Majitelia malých a stredných podnikov sú nútení pracovať dlhú dobu. Niektorí podnikatelia dokonca pracujú cez víkendy. Na zníženie núdzovej pracovnej záťaže sa odporúča používať automatizáciu rôznych bežných procesov a činností. Existujú však niektoré operácie, ktoré sa najlepšie vykonávajú nezávisle, aby nedošlo k stratám.
Vlastnosti a výhody automatizácie
Malé podniky to často potrebujú, pretože podnikatelia a zamestnanci musia často vykonávať bežné a úplne zbytočné kroky. Medzi klady patrí skutočnosť, že nemusíte tráviť veľa času a úsilia jednoduchými a rutinnými činnosťami, ktoré je možné vykonávať automaticky.
Uvoľnený čas sa môže použiť na nadviazanie kontaktov s dodávateľmi, komunikáciu s príbuznými alebo na vykonávanie iných dôležitých úloh, ktoré nemožno automatizovať. Preto môžeme rozlíšiť niekoľko obchodných procesov, ktoré by sa mali automatizovať.
1. Reakcie na e-maily
Každá spoločnosť má e-mail a často dostáva veľa rôznych listov od partnerov, zákazníkov alebo iba od súkromných zákazníkov. Asi 25% času, keď vlastník firmy trávi kontrolou e-mailov a písaním odpovedí.
V tomto prípade je možné tento proces, pre ktorý sa používajú šablóny, urýchliť. Nejde o úplnú automatizáciu, ale môžete skrátiť čas, ktorý musíte stráviť písaním textov.
2. Vyplnenie faktúry
Účtovníctvo je zložitý a časovo náročný proces. Zvyčajne je do toho zapojený skúsený účtovník, ale začínajúci podnikatelia často nemajú finančné možnosti na najatie odborníka. Preto musia nezávisle pripraviť mnoho dokumentov, ktoré obsahujú rovnaký typ faktúry.
Na ich kompiláciu je žiaduce použiť špeciálne počítačové programy, ktoré vám umožnia zmeniť iba základné informácie a ostatné informácie zostanú nezmenené.
3. Mzdy
Ich zostavovanie je únavné zamestnanie, ktoré sa musí vykonávať mesačne, pretože každý mesiac sa zamestnancom spoločnosti poskytuje mzda. Je ťažké automatizovať prípravu miezd, ak veľa zamestnancov v spoločnosti stále dostáva svoje platy v hotovosti.
Preto je vhodné presunúť všetkých zamestnancov, aby dostávali mzdy v bezhotovostnej forme. Z tohto dôvodu sú vybrané banky, ktoré ponúkajú optimálne podmienky na otváranie vkladových a mzdových kariet. Za takýchto podmienok sa v automatickom režime prevedú prostriedky na účty zamestnancov, takže nemusíte robiť zostavovanie výkazov.
4. Správa úloh
Približne 70% času podnikateľa sa vynakladá na riadenie rôznych úloh v rámci jeho podnikania. Na šetrenie času a námahy sa odporúča používať špecializovaný softvér. S ním môžete koordinovať činnosti medzi rôznymi úlohami, zbaviť sa opakujúcich sa akcií a tiež neustále upravovať zoznam digitálnych úloh.
Takéto programy pripomínajú určité činnosti, ktoré musí podniknúť podnikateľ v konkrétnom časovom období. Nemusíte sa preto obávať skutočnosti, že majiteľ spoločnosti z rôznych dôvodov zabudne na určité úlohy.
5. Správy a vyhlásenia
Každý podnikateľ platí dane na základe predtým vybraného daňového systému. Ak sa chcete hlásiť federálnej daňovej službe, je potrebné pripraviť a predložiť daňové priznania alebo iné dokumenty včas. Ak to chcete urobiť, musíte byť dobre oboznámení s účtovníctvom.
