Zmena druhu produktu je prípadom súčasného nedostatku a prebytku položiek zásob, ktoré majú rovnaký názov, ale zároveň patria do rôznych odrôd. K tomu často dochádza omylom skladovateľov obchodného zástupcu alebo nákupcov dodávateľa.
Ako sa prejavuje
Príklad, ktorý ukazuje, čo znamená preskupenie tovaru, je nasledujúci. Podľa dokladov v sklade musí zostať múka najvyššej triedy 10 kg a múka 1. triedy tiež 10 kg. Počas auditu sa však zistilo, že v skutočnosti bolo 9 kg prémiovej múky a 11 kg múky prvej triedy. Ak analyzujeme výsledky overovania, môžeme povedať toto:
- Skontroluje sa zostatok tovaru s jedným menom - múka.
- Prémiová múka nestačí 1 kg. Táto situácia sa týka nedostatku.
- Múka 1. triedy je o 1 kg vyššia. Tento prípad sa nazýva prebytok.
Malo by sa poznamenať, že zmenu klasifikácie je možné zistiť iba vtedy, ak sú zvyšky tovaru s rovnakým menom uchované v sklade.
Právne predpisy neupravujú konanie pracovníkov v prípade opätovného pridelenia. V súčasnosti je to určené Pokynom na inventarizáciu dlhodobého majetku č. 69.
Ako to ide?
Môže dôjsť k viacerým dôvodom pre zmenu klasifikácie. Tu je niekoľko z nich:
- Pracujte so zamestnancami na nízkej úrovni. To znamená, že neštuduje. Neprofesionálny personál môže pracovať nezávisle.
- V čase prevzatia tovaru skladovateľ nesprávne kapitalizoval tovar.
- Pri vystavovaní tovaru zo skladu boli faktúry nesprávne napísané.
- Slabá kontrola nad riadením administratívnych prác v sklade.
- Porušenie pokynov definujúcich postup pre skladovanie a účtovanie zásob v sklade.
- Chyby, ktoré urobili pokladníci v obchodných poschodiach pri dodaní tovaru zákazníkom.
- Porušenie označovania výrobkov.
- Nespravodlivý prístup pracovníkov k nakladaniu s materiálnym majetkom k plneniu ich povinností.
- Existujú prípady zneužívania finančne zodpovedných osôb.
- Dokumenty boli vydané rôznymi zamestnancami. Vedúci obchodu tak môže urobiť objednávku na príjem a skladovateľ vypíše dodací list zo skladu. Do týchto dokladov sa môže uviesť tovar jednej nominálnej hodnoty, ale odroda je označená inou alebo nie je pripevnená vôbec.
- Slabé vyšetrenie vznikajúceho opätovného štepenia. Páchatelia nie sú identifikovaní a sankcie im nie sú uložené.
Dôsledky
Manažéri sa vždy nezaoberajú prítomnosťou premarovačov, neskúšajú príčiny ich výskytu. Mnohí sa domnievajú, že to nemôže spôsobiť veľké straty alebo ak sa nevýznamné preskupenie tovaru prekrýva s prebytkami.
To zďaleka nie je pravda! Faktom je, že tento prístup vedie k zneužívaniu jednotlivých finančne zodpovedných osôb. Na druhej strane, pri veľkom obrate tovaru môže zmena klasifikácie viesť k značným stratám. Na základe toho by mal vedúci podniku organizovať kontrolu nad pohybom materiálov a vyvíjať opatrenia na zníženie jeho veľkosti.
Aké sú riziká pri preskupovaní tovaru? Táto udalosť môže spôsobiť nasledujúce problémy:
- je nedostatok určitého tovaru, ktorý nemôže byť pokrytý výsledným prebytkom;
- môže dôjsť k situácii, ktorá povedie k veľkým stratám;
- v účtovných dokumentoch je zmätok a na jeho odstránenie sú potrebné ďalšie ľudské zdroje;
- systém objednávok môže byť porušený, pretože bude založený na skreslených zostatkoch;
- môže dôjsť k nedorozumeniam s kupujúcimi.
V takom prípade sa vypracuje zodpovedajúci dokument. Ukážka činu preskupenia tovaru, ktorý ponúkame v článku.
