Počas činností ktoréhokoľvek podniku sa objavuje veľké množstvo dokumentov, ktoré sa musia uchovávať na určité časové obdobie. V našom článku chceme hovoriť o tom, ako sa vykonáva operatívne uchovávanie dokumentov a ich ničenie.
Čo je to online úložisko?
Absolútne všetky dokumenty vytvorené alebo prijaté v priebehu podnikania podliehajú jasnej systematizácii a dôkladnému spracovaniu. Aby ste ich v budúcnosti mohli znovu použiť, musíte správne usporiadať ich bezpečnosť a zabezpečiť rýchly prístup ku ktorejkoľvek z nich. Prevádzkovým uložením dokumentov je v skutočnosti uchovávanie dokumentov v organizácii alebo štrukturálnej jednotke, až kým nie sú zničené alebo prenesené do archívu organizácie.
Obdobia uchovávania dokladov
V každej organizácii existuje množstvo dokumentov podľa stupňa ich hodnoty. Niektoré majú veľkú ekonomickú alebo vedeckú hodnotu, iné obsahujú informácie potrebné na riešenie konkrétnych problémov, po ktorých strácajú svoj význam. Niektoré dokumenty musia byť preto správne systematizované a uložené, zatiaľ čo iné musia byť podľa určitých pravidiel jednoducho zničené.
Prevádzkové uchovávanie dokumentov vedeckej alebo praktickej hodnoty má svoj vlastný časový rámec. Závisia od stupňa dôležitosti ich obsahu.
Skladovateľnosť môže byť nasledovná:
- Konštantný.
- Dočasné (viac ako desať rokov).
- Dočasné (nie dlhšie ako desať rokov).
Je potrebné poznamenať, že forma príspevkov nijakým spôsobom neovplyvňuje dobu uchovávania dokumentov (tabuľku úložiska uvádzame v článku). Nie je žiadnym tajomstvom, že v súčasnosti sa väčšina informácií spracováva elektronicky. Výrazy závisia predovšetkým od obsahu samotného dokumentu.
Požiadavky na skladovanie
Existujú určité požiadavky na operatívne uloženie dokumentov. Napríklad dokončené prípady dočasného alebo trvalého uchovávania by mali zostať v organizačných jednotkách ešte niekoľko rokov. Po uplynutí tohto obdobia sa umiestnia do archívu podniku.
Pokiaľ sú papiere aktívne používané, potrebujú správny dizajn a údržbu. Prevádzkové uchovávanie dokumentov si vyžaduje ich vytvorenie podľa určitých osobitných skupín, ako aj špecifiká nomenklatúry prijaté organizáciou.
Aby sa zabezpečilo rýchle vyhľadávanie akýchkoľvek dokumentov, je potrebné vyplniť názvy priečinkov čo naj informatívnejším spôsobom. Spravidla sa používajú priečinky, na ktorých obale by malo byť vrecko na vymeniteľné názvy nomenklatúr.
Počas ukladania online sú na obaloch uvedené tieto informácie:
- Dočasné obdobie začiatku a konca použitia.
- Celkový počet čistých hárkov v priečinku.
- Údaj o dobe použiteľnosti takýchto cenných papierov.
- Celé meno jeho kontaktné telefónne číslo.
- Môžu byť prítomné aj ďalšie nápisy („na schválenie“, „na podpis“ atď.)
Aktuálne skladovanie sa vykonáva v špeciálne vybavených skriniach (kov) alebo v samostatnej miestnosti, ktorá je pre prístup uzavretá. Dočasné vydávanie cenných papierov by sa malo vykonávať iba na príkaz vedenia oddelenia, ktorého sa dokumenty týkajú. Do konca dňa by sa priečinok mal vrátiť na svoje miesto - trezor.
Na konci obdobia prevádzkového uchovávania sa dokumentom pridelí stav „dokončený“. A až potom sa začne postup ich prípravy na odovzdanie do archívu.