Aj tento proces môže byť automatizovaný. Daňová služba ponúka podnikateľovi možnosť stiahnuť si špeciálne programy z oficiálnej webovej stránky Federálnej daňovej služby. Do týchto programov sa vkladajú iba informácie o výsledkoch činnosti spoločnosti, po ktorých sa výpočty vykonávajú automaticky. Vďaka tomuto softvéru môžete výrazne znížiť množstvo času a úsilia, ktoré musíte venovať zostavovaniu úradnej dokumentácie.
Aké úlohy nemožno automatizovať?
Aj keď automatizácia má mnoho výhod, stále existujú určité činnosti, ktoré musí podnikateľ podniknúť osobne. V opačnom prípade nemusí podnikateľ brať do úvahy veľa dôležitých bodov, ktoré povedú k stratám spoločnosti.
1. Problémy so zákazníkom
Nespokojnosť zákazníka a zákazníka sa môže vyskytnúť kedykoľvek z rôznych dôvodov. Riešenie týchto problémov v automatickom režime je jednoducho nemožné, preto sa podnikateľ musí zúčastniť tohto procesu. Musí problém vyriešiť, aby nespokojný klient neopustil sťažnosť na internete.
Pri riešení týchto problémov je dôležité zamerať sa na osobnú komunikáciu. Nepoužívajte e-maily ani telefónne správy, preto je vhodné dohodnúť si stretnutie a zmeniť názor klienta.
2. Prispôsobenie zákazníkov
Noví zákazníci, ktorí si nie sú istí vhodnosťou spolupráce, neustále vstupujú do podnikania. Preto je dôležité používať určité obchodné procesy zamerané na ich rýchlu adaptáciu.
V počiatočnej fáze interakcie sa podnikateľ nemôže spoliehať na automatizáciu, pretože je pravdepodobné, že príde o veľkého klienta. Preto je potrebná osobná pozornosť, aby sa vytvoril pevný vzťah.
3. Uznávanie zamestnancov
Zamestnanci spoločnosti sú cenným zdrojom pre každého podnikateľa. Preto, ak sa podnikateľ chce neustále učiť o rôznych úspechoch odborníkov, bude sa musieť zaoberať posudzovaním a analýzou sám. Nie je možné tento proces automatizovať, pretože inak sa pracovníci začnú cítiť voľnejšie, čo často vedie k zníženiu produktivity práce.
Ak niektorý špecialista dosiahne najvyššiu úroveň svojej kariéry, potom by mal podnikateľ oslavovať svoj úspech udelením cien alebo cien.
4. Tvorivé procesy
Aj keď automatizácia zvyšuje produktivitu, nemôže nahradiť tvorivú prácu ľudí. Programy nemôžu reprodukovať ľudský mozog, implementácia a tvorba kreatívnych nápadov si preto vyžaduje zapojenie skúsených a talentovaných najatých odborníkov.
Preto sú kreatívne pracovné miesta stále žiadané a vysoko platené. Na riešenie dôležitých otázok musí mať zamestnanec kritické myslenie a inovatívne zručnosti.
5. Budovanie pevných vzťahov s kolegami a zákazníkmi
To je možné iba osobnou komunikáciou podnikateľa so zástupcami iných spoločností alebo zamestnancov. Nemali by ste dôverovať automatizácii, preto je vhodné prestať používať e-maily alebo iné systémy.
Pre zamestnancov musíte použiť rôzne dary alebo vlastnoručne napísané poďakovanie. Ak zákazníci nesúhlasia, musíte viesť osobné rozhovory.
Preto ani pri používaní moderných technológií nie je možné niektoré procesy automatizovať.
záver
Automatizácia môže ušetriť čas a úsilie podnikateľa, preto sa odporúča vykonávať ho v práci spoločnosti pri vykonávaní niektorých bežných operácií.Existujú však niektoré obchodné procesy, ktoré si vyžadujú osobnú pozornosť obchodníka.