Registrácia organizačných dokumentov je dôležitou súčasťou náročnej papierovej práce. Hlavným cieľom tohto procesu je dať dokumentom právnu silu. Vďaka tomu sa tiež zohľadňujú, monitorujú a rýchlo vyhľadávajú, ak vznikne naliehavá potreba. Získanie potrebných informácií o dokumentoch, bez ohľadu na stupeň práce s nimi, sa dá ľahko uskutočniť v krátkom časovom období, ak sa dodrží všetky stanovené pravidlá pracovného toku.
Koncept
Registrácia dokumentov organizácie je fixáciou ich založenia alebo príjmu pomocou indexu a uvedením určitých údajov v osobitných formách. Index obsahuje číslo v poradí doplnené o ďalšie indexy nomenklatúry, klasifikátory a ďalšie komponenty. Časti indexu, ktoré nasledujú za sebou, sú oddelené lomkou.
Vytvorí sa registrácia dokumentov organizácie na prijímanie osvedčení plánovaného, účtovného, administratívneho, výkazníckeho, finančného a iného charakteru. Používajú sa interne a tiež sa posielajú do iných štruktúr alebo z nich pochádzajú. Ručné papiere a tlačené pomocou moderných technických zariadení podliehajú registrácii.
ciele
V organizácii práce na papieri patrí hlavné miesto do procesu registrácie. Úlohy prevádzkového riadenia sa dajú ľahko vyriešiť iba pri dobre zavedených operáciách, ktoré nasledujú jeden po druhom. Za týmto účelom musia úradníci poskytnúť akékoľvek dokumenty v krátkom čase, interné aj dokumenty prijaté od iných spoločností.
Pri registrácii dokumentov organizácie v osobitných formách sa uvádzajú najdôležitejšie skutočnosti vrátane obdobia vytvorenia, odoslania alebo prijatia. Dokument sa tak stáva zákonným. Až do tohto okamihu sa považuje za neexistujúci. To znamená, že organizácia nie je zodpovedná za jej uchovávanie, ani za prijímanie.
hodnota
Registrácia je jednou z prvých etáp práce po prvotnom spracovaní po prijatí dokumentu alebo predposledná, ak je zaslaná do inej štruktúry. Po tejto fáze sú odchádzajúce papiere zapečatené v obálkach a odoslané poštou alebo inými komunikačnými kanálmi.
Registrácia je v papierovaní považovaná za jednu z najnáročnejších a najzodpovednejších operácií. Ak teda vyvstane otázka zefektívnenia pracovného toku, začnú týmto procesom.
Úlohy
Medzi hlavné úlohy registrácie patrí:
- Účtovníctvo.
- Kontrola vykonávania.
- Referenčné práce.
Pri účtovníctve sa získavajú kvantitatívne informácie o objeme práce, analýze dokumentov ako celku a jednotlivých typov, podľa štruktúry a ďalších prvkov. V budúcnosti bude databáza vytvorená vo forme špeciálneho vyhľadávacieho nástroja.
Pravidlá
Ďalšou možnosťou je organizácia práce s dokumentmi, iba ak je to potrebné. Registrácia dokumentov nie je potrebná, ak sú akceptované iba pre informáciu. Každá spoločnosť musí mať schválený zoznam dokumentov, ktoré by sa nemali zaregistrovať. Spravidla je uvedený v prílohe k pokynom pre úradníkov, ale môže byť zložený aj ako samostatný papier. Ak si to situácia vyžaduje, musí sa aktualizovať.
K neregistrovaným cenným papierom zvyčajne patria:
- Propagačné materiály.
- Blahoželáme.
- Pozvánky na semináre a konferencie.
- Knihy a iné tlačené médiá.
- „Osobné“ balíky prijaté poštou.
- Kópie vládnych dokumentov.
- Informačné listy.
Počas registrácie je každému dokumentu pridelené zodpovedajúce číslo. Prichádzajúce doklady majú svoj vlastný systém čísel, ktorý je opečiatkovaný na potvrdenke.
Postup sa vykonáva iba raz. Toto je jedno z hlavných pravidiel organizácie práce s dokumentmi. Registrácia dokumentov vo veľkej spoločnosti sa vykonáva na administratívnom oddelení. Ak ide o malú spoločnosť, tajomník sa touto otázkou zaoberá. V spoločnosti s divíziami a inými štruktúrnymi skupinami sa tento proces môže vykonávať decentralizovaným spôsobom. Platí to však iba pre interné dokumenty. Ich registrácia by sa mala vykonať v deň prijatia, schválenia alebo odoslania.
