Čas je cenným zdrojom, ktorý má človek. Počas obdobia realizácie veľkých a technicky zložitých projektov získava mimoriadne veľkú hodnotu. Okrem toho väčšina pristupuje k využívaniu času, ktorý má k dispozícii, mimoriadne iracionálne. Z tohto dôvodu sa znižuje ľudská efektívnosť a účinnosť vykonávanej práce. Výsledkom je, že je nevyhnutné vyhnúť sa častým chybám pri spravovaní vlastného času.
Nedostatok systematického zoznamu úloh
Zamestnanec sa často stretáva so situáciou, keď sa mu zdá, že zabudol vykonať mimoriadne dôležitú časť práce. Výsledkom je úspech celého projektu. Tomu napomáha jedna z najčastejších chýb - absencia systematického zoznamu úloh.
Vynikajúcim riešením problému môže byť získanie a inštalácia jedného zo špecializovaných denníkov do pracovného počítača, ktorý nielen uloží názvy konkrétnych prípadov, ale tiež vám umožní vytvoriť ich podrobný popis, ako aj byť schopný informovať o prístupe k termínu uzávierky pre túto alebo danú úlohu.
Nedostatok cieľov
Každý zamestnanec musí nakoniec presne pochopiť, čo chce dosiahnuť. V opačnom prípade nebude schopný dosiahnuť strategický úspech v prebiehajúcom podnikaní. Správne stanovené ciele vám nielenže umožnia dosiahnuť konkrétny výsledok, ale tiež budú kontrolovať priebeh celého projektu. Na tento účel je potrebné si stanoviť nielen posledné, ale aj priebežné úlohy.
Nedostatok priority úlohy
Pracovný deň mnohých pozostáva z veľkého množstva naliehavých úloh. Výsledkom je, že sa často ignorujú skutočne dôležité veci, ktoré určujú úspech nielen jednotlivého zamestnanca, ale aj spoločnosti ako celku.
Aby sa tomu zabránilo, je potrebné použiť tzv. Maticu priority úlohy. To vám umožní určiť, ktorý z problémov by sa mal vyriešiť v prvom rade a ktorý možno odložiť na neskôr. To môže výrazne zvýšiť produktivitu zamestnancov. Prax ukazuje, že ľudia, ktorí sa okamžite ponáhľajú vyriešiť nový problém a odložia predtým dokončené podnikanie, strácajú obrovské množstvo času.
Vonkajšie rozptýlenie
Ako ukazujú štúdie, zamestnanci moderných spoločností strácajú až 2 hodiny denne v dôsledku rôznych rozptýlení. Hovoríme o telefónnych hovoroch, aplikáciách smartfónov, pomáhame kolegom vyriešiť ich problémy, ako aj o ďalších problémoch, ktoré si vyžadujú prerušenie vykonávania úloh.
Rozptýlenie má veľmi škodlivú vlastnosť. Dokonca aj potom, čo sa človek vráti do práce, bude musieť stráviť 10-15 minút, aby sa „zapojil“ do riešenia úlohy. Nakoniec sa premrhá obrovské množstvo času.
Aby sa tomu zabránilo, nemali by ste sa obmedzovať iba na vplyv telefónu a počítača (ak s tým nie je spojená samotná práca), ale tiež varovať kolegov pred neprípustnosťou rozptyľovania počas pracovnej doby.
Regálov pre neskoršie
Túto chybu najčastejšie robia tí, ktorí sa boja rozsahu úloh, ktoré im boli pridelené. Výsledkom je, že sa snažia vyčleniť maximálny čas na začatie práce na projekte. To vedie k trvalému oneskoreniu pri riešení veľkej a skutočne dôležitej úlohy.
Správnym riešením problémov spojených s realizáciou takýchto projektov je fragmentácia úloh na menšie, ako aj vytvorenie etáp ich riešenia. Výsledkom bude, že osoba bude môcť s istotou pokročiť vo vykonávaní práce.To pozitívne ovplyvní efektívnosť jeho práce a dosiahnutie konkrétnych cieľov.
