Služobná cesta je pre niektorých strašidelné slovo, pre iných je to skutočná oslava života. Tento pojem zahŕňa výkon pracovných funkcií mimo obvyklého miesta. Zamestnávateľ, ktorý plánuje vyslať zamestnanca na služobnú cestu, by mal vziať do úvahy, že sa to môže týkať iba oficiálne zaregistrovanej osoby. Predpokladom je uzavretie pracovnej zmluvy. V dohode by sa malo uviesť, že sú možné služobné cesty. Ak je však práca oficiálne cestovného charakteru, nemožno každú jednotlivú cestu nazvať služobnou cestou. Stanovuje normy cestovných výdavkov ministerstva financií.
Služobná cesta: kto a ako?
Na služobnú cestu môžete tiež poslať zamestnanca pracujúceho na diaľku, zamestnanca, ktorý má doma pracovisko. Ide predovšetkým o to, aby osoba bola zamestnancom organizácie, čo jej dáva rovnaké práva ako tí, ktorí pracujú na území zamestnávateľa. Sadzba náhrady cestovných výdavkov za prácu na kratší pracovný čas je jeho priemerná mzda v spoločnosti, z ktorej osoba vycestovala.
V niektorých prípadoch cestuje pracovná cesta na dve pracovné miesta naraz - na hlavné a na čiastočný úväzok. V tejto situácii sa zamestnávatelia musia dohodnúť na vyplatení cestovného. Miera výdavkov predpokladá zaúčtovanie oboch pracovných miest naraz - to znamená, že jedna spoločnosť prevezme úhradu niektorých nákladov, zatiaľ čo druhá má povinnosť zaplatiť zostatok.
Normy: to je dôležité
Cestovné náklady v Rusku upravuje zákonník práce. Tomuto sa venujú články 167 a 168. Od štátnych orgánov aj súkromných spoločností sa rovnako vyžaduje dodržiavanie TC. Požiadavky zákona sa vzťahujú na všetky formy podnikania, vlastníctva. Účtovníctvo by malo počítať a kontrolovať mieru denných cestovných výdavkov, berúc do úvahy všeobecne prijaté pravidlá.
Náklady majú niekoľko položiek. Patria sem denné diéty, náklady na dopravu a ubytovanie.
Denné výdavky
Cestovné náklady v rámci noriem predpokladajú rozdelenie na každý deň najviac 700 rubľov. Z tejto sumy sa neúčtujú žiadne dane. Môžem od spoločnosti získať viac peňazí? Cestovné náklady, ktoré presahujú normu, je možné stanoviť pomocou miestneho regulačného aktu platného v rámci organizácie. Tým sa zabezpečí prístup k veľkým sumám, ale účtovníctvo bude nútené účtovať a vyberať dane z množstiev presahujúcich 700 rubľov.
Nemenej dôležitou položkou výdavkov sú náklady na dopravu. Zahŕňajú účtovanie nákladov na cestovné lístky pre všetky druhy dopravy použité počas pracovnej cesty zamestnanca. Zohľadňujú cestu na pracovisko a návrat späť. Pre túto kategóriu neexistujú žiadne normy týkajúce sa cestovných výdavkov ani obmedzenia týkajúce sa druhu použitej dopravy. Vyžaduje sa lístok. Na základe toho sa akumulujú peniaze.
Dôležité vlastnosti
V niektorých prípadoch musíte podniknúť služobnú cestu z letiska, prístavu alebo stanice, ktorá sa nachádza vo vzdialenosti od pracoviska. Ak sa tak stane, náklady na cestu do tohto bodu sú zahrnuté aj v cestovných nákladoch.
Kolektívna zmluva uzavretá v podniku (ak existuje) môže obsahovať pravidlá preplácania ostatných nákladov na dopravu. Napríklad, ak zamestnanec nevyužíva verejnú dopravu, ale používa osobné vozidlo - taxi, prenájom auta, potom je možné získať späť peniaze, ktoré sa na tento účel vynaložili, v súlade s listom vydaným v roku 2011 ministerstvu financií.
Žijeme na úkor spoločnosti: je to možné?
Podľa zákona sa v cestovných normách v zahraničí av rámci Ruska zohľadňuje náhrada životných nákladov. Sumy závisia od kategórie bývania. Sú možné rôzne spôsoby platby. Výhrada je povolená, ktorá sa pri výpočte základu dane zohľadňuje.
Doplnkové služby nemajú vplyv na základ pre výpočet daní, ak si ich vyžiadal zamestnanec, ktorý išiel na služobnú cestu. Napríklad zamestnanec si môže objednať špeciálne oblečenie, ísť do posilňovne a sauny, ale spoločnosť by za to nemala platiť. Pri prenájme domu zamestnanca je sadzba cestovných výdavkov čiastkou nájomného. Náklady sa zaznamenávajú v kategórii „ostatné“.
