Pri vstupe do zamestnania nový zamestnanec poskytne zamestnávateľovi obrovské množstvo osobných údajov. Je to čiastočne kvôli výrobným potrebám. Bez ohľadu na povahu poskytnutých údajov musia byť tieto údaje riadne uložené a náležite chránené. Ak sa tak nestane a ak sa zverejnia osobné informácie zamestnancov, spôsobia zamestnancom značné škody (dôstojnosť aj osobná bezpečnosť). Preto je dôležité podrobnejšie zvážiť pojem „osobné údaje“. Čo sa ich týka? Ako by sa mali skladovať? Aké sú spôsoby ochrany osobných údajov? Kto reguluje proces ich skladovania a spracovania? Odpovede na tieto a niektoré ďalšie otázky budú poskytnuté priamo v tomto článku. Buďte tak opatrní, ako je to možné.
Zákon o osobných údajoch
Rôzne nariadenia poskytujú rôzne definície pojmu „osobné údaje zamestnanca“. Aby sme pochopili, čo presne sa myslia, je potrebné porovnať ich rôzne polohy. Ich legislatívnym základom je zákon „o osobných údajoch“ a niekoľko noriem obsiahnutých v ústave Ruskej federácie.
A čo informácie, ktoré sa zbierajú od zamestnancov podniku? Títo zamestnanci sa stávajú predmetom osobných údajov. Tento druh informácií zahŕňa nasledujúce údaje: celé meno, údaje o narodení, rodinný stav, miesto pobytu, sociálne postavenie, informácie o súčasnom príjme, údaje o vzdelaní atď.
Tieto údaje sa týkajú typu informácií s obmedzeným prístupom, pretože sa právne potvrdzuje, že do jeho osobného života nemôže nikto zasahovať. Platí to aj pre osobné údaje.
Tieto informácie sú potrebné na účinnú identifikáciu občana. Ak hovoríme o zamestnancovi, potom osobné údaje poskytujú informácie o ňom ako o profesionáli v určitej oblasti činnosti. Preto je logické, že iba osobné informácie sa týkajú osobných údajov zamestnanca, ktoré súvisia s jeho profesionálnym potenciálom a špecifikami plnenia jeho pracovných povinností.
Ústava Ruskej federácie zaručuje občanom dôvernosť ich osobného života. A osobné informácie s tým priamo súvisia. Je to stanovené príslušným dekrétom prezidenta Ruskej federácie, ktorý potvrdzuje dôverný charakter tohto druhu informácií a posilňuje nedostatočný prístup verejnosti k nim.
Zákonník práce Ruskej federácie zároveň poskytuje pomerne úzku definíciu posudzovaného konceptu. Tvrdí, že osobné údaje zamestnanca sú informácie, ktoré jeho manažér potrebuje v súvislosti s plnením svojich priamych pracovných povinností a ktoré sa týkajú výlučne konkrétneho zamestnanca.
Spracovanie osobných údajov
Prečo musím osobné údaje spracovať a uložiť? Sú potrebné na správne vykonávanie pracovnej činnosti podniku.
Ciele ich spracovania sú:
- skutočnosť o zamestnaní;
- základ pre kariérny postup;
- vyplácanie miezd;
- monitorovanie vykonávania práce.
Existuje mnoho metód na ochranu osobných údajov. Pracovníci majú každé právo vedieť, ako sa ich osobné údaje ukladajú a používajú. Manažéri sú povinní oboznámiť zamestnancov s týmito informáciami. Zamestnanci potvrdzujú skutočnosť oznámenia osobným podpisom.
Druhy osobných údajov
Aký druh osobných informácií o zamestnancoch by sa mal zhromažďovať, je určený zákonníkom práce, ústavou Ruskej federácie a množstvom federálnych zákonov. Preto sú potrebné dva druhy dokumentov. Prvým sú dokumenty týkajúce sa predloženia pracovnej zmluvy. Druhou je dokumentácia požadovaná alebo zostavená priamo zamestnávateľom.
Osobné údaje sú teda klasifikované podľa nasledujúcich kritérií:
Stupeň prístupu
- Verejne dostupné. K dispozícii širokej škále ľudí.
- Dôverné. K dispozícii iba tým, ktorých zamestnanec povolil.
smer
- Zvláštne. Osobný život, trestný register, náboženské viery, politické presvedčenie.
- Konvenčné. Všetko, čo sa netýka špeciálnych údajov.
obsah
- Biometrické. Charakterizujte fyziológiu.
- Nie je biometrický. Údaje, ktoré nie sú biometrické.