Dajte si všetko na seba
Príliš veľa zamestnancov a predovšetkým malých a stredných manažérov sa v procese svojich činností dopúšťajú vážnej chyby. Na pleciach sa mu príliš plecia. Mnohí z nich zároveň poznamenávajú, že preberajú príliš veľa problémov z dôvodu nedôvery v schopnosť podriadených kvalitatívne vyriešiť problém.
V niektorých prípadoch je skutočne lepšie prevziať zodpovednosť za implementáciu projektu, avšak trvalé vedenie všetkých nových funkcií pre jednu osobu z dlhodobého hľadiska neprinieslo žiadny úspech. Nakoniec aj veľmi dobrý zamestnanec znížil efektivitu. Kvalita jeho práce sa zhorší a nemožno hovoriť o žiadnom vývoji.
Správny prístup pre vodcu nebude predstavovať bremeno práce na sebe. Mal by na svojich zamestnancov delegovať viac úloh. Okrem toho ich môže dobre riadiť alebo riadiť proces vykonávania práce. Ak sa zamestnanec nezaoberá riešením úloh základného profilu, stojí za to zvážiť realizovateľnosť jeho pobytu v zamestnancov spoločnosti.
Príliš vysoké tempo práce a trvalé zamestnanie
Niektorí zamestnanci dostávajú morálnu spokojnosť z poznania, že sú od nich priveľa dopytu a neustále zamestnaní. Navyše, na stole je neporiadok, nemajú čas na vyriešenie všetkých úloh, ktoré im boli pridelené. Okrem toho sa častejšie zapájajú do tých projektov, ktoré považujú za dôležité, ako do projektov, ktoré majú pre spoločnosť veľký význam. Výsledkom je, že trávia veľa času riešením nepodstatných, malých, ale pracných úloh.
Nie je potrebné hovoriť o vysokej efektívnosti týchto zamestnancov. Určite si musia upraviť rozvrh práce. Niektoré úlohy si vyžadujú hĺbkovú analýzu a informované rozhodovanie. Nakoniec je lepšie zamerať sa na dôležitú prácu a poskytnúť jej toľko času, koľko si to skutočne vyžaduje.
multitasking
Mnohí sú hrdí na schopnosť robiť niekoľko vecí naraz. V praxi sa ukazuje, že títo zamestnanci sú neefektívni. Faktom je, že nezameriavajú všetku svoju pozornosť na riešenie konkrétneho problému. Neustále musia premýšľať o niekoľkých úlohách naraz. Výsledkom je, že zle riešia oba problémy naraz.
Navyše vykonávanie viacerých úloh naraz vedie k dodatočným časovým nákladom vo výške 20 až 40%.
Zrieknutie sa prestávok
Existuje značný počet zamestnancov, ktorí sa snažia pracovať bez prestávky a dokonca aj bez obeda. Podľa ich názoru sa tak ušetrí veľa času, ktoré sa môžu venovať plneniu určitých pracovných povinností.
Štúdie v skutočnosti ukazujú, že schopnosť ľudí bez prerušenia práce sa postupne znižuje. Výsledkom bolo, že do polovice pracovného dňa nebol schopný vyriešiť úlohy, ktoré mu boli pridelené, tak efektívne ako ráno.
Ak je to možné, urobte si krátke prestávky 5 minút každú hodinu. Mali by ste tiež venovať dostatok času na jedenie. Faktom je, že počas odpočinku mozog funguje trochu inak. Výsledkom môžu byť nové nápady na rozvoj spoločnosti alebo úspešné vyriešenie vážneho problému.
Nesprávne plánovanie úloh
Každý človek má svoje jedinečné biorytmy. Výsledkom je, že niektorí ľudia lepšie riešia problémy ráno, zatiaľ čo iní okamžite po západe slnka. Správnym prístupom by bolo plánovanie najkomplexnejších a energeticky najnáročnejších úloh na obdobie, keď je výkon na najvyššej úrovni. Jednoduché veci by sa mali ponechať na čas, keď sa nevyžadujú žiadne vážne tvorivé schopnosti.