Slávne príslovie hovorí: „Ak chcete robiť niečo dobre, urobte to sami.“ Zároveň samotná práca nie je ani zďaleka tak účinná ako zdieľanie medzi viacerými zamestnancami. Delegovanie právomoci v organizácii je kameňom úrazu v práci mnohých spoločností. Ako oddeliť povinnosti a zodpovednosť, zatiaľ čo oni sami seba alebo zamestnancov neurazia? Existuje konkrétny postup delegovania alebo je všetko formálne vyjadrené ústnymi dohodami?
Prečo nie?
Prečo sú v organizácii problémy s delegovaním právomoci? Manažér väčšinou nechce presunúť časť svojich povinností na zástupcov alebo vedúcich oddelení, pretože sa obáva, že v niektorých veciach nie sú spôsobilí. Úlohu tu zohráva faktor, ktorý niektorí vodcovia veria v ich nevyhnutnosť, to znamená, že nikto nemôže robiť svoju prácu. Ako vieme, neexistujú žiadne nenahraditeľné. Po delegácii musí najskôr vedúci v každom prípade starostlivo monitorovať činnosť toho, kto splnil svoje povinnosti, aby sa ubezpečil, že sa rozhodol správne. Ak zamestnanec neplní očakávania, môže byť bezpečne zbavený všetkých dodatočných právomocí a vybrať si niekoho iného na jeho miesto, alebo znova prevziať všetky zodpovednosti na svoje vedenie. Proces delegovania je ľahko zvrátiteľný. Presunutie niektorých záležitostí na iné plecia pomôže vedúcemu spoločnosti vyložiť sa a venovať pozornosť niektorým problémom v podniku, ku ktorým sa predtým nedostal alebo ktorým jednoducho nevenoval dostatočnú pozornosť. Zamestnanec, ktorý má česť pomáhať po takejto dôvere, bude pravdepodobne oveľa viac motivovaný, čo bude mať určite pozitívny vplyv na kvalitu jeho práce.
Na koho delegovať?
Dokonca aj keď si uvedomíme výhody rozdelenia a delegovania právomocí v organizácii, niektorí nie sú v zhone používať tieto nástroje riadenia a nevedia, koho zvoliť ako náhradu za seba. Delegácia bude skutočne úspešná v niekoľkých podmienkach:
- Napriek tomu, že v tejto chvíli je pozornosť na akýkoľvek problém jednoducho nevyhnutný, dá sa mu venovať nielen priamo vodca. To znamená, že otázky, povedzme, môžu byť dodávky presunuté na vedúceho príslušného oddelenia, ktoré z dôvodu menšej zodpovednosti bude schopné tento alebo iný problém vyriešiť užšie.
- Zamestnanec, na ktorého sa povinnosti prenášajú, musí mať, samozrejme, určité skúsenosti v určitej oblasti a, samozrejme, príslušné znalosti. Nebolo by úplne logické poveriť marketingových pracovníkov prijímaním zamestnancov a poveriť logistiku zodpovednosťou za vonkajšiu reklamu. Táto podmienka je jednou z hlavných výhod delegovania: je nepravdepodobné, že by vedúci mal rovnako dobré vedomosti vo všetkých oblastiach, ktoré s jeho podnikaním nejako súvisia, takže delegovanie časti jeho právomoci na špecialistu pomôže pozrieť sa na mnohé otázky úplne iným spôsobom.
- Nemôžeme povedať, že je možné delegovať právomoc pri riadení organizácie alebo nejakej inej oblasti jej života, ak vedúci spoločnosti nedôveruje osobe, ktorej bude plniť svoje povinnosti. Presunutie moci do iných rúk nie je ani zďaleka ľahké a presunúť sa na úplne neznámeho človeka, ktorý nielenže zlepší situáciu v spoločnosti, ale tiež ju zhorší, je úplne desivý.Delegátom sa preto môže stať iba ten, kto má dôveru vodcu;
- Nestačí len presunúť zodpovednosť na jednu osobu, je tiež potrebné preniesť aj prostriedky na ich plnenie. Ani znalec nebude schopný analyzovať finančné činnosti spoločnosti, ak nedostane príslušné správy za určité časové obdobie. Preto sú delegované nielen funkcie, ale aj prostriedky, bez ktorých existujú funkcie, ktoré nemožno implementovať.
