Informačné pole podniku možno rozdeliť do troch veľkých skupín: technické údaje, prevádzkové, obchodné. Všetky sú potrebné pre správne a úplné fungovanie. Niektoré informácie sú dostupné pre každého, druhá je utajovaná a predstavuje obchodné tajomstvo.
Aké údaje existujú?
Komerčné sú tie, ktoré súvisia s výrobkami spoločnosti, ako aj predstavy o objemoch. Patria sem údaje o protistranách, s ktorými sa uzatvárajú transakcie, o cenách, za ktoré sa tovar dodáva zákazníkovi. Nakoniec, obchodné informácie sú pojmom náklady na výrobu, skladovanie, predaj výrobku.
Technické informácie vám umožňujú dozvedieť sa všetko o produkte, o tom, ako bol vytvorený. Z týchto údajov vyplýva, ktoré materiály a komponenty sú potrebné na výrobu výrobku, strojov a zariadení, technológií a nástrojov používaných v pracovnom procese. Odpovedá na otázku, aká je postupnosť výroby kvalitného výrobku.
Napokon, prevádzkové údaje sú tie, ktoré regulujú prácu personálu, to znamená, že poskytujú predstavu o úlohách a používajú sa aj pri kontrole zamestnancov. Prevádzkové informácie odhaľujú, ako je výrobný proces v podniku regulovaný, ako možno upraviť obchodné a manažérske opatrenia. Výhodou takýchto údajov je schopnosť prepojiť všetky procesy do jedného komplexu, čo umožňuje vytvorenie vysoko kvalitného produktu v dostatočnom množstve pri minimálnych nákladoch.
Ak sú údaje bohaté
Prečo spoločnosť potrebuje dekrét o zozname informácií tvoriacich obchodné tajomstvo? Odkiaľ pochádzajú informácie, ktoré sa majú utajiť? Prečo skrývať údaje?
Musíte pochopiť, že informácie môžu mať určitú podnikateľskú hodnotu. Zverejnenie takýchto údajov môže viesť k neistote spoločnosti z ekonomického hľadiska. Na základe toho existujú tri veľké skupiny informácií súvisiace s prácou modernej spoločnosti:
- otvorené na použitie v širokých kruhoch;
- obmedzené, prístupné orgánom, ktorých práva sú stanovené zákonom (napríklad vyšetrovatelia, prokurátori, daňoví inšpektori);
- prístupný iba v rámci spoločnosti viacerým zamestnancom a niekedy iba riadiacemu tímu.
Druhá aj tretia skupina sú údaje, ktoré sú obsiahnuté v zozname informácií, ktoré tvoria obchodné tajomstvo podniku. To znamená, že majú určitú úroveň dôvernosti (určenú jednotlivo) a že distribúcia má prísne obmedzenia. Ich porušenie môže mať dosť vážne následky.
Zákon a poriadok
Aby sa niektoré informácie stali dôvernými, musíte v podniku zadať príslušný dokument - zoznam informácií, ktoré tvoria obchodné tajomstvo. Na základe charakteristík práce konkrétnej organizácie určte, čo sa do nej má zahrnúť. Dokumentovanie tohto kroku je veľmi dôležitým krokom. Ak v budúcnosti niekto prezradí utajované skutočnosti, môžete sa obrátiť na súd a preukázať porušenie záujmov, iba ak vnútorný tok dokumentov spoločnosti obsahuje príslušné ustanovenie a príkaz na ich uvedenie do platnosti.
Kto určuje zoznam informácií, ktoré tvoria obchodné tajomstvo? Vypracúvanie tohto zoznamu sa vykonáva spoločne prostredníctvom vedúcich pracovníkov, vedúcich oddelení a osoby zodpovednej za pracovný postup, ale schválenie generálneho riaditeľa je uprednostňované. Zoznam by mal mať podrobnosti podľa pravidiel pracovného postupu uložených na hmotnom nosiči. Je dôležité, aby vo všeobecnom systéme dokumentácie jeho údajov postačovali na rýchle vyhľadávanie a identifikáciu.Údaje uvedené v takomto zozname by mali byť dostatočné na to, aby poskytli predstavu o tom, čo by sa malo utajovať, ale nemali by zverejňovať nič zbytočné.