Podávanie správ a služobná cesta
Keďže sa ustanovujú normy cestovných výdavkov, spoločnosť pri rozdeľovaní osôb na služobnú cestu prideľuje určité prostriedky. Spoločnosť je povinná poskytnúť zamestnancovi peniaze a čo s nimi bude robiť, je jeho osobné podnikanie. To znamená, že peniaze, ktoré organizácia pošle na služobnú cestu, môžete ušetriť a použiť pre svoj vlastný prospech. Na deň sa počíta na základe počtu dní strávených na ceste. Zahŕňajú peniaze určené na prenájom miesta na spanie, vrátane dní odpočinku.
Spravidla sa nemusíte spoliehať na diétu, v meste, kde má zamestnanec spoločnosti bydlisko, je potrebné dokončiť pracovnú úlohu. Normy cestovných výdavkov však nezahŕňajú peniaze, ktoré vynaložil zamestnanec, ktorý bol poslaný na cestu do najbližšej osady - keďže sa štandardne predpokladá, že sa môže vrátiť domov. V súkromnej organizácii má vedúci právo určiť normy cestovných výdavkov vydaním vnútornej objednávky. Predpisuje, na čo sa môžu pracovníci, vedúci odborníci a ďalšie personálne jednotky spoľahnúť. Je možné zoskupiť niektorých jednotlivcov podľa určitých charakteristík.
Peniaze: platení pracovníci?
Ak boli stanovené normy týkajúce sa cestovných výdavkov, znamená to, že skôr alebo neskôr budú musieť zaplatiť zamestnanci, ktorí sú vyslaní na pracovnú cestu. Náklady, ktoré vzniknú zamestnancom pri vykonávaní výrobných úloh na rôznych miestach, sa preplácajú, keď poskytujú doklady. Doklady musia potvrdiť všetky výdavky, za ktoré osoba požaduje náhradu.
Ak určitý zamestnanec nemôže poskytnúť dokumenty včas na to, aby mu vrátil vynaložené peniaze, ak neexistujú žiadne zmluvy, šeky, potom sa môžete spoľahnúť na vrátenie len podľa vyššie uvedených štandardov druhej časti článku 168 Zákonníka práce, ako aj podľa vyššie uvedeného listu ministerstva financií. Základná sadzba na výpočet je 700 rubľov za jednu nočnú cestu. Je tiež možné, že zamestnancovi vzniknú výdavky nad rámec noriem prijatých spoločnosťou. Podľa nich je refundácia povolená, iba ak je regulovaná miestnymi predpismi v rámci organizácie. Dodatočná regulácia je možná aj prostredníctvom dohôd o kolektívnom vyjednávaní.
Ako platiť? Funkcie výpočtu
Pokiaľ ide o vrátenie prostriedkov, ktoré zamestnanec organizácie vynaložil na služobnú cestu, zamestnancovi organizácie, musíte zvážiť rôzne spôsoby platby. Zamestnanec môže napríklad platiť v hotovosti alebo bankovou kartou. Pokiaľ ide o platbu v hotovosti, musíte v mieste výkonu práce predložiť účtovníkovi šek z hotela alebo dohodu uzavretú pri registrácii, ako aj úkon v osobitnej podobe. Ak sa platba vykonala kartou po príchode na pracovisko, daňové a hotelové šeky sa predložia účtovnému oddeleniu.
Je dôležité monitorovať náhodnosť dátumov. Všetky doklady potvrdzujúce platbu počas cesty musia mať čísla, ktoré sa zhodujú s dátumami cesty. Všetky pohyby, príchod, odchod z miesta sú zaznamenané v objednávke pri odoslaní na služobnú cestu. Kontroly musia byť v súlade s týmto vnútorným dokumentom. Bez vyberania daní sa vráti účtovníctvo počas služobnej cesty za komunikáciu a spotrebovanú batožinu.Ak sa uskutočnil let, zamestnanec sa musí vrátiť letiskový poplatok, ako aj náklady na dopravu na miesto odchodu na služobnej ceste.
Viac či menej?
Zákon stanovuje, že osoba, ktorá vysiela pracovnú cestu, sa môže spoľahnúť na najmenej 700 rubľov za každý deň strávený mimo domova. Viac peňazí môže získať ten, kto pracuje vo veľkorysej spoločnosti. Ak vedúci podpísal príkaz na stanovenie inej sumy, ktorá prekračuje tento minimálny limit - vynikajúci, budete mať možnosť získať príjemnejšiu náhradu.
Hodnota za deň ovplyvňuje daň z príjmu fyzických osôb. Interné miestne dokumenty môžu navyše regulovať náklady na dopravu - môžete zadať ďalšie. Spravidla sa snažia zariadiť všetko takým spôsobom, aby minimalizovali sumu, s ktorou sa musia vyberať dane. Zároveň musí spoločnosť viesť účtovné záznamy správne, inak môže byť veľkým problémom jednoduchá pracovná cesta počas daňovej kontroly.
Časový a finančný rámec: povinný
Keď sa zamestnanec vracia z pracovnej cesty, musí do troch pracovných dní napísať správu o perfektnej ceste. Na základe tohto dokumentu bude účtovníctvo počítať, koľko peňazí ešte treba zaplatiť. Spravidla dokonca pred služobnou cestou vydávajú malú čiastku vopred a pri konečnom výpočte sa táto hodnota odpočíta. Účtovníctvo počíta a prevádza dane z príjmu a tiež platí sociálne poistenie.
