Podstatou návrhu je vypracovať stratégiu na dosiahnutie konkrétnych cieľov. Vytvára sa model, v súlade s ktorým sa tieto alebo tieto akcie postupne zavádzajú, aby sa priblížili konečnému výsledku. Plánovanie projektu ako také si však vyžaduje starostlivú analýzu a vypracovanie, aby stratégia riešenia problému zahŕňala použitie optimálnych nástrojov a metód, ktoré zvýšia šance na dosiahnutie cieľov.
Pojem a účel plánovania
Ešte pred začiatkom priameho návrhu sa vytvára koncepcia, princípy a model, podľa ktorého sa vytvorí akčný plán. Na tomto základe je vybudovaný systém zameraných krokov zameraných na dosiahnutie výsledkov. Výsledok sa chápe ako konečný cieľ, pre ktorý sa vyvíja konštrukčné riešenie. Spočiatku sa vytvára rámec organizačnej štruktúry, v rámci ktorého sa schvaľuje poradie, postupnosť a povaha práce. Úlohy plánovania projektu sú tiež stanovené, v ktorých je možné odhaliť taktiku využívania materiálových a technických zdrojov. Priame plánovanie pokrýva všetky fázy tvorby dizajnérskeho riešenia, to však neznamená, že by sa mali vyvíjať podľa jedného modelu. V každej fáze je možné uplatniť individuálny prístup, ktorý zohľadňuje špecifiká pracovných akcií a zložitosť ich vykonávania. Fázy projektu by však mali byť štruktúrované v celkovom systéme plánovania.
Model, v ktorom sa bude projekt rozvíjať, sa v každom prípade buduje s dôrazom na dosiahnutie konečného výsledku. Iba v tomto prípade bude možné počítať s vytvorením optimálnej stratégie riadenia kvality. Dôležitú úlohu zohrávajú vstupné údaje, ktoré môžu zaviesť pravidlá, zásady alebo obmedzenia, ktorých význam sa prejaví po realizácii projektu. Zároveň by sa mal určiť cieľ plánovania projektu, ktorým bude vytvorenie optimálneho modelu činnosti z hľadiska vykonávania úlohy.
Plánovanie domén
Jedna z počiatočných fáz plánovania, počas ktorej sa určuje časť základných parametrov projektu. V tomto prípade sa predmetná oblasť chápe ako súbor cieľov a cieľov, ktorých dosiahnutie by sa malo realizovať v procese dokončovania projektu. Navyše, ak špecifické smery postupného pohybu smerom k cieľu nastavujú celkom jasné body dosiahnutia z hľadiska meraných parametrov, potom je predmetná oblasť definovaná ako širšia infraštruktúra konečného cieľa. Môže tiež ovplyvniť faktory, ktoré sa prejavia počas prevádzky produktu alebo vyvinutého technologického riešenia. Čo presne v počiatočnej fáze môže plánovanie projektu zohľadniť predmetnú oblasť? Tento model umožňuje vykonávať nasledujúce úlohy:
- Na základe analýzy cieľov je špecifikovaný súčasný stav kontrolného systému.
- Objasnenie kľúčových parametrov rozhodnutia o návrhu.
- Podrobná formulácia kritérií úspechu a neúspechu.
- Analýza a úprava predpokladov obmedzenia.
- Stanovenie parametrov na vyhodnotenie priebežných a konečných výsledkov projektu.
Zloženie plánovacích procesov
Keď je plán vypracovaný, jeho tvorcovia prechádzajú od všeobecného formulovania a technického zdôvodnenia cieľov k podrobnému opisu činností, ktoré bude potrebné dokončiť, aby sa dosiahli konkrétne ciele.A opäť nie je možné považovať systém formovania organizačnej štruktúry plánu za uzavretý ani po integrácii vstupných údajov. Dokonca aj bez externého prijímania nových informácií môžu byť potrebné ďalšie informácie alebo objasnenie predchádzajúcich údajov. Z toho istého dôvodu majú procesy plánovania projektu cyklickú vlastnosť. Opakovanie je potrebné pre operáciu, berúc do úvahy aktualizované údaje.
Zároveň by každá iterácia mala mať spočiatku jasnú postupnosť vykonávania - v samostatných fázach aj v rámci všeobecného plánovacieho modelu. Medzi konkrétne procesy patrí:
- Vývoj štruktúry obsahu projektu s uvedením hlavných fáz projektu.
- Rozdelenie veľkých úloh na malé - podrobne rozpísané a rozdelené do samostatných procesov.
- Vypracovanie návrhu odhadu, ktorý bude brať do úvahy potrebné zdroje pre plánovanie aj rozvoj projektu.
