Dokument je hmotný objekt, ktorý obsahuje určité informácie. Slovo má latinské korene a prekladá sa ako „dôkaz, vzorka, dôkaz“. Poďme ďalej zvážiť, aké typy dokumentov sú. 
terminológie
Legislatíva obsahuje definíciu dokumentu. V súlade s tým je to materiálne médium informácií, ktoré sú v ňom zaznamenané vo forme textu, obrázka, zvukového záznamu alebo ich kombinácie. Takmer všetky typy dokumentov majú svoje vlastné podrobnosti. Pomocou týchto prvkov môžete identifikovať médiá. Používa sa na prenos informácií v priestore a čase na uloženie a následné použitie. Táto definícia charakterizuje dokument v užšom slova zmysle. V širšom zmysle môžu ako také pamäťové médium pôsobiť rôzne objekty. Napríklad dokumenty sa môžu považovať za knihy, sochy atď.
Kľúčové vlastnosti
V súčasnosti existujú rôzne typy dokumentov. Všetky majú svoje vlastné špecifiká, charakteristické črty. Všetky sú však spojené jedným účelom - používajú sa na prenos akýchkoľvek informácií. Za najdôležitejšie nosiče informácií sa považujú občianske dokumenty. Slúžia ako osvedčenia na identifikáciu jednej alebo druhej osoby, pričom označujú svoju príslušnosť k akémukoľvek združeniu alebo schopnosť vykonávať jednu alebo inú činnosť. V informačných systémoch je na jednej strane dokument ako materiálny objekt charakterizovaný komplexom hodnôt svojich vlastností (detailov, atribútov), tj jeho metadát. Spolu s tým je opísaný obsah prítomných a fixných informácií. Spravidla sa to robí prostredníctvom indexov alebo kódov. Napríklad lekári pri vypĺňaní určitých lekárskych dokumentov používajú namiesto slov kódy. 
Administratívne práce
Rôzne typy dokumentov sa môžu týkať jedného problému. V niektorých prípadoch sa na zjednodušenie práce s nimi kombinujú. Zbierka médií určených pre konkrétny predmet sa nazýva dokumentácia. V procese jeho tvorby a návrhu sa zaznamenávajú informácie. Vykonáva sa podľa určitých pravidiel. To platí najmä pre prípady, keď sa vytvárajú dokumenty podniku. Organizácia musí mať osobu, ktorá bude zaznamenávať informácie na médiách. Ako zdroj týchto alebo týchto informácií slúži akýkoľvek, vrátane všeobecných dokumentov spoločnosti.
Ak sa stanovené pravidlá nedodržiavajú, môžu dôjsť k strate dôležitých informácií. V priebehu dokumentácie je potrebné zohľadniť existujúce legislatívne normy, dodržiavať vnútroštátne požiadavky na zhromažďovanie a spracovanie informácií. Na úplnejšiu implementáciu požiadaviek sa vydávajú osobitné pokyny a pravidlá a stanovuje sa postup pre administratívnu prácu. Účtovné doklady sa teda vykonávajú podľa PBU. Tieto pravidlá stanovujú základné požiadavky na podávanie správ o obsahu. Na zjednodušenie práce sa používajú formy dokumentov schválených na vládnej úrovni. Ich použitie je povinné pre všetky organizácie pôsobiace v rôznych oblastiach.
Triedy dokumentov
Všetci nositelia tejto alebo tej informácie môžu byť rozdelení podľa rôznych znakov. Podľa pôvodu sa teda rozlišujú osobné a úradné dokumenty. Medzi prvé patrí pamäťové médium vytvorené osobou mimo jej profesionálnej činnosti. Osobné dokumenty zahŕňajú korešpondenciu, denníky, monografie atď. Všetky sú vytvorené ako súčasť súkromia osoby.Úradné dokumenty sú dokumenty, ktoré sú zostavené, vyhotovené a osvedčené primeraným spôsobom fyzickou alebo právnickou osobou.
V tejto kategórii sa rozlišuje skupina nosičov osobných informácií. Patria sem najmä dokumenty, ktoré vám umožnia identifikovať osobu (povolenie na pobyt, pas), potvrdiť vaše vzdelanie a špecialitu (osvedčenie, diplom), odpracované roky atď. Kancelárske služby zvyčajne pracujú s oficiálnymi nosičmi údajov. Väčšina z nich súvisí s riadením. Sú vytvorené na implementáciu takých funkcií a úloh, ako je plánovanie, financovanie, účtovníctvo (účtovné doklady), obstarávanie, kontrola atď. V súčasnej činnosti spoločnosti sa používajú servisné médiá. 