Iba dobrej vôle!
Delegácia by, ako každá iná forma spolupráce, mala byť, samozrejme, dobrovoľná. Je nepravdepodobné, že každý, kto bol nútený prepustiť bol nútený prevziať leví podiel na funkciách vedúceho, bude schopný pracovať skutočne produktívne. Pred priamym prevodom musia strany navyše úplne pochopiť, ktoré právomoci a zodpovednosti sa prenášajú. Delegát musí mať predstavu o metódach, ktoré vedúci použil na vyriešenie určitých problémov, aby mohol na ich základe vybudovať vlastnú prácu. Najdôležitejšou vecou pri prenose moci je preto jasne vysvetliť, čo sa vyžaduje od niekoho, kto bude ocenený za pomoc vedúcemu spoločnosti.
Čo delegovať?
Hoci delegovanie právomoci mnohí vnímajú ako dôležitú súčasť funkcie organizácie, aj keď sa uznáva význam tohto postupu, nie každý vždy chápe, čo sa môže preniesť na podriadeného. Je to naozaj o práve rozhodnúť sa? Nie, hneď to nie je také vážne.
Môžete začať s prenosom konkrétnych zodpovedných úloh. Napríklad riaditeľ poveruje zamestnanca, aby namiesto toho, aby to urobil sám, vypracoval dôležitú správu o činnosti spoločnosti za určité časové obdobie. Aj takéto zdanlivo malé úlohy sú už súčasťou procesu delegovania.
Prenos celých projektov je ďalšou úrovňou, ktorá má v organizácii delegovanie právomoci. Príklad: spoločnosť musí navrhnúť nový obal produktu. Kapitola sa namiesto toho, aby sa stala vedúcou, poverila zodpovedného zamestnanca, aby prevzal povinnosti vedúceho pracovníka: vyberať ľudí, ktorí sú pre túto úlohu najvhodnejší, organizovať prácu a monitorovať jej kvalitu. Vedúci s takýmto presunom povinností dostane iba správu o tom, čo sa stalo, a ak mu niečo nevyhovuje, uvedie určité odporúčania, ktoré bude musieť delegovaný manažér zohľadniť pri ďalšej práci na projekte. Napriek tomu, že riadenie konkrétneho projektu je viac-menej podobné tomu, čo robí vedúci spoločnosti každý deň, delegovanie týchto povinností mu umožní sústrediť sa na problémy, ktoré si vyžadujú jeho okamžitú pozornosť.
Najvyššou úrovňou dôvery je delegovanie celých oblastí činnosti. Príkladom takéhoto presunu právomocí vo veľkých spoločnostiach sú vedúci oddelení. Zaoberajú sa výlučne dodávkami, komunikáciou, marketingom atď. A poskytujú iba správy o svojich činnostiach. Funkcia vedúceho pri takomto delegovaní je minimálna: iba naznačuje ciele a zámery a ich dosiahnutie je pre delegátov už problémom. Táto metóda je najvhodnejšia pre veľké organizácie, ktoré si môžu dovoliť zbaviť vodcu týmto spôsobom.
Ako delegovať?
Vedúci preto našiel toho, komu sa bude vykonávať delegovanie právomoci v organizácii. Sú tie druhy právomocí, ktoré sa dajú preniesť, hodné osobitnej zmienky?
Malo by sa začať tým, že tak ako v každom prípade, existuje veľa možností klasifikácie druhov. Pre niektoré existujú desiatky kategórií, do ktorých možno rozdeliť prenesené zodpovednosti, pre niektoré menej. Najbežnejšou klasifikáciou sa stala situácia, keď sú všetky právomoci rozdelené do dvoch skupín: lineárna a personálna.
