Každá spoločnosť v procese fungovania je nútená pripraviť obrovské množstvo dokumentov. Vzťahujú sa na vybraný daňový režim, zamestnancov alebo spoluprácu s hlavnými dodávateľmi. Aby každý zamestnanec podniku mohol nájsť potrebnú dokumentáciu, vyžaduje si kvalifikované a štruktúrované úložisko. Veľa dokumentov musí byť v spoločnosti viac ako 75 rokov, pretože obsahujú informácie o zamestnancoch podniku. Preto sa vyžaduje kvalifikovaná archivácia dokumentov v organizácii. Ak je spoločnosť veľká, je vhodné vytvoriť si vlastný úplný archív. V malých organizáciách sa však dokumenty jednoducho ukladajú do samostatnej skrinky.
Pravidlá archivácie
Archivácia dokumentov je povinný postup pre každú spoločnosť, ktorý je uvedený v ustanoveniach federálneho zákona č. 125. V malých spoločnostiach všetky potrebné kroky vykonáva tajomník, ale vo veľkých organizáciách sa archivácia zaoberá samostatným zamestnancom.
Poverený zamestnanec musí poznať požiadavky zákona týkajúce sa archivácie osobných dokladov v organizácii a musí tiež rozumieť dobám uchovávania rôznych dokumentov. Na tento účel sa začínajú samostatné príspevky pre rôzne príspevky. Dokumentácia týkajúca sa zamestnancov spoločnosti by sa mala uchovávať najmenej 50 rokov, ak boli dokumenty vytvorené po roku 2003 a ak organizácia má dokumenty vytvorené pred rokom 2003, potom sa musia uchovávať 75 rokov.
Nuansy vytvorenia archívu
Vo veľkých spoločnostiach sa v priebehu podnikania vytvára veľké množstvo dokumentov, takže sú uložené v samostatnej miestnosti zvanej archív. Zastupuje ju samostatná štrukturálna jednotka a pri jej vytvorení vydáva manažment osobitné nariadenie, ktoré je miestnym regulačným aktom spoločnosti.
V tomto nariadení sú stanovené základné pravidlá archivácie dokumentov v organizácii, ako aj zodpovednosť úradníkov zapojených do tohto procesu za rôzne zistené porušenia.
Procesné pravidlá
Pri archivácii dokumentov v organizácii by mal určený zodpovedný zamestnanec vziať do úvahy tieto pravidlá:
- dokumentácia sa prenáša do archívu iba inventárom;
- ak sa doklady vkladajú do práce ktoréhokoľvek zamestnanca, je dôležité vziať do úvahy požiadavky osobitných usmernení, aby bolo v budúcnosti ľahké nájsť ten správny dokument;
- každé oddelenie spoločnosti musí odovzdať dokumenty na uskladnenie zodpovednej osobe v lehote stanovenej zákonom;
- ak z rôznych dôvodov dôjde k porušeniu harmonogramu, na základe ktorého sa do archívu odovzdáva iná dokumentácia, musí úradník o tejto skutočnosti informovať vedúceho spoločnosti.
Gramotnosť zostavovania archívu závisí od správnosti tohto procesu.
Cieľ procesu
Archivácia dokumentov v organizácii je potrebná na optimalizáciu celej dokumentácie, ako aj na jej príslušné uloženie. Ak existuje dobre štruktúrovaný archív, každý zamestnanec spoločnosti bude môcť v prípade potreby nájsť rôzne dokumenty týkajúce sa zamestnancov, rôznych objednávok alebo protistrán.
Spoločnosti čoraz viac prechádzajú na správu elektronických dokumentov, takže všetky dokumenty sú uložené v počítači, pre ktorý sa vytvára elektronická verzia archívu.Zároveň sa však berie do úvahy, že dokumenty majú právnu silu, iba ak existuje papierový formát, a preto elektronické ukladanie dokumentov slúži iba ako doplnok k štandardnému archívu.