Kategórie podľa metódy
V závislosti od spôsobu zaznamenávania informácií sa prideľujú tieto dokumenty:
- Písanie. Toto je textové médium, ktoré je zaznamenané rôznymi typmi písmen.
- Handwrite. Informácie sa do tohto dokumentu vkladajú ručne.
- Text. Na takýchto médiách sú zaznamenané hlasové informácie pomocou akéhokoľvek systému na záznam alebo zapisovanie zvuku.
- Electronic. Tieto dokumenty sa vytvárajú pomocou počítača.
- Písací stroj. Písomné značky sa na tieto médiá používajú technickými prostriedkami.
- Obrazová. Dokumenty v tejto kategórii ilustrujú informácie znázornením objektu.
- Fotografický - vytvorený pomocou fotodetektorov.
- Kinematografické - audiovizuálne alebo vizuálne dokumenty.
Pri riadení spoločností sa používajú nosiče textových informácií, ktoré sú vytvorené strojom alebo rukopisom, ako aj elektronicky. Spracovanie a skladovanie kancelárskych služieb. Dokumenty môžu byť tiež:
- Belov. V takýchto dokumentoch je text napísaný bez opráv alebo opráv alebo prenesený z iného média.
- Chernoff. Takéto dokumenty odrážajú prácu redaktora alebo autora na texte.
V závislosti od prístupu k riadiacemu zariadeniu organizácie rozlišujú medzi prichádzajúcim, interným a odchádzajúcim úložným médiom. Zvyčajne majú svoje vlastné sériové číslo. 
Obmedzenia obsahu a prístupu
V závislosti od počtu otázok, ktoré sa týkajú textu, sa rozlišujú jednoduché a zložité dokumenty. Medzi prvé patria napríklad vyhlásenia, listy atď. Ich text vyvoláva jednu otázku. Zložité dokumenty je možné zaslať niekoľkým úradníkom, štrukturálnym odborom, inštitúciám naraz. Patria sem najmä rozhodnutia, rozhodnutia, príkazy, pokyny a iné. Niektoré z nich sa používajú ako právne dokumenty.
Napríklad miestne regulačné akty organizácie - príkazy, pokyny. Medzi nimi sú technické dokumenty. Napríklad to môžu byť nariadenia, normy, pokyny a tak ďalej. V závislosti od obmedzení prístupu môžu byť dokumenty neklasifikované, tajné a na úradné použitie. Zamestnanci tejto spoločnosti môžu tieto v prípade potreby voľne využívať. Na prácu s tajnými dokumentmi je potrebné zvláštne povolenie. Ich použitie sa vykonáva v súlade so stanovenými pravidlami. Mnohé z nich sa tiež používajú ako právne dokumenty. Tajné a úradné pamäťové médiá sú označené zodpovedajúcimi pečiatkami.
Spôsob prezentácie
Podľa tohto kritéria sa dokumenty delia na:
- vzorka;
- sieťotlač;
- individuálna.
V druhom prípade je obsah prezentovaný vo forme prepojeného textu. Autor (kompilátor, vykonávateľ) jednotlivých dokumentov pripravuje originálne vyhlásenie týkajúce sa jedného alebo viacerých problémov týkajúcich sa vykonávania konkrétnej riadiacej úlohy. Takéto médiá sú literárny text. Dokumenty na obrazovke sa vyznačujú formalizovanou prezentáciou.Používajú predpripravené vety alebo jednotlivé fragmenty opakujúceho sa textu a pre zavádzanie premenných informácií existujú opomenutia. Medzi najbežnejšie typy takýchto dokumentov patrí certifikát alebo dotazník.
Rôzne informácie sa do nich zvyčajne vkladajú ručne. Pokiaľ ide o trvalé informácie, existujú osobitné formy dokumentov. Napríklad by to mohlo byť poďakovanie vyhlásenia a tak ďalej. Vzorové dokumenty sa používajú na zaznamenávanie duplicitných informácií. Texty sú modelované. Napríklad to môžu byť právne dokumenty (dohody, zmluvy), pokyny, pravidlá atď. Metóda písania v papierovaní sa používa na vytváranie foriem textov - vzoriek (štandardy). Na ich základe sa už niektoré dokumenty vytvárajú. Vzorový text sa nazýva model. Následne sa na jeho základe uvádzajú texty s podobným obsahom. 