Zabezpečenie - chránené
Zoznam informácií tvoriacich obchodné tajomstvo (lekárske stredisko, výrobný komplex, právnická kancelária - nezáleží na tom, v ktorej oblasti spoločnosť pôsobí, účinok zákona je rovnako uplatniteľný na každého) je potrebný z nejakého dôvodu. Ak boli informácie vložené, ich utajenie je zabezpečené zákonmi našej krajiny. Rozlišujú sa tieto skupiny tajomstiev chránené právnymi normami:
- bankovníctva;
- obchodné;
- vláda;
- armáda;
- service.
Komerčný obchod je pojem porovnávaný s obchodným tajomstvom.
A ak je to jednoduchšie?
Ak spojíte všetko, čo je uvedené vyššie, môžete dospieť k nasledujúcemu záveru: obchodné tajomstvo sa chápe tak, že znamená také neodňateľné právo akejkoľvek spoločnosti, ktoré umožňuje nazývať niektoré údaje vo vnútri tajné a chrániť ich. Okrem toho tieto informácie nebudú na štátnej úrovni tajné. Tajomstvo súvisí s činnosťou spoločnosti, jej riadiacimi rozhodnutiami, technologickým vývojom, peňažnými aspektmi. Kľúčovým ukazovateľom klasifikácie určitých informácií ako obchodného tajomstva je poškodenie hospodárskej situácie organizácie v prípade zverejnenia údajov.
Za tajné možno označiť nielen informácie, ktoré sú už z obchodného hľadiska cenné, ale aj všetky informácie, ktoré by sa z nich mohli stať. Zoznam informácií, ktoré predstavujú obchodné úradné tajomstvo, obsahuje všetky druhy údajov, ktoré by nemali patriť tretím stranám, aby spoločnosti neutrpeli straty. Z právneho hľadiska nie je možné získať prístup k takýmto informáciám, ale podnik musí prijať ochranné opatrenia.
Je to možné a nemožné
Zoznam informácií, ktoré tvoria obchodné tajomstvo podniku, určuje, ktoré údaje môžu byť sprístupnené tretím stranám a čo bude potrebné utajiť. Je však potrebné pochopiť: aké informácie v nich nemôžu byť obsiahnuté. V roku 1991 Rusko prijalo rezolúciu pod číslom 35. Zoznam všetkých tých kategórií informácií, ktoré nemožno skryť.
Takže nemôžete skryť:
- zakladajúca dokumentácia;
- údaje, z ktorých vyplýva, že podnik má právo pracovať;
- informácie o tlačivách na podávanie správ, ktoré umožňujú skontrolovať, či sú dane a iné platby správne regulované v súlade s platnými právnymi predpismi;
- počet zamestnancov v podniku, úroveň odmeňovania, výrobné podmienky, voľné pracovné miesta;
- informácie odrážajúce dodržiavanie pravidiel týkajúcich sa povinných príspevkov, platieb, ako aj zákonov upravujúcich ochranu životného prostredia, ochranu práce;
- údaje týkajúce sa protimonopolných zákonov;
- informácie potvrdzujúce, že spoločnosť predávala tovar, ktorý poškodil zdravie občanov;
- údaje potvrdzujúce, že úradníci sa tiež zúčastňujú na akciových spoločnostiach, družstvách a iných podnikoch.
Je to pre každého?
Takže vytvorenie zoznamu informácií, ktoré predstavujú obchodné tajomstvo organizácie, je nemožné do nich zahrnúť všetky vyššie uvedené informácie - zákon hovorí, že. Zároveň nie je potrebné tieto informácie zverejňovať. Údaje nepatria do kategórie otvoreného prístupu.
Najjednoduchší spôsob, ako to vysvetliť, je s príkladom. Informácie o tom, aké vysoké sú mzdy a v akom štátnom finančnom výkazníctve sú dostupné, sú k dispozícii iba špecializovaným štátnym orgánom. Úrady zasielajú spoločnosti žiadosť o poskytnutie týchto informácií a podnikateľ otvára iba to, čo od neho požaduje, spôsobom ustanoveným zákonom.