Preventívne opatrenia
Prax ukazuje, že k zmene klasifikácie zvyčajne dochádza v podnikoch, v ktorých sa nevenuje pozornosť štandardizácii obchodných procesov. V dôsledku toho môže zmena klasifikácie významne znížiť finančnú stabilitu spoločnosti.
Mnoho ľudí sa pýta, ale ako môžete minimalizovať výskyt nadmerného znášania? Každá spoločnosť vyvíja svoje vlastné opatrenia na zabránenie tejto udalosti. Existujú však aj všeobecné opatrenia, ktorých vykonávanie vedie k minimalizácii prekročenia. Patria sem:
- Vypracovanie miestnej regulačnej dokumentácie, ktorá odráža pravidlá účtovania a vydávania významných hodnôt. Môže ísť o rôzne technologické pomôcky, pozície, popisy úloh alebo normy.
- Organizácia efektívnej kontroly vykonávania celého regulačného rámca v skladoch, ako aj v iných oddieloch a workshopoch, v ktorých sa tovar vymieňa.
- Pravidelný kontakt so zamestnancami.
- Implementácia automatizovaných procesov prijímania a vydávania tovaru na základe špeciálnych systémov výpočtovej techniky. Preto by sa mali široko implementovať osobné AVM.
- Prilákanie osobitne vyškoleného personálu na prácu s automatizovanými systémami účtovania materiálových aktív. Na túto prácu je vhodné používať iba stálych zamestnancov.
- Organizácia častých minimálnych kontrol prítomnosti zvyškov produktu.
- Častejšie vykonávajú certifikáciu zamestnancov. Prispieva to k neustálemu zlepšovaniu ich zručností. Títo pracovníci robia menej chýb.
Prítomnosť štepu teda môže viesť k značným problémom. Nedá sa to však úplne zbaviť. Ako by sme mali brať do úvahy a formalizovať prítomnosť nadmerného hodnotenia?
Ako je vystavený akt prevodu tovaru
Prítomnosť štepu sa dá zistiť pri prijatí tovaru alebo počas inventúry. Ak sa zistilo pri prevzatí tovaru od dodávateľa, zodpovedná osoba alebo komisia, ktorá bola zorganizovaná na obdobie prijatia tovaru, vyhotoví zodpovedajúci dokument.
Zákon o preprave tovaru, ktorého forma sa v jednotnej forme č. M-7 nazýva „zákon o preberaní tovaru“, musí schváliť vedúci podniku.
Ak sa počas inventarizačného obdobia zistí zmena stupňa, osobitná komisia musí vypracovať protokol, ktorý odráža všetky zistené nedostatky a prebytky tovaru.
Pred rozhodnutím o tom, či sa má započítať alebo nie, je potrebné stanoviť povahu výskytu nedostatku. Ak vznikol nie kvôli prirodzenému poklesu zásob, ale kvôli materiálne zodpovedným zásobám, malo by sa zistiť, o aké osoby ide.
Po identifikácii páchateľov protokol o inventarizačnej komisii popisuje podrobnosti o tom, ako došlo k preskupeniu tovaru. To znamená, že vysvetlenia, ktoré sú pripojené k protokolu, musia byť prevzaté od vinných strán. Vysvetlivky sa berú od finančne zodpovedných osôb av prípade potreby od členov inventárnej komisie.
Potom by sa vypracovaný protokol mal do piatich dní preskúmať a schváliť vedúci podniku.
Okrem vypracovaného protokolu by sa do účtovných dokladov malo premietnuť aj zmena stupňa. Započítali prebytok aj nedostatok tovaru. Takéto zaúčtovanie sa zaúčtuje na účet 28. Ak tovar prevyšuje, zaznamená sa to v jeho debetnej časti. Ak existuje nedostatok, údaje sa zadajú v kreditnej oblasti účtu.
záver
Primárnym dokumentom, na základe ktorého sa výsledky inventarizácie odrážajú v účtovníctve, je protokol o stretnutí osobitnej komisie.Tento dokument stanovuje dôvody prehodnotenia, páchatelia, určuje množstvo nedostatkov a prebytkov. K tomuto protokolu sú pripojené všetky zoznamy tovaru, v ktorých sú vysvetlené všetky zodpovedné osoby a výpočet nákladov na chýbajúce materiálne hodnoty a prebytky.