Stupeň pravosti
Dokumenty môžu byť originály, duplikáty a kópie. Originály sa nazývajú jeden alebo prvý prípad. Ide spravidla o právne dokumenty, ktoré sú osvedčené podpisom oprávnenej osoby, pečiatkou schválenia, pečaťou pečate a registračným indexom. Originál bez akýchkoľvek pochybností obsahuje informácie, ktoré potvrdzujú jeho pravosť. Napríklad právne dokumenty obsahujú informácie o autorovi, mieste, čase vytvorenia. Duplikát sa nazýva duplikát. Takýto dokument má tiež právnu silu. Keď dôjde k strate originálu, duplikáty sa vydajú. Napríklad v prípade straty zošitu je zamestnávateľ povinný zamestnancovi vydať duplikát. Kópia úplne alebo čiastočne reprodukuje informácie z originálu. Takýto dokument nemá právnu silu. Kópia ho získa na základe uplatnenia príslušných podrobností. Napríklad kópia plnomocenstva overená notárom má právnu silu.
Ďalšie kritériá
V závislosti od obdobia, v ktorom sú informačné inštitúcie v inštitúcii prítomné, prideľujú: dokumenty trvalého, dočasného (až desať rokov) a dlhodobého (viac ako 10 rokov) uchovávania. Tieto alebo tieto obdobia stanovuje spolkový archív a sú pevne stanovené v príslušných zoznamoch. V závislosti od spôsobu prenosu rozlišujú:
- Telefónne správy.
- Ďalekopisy.
- E-mailové správy.
- Telegramy.
- Listy.
- Faxové správy.
Na prenos sa používa kancelárske vybavenie (napríklad fax).
Priradenie médií
Dokumenty, ktoré zobrazili (opravili) túto alebo uvedenú informáciu, poskytujú teda ich hromadenie a uchovávanie, možnosť ich prenosu zainteresovaným osobám, opätovné použitie. Nositelia informácií sa považujú za jeden zo základných prvkov vnútornej štruktúry organizácie, inštitúcie, spoločnosti, prostredníctvom ktorej je zabezpečená interakcia jednotiek. Na základe týchto informácií sa prijímajú rôzne rozhodnutia. Informácie slúžia ako dôkaz vykonávania príkazov, zdroja zovšeobecnení, materiálu na referenčnú a vyhľadávaciu činnosť. Dokument v manažérskej práci je objektom aj výsledkom práce, pretože sa v ňom zaznamenáva a zaznamenáva prijaté rozhodnutie. Úlohou úradníkov je monitorovať bezpečnosť, včasné doručenie, vydávanie informačných médií. Ak sa práca týka papierových alebo elektronických dokumentov, musia odborníci pri ich vypracovaní spĺňať stanovené požiadavky.
Hlavné znaky
Externé parametre dokumentu zahŕňajú tie, ktoré odrážajú jeho veľkosť a tvar, metódu záznamu, ako aj konštrukčné prvky. Autorom je právnická osoba alebo osoba, ktorá zostavila text. Dokument obsahuje niekoľko prvkov, ktoré sa nazývajú náležitosti. Patria sem najmä:
- Meno.
- Adresát.
- Autor.
- Dátum.
- Text.
- Rozlíšenie.
- Podpis.
- Pečiatka schválenia, schválenia atď.
Rôzne dokumenty používajú rôzne súbory detailov. Niektoré majú obmedzený počet požadovaných prvkov. Počet podrobností závisí od účelu vytvorenia, účelu, požiadaviek na formu a obsah dokumentu, ako aj od spôsobu zaznamenávania informácií.
formulár
Je to súbor detailov. Forma, ktorá sa používa pre konkrétny druh dokumentov (objednávky, objednávky) sa nazýva štandard. Vyznačuje sa určitým súborom detailov, ktoré sú usporiadané v prísnom poradí.
Napríklad prihláška obsahuje: adresáta, autora, názov dokumentu, text, osobný podpis, dátum. Jedno pamäťové médium sa považuje za jednu kópiu. Činnosti organizácie sú však zdokumentované a zaznamenané v komplexe niekoľkých dokumentov. Oni alebo ich skupiny určitým spôsobom interagujú a zodpovedajú riadiacim funkciám. Celkom nosičov informácií, ktoré sú vzájomne prepojené svojím menom, účelom, charakteristikami, rozsahom distribúcie, ako aj jednotnými požiadavkami na ich návrh, sa vytvára dokumentačný systém. V súčasnosti sa pri obchodnom obrate spoločností zverejňujú oficiálne informácie na papierových a elektronických médiách.