Niektoré právnické osoby majú právo požiadať o prístup k určitým údajom z vyššie uvedeného zoznamu. Ich zoznam nájdete v zákonoch krajiny.Klienti môžu požadovať, aby poskytli chartu spoločnosti, ako aj rôzne osvedčenia a licencie potvrdzujúce, že spoločnosť funguje legálne a má potrebnú úroveň kvalifikácie vo svojom odbore.
Ochrana informácií je náročná
Prečo je také ťažké zostaviť zoznam informácií, ktoré tvoria obchodné tajomstvo organizácie? Nejde ani o legislatívne obmedzenia. Na jednej strane môže byť klient priťahovaný poskytnutím komplexných údajov o jeho výhodách. Čím viac informácií má potenciálny zákazník, tým úplnejšie porozumie spoločnosti, tým vyššia je pravdepodobnosť prijatia rozhodnutia v prospech tejto konkrétnej organizácie.
Na druhej strane by konkurenti nemali získať príliš veľa údajov o spoločnosti, aby boli vždy o krok pozadu. Už len malý zlom vedie k úniku, ktorý v podmienkach tvrdej konkurencie moderného trhu môže viesť k okamžitej strate dominantného postavenia.
Príklad zoznamu informácií predstavujúcich obchodné tajomstvo
- Podmienky existujúcich zmlúv.
- Procesy používané pri výrobe.
- Plány, vyhliadky, navrhované kroky pre rozvoj spoločnosti.
- Normy obchodných procesov.
- Údaje týkajúce sa rokovaní s určitými osobami (investormi, zákazníkmi, partnermi).
- Nápady, výskum, know-how.
- Financovanie (interné, externé).
- Riziká, daňové plánovanie.
Zoznam informácií, ktoré tvoria obchodné tajomstvo v každej spoločnosti, sa zostavuje osobitne. Zároveň sa zohľadňujú špecifiká oblasti činnosti a vlastnosti pracovných procesov. Je možné v podniku zaviesť zoznam informácií predstavujúcich obchodné tajomstvo, ktorých vzorka je prevzatá z World Wide Web? Upozorňujeme, že na internete sú všetky takéto prevody uvádzané všeobecne, takže je potrebné dôkladne preštudovať možnosť, ktorú vám vyhovuje, so špecifikami práce vašej spoločnosti. Vzorka, samozrejme, ako „kostra“ pri vytváraní zoznamu informácií predstavujúcich obchodné tajomstvo, sa však hodí.
Obchodné tajomstvo: viac
Najprv je potrebné podrobnejšie zvážiť črty strategického rozvoja spoločnosti. Utajované údaje, ktoré sú s tým spojené, sú kľúčom k úspešnému rozvoju spoločnosti, ktorú konkurenti nemôžu prekonať. Zoznam informácií predstavujúcich obchodné tajomstvo v tejto oblasti:
- know-how, výrobné inovácie, tajné technológie;
- plány rozvoja podnikania, programy, informácie odrážajúce plánovanie;
- investície, spôsoby získavania investícií;
- obchodné procesy, pravidlá, podľa ktorých sú zavedené, technológie podnikového riadenia;
- vlastnosti nastavenia a fungovania administratívneho aparátu organizácie;
- informácie odrážajúce špecifiká bezpečnosti spoločnosti.
A čo peniaze?
V tejto oblasti je približný zoznam informácií, ktoré tvoria obchodné tajomstvo, nasledujúci:
- dohody, zmluvy uzatvorené spoločnosťou, ich podmienky, obsah;
- štruktúra cien výrobkov, náklady na vyrobené výrobky, dodané služby;
- rozpočet, vlastnosti jeho formovania;
- informácie odrážajúce príjem podniku, ziskovosť spoločnosti a aký veľký objem predaných výrobkov;
- hodnota dopytu, ponuka;
- údaje o majetku spoločnosti vrátane veľkosti, zloženia, zásob, peňažných príležitostí;
- obeh tovaru a peňazí v spoločnosti;
- informácie o hotovosti, bankových operáciách, investíciách, zostatkoch na účtoch, pôžičkách, záväzkoch;
- výsledky marketingového prieskumu;
- údaje o mzdách zamestnancov vrátane odmien, naturálnych platieb, prémií.