Lineárna autorita je základom akejkoľvek hierarchie spoločnosti.Existujú určité povinnosti vedúceho, ktoré prevádza na vedúceho oddelenia. Vedúci odboru potom časť týchto funkcií prevedie na následného zamestnanca. To znamená, že úloha prechádza od samého vrcholu hierarchie služieb k jej dnu.
V prípade právomocí zamestnancov má zamestnanec právo pomáhať niekomu, kto vykonáva lineárne právomoci. To znamená, že druhý zamestnanec môže vybrať potrebné informácie pre toho, kto bol poverený vypracovaním správy o predaji konkrétneho výrobku za konkrétne časové obdobie.
A čo právna registrácia?
Vedúci už pozná princípy delegovania právomoci v organizácii a na základe toho určil kandidatúru, do ktorej prevedie časť svojich obáv, dokonca si vybral, čo nového zamestnanca zverí. Ako však prebieha delegovanie? Vykonáva sa ústne, jednoducho na základe príkazu, alebo je nejako formálne formalizovaná?
Na úvod, že každý zamestnanec môže odmietnuť funkcie, ktoré mu boli zverené, je to predpísané v zákonníku práce, ktorý je základom vzťahu medzi zamestnávateľom a jeho podriadeným. Je potrebné poznamenať, že ďalšie delegovanie (ako v prípade lineárnych právomocí) je možné len so súhlasom vedúceho: napriek tomu, že všetky svoje povinnosti previedol na inú osobu, stále za ne zodpovedá. To znamená, že ak delegácia prejde na nižšiu úroveň hierarchie, bude vedúci spoločnosti zodpovedný za ostatných zamestnancov, ktorým bude delegovaná jeho úloha.
Je to možné ústne?
Organizácia delegovania právomoci sa vykonáva, ako už bolo uvedené, na základe Zákonníka práce. Podľa neho, ak chcete, aby delegovanie bolo formalizované v súlade so všetkými pravidlami, musíte podpísať splnomocnenie na prenos určitých právomocí. Počiatočné funkcie zamestnanca sú, samozrejme, predpísané v pracovnej zmluve, takže plnomocenstvo bude potrebné, ak sa vedúci rozhodne rozšíriť oblasť svojej činnosti (aj dočasne). Ale vo väčšine prípadov sa dá všetko zvládnuť bez ďalších dokladov.
Zároveň by niektorí ďalší zamestnanci mali byť informovaní o prevode nových povinností s cieľom posúdiť spôsobilosť delegáta a poskytnúť mu možnú pomoc pri plnení nových povinností, aby manažéri uprednostňovali vydávať príkazy, s ktorými sa oboznámia všetky zainteresované strany. Na druhej strane všetci, ktorých sa toto vymenovanie týka, môžu byť jednoducho pozvaní na stretnutie, na ktorom sa všetci dozvedeli o nových povereniach delegáta.
Ak sa však delegovanie úloh a právomocí v organizácii plánuje na dlhú dobu a celá nová zodpovednosť môže byť vnímaná ako iné zamestnanie, je lepšie legálne formalizovať presun zamestnanca na nové miesto, ako neustále písať nové splnomocnenia.
Čo je to proces delegovania?
Vybavujú sa všetky potrebné formality, zostáva len zistiť, čo je organizácia procesu delegovania autority. Nikto prirodzene nikoho neopustí so svojimi povinnosťami v prvých dňoch ich vykonávania, takže aké zásady by mal vedúci dodržiavať, aby delegácia uspela?
Hneď v prvých dňoch kapitola zobrazuje delegáta úplne všetko a podrobne rozpráva o všetkých aspektoch nových právomocí. Stručne povedané: „Sledujte, ako na to.“ Keď vedúci píše správu, delegát sleduje svoje činnosti, pamätá si poradie akcií, vlastnosti pracovných programov a tak ďalej; keď vedúci rozdelí zodpovednosti v novom projekte, nováčik sa pokúsi analyzovať výber vedúceho. Práve v tejto fáze dostane delegát najkritickejšiu konštruktívnu kritiku. V budúcnosti budú veľmi užitočné všetky rady, ktoré dal vedúci v týchto prvých dňoch.