Postup archivácie
Postup archivácie dokumentov je rovnaký pre všetky spoločnosti, ale každá organizácia si môže urobiť vlastné úpravy. Štandardný postup je rozdelený do nasledujúcich krokov:
- Na začiatku sú zvýraznené vlastnosti dokumentov, ktoré sú pripravené na prenos do archívu;
- v prípade potreby sa vykonávajú ďalšie činnosti, ktoré zahŕňajú zošívanie papierov alebo rôzne doplnky;
- dokumenty sú upravené, čo umožňuje v budúcnosti ľahko nájsť potrebné doklady v celkovom množstve dokumentácie;
- nepotrebné dokumenty sa zákonne ničia, pretože nepredstavujú žiadnu hodnotu pre fungovanie podniku;
- dokumenty sú systematizované, po ktorých sú zošité podľa ich typu;
- dokumenty sú rozdelené do nasledujúcich typov: účtovníctvo, personál alebo vedenie;
- ak nie je možné klasifikovať akékoľvek doklady ako vyššie uvedené typy, potom sa spoja a uvedú do samostatného prípadu;
- každá pečať je opatrená pečaťou organizácie, ako aj podpisom oprávneného zamestnanca;
- pre každý prípad sa vytvorí súpis obsahujúci informácie o tom, ktoré dokumenty sa nachádzajú v konkrétnom priečinku;
- vyrábajú sa katalógy prípadov triedené podľa typu;
- všetky správne pripravené prípady sa posielajú na uloženie do archívu, ktorý sa zvyčajne prezentuje ako samostatná miestnosť, v ktorej je veľké množstvo vhodných stojanov.
Tento postup vykonáva iba oprávnená osoba, ktorej vedúci organizácie disponuje potrebným oprávnením. Ak dôjde k porušeniu pravidiel archivácie dokumentov alebo úplnej straty dokumentácie, za identifikované porušenia je zodpovedný tento konkrétny zamestnanec podniku.
Vlastnosti zostavenia nomenklatúry
Ak má spoločnosť skutočne veľa dokumentov, potom sa pri archivácii dokumentov v organizácii zostaví nomenklatúra prípadov. S jeho pomocou v budúcnosti bude možné ľahko nájsť tú správnu vec medzi mnohými zložkami.
Pri zostavovaní zoznamu prípadov sa uvedú tieto informácie:
- index špecifického prípadu, ktorý predstavuje pridelené podmienené číslo, pričom prvou časťou tohto čísla je kód oddelenia, z ktorého boli dokumenty prijaté;
- názov prípadu;
- počet dokumentov uložených v priečinku;
- obdobie, počas ktorého by sa tieto dokumenty mali uchovávať na základe legislatívnych požiadaviek;
- rôzne poznámky, ktoré ponechá zodpovedná osoba, napríklad môžete uviesť, že konkrétny prípad má dodatočnú elektronickú verziu.
V malých organizáciách, kde sa do archívu ročne neprenáša príliš veľa dokumentov, nemusí byť zostavená nomenklatúra prípadov.
Pravidlá uverejňovania „nariadenia o archíve“
Vo veľkých spoločnostiach je archív prezentovaný v samostatnej miestnosti, v ktorej je po dlhú dobu uložených veľké množstvo súborov a dokumentov. Zároveň organizácia zamestnáva špecialistu, ktorý sa zaoberá výlučne archiváciou dokumentov. Aby bola jeho práca jasne regulovaná, vedenie spoločnosti často zverejňuje a konsoliduje osobitný „predpis o archíve“. Pravidlá pre jeho použitie zahŕňajú:
- uvádza sa, akú prácu by mala vykonávať zodpovedná osoba;
- sú stanovené pravidlá prenosu dokumentov z rôznych oddelení do archívu;
- uvádza zoznam pravidiel registrácie súpisu a nomenklatúry prípadov;
- vkladajú sa informácie o správnej príprave dokumentov, ktoré sa prenášajú do archívu;
- uvádza sa, že určený zamestnanec by sa mal podieľať na zosúladení zloženia dokumentov, ako aj na ich vykonávaní.
Ak zamestnanec archívu zistí, že v dokumentácii sú nejaké porušenia, dokumenty sa zašlú na preskúmanie príslušnému oddeleniu spoločnosti. Ak neexistujú žiadne chyby alebo nedostatky, potom sú dokumenty akceptované na šitie. Ak je informácia ťažko čitateľná, vyhotoví sa kópia dokumentu.