Osobné údaje
Zoznam informácií predstavujúcich obchodné tajomstvo v oblasti štruktúry spoločnosti a osobných údajov:
- zmluvy uzatvorené v mene podniku so zamestnancami;
- adresy, rodinný stav zamestnancov, telefónne čísla;
- informácie odrážajúce plánované zmeny v zamestnancoch spoločnosti.
Vzťah s ostatnými
Obchodné tajomstvo spočíva v úkryte pred cudzími údajmi o tom, s ktorými firmami sa má pracovať, aké kroky sa podnikli v tomto smere, či prebiehajú rokovania a v akom štádiu sú. Okrem toho sa klasifikujú údaje odzrkadľujúce objednávky, ponuky, ktoré spoločnosť prijala a ktoré prijala.
Okrem priamo uvedených informácií sa nepriame tajomstvá, ktoré sa k nim vzťahujú, tiež klasifikujú ako obchodné tajomstvá. Napríklad pri analýze utajovaných skutočností sú výsledným produktom údaje, ktoré je tiež neprípustné na zverejnenie.
Čo ešte skryjeme?
Okrem vyššie uvedeného môžete do zoznamu prijatého spoločnosťou pridať aj údaje týkajúce sa typov použitých zariadení a vlastností ich umiestnenia. Môžete klasifikovať informácie o rozhodnutiach týkajúcich sa rôznych problémov fungovania organizácie - od manažérskych po vedecké.
Môžete dať status obchodného tajomstva informácií týkajúcich sa stretnutí, ktoré sa konajú v spoločnosti, alebo skôr tém, o ktorých sa diskutuje v ich rámci. V takom prípade nebude možné prezradiť ciele stretnutí ani spôsoby ich organizácie, ani výsledky podujatí.
Ak sa spoločnosť zúčastňuje aukcií, tendrov, má o nej právo utajovať informácie. Najmä plány podniku týkajúce sa aukcií, opatrení na prípravu na udalosť nepodliehajú zverejneniu. Môžete tiež vyhlásiť za uzavreté výsledky ponúkania cien.
Technológia je na prvom mieste
V praxi sa najčastejšie tajné informácie v spoločnosti prideľujú informáciám súvisiacim s financiami organizácie a jej výsledkami v oblasti vedy a techniky. To nie je prekvapujúce, pretože v mnohých ohľadoch sú inovatívne technológie zárukou prežitia na trhu v blízkej budúcnosti.
Môžete skryť údaje o tom, aký vedecký výskum sa vykonáva, čo sa plánuje, aké úlohy sú pre vedcov stanovené a aké programy používajú pri svojej práci. Nezverejňujte hlavné myšlienky spoločnosti v tejto oblasti.
Môžete vyhlásiť za dôverné vlastnosti výrobkov, parametre procesov, počas ktorých sa vyrábajú. V takom prípade tretie strany nebudú mať prístup k tomu, aký objem a veľkosť tovaru sa vyrába, z ktorých komponentov sa vyrába, za akých podmienok. Ak počas práce bolo možné zistiť predtým neznáme vzory, možno ich klasifikovať aj bez ohľadu na formu vyjadrenia: analytika, grafika.
A nakoniec
Nakoniec by sa mali spomenúť aspekty bezpečnosti. Každá spoločnosť by samozrejme mala chrániť tajomstvá spojené s výrobným procesom a inováciami, vyhliadkami a plánmi, ale iba jeden zákon, ako viete, nezachráni pred konkurenciou. Oplatí sa uchýliť sa k najnovším a najúčinnejším bezpečnostným opatreniam. A ako presne je to súkromná záležitosť podnikateľa, vedúceho spoločnosti. Zverejniť vlastnosti bezpečnostného systému vytvoreného pre vašu spoločnosť je riskantný záväzok.
Podľa zákona môžete volať dôverné údaje o tom, ako je organizovaná bezpečnosť v spoločnosti, ako funguje kontrola prístupu a aký druh alarmu je nainštalovaný. Ak existuje nejaký postup na ochranu obchodného tajomstva, musí byť tiež chránený pred neoprávnenými osobami a vydávaný ako dôverný. Nakoniec, ak má firma prístup k tajným údajom partnerov, mala by ich tiež chrániť pred zverejnením.