- Vypracovanie zoznamu konkrétnych pracovných činností. Tvorba dokumentačnej základne, v ktorej budú uvedené parametre práce, ich technologické závislosti atď
- Usporiadanie pracovných činností v celkovej štruktúre plánovania. Určenie možností zmeny konfigurácie ich implementácie.
V závislosti od zložitosti vykonávania môže systém plánovania projektu obsahovať rôzne súbory podporných procesov. Medzi najbežnejšie patrí vývoj štandardov kontroly a kvality, určenie stavu podriadenosti a zodpovednosti, príprava požadovaných médií a komunikácia. Počas plánovania môžu tiež vzniknúť potreby nových procesov, ktoré nie sú zabezpečené vo fáze formulovania cieľov a zámerov.
Fázy vytvorenia rozvrhu
Bez ohľadu na zvolenú taktiku plánovania bude musieť riadiace oddelenie vyvinúť štruktúru s obsahom práce, ktorá bude obsahovať riziká a obmedzenia. Nebude však možné určiť konkrétny model pohybu smerom k cieľu bez naplánovania projektu, ktorý pozostáva z nasledujúcich krokov:
- Určenie rozsahu práce pomocou zoznamu. Operačný zoznam, ktorý odráža postupnosť krokov pri vykonávaní úlohy jednou alebo druhou metódou.
- Každá úloha a priložená práca majú priradené parametre runtime, berúc do úvahy obmedzenia vynaložených prostriedkov. V tejto fáze sa zvyčajne používa metóda rozkladu úloh s paralelným vyhodnotením doby práce.
- Zameraná fáza na určenie dostupnosti a objemu základne zdrojov. Je možné zohľadniť rozsiahly zoznam druhov zdrojov vrátane informačných, technologických, pracovných a finančných.
- Stanovenie limitov. Spravidla sa to týka vonkajších faktorov v závislosti od ročného obdobia, logistických procesov, náhodných udalostí atď.
V tejto štruktúre plánu je potrebné zdôrazniť fázy spojené s rizikami a obmedzeniami. Kvalita plánovania projektového riadenia bude závisieť od pôvodne schválených spôsobov reagovania na určité faktory. Existujú najmä dva spôsoby reagovania - aktívny a pasívny. V prvom prípade projekt stanovuje taktiku krokov, ktoré minimalizujú samotnú pravdepodobnosť výskytu rizík. Pasívna strategická reakcia je založená na prevzatí rizík, ako aj na kompenzácii za prípadné škody spôsobené dôsledkami ich vykonávania.
Metódy vypracovania plánov
Vytvorenie stratégie riadenia umožňuje použitie štyroch metód vývoja, z ktorých každá môže byť použitá v niekoľkých fázach plánovania projektu
- Concept. V takom prípade možno rozhodnutie o návrhu považovať za prostriedok na dosiahnutie spoločného cieľa, na ktorého vykonávaní sa zúčastnia všetci účastníci systému.V súlade s koncepčnou stratégiou je projekt rozdelený do niekoľkých samostatných fáz, z ktorých každá predstavuje špecifickú úlohu s vlastnými taktikami, obmedzeniami a potrebnými prostriedkami.
- Strategické plánovanie. Je založená na zamýšľaných cieľoch a cieľoch a poskytuje analýzu alternatívnych spôsobov dosiahnutia výsledkov. Tento plán je charakterizovaný zohľadnením širokého spektra rôznych faktorov a odlišností vývoja projektu, v ktorých sa hodnotia pozitívne a negatívne stránky rôznych ciest k cieľu. Hlavnými kritériami oprávnenosti sú časové harmonogramy vykonávania, náklady na projekt a organizačné úsilie.
- Taktický plán. Vyznačuje sa vysokým stupňom podrobností a zdokonalením strategických cieľov. Počas vývoja môžu byť opravené jednotlivé procesy plánovania projektu, termíny, objemy práce a vynaložené prostriedky.
- Operačný plán. Zvyčajne sa používa ako pomocné riešenie vo vzťahu k všeobecnému plánovaciemu procesu. Je zostavený na krátkodobé analytické obdobie, pričom zohľadňuje zistené odchýlky od plánovaných parametrov.
Funkcie plánovania zdrojov
Logistická, informačná a organizačná podpora v procesoch prípravy a realizácie projektov má veľký význam. Vo veľkej miere určujú konfiguráciu a postupnosť jednotlivých krokov a operácií na ceste k dosiahnutiu hlavných aj stredných úloh. Preto je vhodné samostatne uvažovať o spôsobe projektového plánovania z hľadiska distribúcie zdrojovej základne. Štrukturálny vývoj tohto plánovacieho modelu bude teda založený na klasifikácii zdrojov podľa vyčerpateľnosti. Okamžite sa musí stanoviť, že rovnaké materiálne a technické prostriedky sa môžu úplne alebo čiastočne vzdať vykonávania samostatnej etapy. Tu bude mať vplyv aj zásada racionálnej spotreby a prerozdeľovania zdrojov, v rámci ktorej vám príslušné plánovanie umožní efektívne spotrebovať napríklad palivo v niektorých oblastiach a na iných ho ušetriť.
