Rovnako ako v iných oblastiach podnikania, špecialisti na obstarávanie dávajú prednosť podnikateľovi alebo vlastníkovi malej firmy, ktorý to zistí s rastom podnikania. Zatiaľ čo odborníci tvrdia, že sa znižujú náklady, vyvíjajú nové trhy a minimalizujú riziká, môže sa zdať, že nákup pre majiteľa malej firmy je dosť zastrašujúci. Mnohí podnikatelia nie sú oboznámení s týmito témami a vedia o vplyve obstarávania neskôr, ako by mali.
Spoločnosti s efektívnym tímom obstarávania často podnikajú skvele a tešia sa úspechu stálych zákazníkov.
Ak chcete označiť všetky body i, zvážte všetky základné procesy, ktoré so sebou prináša moderné obstarávanie. Takto získate prehľad o základných funkciách, ktoré tvoria väčšinu zodpovedností za obstarávanie. To všetko budete musieť prehľadať na akejkoľvek príslušnej platforme obstarávania.
Kontrola požiadaviek a zásob
Pred začatím obstarávacieho cyklu pred platbou je potrebné určiť potrebu produktu alebo služby. V kontexte malého podnikania je kľúčom hodnotenie platnosti potrieb. Ako vám povie každý špecialista v oblasti nákupu, skontrolujte dostupnosť určitých výrobkov / materiálov vo vašej „zásobe“. Zdôraznite pre seba to, čo vám chýba, a z toho už vymažte body, ktoré sa vám zdajú bezvýznamné. Dajte prednosť najreálnejším a najefektívnejším nákupom, aby bolo všetko neskôr opodstatnené. Je veľmi dôležité, aby ste skontrolovali svoje potreby a dvakrát skontrolovali svoju dostupnosť skôr, ako prejdete na ďalší krok: zvýšenie počtu žiadostí o nákup.
Zvýšte požiadavku na nákup
Tu tím alebo člen tímu, ktorý potrebuje konkrétny produkt / službu, pošle žiadosť. Môže to byť papierová forma, elektronická forma alebo ústna žiadosť telefonicky. Ak začínate odznova, ukladajte a komunikujte pomocou elektronických formulárov. Zabezpečte, aby k žiadostiam došlo až po splnení určitých administratívnych požiadaviek. Toto je metóda, ktorá vám pomôže zabezpečiť, aby sa vykonávali iba platné žiadosti. Ako ukazuje prax, práve táto metóda na začiatku zohráva obrovskú úlohu, pretože vás odhaľuje ako podnikateľa k dodávateľom z najlepšej stránky. Postupujte podľa jasných pravidiel a predpisov v procese podania žiadosti a potom sa vaše podnikanie začne vyvíjať tak, ako by malo.
Správa požiadaviek na nákup
Začnite priradením primárnej zodpovednosti za schvaľovanie žiadostí o nákup. Niekto z finančného oddelenia alebo oddelenia obstarávania posúdi každú žiadosť o nákup a buď ju schváli a vydá objednávku, alebo ju odošle späť zákazníkovi s uvedením dôvodu odmietnutia. Po schválení objednávky v mene vašej spoločnosti sa odporúča vykonať kontrolu rozpočtu. Urobte to pred odoslaním akýchkoľvek otázok alebo ponúk (RFP, RFQ) podľa potreby. Je to dôležité, pretože sa často stáva, že si objednáme všetko, čo sa javí ako potrebné, a potom zaň nemôžeme platiť. Dostať sa do dlhov na začiatku aj na začiatku podnikania je zlá politika. Robte všetko na základe financií.
Ďalší tip: môžete to obísť, ak je možný hromadný nákup. To je najvhodnejšie pre jedinečné jednorazové nákupy tovaru alebo služieb s nízkou hodnotou alebo nespravované nákupy určitej kategórie.
Vyjednávanie a schvaľovanie objednávok
Po zadaní objednávky dodávateľovi ju môže schváliť, odmietnuť alebo začať rokovania.V tomto okamihu môžete diskutovať o premenných, ako sú časové plány dodávok, alternatívne položky, ceny a spôsob dopravy. Upozorňujeme, že dohoda je právne záväznou zmluvou. Po tom, čo predajca podpíše zmluvu, je povinný zo zákona poskytovať uvedené služby alebo tovar v súlade so stanoveným harmonogramom za uvedenú cenu.
Príjem tovaru a / alebo výrobkov
Váš predajca vám pošle tovar alebo poskytne službu a predstaví vám dôležitý dokument o prijatí tovaru. Podpíšete ju, len čo potvrdíte, že požadovaný produkt (alebo poskytované služby) je v poriadku a je vo vašom sklade. V tomto bode tiež vykonáte bezpečnostné opatrenie nazývané súlad tripartity, čo znamená porovnanie objednávky, baliaceho zoznamu dodávaného s produktom alebo službou a faktúry dodávateľa. Akonáhle sa ubezpečíte, že sa všetky zhodujú, až potom by ste mali ísť k platbám.
Kancelárska práca a produktivita predajcu
Po dokončení všetkých procesov, ktoré vedú od „obstarávania“ k „platbe“, podniknete dve opatrenia na zabezpečenie konzistentnosti. Prvým je vedenie záznamov a druhým je analýza výkonnosti dodávateľa. Po každej platbe ju zaregistrujte do trvalého záznamu, ktorý je užitočný pri audite, a ak budete potrebovať informácie o objednávke neskôr, pomôže vám to. Prechod na digitálne údaje vám pomôže uložiť všetky vaše nákupné údaje na ľahko prístupnom centralizovanom mieste.
Práca dodávateľa je pravdepodobne jediným kľúčom k efektívnemu obstarávaniu. Tu hodnotíte každého dodávateľa podľa takých faktorov, ako sú kvalita dodaného tovaru alebo poskytnutých služieb, ako dobre dodržujú dodacie termíny a zmluvné záväzky, ako aj rýchlosť reakcie. Ak ste s niektorou z týchto oblastí neboli spokojní, začiarknite toto červené. Analýza riadenia výkonnosti dodávateľa vám pomáha udržiavať a rozširovať vzťahy iba s najefektívnejšími dodávateľmi.
záver
Pochopenie procesov obstarávania znamená nákupy prvotriednej kvality! Podnikatelia veľa premýšľajú a nemusia mať pocit, že sa musia stať odborníkom na obstarávanie, aby ich podnikanie fungovalo hladko. Stačí začať so základmi a pochopiť, ako nakupovať správne. Nastavte niektoré automatizované nákupné systémy, aby ste si boli istí, že pracujú vždy rovnakým tempom.
Nedovoľte, aby vám nedostatok vedomostí bránil v súťažení so skúsenými profesionálmi - zvládnite tieto základy správne a už budete mať dobrý štart!