Dátumy uchovávania prichádzajúcich dokumentov
V akejkoľvek organizácii sa prichádzajúce dokumenty hromadia v procese činnosti. Majú tiež trvanlivosť. Všeobecne platí, že prichádzajúca korešpondencia sa vzťahuje na všetku dokumentáciu, ktorá sa doručí do podniku. Doby uchovávania takýchto papierov sú určené obsahom. Odporúča sa uchovávať prichádzajúce dokumenty najmenej tri roky. Dôležitejšie listy však môžu trvať dlhšie (napríklad viac ako päť rokov). Trvanie je určené stupňom dôležitosti informácií v dokumentoch. Pri klasifikácii týchto dokumentov sa preto musí zohľadniť dôležitosť informácií. Napríklad listy od orgánov by mali byť zvýraznené v jednej zložke a korešpondencia s obchodnými partnermi v inej. Takéto papiere by sa mali uchovávať najmenej päť rokov.
Odchádzajúce obdobia uchovávania
Odchádzajúce dokumenty, rovnako ako všetky ostatné v podniku, sa skladujú. Navyše, rovnako ako v prípade prichádzajúcich dokumentov, majú určité pojmy, ktoré závisia od stupňa ich dôležitosti.
Odporúča sa systematizovať dokumenty a uviesť doby uchovávania v každej zložke. Logicky by sa odchádzajúce dokumenty mali rozdeliť do samostatných polí: korešpondencia s dodávateľmi, zákazníkmi, zákazníkmi, vládnymi organizáciami, verejnými službami atď. Najdôležitejšie dokumenty by sa mali uchovávať v operačnom sklade najmenej päť rokov a jednoduchšie - až tri roky. Obzvlášť dôležité listy je možné uchovávať desať rokov. Dôvody takéhoto dlhodobého používania sa musia uviesť v osobitnom pokyne o administratívnej činnosti podniku.
Protokoly dokumentov
Časopis registrácie dokumentov je k dispozícii v každom podniku. Okrem toho sa spravidla prideľujú samostatné registračné denníky pre prichádzajúce a odchádzajúce cenné papiere, ak je organizácia aktívna. Oveľa pohodlnejšie je systematizovať všetku korešpondenciu. Časopisy sa nakupujú a menia každý rok. V súčasnosti, samozrejme, mnohí radšej vedú podobný časopis v elektronickej podobe. Musí však existovať papierová kópia.
Žiadosti o dokumenty sa zaznamenávajú do denníkov, prideľujú sa im čísla a uvádzajú sa aj dátumy. Takáto registrácia cenných papierov umožňuje, ak je to potrebné, nájsť ten správny dokument. Časopisy sa uchovávajú tri roky. Na konci tohto obdobia sa všetka dokumentácia týkajúca sa prichádzajúcej a odchádzajúcej korešpondencie zničí pri vypracúvaní aktu.
Preskúmanie dokumentu
Ako sme už uviedli, trvanie používania a uchovávania dokumentov v žiadnom prípade nezávisí od formy (papierovej alebo elektronickej), dôležitý je iba obsah dokumentov. Na určenie jeho významu sa vymenúva skúška. Jeho úlohou je zistiť, ktoré dokumenty sú dôležité pre výrobu, vedu, štát atď. Pre dokumenty vybrané na operačné skladovanie je potrebné špecifikovať časové obdobie, počas ktorého môžu byť potrebné. Preto je stanovenie doby skladovania ďalšou úlohou, ktorá je stanovená pred preskúmaním. Všetky dokumenty pred odoslaním na odborné posúdenie v rámci prípravy na presun do archívu formujú určité štrukturálne odbory alebo služba správy kancelárií do záležitostí nomenklatúry.
Preskúmanie hodnoty sa môže vykonať v samotných podnikoch, archívoch organizácií, ako aj v štátnych archívoch.
Všeobecne platí, že ak hovoríme o závažných riadiacich dokumentoch, dátumy ich uloženia sú vopred stanovené v čase ich vytvorenia. Hlavnými referenčnými a regulačnými pomôckami, ktoré ovplyvňujú doby uchovávania, sú zoznamy dokumentov označujúcich doby uchovávania. Používajú sa pri odbornom posudzovaní cenných papierov v mestských, štátnych archívoch a podnikoch. A hodnota, ako sme povedali, je vyjadrená v trvanlivosti.
Zoznam dokumentov s dobou uchovávania je systematický zoznam kategórií a typov cenných papierov, ktoré obsahujú regulačné informácie o čase ich uloženia.