Zásadným faktorom pri plánovaní zdrojov projektu je potreba, ktorá je určená intenzitou nákladov. Pracovná fáza bude závisieť od množstva použitých surovín. Vo výsledku sa spolu s trvaním vykonávania konkrétnej operácie uvedie aj hodnota požadovanej zdrojovej základne. Samozrejme, v závislosti od charakteru úlohy sa na jednu operáciu môže minúť niekoľko druhov zdrojov.
Fázy plánovania projektu
Zapája sa skupina kontrolných procesov, ktorá uzatvára plánovanie, zanecháva ďalšie materiály a pokyny na implementáciu projektu. Táto časť zohľadňuje faktory koordinácie, schopnosti reagovať a vodcovských schopností výkonného umelca alebo skupiny výkonných umelcov. Plánovanie realizácie projektu teda zahŕňa vývoj nasledujúcich etáp:
- Budovanie tímu. Sú zapojení odborníci a odborníci na potrebné profily, ktorí v zásade disponujú technológiami na vykonávanie podobných úloh.
- Výber protistrán. Môžu to byť dodávatelia určitého tovaru, partneri alebo tímy tretích strán, ktoré poskytujú určité služby potrebné na vykonávanie projektu.
- Vývoj podmienok pre kontrolu kvality vykonávanej práce. Je možné vytvoriť súbor technických podmienok so zameraním na existujúce normy v cieľovej oblasti.
- Vytvorenie modelu koordinácie medzi rôznymi účastníkmi procesu implementácie projektu.
Plánovanie projektového rizika
Dôležitosť predbežného vytvorenia modelu reakcie na riziká už bola prediskutovaná. Špecifický model ich spracovania môže byť založený na nasledujúcich mechanizmoch reakcie:
- Určenie pravdepodobnosti rizík. Môže sa použiť úrokový systém alebo individuálny systém s vlastnými hodnotiacimi kritériami.
- Určenie povahy rizík.
- Výpočet stupňa vplyvu špecifického rizika pre projekt ako celok.
- Klasifikácia rizík podľa priority z hľadiska dopadu na projekt.
- Vývoj súboru opatrení, ktoré zabránia konkrétnemu ohrozeniu projektu. Plánovacie práce týmto smerom umožňujú vytvorenie systému na menovanie osôb zodpovedných za každú udalosť.
- Vývoj modelových akcií na odstránenie následkov rizikovej udalosti.
Bežné chyby plánovania
Mnoho nesprávnych výpočtov v rôznych faktoroch a parametroch vytvorenia plánu sa môže vyskytnúť iba počas prevádzky navrhovaného produktu alebo riešenia. Existujú však aj modelové chyby, s ktorými je lepšie vopred pripraviť koreláciu pripravených projektových materiálov:
- Uplatňovanie nesprávnych cieľov. Chyby v tejto časti sa spravidla vyjadrujú nepresným alebo úplne nesprávnym zložením.
- Použitie neúplných údajov. Chyby v plánovaní projektového riadenia sú obzvlášť bežné v strojárskom priemysle, kde je pravdepodobné, že dostanú neúplné alebo nesprávne údaje z dôvodu nezrovnalostí v zložitých procesoch testovania.
- Spája úzku skupinu špecialistov. Do práce sa často zapájajú iba plánovači, ktorí riešia súvisiace úlohy prostredníctvom protistrán, čo samo osebe znižuje kvalitu výsledku.
- Formalizácia plánovania. Bežný problém, keď sa jednotlivé procesy nevykonávajú na jasné konkrétne účely, ale na dokončenie určitej časti práce bez dôrazu na ďalší účinok.
záver
Vízia obrazu štruktúry plánu realizácie akcií, ktoré sa približujú k konečnému cieľu, je pre účastníkov procesu navrhovania veľmi významná. To vám umožní vziať do úvahy celú škálu odtieňov a faktorov, ktoré do istej miery ovplyvňujú priebeh práce. Preto sa na prípravu koncepcie ďalšieho rozvoja kladie strategický zdroj. Prinajmenšom sa formulujú zásady vykonávania úloh. Len s týmto prístupom sa môžeme spoľahnúť na úspešné dosiahnutie konečných cieľov. Hĺbková analýza plánovania navyše umožňuje výrazne optimalizovať projekt, čo je z ekonomického hľadiska výhodné pre zákazníka.