Požiadavky na archív
Každá spoločnosť by mala zohľadniť základné požiadavky na správne archivovanie dokumentov v organizácii. Vedenie záznamov by malo podliehať základným podmienkam zákona. Vo veľkých spoločnostiach predstavuje archív samostatnú miestnosť, ktorá musí byť chránená pred zamestnancami spoločnosti alebo neoprávnenými osobami. Preto sa pri vytváraní tejto jednotky zohľadňujú tieto požiadavky:
- priestory musia byť izolované od ostatných oddelení a kancelárií;
- aktivuje poplach proti vlámaniu a vlámaniu;
- veľkosť tejto miestnosti závisí od počtu dokumentov, ktoré sa každý rok prenášajú do archívu;
- v miestnosti sú nainštalované špeciálne dlhé stojany a je vhodné zvoliť kovové konštrukcie;
- medzi stojanmi je vzdialenosť, ktorá nesmie byť menšia ako 75 cm;
- dĺžka políc môže byť rôzna a závisí od výšky stropov;
- Okrem toho sú v miestnosti, v ktorej sa nachádzajú najcennejšie a najdôležitejšie dokumenty, inštalované špeciálne trezory.
V každej spoločnosti môže byť plocha vybraných priestorov úplne odlišná, pretože sa pri tom zohľadňujú rôzne faktory.
Ako sú veci správne pripravené?
Archivácia účtovných dokladov je povolená iba po príslušnej predbežnej príprave tejto dokumentácie. Preto pred odoslaním tohto alebo tohto papiera do archívu musíte vykonať nasledujúce kroky:
- pôvodne musí zodpovedná osoba zabezpečiť, aby sa skutočne odovzdaná dokumentácia nevyžadovala v procese vykonávania súčasných činností spoločnosti;
- opis dokumentov a priamy prípad;
- vykonáva sa preskúmanie, aby sa zabezpečilo, že dokumentácia a prípady sú skutočne hodnotné, a preto sa musia v podniku na určité obdobie uchovávať;
- v prípade potreby sa dokumenty archivujú, kopírujú alebo upravujú a až potom sa prenášajú do archívu.
Objednávky týkajúce sa zamestnaných zamestnancov, ktoré majú rôzne doby skladovania, by sa mali zadávať pre rôzne prípady, pretože ak sú zmiešané, môže dôjsť k zámene pri ničení určitých dokladov.
Nuansy práce s otázkami
Archiváciu osobných dokladov a iných dokladov, ktoré sa tvoria počas práce organizácie, vykonáva zodpovedný zamestnanec, ktorý za svoju činnosť dostáva určitý plat. Ak vedúci alebo ostatní zamestnanci spoločnosti musia študovať akékoľvek dokumenty dostupné v archíve, musia o to požiadať osobitnú žiadosť u určenej osoby.
Informácie z archívu sa vydávajú vo forme archívneho osvedčenia, kópie alebo výpisu. Osvedčenie je predložené dokumentom, ktorý obsahuje archívne informácie o požadovanom subjekte.
Archivovanú kópiu predstavuje reprodukcia textu alebo obrázka z ľubovoľného dokumentu uloženého v archíve. Okrem toho poskytuje údaje vyhľadávania.
Výpis doslovne reprodukuje iba určitú časť dokumentácie. Zamestnanec, ktorý podáva žiadosť, musí na tento účel uviesť, o ktorých konkrétnych informáciách o vydaní sa vyžaduje.
záver
Mnoho dokumentov vytvorených počas práce spoločnosti sa musí uchovávať po dlhú dobu. Na vytvorenie optimálnych podmienok sa v spoločnosti vytvára archív, ktorý predstavuje samostatná stavebná jednotka. Ďalej je menovaná zodpovedná osoba, ktorá je zodpovedná za prijímanie dokumentácie v archíve. Ten istý odborník reaguje na žiadosti ostatných zamestnancov a vedúcich pracovníkov.
Pri archivácii dokumentácie je potrebné vziať do úvahy určité pravidlá a požiadavky, ktoré vám umožnia správne usporiadať papier a poskytnúť im ideálne podmienky na uchovávanie.