Prepravné listy sú prezentované v primárnej účtovnej dokumentácii, ktorú musí zostaviť každý podnikateľ alebo manažér spoločnosti, ak sa činnosti spoločnosti týkajú používania automobilov. Ak je spoločnosť vlastníkom automobilu, potom sú to prepravné doklady, ktoré potvrdzujú možnosť použitia vozidla v obchodnom styku. Ak auto patrí zamestnancovi, listy vám umožňujú určiť optimálnu výšku kompenzácie za používanie vozidla na úradné účely. Vypĺňanie nákladného listu je dôležitý proces, pretože pri postupe nie je možné robiť vážne chyby. Tento proces vykonávajú úradníci spoločnosti.
Koncept a potreba nákladných listov
Sú to primárne dokumenty potvrdzujúce používanie stroja pre spoločnosť. Obsahujú dôležité informácie o priamom vozidle, vodičovi a spoločnosti. Tieto doklady si môže skontrolovať inšpektorát práce, daňový inšpektor alebo dopravná polícia, takže úradníci spoločnosti musia vziať do úvahy pravidlá vyplňovania cestovných listov. Pomôžu sa vyhnúť rôznym porušeniam a chybám.
Ak inšpektori zistia akékoľvek nepresné informácie a chyby, stane sa to základom pre uloženie vysokých pokút.
Prečo používať?
Vyplňovanie nákladného listu vykonáva každá organizácia, ktorá je tak či onak spojená s potrebou používania vozidiel. Pomocou tohto dokumentu môžete dosiahnuť niekoľko cieľov naraz, medzi ktoré patria:
- pohyb vozidla sa monitoruje počas pracovného dňa;
- na základe tohto dokumentu sa vypočíta plat vodiča;
- pevné množstvo peňazí vynaložených na palivo a mazivá;
- odpisy sa správne počítajú z použitého majetku;
- Zohľadňujú sa celkové náklady na auto.
Vodič okrem toho potrebuje nákladný list na predloženie príslušníkom dopravnej polície, pretože práve on potvrdzuje zákonnosť prepravy tovaru alebo cestujúcich. Slúži ako dôkaz toho, že vozidlo je v optimálnom stave a že konkrétny občan je úradným vodičom. Ak sa v priebehu kontroly zistia chyby v doklade alebo ak sa vôbec nezistí nákladný list, vodič bude zodpovedný podľa čl. 12.13 Administratívny zákonník.
Funkcie dokumentu
Vypĺňanie nákladného listu sa považuje za pomerne jednoduchý proces. Každá spoločnosť si nezávisle vyberie, či použije jednotný formulár alebo či bude vyvinutá jedinečná forma tohto dokumentu, ktorá je zakotvená v internej regulačnej dokumentácii organizácie.
Ak sa spoločnosť špecializuje na prepravu osôb alebo tovaru, postup účtovania automobilov by sa mal vykonávať iba na špeciálne schválenom formulári. Kto by mal vydávať pokyny vodičom? Proces vykonáva výlučne zamestnávateľ, ktorý tento dokument pripravuje a vypĺňa. Riaditeľ spoločnosti zvyčajne vydáva rozkaz, ktorým menuje zodpovednú osobu. Je to tento zamestnanec spoločnosti, ktorý sa podieľa na tvorbe, vypĺňaní a prenose letákov vodičom.
Funkcie vyplnenia dokumentu zahŕňajú:
- hárok je napísaný výlučne pri používaní vozidla na obchodné účely;
- nezáleží na tom, z akého dôvodu vlastník spoločnosti používa konkrétne vozidlo, takže auto môže spoločnosť vlastniť na základe vlastníctva alebo prenajať;
- maximálna doba platnosti dokladu je 30 dní;
- je možné si ho zapísať na jeden deň alebo dokonca na jednu cestu.
Podľa nových pravidiel platných v roku 2018 je povolené predĺžiť platnosť listu.
Typy dokumentov
Pravidlá vypĺňania nákladných listov sa môžu mierne líšiť v závislosti od rozmanitosti tohto dokumentu. Každý typ vozidla používa svoj vlastný typ letáku. Preto existujú nákladné listy pre tieto vozidlá:
- vozíky;
- osobné automobily;
- špeciálna preprava;
- taxi, ktorým môže byť auto alebo nákladné auto;
- autobusy, ktoré môžu byť určené na verejnú osobnú dopravu alebo na iné účely.