Výrobné metódy
Dokumenty je možné získať nasledujúcimi spôsobmi:
- Poštou.
- Prostredníctvom kuriérskych služieb.
- Faxom.
- E-mailom.
Rôzne formy organizácie registrácie dokumentov sa vykonávajú v súvislosti s touto korešpondenciou:
- Prichádzajúce.
- Odchádzajúce.
- Vnútro.
Registračné informácie
V prípade prichádzajúceho dokumentu údaje ako:
- Dátum prijatia.
- Prichádzajúce číslo.
- Dátum zostavenia dokumentu.
- Index.
- Registračné číslo.
- Autor dokumentu.
- Name.
- Rozlíšenie.
- Vykonávacie obdobie.
- Umelec.
- Postup práce.
- Číslo prípadu, keď ide o potrebné manipulácie.
Zadávanie informácií
Po prvé, vykonáva sa organizácia registrácie primárnych dokumentov, ktoré nie sú úplne vyplnené, pretože ešte neboli predložené hlavnému predstaviteľovi a nemajú vhodné riešenie, ako aj určené obdobie vykonávania a dodávateľa. Ostatné údaje sú uvedené po oboznámení s oprávnenými osobami. Ak sa s vodcom nadviazal dobrý vzťah a každé ráno sa pozerá korešpondenciou, môžete mu najprv dokument ukázať a po vykonaní príslušného rozhodnutia okamžite vložiť všetky potrebné údaje.
Ak hovoríme o organizácii registrácie a kontroly nad vykonávaním interných dokumentov, údaje možno uviesť v príslušnej forme s možnosťou následných zmien a doplnení. Dátum prijatia v nich samozrejme chýba. Preto na rozdiel od prichádzajúceho dokumentu má interný dokument jednotné registračné číslo.
Každá spoločnosť má právo meniť a dopĺňať údaje v prichádzajúcom dokumente, berúc do úvahy špecifiká činnosti. Napríklad často uveďte počet hárkov a aplikácií.
tvar
Registračné formuláre sú vo forme:
- Časopisy.
- Karty.
- Automatizované elektronické systémy.
Zvážme každú formu osobitne.
časopisy
Denníkový systém je užitočný, keď organizácia pracuje s malým počtom dokumentov. Ak má spoločnosť veľký objem pracovných postupov, potom sa už nepoužíva, pretože v mnohých ohľadoch je nižšia ako iné vyspelejšie systémy.
Informácie sú uvedené v časopisoch o registrácii dokumentov organizácie v poradí, v akom boli prijaté. Tento proces zahŕňa jednu osobu. Keď teda príde veľa dokumentov, registrácia trvá dlho. To samozrejme samozrejme spomaľuje pracovný tok.
Okrem toho sa musí táto operácia duplikovať, pretože informácie sa požadujú tak v kancelárii, ako aj v jednotlivých štrukturálnych jednotkách, kde bude dokument vykonaný v budúcnosti. Výsledkom je, že v tej istej spoločnosti by sa rovnaké cenné papiere mali zaregistrovať 3-5 krát v samostatných časopisoch.
Zároveň je nemožné získať referenčné informácie v krátkom čase, pretože účtovné zápisy sa uchovávajú v chronologickom poradí. Ak chcete získať informácie, musíte vedieť aspoň približne o tom, kedy bol dokument zaregistrovaný.
Termín nebude možné kontrolovať, pretože všetky majú svoje vlastné a nedajú sa klasifikovať osobitne.Preto, ak má kontrolná funkcia prioritu, použite kartový systém.
karty
Systém registrácie kariet rieši nedostatky, ktoré existujú pri papierovaní časopisov. Vznikla na začiatku minulého storočia a je veľmi bežná v európskych krajinách. V Rusku sa rozšíril počas vývoja Jednotného systému vedenia záznamov. Tento systém registrácie dokumentov v organizácii je potrebný na bezproblémové zvládnutie veľkého množstva cenných papierov. Má nasledujúce výhody:
- Proces registrácie môže vybaviť niekoľko zamestnancov naraz.