Druhy osobných údajov
Na aké druhy osobných údajov sa údaje delia? Čo sa ich týka?
Je dôležité pochopiť, že všetky informácie uložené v podniku týkajúce sa konkrétneho zamestnanca sa dajú prezerať z dvoch rôznych hľadísk.
- Údaje o manželskom stave a rodine zamestnanca (jeho jednotlivých členov), a to: prítomnosť nezaopatrených osôb, prítomnosť detí, ich vek a počet, zdravotný stav.
- Informácie o konkrétnom zamestnancovi, konkrétne: celé meno (pas), povolanie, zdravotný stav, ako aj všetky osobitné okolnosti.
Vedúci podniku je povinný sformulovať regulačný akt miestneho významu, ktorý posudzuje postup, ktorý určuje uchovávanie osobných údajov. Môže byť prezentovaná v rôznych formách. Napríklad to môže byť nariadenie o osobných údajoch.
Takže podrobnejšie rozoberieme jednu z nuancií. Osobné údaje: čo sa ich týka? Informácie obsiahnuté v osobných spisoch. Ide o nasledovné:
- podrobnosti o cestovnom pase (miesto a rok narodenia atď.);
- kópia diplomu;
- kópia dokumentov, ktoré potvrdzujú prítomnosť špeciálnych zručností a znalostí;
- kópia dokladov o štátnom dôchodkovom poistení;
- iné dokumenty.
Aby som to zhrnul, čo znamená pojem osobné údaje? Čo sa ich týka? Toto sú osobné informácie o zamestnancovi, ktoré zamestnávateľ potrebuje, aby čo najefektívnejšie využil potenciál a zručnosti zamestnanca. Ten samozrejme musí dať súhlas so spracovaním osobných údajov. Ak sa dodržia všetky formality, informácie zostanú čo najbezpečnejšie.
Zodpovednosť za zverejnenie
Je dôležité vziať do úvahy, že 152 spolkových zákonov „o ochrane osobných údajov“ upravuje iba administratívnu zodpovednosť spoločnosti za sprístupnenie osobných údajov zamestnanca. To znamená, že ak organizácia nie je schopná zaručiť zamestnancom absolútnu ochranu svojich osobných údajov, čaká ich iba pokuta. Okrem toho výška peňažného trestu za nesprávne uloženie osobných údajov je absolútne smiešna. Všeobecne sa pohybujú od 5 do 10 000 rubľov. Toto je samozrejme prípad jednorazových platieb. V podnikoch, kde sa vyskytujú také problémy, sa porušenia zvyčajne vyskytujú viacnásobne, čo znamená, že sa výška pokuty výrazne zvyšuje.
Peňažné náklady však nie sú ani zďaleka najdôležitejším dôsledkom skutočnosti, že k používaniu osobných údajov dochádza nesprávnym spôsobom. To výrazne ovplyvňuje dobré meno spoločnosti. Koniec koncov, keď zamestnanci vyjadria súhlas so spracovaním osobných údajov, očakávajú, že bude zaručená ich bezpečnosť. Ak sa ukáže inak, takýto personál odmietne rokovať so spoločnosťou tohto druhu.Spoločnosť stráca schopnosť najímať odborníkov.
Ako Roskomnadzor kontroluje ochranu osobných údajov
V tomto prípade nás zaujíma 152 spolkového zákona „o ochrane osobných údajov“. Legislatívny základ na vykonávanie tejto funkcie je on.
Roskomnadzor zvyčajne kontroluje tri hlavné oblasti zvažovanej sféry:
- Médiá.
- Komunikácia.
- Ochrana osobných údajov.
Nariadenie o osobných údajoch odporúča, aby Roskomnadzor vykonával takéto kontroly najmenej trikrát ročne. Toto pravidlo sa uplatňuje na plánované inšpekcie. Neplánované sa vyrábajú podľa potreby. Aký by to mohol byť dôvod? Napríklad, ak sa plánovaný audit vykonáva už dlhú dobu. Alebo ak potrebujete zabezpečiť, aby boli zohľadnené predchádzajúce pripomienky a či boli vykonané potrebné zmeny.
Pravidlá uchovávania osobných údajov
Každá spoločnosť musí mať vypracované osobitné pravidlá upravujúce, ako sa osobné údaje zamestnancov uchovávajú a používajú. Existuje niekoľko možností, ako presne sa dá popísaný dokument vykonať. Môže ísť o samostatné ustanovenie alebo o časť zahrnutú do miestnych vnútorných pravidiel. Každý zamestnanec má právo podieľať sa na vývoji a vykonávaní opatrení na ochranu osobných údajov. Z tohto dôvodu musia byť všetci zamestnanci s uvedeným dokumentom dôkladne oboznámení.