Ďalším krokom je začiatok nezávislej činnosti.Všetky rovnaké správy, ktoré delegát píše, sa už píšu pod ostražitou kontrolou náčelníka, ktorý ho naďalej kritizuje a upozorňuje na chyby. Samotný začiatočník sa snaží rozdeliť úlohy v novom projekte bez hlavných rád a rád. Táto etapa je oveľa ťažšia ako predchádzajúca, pretože nie je ľahké prevziať zodpovednosť po tom, čo ste práve sledovali, ako správne plniť svoje súčasné povinnosti. Ale po prekonaní počiatočných ťažkostí bude všetko oveľa jednoduchšie.
Treťou etapou, ktorá má v organizácii delegovanie právomoci, je relatívna nezávislosť. Je to v mnohých ohľadoch podobné predchádzajúcemu, len tu je oveľa menšia kontrola. V tejto fáze potrebuje zamestnanec podporu vedúceho, ktorý si cení jeho úsilie a problém dokonca vysvetľuje oveľa jemnejšie ako predtým, ak to urobil. Tento čas je určený na to, aby sa delegát mohol pri prijímaní svojich rozhodnutí vyvinúť maximálna autonómia, pričom sa uchýlil k radu vedúceho len vo veľmi krízových situáciách. Potom začne najjednoduchšie pódium pre hlavného človeka a najpríjemnejšie pódium pre delegáta - úplná sloboda.
Vyšlo to?
Ako zistím, či bola organizácia úspešne delegovaná? Zodpovednosť a autorita boli plne akceptované zamestnancami, ktorým manažér dôveroval? Každý, kto už prešiel celým procesom prenosu právomocí, by mal mať, samozrejme, v rámci svojich povinností absolútnu autonómiu. Ak teda osoba uprednostňuje zodpovednosť iba za určitú časť práce alebo stále potrebuje radu nadradených osôb, je možné bezpečne povedať, že delegácia bola úplne neúspešná.
Na druhej strane, ak vedúci poverí osobu, ktorú si vybral za svojho zástupcu, minimálnu prácu, kontroluje svoje činnosti oveľa starostlivejšie, neustále usmerňuje svojho zamestnanca, potom môžeme opäť hovoriť o zlyhaní takého procesu, ako je rozdelenie a delegovanie právomoci v organizácii. Na strane príkazcu je potrebná dôvera, na strane podriadeného, pripravenosť odôvodniť túto dôveru. Toto je hlavná zásada delegovania.
záver
Delegovanie právomoci v organizácii je príkladom toho, ako môže vedúci uľahčiť svoj život tým, že ho komplikuje ostatným, a komplikovať ho bude radosťou pre ostatných zamestnancov. Medzi výhody prenosu právomocí, ako už bolo uvedené, patrí schopnosť hlavného zamerať sa na vážnejšie problémy, obrátiť sa na niečo, čo si nevyžaduje jeho priamu pozornosť voči iným. Ďalšou výhodou bude identifikácia najtalentovanejších zamestnancov, ktorí sa v novej pozícii budú môcť preukázať v celej svojej kráse. Neustály kontakt vodcu a zamestnanca ich naučí lepšie porozumieť sebe, čo potom bude užitočné v budúcich činnostiach oboch. Delegovanie právomoci v organizácii vytvára ďalšiu motiváciu: ktorý zamestnanec nechce byť upovedomený a povýšený? A vzhľadom na neustále očakávanie tohto zvýšenia, zamestnanec zostane na svojom pracovisku omnoho dlhšie, bez toho, aby ho zmenil na spoločnosť, v ktorej nie je možný prevod povinností od vyššej osoby.
Preto spoločnosti, ktoré prechádzajú od jednoduchých krokov k tomu, aby manažér a zamestnanci preniesli právomoci, získajú výhody oproti svojim konkurentom, ktorí sa nechcú deliť o moc v rámci spoločnosti. Je teda zrejmé: delegovanie právomoci v organizácii je potrebné pre jej vedúcich aj bežných zamestnancov. Toto by sa malo vždy pamätať.