- Dokumenty sa môžu vytvárať v množstve, ktoré je potrebné na hladké fungovanie organizácie.
- Karty je možné systematizovať a vytvárať kartové súbory. Tým je funkcia pomocníka k dispozícii.
- Môže sa preniesť konkrétny prípad na vykonávanie kontroly nad vykonávaním dokumentov.
- Forma a označenie podrobností sú určené priamo v organizácii a sú predpísané v pokynoch pre papierovanie.
- Vybraný formulár karty je možné propagovať pomocou kopírovacieho stroja. Ak chcete viesť záznamy, musíte mať v obehu dostatočný počet najmenej 1 rok.
Organizácia môže mať ľubovoľný počet kópií kariet. Zvyčajne musíte vyplniť aspoň dve. Potom sa jedna kópia uloží do dočasnej kartotéky a druhá do informačného a referenčného oddelenia. Samotný dokument sa zašle dodávateľovi na prácu. Často však používajú tri karty, aby ich preniesli aj na umelca.
Takýto systém je vhodný tak pre dokumenty na registráciu verejnej organizácie, ako aj na vykonávanie administratívnej práce v štátnej inštitúcii. Súbory referenčných kariet sa vytvárajú pri rôznych problémoch, napríklad podľa regiónu. Potom sa ich počet automaticky zvýši. Tento systém je, samozrejme, náročný na pracovnú silu a môže sa efektívne vytvoriť len v organizáciách, v ktorých služba správy kancelárií vykonáva svoje funkcie bezchybne. Modernejší systém pomohol zbaviť sa potreby vyplniť obrovské množstvo kariet. Bolo to možné vďaka zavedeniu počítačovej technológie.
Automatizované elektronické systémy
Táto forma dokumentácie sa vykonáva prostredníctvom softvéru (alebo softvéru). Je nainštalovaný na počítači, serveri alebo viacerých integrovaných počítačoch. Pri použití automatizovaného systému sa informácie vkladajú do elektronickej karty, ktorá je uložená v príslušnej databáze. Aby sa zaistila bezpečnosť, informácie sa súčasne ukladajú do dodatočnej (záložnej) databázy.
Práve táto forma dostala v súčasnosti najväčšiu žiadosť, pretože má významné výhody v porovnaní s predchádzajúcimi dvoma možnosťami. Ide najmä o tieto:
- Rýchle vyhľadávanie na akomkoľvek základe, napríklad podľa dátumu.
- Vytváranie správ a analytických informácií v automatickom režime.
- Schopnosť registrovať sa z rôznych pracovísk súčasne.
- Možnosť správy dokumentov decentralizovaným spôsobom v samostatných jednotkách s integráciou informácií do jednej databázy.
- Ďalšie funkcie.
Program na registráciu dokumentov môže vypracovať samotná organizácia. Vo veľkej väčšine prípadov sa však používajú hotové riešenia, ktoré uľahčujú prácu s veľkým objemom dokumentov, počnúc fázou vytvorenia a končiac jeho vykonaním alebo odoslaním inej spoločnosti.
V automatizovanom systéme je možné zbierať a ukladať najúplnejšie informácie o všetkých dokumentoch. Vďaka tomu sa vykonáva efektívna kontrola a vykonávajú sa referenčné práce av prípade potreby interný inventár.
záver
V súčasnosti sa v každom podniku a inštitúcii vytvára veľké množstvo dokumentov. Kancelárska práca riadne zavedená v súlade so zákonom a pri plnení všetkých stanovených úloh mnohokrát zvyšuje efektívnosť riadenia. Osobné počítače, programy a nové technológie tento proces zorganizovali. Automatizovaný systém zrýchľuje a uľahčuje prácu ako celok, najmä registráciu a účtovanie dokumentov v organizácii.
Tento proces je dôležitý počas celého cirkevného cyklu. Vďaka organizovanej práci môžete ľahko nájsť potrebné informácie a konkrétny dokument v krátkom čase. A to zase poskytuje operatívne riešenie problémov.
Karty, ktoré boli donedávna všade distribuované, sa postupne nahrádzajú automatizovaným systémom, a to dokonca aj pri registrácii u neziskovej organizácie dokumentov. Celý proces sa vykonáva v zrýchlenom režime vrátane účinnej kontroly toku dokumentov.