Bude potrebné zostaviť zoznam osobných údajov a zoznam zamestnancov, ako aj vytvoriť šablónu dokumentu. Musí byť podpísaný každým, kto pracuje v podniku.
Fyzické skladovanie
Existujú rôzne spôsoby ukladania údajov. Niektorí nie sú pripravení prejsť na elektronické archívy, čo znamená, že uprednostňujú podnikanie tradičným spôsobom (tj na papieri). Podstatou metódy je ukladanie všetkých údajov o zamestnancoch, jeho osobných dokumentoch a kópiách do doslovného priečinka nazývaného osobný súbor.
Aké sú výhody tohto typu uchovávania osobných záznamov? Medzi ne patrí:
- všetky informácie sa dajú ľahko nájsť, pretože sú umiestnené na jednom mieste;
- údaje možno ľahko systematizovať;
- vyhľadávanie informácií trvá čo najkratšie.
Tento spôsob má však určité nevýhody. Napríklad:
- dostupnosť ďalších zdrojov na ukladanie, ako sú špeciálne miestnosti, vybavenie, trezory atď .;
- zložitosť procesu;
- Osobitné zručnosti potrebné pre papierovú dokumentáciu.
Oddelenia ľudských zdrojov niekedy uprednostňujú ukladanie informácií o jednom zamestnancovi osobitne (do rôznych tematických priečinkov). Všetky pracovné zmluvy, dotazníky a ďalšie dokumenty pre všetkých zamestnancov sa teda ukladajú osobitne. Sú očíslované pre pohodlnejšie vyhľadávanie. Táto metóda je menej náročná na prácu ako metóda opísaná vyššie a nevyžaduje si žiadne špeciálne zručnosti od zamestnanca personálneho oddelenia.
Napriek tomu nie je bez nedostatkov. Medzi ne patrí:
- na nájdenie potrebných údajov o konkrétnom zamestnancovi je potrebné veľké množstvo času;
- riziko úniku dôverných informácií sa výrazne zvyšuje.
Elektronické ukladanie
V tomto prípade oddelenia ľudských zdrojov uprednostňujú elektronické databázy a rôzne informačné systémy. Často sa tým zabezpečí bezpečnosť osobných údajov.
Aké sú výhody tohto typu ukladania informácií? Hlavné budú uvedené nižšie:
- nemusíte mať rozsiahly archív;
- značné úspory priestoru;
- neexistujú žiadne obmedzenia týkajúce sa doby použiteľnosti;
- Je vhodné spracovať osobné údaje a nezaberie to veľa času;
- neoprávnený prístup k údajom je prakticky vylúčený;
- nie sú potrebné žiadne ďalšie zdroje.
Existuje samozrejme niekoľko mínusov. Napríklad:
- potreba zálohovať celú databázu;
- potrebovať špecialistu, ktorý bude spravovať informačný systém;
- budú sa vyžadovať výdavky na špeciálne navrhnuté vybavenie a softvér;
- Zamestnanec, ktorý spracúva osobné údaje, musí byť mimoriadne kompetentný.
Aké metódy sa používajú na účinnú ochranu osobných údajov zamestnancov?
- Zabezpečte, aby priestory, v ktorých sa osobné údaje spracúvajú, boli úplne uzavreté pre ostatných zamestnancov.
- Zamestnanci musia získať zvláštne povolenie na prijímanie akýchkoľvek informácií.
- Ukladanie údajov by malo byť jasne usporiadané.
Vzhľadom na prítomnosť oboch nevýhod a výhod každej z metód ich zamestnávatelia spravidla kombinujú. Nezáleží na tom, aký spôsob uchovávania informácií sa používa, zamestnávateľ tak či onak musí získať súhlas zamestnanca na spracovanie svojich osobných údajov.
záver
Osobné údaje - dôverné informácie, ktoré môže zamestnávateľ zhromažďovať za účelom identifikácie totožnosti zamestnanca a určenia úrovne kvalifikácie zamestnanca a jeho profesionálneho potenciálu. Existuje niekoľko spôsobov, ako ukladať a spracúvať osobné informácie (môžu sa zaznamenávať na papier alebo na elektronické médiá, v závislosti od preferencií personálneho oddelenia a schopností podniku). Ochrana osobných údajov by mala byť prvou prioritou príslušného oddelenia, pretože ide o právo zamestnanca, ktoré mu zaručuje ústava Ruskej federácie. Je dôležité dobre poznať svoje práva, aby ste sa mohli v kontroverznej situácii chrániť.