Pre každé vozidlo sa používa zodpovedajúci formulár. Ak sa organizácia samostatne podieľa na vývoji dokumentácie, zvolená forma sa opraví v špeciálnom časopise.
Odtiene výplne
Postup plnenia nákladného listu je stanovený individuálne v každej spoločnosti. Na tento účel sa najčastejšie používajú nasledujúce pravidlá a funkcie:
- dispečer je menovaný na príkaz vedúceho spoločnosti, ktorý zostavuje cestovné listy pre každé vozidlo používané zamestnancami pri plnení pracovných povinností;
- ak je spoločnosť malá, dokumentáciu často vyplní priamy vodič vozidla, ale informácie zadávajú iba v jednej časti formulára, ktorá sa vzťahuje na najazdené kilometre vozidla, pre ktoré sa berú do úvahy ukazovatele kilometrov;
- je povolené zadávať informácie na použitie špeciálneho programu, s ktorým sú skryté ďalšie časti dokumentu;
- Pred odoslaním vozidla do letu zodpovedný zamestnanec spoločnosti musí skontrolovať, či je vozidlo v optimálnom stave;
- pred letom musia byť dokonca vodiči podrobení lekárskej prehliadke, ktorá potvrdzuje, že občania môžu viesť vozidlo.
Po ukončení letu sa plachta prevedie späť na dispečera. Po skončení platnosti dokumentu sa dokument uloží na 5 rokov do archívu spoločnosti. Za chyby a porušenie zodpovednosti sú vedúci organizácie.
Príklad vyplnenia nákladného listu vozidla je uvedený nižšie.
Aké informácie sú zahrnuté?
Dopĺňanie nákladného listu automobilu alebo nákladného automobilu by mal vykonávať oprávnený zamestnanec spoločnosti. Najskôr musí pochopiť pravidlá tohto procesu. Pri vypĺňaní nákladného listu sa uvádzajú povinné údaje s týmito informáciami:
- názov dokumentu;
- jeho číslo;
- doba platnosti;
- informácie o majiteľovi vozidla;
- typ a značka stroja;
- registračné čísla automobilov;
- ukazovatele kilometrov a sú odstránené, keď vozidlo opustí podnik, ako aj pri odosielaní vozidla do garáže;
- presný čas odchodu a príchodu;
- informácie o zodpovednom zamestnancovi spoločnosti, ktorý uvádza auto do prevádzky a zostavuje nákladný list;
- informácie o vodičovi;
- čas a dátum absolvovania lekárskej prehliadky vodiča;
- informácie o lekárovi, ktorý vyšetrenie vykonáva;
- značka o čase a dátume technickej kontroly vozidla a postup sa môže vykonať priamo v organizácii, ak je k dispozícii potrebné vybavenie a príslušní odborníci;
- informácie o mechanikoch, ktorí vykonali inšpekciu.
Do dokumentu je dovolené vkladať ďalšie informácie. Toto je možné, ak organizácia používa svoj vlastný nákladný list.
Aké informácie sú nepovinné?
Postup vypĺňania nákladného listu sa môže v jednotlivých spoločnostiach mierne líšiť. Zohľadňujú sa tieto body:
- Nevyžaduje sa prítomnosť na tlačovom liste spoločnosti s podrobnosťami;
- osobitná pozornosť by sa mala venovať štúdiu technického stavu vozidla;
- jednotná forma tohto dokumentu bola zo zákona zrušená;
- v texte nie je potrebné uvádzať trasu, pretože sa požadujú iba údaje predložené počítadlom kilometrov.
V praxi sa dopravná polícia alebo zamestnanci iných kontrolných orgánov často domnievajú, že nedostatok informácií o trase je vážnym porušením, takže vodiči a vlastníci spoločností sú zodpovední. V tomto prípade musíte podať žalobu na vysoké pokuty. Aby sa predišlo takým nepríjemným situáciám, odporúča sa priamo v texte dokumentu napísať, aký je konečný bod trasy.