Zoznamy obsahujú obdobia uchovávania štandardných dokumentov, ktoré sú k dispozícii v akejkoľvek organizácii. Konkrétne dokumenty odrážajúce určité funkcie podniku sa však môžu týkať zoznamov oddelení.
Archívy dokumentov
Archív dokumentov v organizácii nemôže existovať sám osebe. Papiere sa v ňom uchovávajú určitý čas, po uplynutí ktorého sa musia odovzdať do mestských alebo štátnych archívov. Federálne právo jasne definuje dobu uchovávania mnohých cenných papierov v ňom. Napríklad dokumenty o zamestnancoch, notárske doklady, obchodné knihy sa musia uchovávať 75 rokov, vedecká dokumentácia - pätnásť rokov.
V prípade, že dôjde k likvidácii organizácie z akéhokoľvek dôvodu, archív dokumentov s pevnou skladovateľnosťou, ako aj personálne doklady sa musia preniesť do mestského (štátneho) archívu. Neštátne podniky musia na účely prenosu dokumentov najprv uzavrieť dohodu s Archívnym fondom Ruskej federácie. Ak nebol uzavretý včas, archív by mal mať na uskladnenie iba papier od personálu podniku. Miesto uloženia ostatných dokumentov by mal zvoliť predseda likvidačnej komisie.
Ako zničiť dokumenty?
Archívne dokumenty, ktoré sú uložené v podniku, sa dajú eliminovať, ak vyprší doba ich uchovávania. Ničenie dokumentov môže byť zverené organizácii tretej strany alebo ich môžete vykonať sami. Tento proces sa vykonáva jednotnými pravidlami. Pamätajte, že môžete zničiť iba tie dokumenty, ktorých doba použiteľnosti uplynula a ktoré stratili svoj praktický význam. V súvislosti s cennými papiermi je možné konať iba na základe odborného posúdenia.
Zničenie písomností je sprevádzané vykonaním aktu.
Vypracovanie aktu
Doklady sa môžu zahrnúť do aktu o zničení v prípade, že lehota na uchovávanie uplynula 1. januára roku, v ktorom je dokument vyhotovený. To znamená, že ak ide o rok 2014 a obdobie uchovávania päť rokov, možno ho do zákona začleniť až v roku 2020.
Aby sa predišlo ďalším nedorozumeniam, všetky prípady sa musia úplne preskúmať a uistiť sa, že všetky dokumenty v nej stratili svoju hodnotu. V praxi však často robia inak. Ak dokumenty ležia na polici päť rokov a nikdy sa ich nedotkli, pravidlá sa zanedbávajú. Jednoducho listujú skrz selektívne prípady, aby sa ubezpečili, že už viac nepotrebujú.
Zákon musí obsahovať informácie, ktoré sú k dispozícii na obale prípadov. Taká starostlivá práca sa bude javiť ako zbytočná pre tých ľudí, ktorí nerozumejú zložitosti archívnej práce. Ale v skutočnosti to tak nie je.
Čin musí určite podpísať osoba, ktorá vykonala odborné posúdenie. V dokumente sa ďalej uvádza, že akcie boli dohodnuté s výborom expertov organizácie. Nakoniec musí byť akt schválený vedúcim podniku.
Až po dodržaní všetkých postupov môže organizácia zničiť prípady uvedené v zákone.
Ako zničiť obchodné doklady?
Existuje niekoľko spôsobov, ako zničiť dokumenty. Ak to územie podniku umožňuje, papier môžete spáliť sami, pričom budete dodržiavať požiarnu bezpečnosť. Okrem toho môžete použiť skartovacie dokumenty. Ide však o pomerne dlhý proces, ktorý je vhodný pre malé objemy. V týchto prípadoch je akt vypracovaný v ľubovoľnej forme, v ktorej je zaznamenaná skutočnosť zničenia.
Veľké množstvá prípadov určených na zničenie sa obvykle prenášajú na zneškodnenie alebo recykláciu do špecializovaných organizácií, ktoré sa týmto zaoberajú.
Skutočnosť prevodu sa musí zaznamenať v osvedčení o prijatí. V dokumente sa uvádza dátum, hmotnosť a počet prípadov. Odborníci odporúčajú, aby bol zamestnanec spoločnosti prítomný pri likvidácii dokumentov, aby sa zachovala dôvernosť.