenia údajov medzi širokým spektrom používateľov sa zvyšuje.
- ED môže obsahovať nielen text a obrázky, ale aj multimediálne informácie. A to je veľmi dôležité, ak je práca podniku spojená so súkromnými prezentačnými udalosťami.
Stojí za zmienku, že v kancelárskej práci je často dovolené používať papierové dokumenty. Prioritou v tomto prípade je však práve ED.
Väčšina súkromných a verejných organizácií na svete sa v súčasnosti zameriava na postupné odstraňovanie papierovej dokumentácie z papierovania. Ale aj vo vysoko rozvinutých krajinách je to ešte ďaleko. Koniec koncov, je to veľmi dlhý a nákladný proces.
Preskúmali sme koncepty elektronického dokumentu a správy elektronických dokumentov a vyriešili sme všetky nuansy problému. Dúfame, že tieto informácie boli pre vás užitočné.