Keď zamestnanec príde z pracovnej cesty, schváli pracovný výkaz, v ktorom sa uvádza, koľko hodín bolo odpracovaných. Všetky dni strávené pri odchode sa označujú „K“ alebo „06“. Hodiny nie sú potrebné. Situácia je možná, keď sa zájazd zachytil deň voľna, to znamená, že zamestnanec nebol schopný stráviť čas stanovený zákonom podľa vlastného uváženia. Ak sa tak stalo, deň je označený kódom „03“ alebo symbolmi PB. Platba sa vykonáva s prihliadnutím na požiadavky článku 153 TC - dvakrát toľko ako na jednoduchý pracovný deň. Môžete však platiť ako jednoduchý pracovný deň, ale potom musíte dať zamestnancovi ďalší deň voľna.
Služobná cesta: dni voľna, choroby a iné problémy
Stáva sa, že v deň voľna cestoval človek na služobnej ceste - cestoval na miesto alebo sa odtiaľ vracal. Tieto dni sú legálne klasifikované pracovníkmi, označené, ako je uvedené vyššie, „03“ alebo „RV“. Zamestnávateľ musí najskôr prerokovať so zamestnancom vlastnosti jeho odchodu cez víkend. V niektorých prípadoch môže predstaviteľ spoločnosti považovať za zbytočné odísť v tých dňoch, keď zamestnanec musí mať zákonný deň voľna, to znamená, že mu za to cestujúci odmietne zaplatiť.
Malo by byť zrejmé, že počas služobnej cesty môže byť zamestnanec zranený alebo chorý. V každom z týchto prípadov sa situácia vyvíja v súlade so súčasnými normami Zákonníka práce. Zamestnanec si zachováva všetky práva a výsady, ktoré mu vyplývajú.
Normy a obmedzenia
Je dôležité zabezpečiť, aby boli dohodnuté normy stanovené v miestnych zákonoch a skutočné výdavky zamestnanca. V interných dokumentoch je tiež dôležité regulovať, aké vysoké môžu byť výdavky na bývanie. Cestovné náklady nie sú iba náklady na dopravu priamo. Do tejto kapitoly patria aj výdavky súvisiace s cestovným poistením a náklady na cestovné doklady. V niektorých prípadoch musíte platiť špeciálne poplatky (napríklad na letisku), platby. Všetky sú zaznamenané aj v kategórii preprava.
Služobná cesta do zahraničia: čo a ako?
Ak zamestnanec potrebuje byť vyslaný do zahraničia, potom by sa jeho cestovanie malo vypočítať podľa osobitného systému, ktorý sa trochu líši od pracovných ciest v jeho rodnej krajine. Limit, ktorý sa berie do úvahy pri výpočte dane z príjmu fyzických osôb, je 2500 rubľov.Suma sa vydáva v mene krajiny, do ktorej je zamestnanec poslaný na pracovnú cestu. Záloha sa účtuje aj v mene, ktorá sa používa v krajine určenia. Vypočítava sa záloha, pri ktorej sa berie do úvahy, koľko dní má zostať na služobnej ceste. Ak časť cesty prechádza cez ruské územie, záloha sa v tomto období účtuje v rubľoch, ale za všetky dni od okamihu prekročenia hranice musíte zaplatiť v mene, ktorá sa tam používa. Schéma funguje opačným smerom - platba za služobnú cestu v rubľoch sa vykonáva všetky dni od okamihu prekročenia hranice smerom k domu a do okamihu príchodu domov.
Takýto výlet je možný, ak osoba v zahraničí trávi iba deň. V takom prípade sa cestovné náklady účtujú v cudzej mene na polovicu. Ak je cieľová krajina jednou z krajín SNŠ, nemusíte uvádzať ani potvrdenie potvrdzujúce skutočnosť prekročenia hranice.
Služobná cesta: účtovné bolesti hlavy
Výlet sa počíta s prihliadnutím na normy zjednodušeného daňového systému. Pred nejakým časom boli na štátnej úrovni zrušené úradné úlohy a cestovné certifikáty boli rovnako minulosťou. Samotné služobné cesty to však nezrušili, iba sa zjednodušila ich dokumentárna podpora. Skutočnosť, že zdanenie výdavkov spojených s pracovnými cestami nie je zabezpečené, ak sú splnené normy, je uvedená v článku 217 treťom odseku daňového poriadku.
Ak bola cesta zorganizovaná pomocou osobného počítača zamestnanca, neznamená to, že to bolo na jeho náklady. Jednoducho si vytvorte poznámku s presným dátumom, najazdeným kilometrom, smerom, číslom objednávky v smere cesty. To stačí na to, aby sa účtovníctvo nahromadilo. Je dôležité vziať do úvahy, že spoločnosť je povinná uhradiť všetky cestovné a ubytovacie náklady a riadi sa týmto pravidlom.