Nuansy používania dokumentu
Napĺňanie nákladného listu alebo inej prepravy je povinný proces pre každú spoločnosť, ktorá používa rôzne pracovné stroje. Používanie tohto dokumentu má nasledujúce funkcie:
- Formulár 4-C sa uplatňuje, ak sa na výpočet miezd vodiča používajú ukazovatele úkolovej práce;
- ak sa použijú časovo založené mzdy, vytvorí sa nákladný list vo forme 4-P;
- okrem tohto dokladu musia mať vodiči sprievodnú dokumentáciu poskytnutú v nákladnom liste pre prepravovaný tovar;
- dokument je napísaný výlučne zodpovednou osobou, ktorá pracuje na konkrétnej zmene;
- doklad by mal byť označený mechanickou kontrolou technického stavu stroja, zdravotníckym pracovníkom vykonávajúcim lekársku prehliadku, dispečerom posielajúcim auto do letu a tiež priamym vodičom.
Každý nákladný list by mal byť k dispozícii v každej spoločnosti v optimálnom množstve.
Obdobie uchovávania dokladov
Spoločnosti musia uchovávať svoje cestovné listy najmenej 5 rokov, čo je stanovené v vyhláške ministerstva dopravy č. 152 a federálnom zákone č. 402.
Ak dôjde pri vyplňovaní nákladného listu k závažným chybám alebo porušeniam, je dokument zneplatnený, a preto ho nemožno použiť na nijaký účel. Zodpovednosť za tieto chyby nesú úradníci, ktorí vypĺňajú dokumentáciu, ako aj priamy manažér spoločnosti.
Ako rozvíjať svoju vlastnú formu?
Nie všetky spoločnosti dávajú prednosť použitiu jednotných formulárov, preto uprednostňujú vývoj svojich vlastných formulárov. Na tento účel je povolené používať akúkoľvek štruktúru, ako aj zahrnúť do dokumentu rôzne body.
Pri vytváraní nového formulára sa však berie do úvahy, že do textu by mali byť zahrnuté povinné údaje. Bez nich je nákladný list ľahko rozpoznateľný ako neplatný, a preto ho nebude možné použiť na žiadny účel.
Po vypracovaní formulára je potrebné preniesť jeho vzorku na federálnu daňovú službu v mieste registrácie. V takom prípade je možné sa v budúcnosti vyhnúť problémom s priradením výdavkov na nákladné listy na náklady spoločnosti.
Zodpovednosť za neexistenciu dokumentu
Ak sa vodič pohybuje po cestách bez potrebnej sady dokumentov, ktoré zahŕňajú nákladný list, je to významné porušenie. Dopravnú políciu dostane do administratívnej zodpovednosti, takže bude musieť zaplatiť pokutu vo výške 500 rubľov.
Právnické osoby s takýmito porušeniami zaplatia pokutu vo výške 100 tisíc rubľov. Rovnaké pokuty sa uplatňujú na spoločnosti, ktoré prepravujú ľudí alebo tovar elektrickou dopravou.
Ďalšie funkcie
Pri vypĺňaní nákladného listu autobusu alebo inej dopravy sa zohľadňujú iné nuansy:
- pri použití prenajatého vozidla nie je potrebné zostavovať nákladný list, ale s jeho pomocou je možné zohľadniť náklady na pohonné hmoty a mazivá vo výdavkoch spoločnosti
- jeden leták je vypracovaný na jednu cestu, ale jeho doba platnosti sa môže líšiť od 1 do 30 dní;
- dokumentáciu nie je možné čiastočne vyplniť, inak bude taký dokument vyhlásený za neplatný.
Zodpovedná osoba vymenovaná za dispečera musí najprv absolvovať špeciálne kurzy, ktoré mu umožnia porozumieť pravidlám na zostavenie základnej dokumentácie, ktorú musí mať každý vodič spoločnosti. Okrem toho musí mať vodič pred letom osvedčenie o lekárskej prehliadke.
záver
Prepravné listy sú dôležité dokumenty v každej spoločnosti, ktorá sa špecializuje na prepravu tovaru alebo osôb. Zostavujú ich špeciálni zamestnanci podniku menovaní na pracovné miesto vydaním rozkazu vedenia organizácie.
Každá firma môže vytvoriť svoju vlastnú formu dokumentácie, ale vo formulári musia byť uvedené niektoré povinné údaje. Ak sa zistia chyby alebo porušenia, list sa považuje za neplatný alebo neplatný.